一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
三、职责
1、安保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核;
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管,并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
四、内容
1、文件资料的收集
安全生产文件档案内容如下:
(1)国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求;
(2)上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等;
(3)公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等;
(4)安全生产工作计划、总结、报告等;、
(5)各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等;
(6)供应商、承包商、施工单位相关材料等;
(7)安全设施检测、检验报告、记录等;
(8)食品安全、职业卫生评价报告等;
2、立卷归档
(1)、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用;
(2)、应根据文件资料的重要性,立案时间分永久、长期和短期三种,进行时间整理、分类归档;
(3)、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档,统一保存;
(4)、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录;
(5)、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷;
3、档案保管
(1)、档案应入架、科学排列,避免暴露和捆扎堆放;
(2)、应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏;
4、档案借阅
(1)、文件资料档案借阅,必须履行借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续;
(2)、借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人;
(3)、归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销;
5、档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录;
五、相关记录
《文件档案清单》
六、本制度由安保部制定并负解释,自发布之日起实施。
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《安全生产文件档案管理制度》
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