述职报告可以说是工作报告中的总结性报告。报告是向上级机关陈述事项的上行文，属于行政公文中议案、报告和请示三个上行文之一。述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。
(一)标题。
1.单行标题：述职报告或者在(上)的述职报告。
2.双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型。
(二)称谓。
称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定。各位领导、代表。称谓放在标题之下正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用。称谓一般采用提行的写法。要用谢谢大家等礼貌语言。如一篇在教职工代表大会上述职报告的称谓：尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们。
(三)正文。
述职报告的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分。
1.基本情况。履行职责的基本情况，用平直、概括、简短。用最精练的文字，概括地交待，如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。
(1)工作过程。
(2)内容概括(成绩、经验为主)。可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。
(3)主题认识。
2.成绩经验。自此以下包括问题教训和今后计划共三部分，要分出层次来分析证明主题，这才能条理分明。
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