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关于加强部门基础工作的思考

时间:2019-05-18 05:29:58 网站:公文素材库

关于加强部门基础工作的思考

基础工作是指在部门工作中提供资料依据,掌握共同准则的管理工作。归纳到设计部的工作主要有图纸资料整理、存档、收发;设计变更的整理,存档、收发;设计变更申请单的整理审批;设计变更的原因分析及归纳;设计付款的合同管理及台账管理;计划工作内容的落实、反馈及考核;以岗位责任制为中心的责任制考核和以培训为重点的基础学习工作。

一、部门管理基础工作的重要作用

首先,基础工作是对部门工作进行计划、组织和控制的依据。

其次,基础工作是建立正常的工作秩序,提高工作效率和产品质量的重要手段。

再次,基础工作是推行责任制,贯彻按业绩分配原则的依据。

最后,基础工作是实施信息化的前提条件,是提高人员素质的重要保证。

二、设计部基础工作的开展

1、建立了部门图纸文件及设计变更文件的存档资料库及存档目录;

2、建立了部门图纸文件及设计变更文件的收发文记录;

3、建立了部门间工作联系单的收发存档及回复制度;

4、建立了设计文件及变更的原因分析及缺陷汇总记录;

5、建立了设计合同管理及付款台账;

6、建立了部门计划分解及考核制度;

三、目前部门基础工作管理中存在的问题及解决措施

1、基础资料多、乱、杂,重复、交叉反复情况多,还没有做到根据实际情况及时修改完善。现阶段经常做的是一个月一整理,一个月一结算,避免延迟混乱;

强化管理,增强工作的条理性及有序性,做好一事一结,一日一结。

2、未设置专门资料管理人员,现有人员未经过专业档案管理培训,一直在边工作边学习,逐步改进;

由部门长辅助各专业工程师熟悉文件管理,每人对自己专业文件管理熟悉并负责。

3、各专业人员对发文流程不熟悉,对资料整理意识欠缺,经常出现已发生文件格式不正确,归档不及时甚至疏漏;

强化流程及制度的学习,各专业工程师切实熟悉流程制度及文件资料,增强工作的条理性及有序性。

4、对文件的流转未实行及时有效地监督,致使发文滞留时间较长或者未及时执行,延误工作;

做好文件的追踪落实工作,变发起人为穿线人,跟踪指导每项工作的进行,将工作落实到结果,让纸上文字落地生根。

5、部分内部规程、制度管理责任界限不清,可操作性差;

内部组织讨论会,每人根据实际工作情况献计献策,将制度流程完善,转化为我们日常工作的准则及工具。

6、各项规章制度落实执行不力,未及时监督及反馈,制度流于形式;

建立有效地监督机制,责任落实到人,时间落实到点,专人监督执行。

7、内部培训及学习制度未建立,岗位技能培训缺失,内部交流学习欠缺;

每周定时安排培训交流时间,内部轮流讲课,同时每周在工作中总结出一个技术课题集中交流沟通,集思广益,并记录形成学习文件,提高技术水平。

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