保险公司有价单证的管理措施

保险公司有价单证的管理措施

保险公司的单证管理如同银行等金融企业的票据管理一样，是公司控制经营风险的重要环节。针对目前保险公司单证管理中存在的问题，笔者认为应从以下方面着手：

（一）财产保险公司重要单证管理的总体思路。从以上的分析可以看出，财产保险公司单证管理是一项系统工程。财产保险公司重要单证具有种类多、数量大的特点，同时单证管理的风险环节特别多，使单证管理的工作量特别巨大，且容易产生单证管理风险。笔者认为，要想做好单证管理，就必须建立事前、事中、事后的管理模式，保证单证从印刷、使用、回销的过程都有人管理和监控，以有效减少财产保险公司的单证风险。（二）财产保险公司重要单证的具体措施根据重要单证管理的总体思路，笔者认为在单证管理的各个结算必须完成如下工作，才能有效地防范单证管理风险，提高公司的风险管控能力。

1、事前管理。事前管理是为有效管理单证准备条件，防止由于事前准备不足带来的单证管理风险。笔者认为，事前管理应包括如下方面：单证管理制度的制定、单证系统的开发和完善、代理协议的完善等。

（1）建立严格的单证管理制度，明确单证管理责任。

财产保险公司应建立统一、规范的单证管理办法，对财务、业务单证进行管理。单证管理办法中应明确各经手单证的部门单证管理的职责，明确各部门单证管理的具体负责人，单证的交接手续等，以保证单证在任何阶段都有人负责；同时，应对违反单证管理规定，非法使用单证的或遗失单证的行为，制定较为严格的处罚措施，以经济措施减少单证管理问题的出现。（2）建立完善的信息系统，提高单证管理的效率。

由于保险公司属于服务行业，保险产品多（一般来说，保险公司的保险产品均超过100种），单证数量特别巨大，客观需要保险公司借助电子计算机技术，开发出功能强大的单证管理系统，提高单证管理得效率，满足单证管理的需要。同时，保险公司可以通过单证系统地庞大功能，全面了解单证的使用情况，合理选择单证的再印刷点，减少单证的储存成本和管理成本，降低公司管理成本。

（3）代理协议中规定代理机构单证的领用、使用、回收时间，并严格执行，从法律上减少单证在中介机构的滞留时间。从目前保险代理机构经营的实际来看，保险公司与保险代理机构发生业务往来时，大多将保险单证交给保险代理机构，并由代理机构直接出单，保险公司核保，这客观地为代理机构滞留保险单证、延长保费的结算时间提供了方便；但已生效保险单证结算时间的延后，增加了保险公司的经营风险，影响了被保险人的利益。因此，保险人与代理机构签订保险代理合同时，应严格规定单证使用、销号、回收时间，以保证保险资金能及时收取，减少应收保费，降低保险公司的经营风险。2、事中管理。事中管理是单证具体使用过程的管理，包括单证的印刷管理、使用过程的管理和监控、单证的回销管理等。

（1）建立单证实物和信息分开管理的模式，减少单证管理过程中的错误和舞弊行为。

针对目前存在的故意遗失单证等问题，保险公司应建立相互约束的单证管理制度，以减少单证管理过程中的舞弊行为。由于保险作为商品的特殊性，是保险公司的单证处于非常重要的位置，因此单证管理过程中，也应尊须会计内部牵制制度的要求，将实物管理和信息管理分开，以减少舞弊行为；同时通过单证信息和实物的定期核对，减少单证管理中的错误。（2）加强单证使用过程的管理，降低单证的过程风险。单证的使用过程是将空白单证转变为有价单证的过程。加强单证的过程管理，有利于提高保险公司对客户信息的掌握程度，也有利于保险公司掌握单证的使用情况，进而了解公司的业务发展情况，因此，单证的过程管理不只是单证管理过程，更是了解公司业务发展情况、保险产品倍市场接受情况的过程。

鉴于单证使用过程管理的重要性，笔者认为，在单证的使用过程中，要建立严格的管理流程和监控制度，以准确反映单证的真实情况。首先，应建立详细的单证发放、使用台账，完善交接手续，明确管理责任；其次，各单证管理部门和使用部门应填制相关的单证报表，保证单证的使用部门、管理部门能及时了解本机构或部门的单证入库、出库、使用、作废、销毁的具体情况，同时可以了解各种产品的销售情况；最后，应将单证信息与库存的实物单证进行核对，以保证单证的账存数量与实际库存数量一致，对不一致的情况及时查找原因。

3、单证的事后管理。单证的事后管理是对单证使用情况的事后监督和检查，发现问题，并反馈给单证管理部门，促进单证管理部门改善管理改进管理制度和流程。

（1）通过理赔资料的提供，事后监督单证使用的合法性。

（2）加强单证管理的内部稽核，减少和预防单证管理问题的发生。

扩展阅读：天安安徽银保单证管理办法(草案)

天安财险安徽分公司银保单证管理办法

一、银行保险业务单证的管理原则

1.银行保险业务涉及的单证主要有有价单证和非有价单证两种。有价单证是由分公司财务部进行系统化的管理，由中支财务部向分公司财务部申请征订或领用。所有有价单证必须在总公司的销售管理系统中按号逐级领用，逐号回销。具体管理细则由财务部门制订和解释。非有价单证有分公司银保部进行征订、管理和使用。

2.各中支（或中支银保部）必须指定专人负责有价单证/非有价单证的申请、领用、保管、发放和回销工作，所有交接环节的交接清单必须妥善保管，定期分类装订成册归档。

3.分公司或各中支与代理银行签订的代理协议中必须明确代理银行对保险公司有价单证的管理责任以及银行和保险公司之间的单证交接要求和流程，以便明确双方的权利和义务，为顺利开展代理业务奠定法律基础。

4.中支银行保险第一责任人为分公司银行保险业务单证管理的第一责任人。二、单证管理的细则

1.专人负责。单证管理实行专人负责制。银行保险部内勤负责对单证进行管理，同时，要求代理机构设专人负责重要单证的领取、保管和发放。

2.专人登记。中支或中支银行保险部内勤必须建立领用台账，对非有价单证领用、保管、使用情况进行逐笔登记；对有价单证要进行追踪、与财务进行回销，且定期要和财务人员一起盘点有价单证库存，保证银行的有价单证不断档。。

3.分公司银行保险部定期或不定期对中支银保代理业务的单证使用情况进行审查。

三、单证费用的控制

无论是有价单证还是非有价单证，都要合理征订，适度发放。

1.合理征订：机构应根据自己的业务量及库存量，合理征订，一次不可征订过多，以防单证改版。

2.适度发放：根据网点出单量的多少，进行适度发放。四、单证发放

1．建立单证领用台帐。有价单证和非有价单证分别建立领用台账。（附表一、

1

二）

2.非有价单证。为了合理有效的控制单证费用，客户经理在领用非有价单证时，银保部单证管理人员要详细询问客户经理领用此单证所要发放的网点，并结合其所代理网点的近期出单量来酌情发放，特别是对于一些易耗单证（如投保单．宣传折页等），尤其要控制，并在非有价单证领用台帐上登记。

3.有价单证（这里主要指送往各代理银行的有价单证）发放交接。客户经理将单证送往银行，须填写“有价单证交接清单”（附表三）一式两份，由接收银行将实物与清单核对无误后，加盖银行公章，一份银行留存，一份带回中支作为登记造册的附件留存。五、单证回收

1.非有价单证单证。已停止使用的单证或过期的单证，中支或中支银保部单证管理人员要督促客户经理及时从代理银行收回。

2.有价单证（这里主要指送往各代理银行的有价单证）。客户经理每周不少于两次与代理银行的主体核算行（分行或支行）进行单证回销交接。“有价单证交接清单”一式两份，实物和清单核对无误后，双方签字盖章，一份留代理银行，另一份连同单证实物一起传回公司，并与中支单证管理人员进行交接，单证实物有投保单、保险费发票、保险费代理收据、保险合同变更申请书、批单等和作废的有价单证。客户经理将单证拿回（如保险单、发票等）后交于中支单证管理员，单证管理员在销售管理系统中进行回销操作，并登记相应台账（附表四）。六、单证核销

1、银保通业务已实现有价单证的系统自动核销，无需手工核销。但要求中支单证管理人员使用销售管理系统中的相应进行核对，对于批量核销失败的，仍要在系统中进行手工核销。没有实现系统自动核销的，单证管理人员应进行手工核销。

2.在没有完成银保通保单联机核销程序开发的银行，保险单的核销工作很难掌控，现阶段为有效完成保险单的核销工作，要求在代收保费凭证或保险费发票（或收据）上记录保险单流水号；此工作由柜员在承保出单打印代收保费凭证或发票后，及时填写在该凭证的正下方（凭证是上下联的记录在保险公司留存联上）

1）对于在银行使用过程中作废的单证，银行应盖注销章，作废单证实物不返回公司的，由银行保管；作废单证实物返回公司的，随“有价单证交接清单”返回，交于银保部单证管理员进行回销。

2

2）对于银行丢失的重空单证（有价类，下同），必须有该银行加盖公章的说明，以此作为销售管理系统单证回销的依据。

3）目前代理网点单证回销有两种方式：a、代理网点单证先交接到主体核算行，再由主体核算行统一与客户经理交接。b、代理网点直接与客户经理交接，客户经理应依据重空发放明细单进行核对。

4)中支银保的单证管理人员每月汇总重空单证的使用情况，编制《有价单证使用情况月报表》（附表五），与回销的单证实物一并交至机构财务部进行回销。财务部单证管理员必须与销售管理系统中的记录进行核对，以确认系统记录与原始单证的实际使用情况完全一致。七、单证止用

当发生业务变动致使单证作废时，中支或中支银保部应及时通知代理银行予以封存，并尽快取回单证并清点入库。八、单证盘存

1.建立单证盘存台帐（见附表六）。

2.单证的盘存：正常情况下中支或中支银保单证管理人员应每月盘点一次，并根据单证盘存台帐中每种单证剩余量来确定是否申请征订；非正常情况下（如业务量剧增），应每周盘点一次，以便于及时征订。九、有价单证的清理

1.中支单证管理人员每月从销售管理系统打印出未回销有价单证的明细清单，由客户经理交与代理银行核对库存并盖银行业务章确认。重空单证每半年（7月、1月）清理回收一次，代理网点可以保留1个月的单证用量，其余重空单证应予以收回。

2.如遇重空单证式样更换，应及时书面通知代理银行进行清理回收。代理网点撤并或取消代理资格时应在1个月内进行清理回收。清理回收工作由中支银保人员具体实施，机构财务部负责监督。

单证管理是银保业务管理中的重要环节，单证的征订、领用、交接、回收、核销牵涉面广、工作量大，管理要求高，分公司和中支都应高度重视，加强管理，保证单证的安全与合理使用。

此单证管理办法的解释权在分公司银保部。

天安财险安徽省分公司银保部

201*年11月19日

3

附表一：

非有价单证领用台帐

单证名称：领用日期领用人用途征订数量

领取数量

库存数量附表二：

有价单证领用发放登记簿

单证名称：单证类型代码：发放日期起始号码结束号码发放数量代理网点代码系统操作日期领取人签字合计

4

附表三：

天安财险公司银行保险有价单证交接清单

序号交单人：交单单位(盖章)日期：

单证名称单证起止号单证数量接单人：接单单位（盖章）日期：

单证状态备注

附表四：

有价单证回销登记簿

单证名称：回销日序号期合计

使用业务系统单证代码：

回销人签字份数号码份数号码份数号码份数号码

作废遗失回收说明：1、单证管理员可用交接清单作为回销登记的附件，对交接清单进行编号。2、回收是指从代理网点收回可以再次发放的空白有价单证。

附表五：

5

有价单证使用情况统计表

使用单位：单位：份上月库本月本月发本月上月未本月使本月作本月本月未回单证名单证类型存领取放库存回销用废遗失销称代码123456789合计

说明：1、本表由银保部单证管理员和业管出单员每月汇总填写。

2、回收的空白有价单证扣减当月发放量，交回财务的空白有价单证单证扣减当月领

取量。

3、本表勾稽关系：（1）+（2）-（3）＝（4）；（3）+（5）-（6）-（7）-（8）＝（9）

4、本表中的数据应与《发放登记簿》、《回销登记簿》以及销售管理系统中数据一致。

附表六：

单证盘存表

单证名称盘存日期上月库存+征订日期征订数量+投保单领用数量-余额+

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