会议接待服务培训
会议接待服务是指企业在接待会务时的作业程序和礼仪规范。
1.会议服务的筹备
1)详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准、有无其他安排等。
2)根据提供的资料,制定详细的接待方案，下发会议通知，明确会议整体流程安排。
2.会议服务的准备
(1)会场布置
1)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中。应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气味,选择桌面插花。根据会议内容,还应通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。
2)会议室安排。根据参加会议的人数确定会议室，并安排好现场桌椅摆放。
(2)会议用品准备
1)茶杯。须经过消毒,消毒时间不少于20 分钟;茶杯、杯盖无黄斑、无缺口;茶杯无水迹且光亮。
2)玻璃杯。不得有破损和缺口,杯子清洁、光亮、透明,无指印,并列放在杯垫上。
3)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘,密封完好,瓶内无沉淀物,并在保质期内。
4)小毛巾。无斑点和异味,须经过消毒,消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。
5)毛巾竹篓。不得有破损,每次使用结束后,须用热水浸泡,晒干后保存,以备再次使用。
6)热水瓶。表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上。
7)文具。笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。
(3)设备设施准备
1)接通计算机与屏幕的数据传输线。
2)调整投影设备,亮度、大小适当。
3)调试话筒效果。
4)安排摄影、摄像位置。
5)调节空调调温器,冬季室内温度控制在18 度左右,夏季室内温度控制在22度左右,并在会前30分钟左右喷洒适量空气清新剂,保持室内空气清新。
3.会议服务程序
(1)会议迎宾服务
1)会议开始前20分钟,迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。
2)迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。
3)水果准备，
4)冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。
5)提供茶水服务的顺序是先主宾后主人,然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下,1人或多人同时服务时,分正反2个方向,但不可将主人放在最后。
6)添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。服务过程中,须忙而不乱,快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时,声音要轻,茶杯须放在宾客的右手位置,同时杯柄朝后45度,并说:"请用茶"。用矿泉水,必须先开瓶盖,再掀杯盖,倒入矿泉水时,矿泉水瓶不得与杯口接触,倒至八分满即可。
(2)会场服务
1)会议开始后,在会议室门口挂上"请勿打扰"牌子。
2)会议开始后,会议服务人员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。
3)服务人员一般不得随意出入会议室,确有紧急事项,服务人员可用纸条传递信息。
4)送茶水等物品时,应对客人说:"请用茶。"每隔20分钟加茶水。
5)会议结束时,服务人员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。
6)将衣帽架上的衣、帽送还来宾,注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品,如
有发现应立即交还相关领导处理。
(3)会议结束
1)检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏及时通知设备部进行修复。
2)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并进行清洗。
3)摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。
4)关闭所有的照明灯具,空调调节器可微略下降,以备下次会议使用。
5)关闭会议室。
(4)会场服务的注意事项
1)绝不能因为服务站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。
2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。
3)会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。
4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。
会议接待礼仪
第一条:待人接物需注意衣着、容貌、仪表、言谈、礼节。具体要求是:
1.站姿：挺胸收腹，头微向下，两臂自然伸曲
2.坐姿：坐姿应尽量端正，双腿平行放好，目视前方
3.握手时要大方热情，不卑不亢。如果对方是女士或职级高的人，一般应等对方先伸手再握手.
4.出入房间的礼仪：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入房间后，如对方正在讲话，要静候稍等，不要中途插话(一篇好范文带来更多轻松：www.bsmz.net)，如有急事要打断说话应说对不起，打断您们的谈话。
5.递交文件要把正面、文字正向着对方的方向递上去，递送刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
6.说话时要语句清楚，语言文明，音量适度。与用户交谈应使用文明规范语言、礼貌称
呼，态度亲切、诚恳热情，推广使用普通话。
第二条： 约定时间接待客人，要严格守时，如遇紧急情况难以准时，应事先通知对方。
第三条:客人进门要起立迎接，安排就座，重要客人来访，应到门口迎接。
第四条:介绍和被介绍的方式
1.直接见面，应先介绍己方的人，再介绍对方的人。
2.在介绍顺序上，应先介绍领导和年长者，先把职级低者介绍给职级高者。
3.把一个人介绍给很多人时，应先介绍职级最高的。
4.男女间的介绍，应先把男性介绍给女性
第五条:名片的呈递和保管
1.呈递名片时要用双手将名片递上，名片应先递给长辈或上级。把名片递出时，应把文字向着对方，一边递交一边清楚说出自己的姓名。
2.接受对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。
第六条:有客户来访，马上起身接待接待客人时应主动、热情、大方；客人到办会议室就座后，应主动倒水招待。
第七条：同客人交谈时，应正视对方注意倾听。谈话间如遇有急事，需要马上处理，应礼貌地示意客人稍候，并表示歉意。
第八条：送客。告别时，应起立道别并送到门口或楼梯口，重要的客人应送到大门口或汽车旁。
商务接待四大禁区
商务接待，往往直接影响到企业和商务伙伴的关系。所以，以下四个待客的“雷区”，千万碰不得：
一是不要劝茶
我们的传统文化中，有“端茶送客”、“茶三送客”的说法。特别是接待老者、海外华人、
港澳台同胞，更要注意。当然，如果是用饮料招待，就不涉及这个问题了。
二是要避免消极的身体语言
培根说过：“行为举止是心灵的外衣”，在别人看来，你的一言一行，都是当时心理的真实反映。所以，一些消极的身体语言，也必然给人消极的联想。这些消极的身体语言在接待中要坚决避免：看手表、打哈欠、坐姿不规范，以及斜视、翻眼、过频地眨眼等。
三是不要随便让人代劳
如果你是接待人员或是来拜访你的，你就必须责无旁贷、善始善终地做好接待工作。尽量不要中途甩下来访者或让他们过久地坐冷板凳。不然，会给人不被重视、受冷落的感觉。而且，如果临时换成其他人来接待，也很容易造成交接上的差错，以致造成整体接待上的缺憾。
四是不要以自我中心
既然接待工作是为企业之间的商务往来服务的，所以，接待中的一切服务工作，都要为来访者着想和服务。具体有：不要在来访者和其他人面前说方言俚语；如果有抽烟的习惯，还必须不要当着对方的面吞云吐雾，以免对方受到“熏陶”。
商务接待六大注意事项
1、接待客人：提前做好接待准备，提前十分钟在约定地点等候，客人来到时应主动迎上，初次见面的还应主动作自我介绍，并引领客人至接待处，安置好客人后，奉上茶水或饮料。
2、乘电梯：陪同客人乘电梯时，如电梯内没有其他人，应在客人之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客人进入电梯。到楼层时，应按住“开”的按钮，请客人先出。如电梯内有人，则无论上下都应客人、上司优先。
电梯内不可大声喧哗或嬉笑吵闹；先上电梯的人应靠后站，以免妨碍他人乘电梯；电梯内已有很多人时，后进的人应面向电梯门站立。
3、引路：在为客人引导时，应走在客人左前方二、三步前，让客人走在路中央，并适当地做些介绍；在楼梯间引路时，让客人走在右侧，引路人走在左侧，拐弯或有楼梯台阶的地
方应使用手势，提醒客人“这边请”或“注意楼梯”。
4、开门：向外开门时，先敲门，打开门后把住门把手，站在门旁，对客人说“请进”并施礼，进入房间后，用右手将门轻轻关上，请客人入坐；向内开门时，敲门后，自己先进入房内，侧身，把住门把手，对客人说“请进”并施礼，轻轻关上门后，请客人入坐。
5、奉茶：客人就座后应快速上茶，上茶时应注意不要使用有缺口或裂缝的茶杯（碗）。茶水的温度应在七十度左右，不能太烫或太凉，应浓淡适中，沏入茶杯（碗）七分满。来客较多时，应从身分高的客人开始沏茶，如不明身分，则应从上席者开始。在客人未上完茶时，不要先给自己人上茶。
6、送客：送客时应主动为客人开门，待客人走出后，再紧随其后。可在适当的地点与客人握别，如电梯（楼梯）口，大门口，停车场或公共交通停车点等。若是远道而来的贵宾，可送至车站、机场、轮船码头，并目送客人走进大厅，才能离开。
第二篇：秘书工作,会议接待会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。
二、会前工作
会前工作是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下：1、会议筹办方与主办者洽谈。2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）
三、会中工作
会中工作是会议接待的关键环节，也是体现一个会议公司接待水平的重要部分。该环节服务内容繁多，事情琐碎，但却是整个会议接待中亮点最多的部分，与会者对会议公司的服务水平及态度将有切身的感受。其主要服务内容如下：1、接机，入住酒店安排2、会议秘书分发会议资料，来客接待。3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认vip用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、vip、残障代表及家属等）的安排及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
四、会后工作
会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下：1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作，如送机。
第三篇：会议接待管理办法会议接待工作管理办法
随着金山煤业的快速发展，来单位检查、验收、考核的人员越来越多。为维护公司良好的社会形象，实现生产经营和对外接待工作两不误，两促进，特制定《金山煤业接待工作管理办法》，具体事宜如下:
一、接待工作原则
1、牢固树立“接待工作无小事”的原则；
2、实现“精细、协调、高效、完美”的原则。
二、办公室职责:
1、根据来宾情况或公司通知要求，迅速制定接待工作方案，并在第一时间通知到其它接待责任单位，实现统一行动，忙而不乱，形成合力。
2、做好会议室的接待准备工作。包括:会议室卫生(提前 半小时完成)、水果、香烟、座签、投影、空调等。
3、会议如需文字材料，由办公室协调相关科室准备，如需要并装订成册，同时准备好笔记本和签字笔。
4、每次会议由办公室负责做好会议记录。
5、负责拟定标语，所有标语的悬挂由办公室负责。
6、接待人员对客人要笑脸相迎，做到不卑不亢，以礼相待。
第四篇：会议接待倒水会议接待、服务工作是办公室一项重要工作。会议是领导组织商讨处理重要事务的组织，领导以及员工要在会议上商讨重要的事情，做出重大决定，往往一个会议长达几个小时，参会人员要高度集中精神，所以做好服务工作尤为重要。
中国自古被称为礼仪之邦，凡事以礼待人，特别是对来客长辈以及领导，更要注意以礼相待。会议时间一般要持续好几个小时，特别是领导要长时间的作工作报告及总结工作、布置工作，所以按时给参会人员倒茶添水的工作显得十分重要。
开会前应及时准备好充分的开水并放好茶叶，如果能掌握准确的开会的时候可以提前几分钟倒好茶水，如果开会时间无法确定，则要等与会人员到场再倒水并双手端上，并礼貌的小声说：请喝水，一是提醒他人避免没注意碰到杯子，造成烫伤，二是表示礼貌。杯子把手朝向客人，放在容易且方便拿的地方。
续水，一般在活动进行15--20分钟后进行,要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒，续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。不端下茶杯，而直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。续完水后要把杯盖盖上。切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌端，放茶杯动作不要过高,更不要从他人肩部和头上越过。续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。注意不要把手指搭在茶杯边上，不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。
倒过水后，要逐杯加以检查。检查时，可用于触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表明已倒过水；如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。
会议途中倒水时要注意首先是进会议室的时候一定要轻，避免发生大的声音；在倒水的时候要稍微提醒一下在座的人，因为有可能别人没看见你在倒水，身体动一下，或者突然站起来的时候会把水洒到别人身上，这是很忌讳的！然后你要看开会的人座位的方向，比如说是一个圆形的会议桌，大家都在听领导在讲话，那么不要挡住别人的视线，从另一个方向把水倒上！另外水不要加的太满以杯的七八分满为宜。
关于倒水的顺序：开会倒水,从右边开始（领导先,顺时针顺序进行）倒水后,壶嘴不要对客人，要从客人右边倒。主席台一定要从客人背后加水。最后一点就是倒水的时候要多注意观察，是否烟灰缸已满，是否茶杯被污染要及时更换；喝水快的话就要加快倒水的频率，喝水慢的话可是减慢倒水的速度，随机应变，灵活运用。切忌心急，一定要轻、稳。这样才能做好会务的服务工作，保证会议的圆满召开。
其实在平时工作中的很多事情都跟倒水一样，说起来的人人都会做的事情，但是要做好也大有讲究。凡事要遵循规矩，也要适度创新，简单的事情仔细周全的考虑做好了也可以达到事半功倍的效果
第五篇：会议接待服务程序一、会议接待草案制定
１、与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，制定合理、舒适、安全的接待草案。
２、详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店。
二、活动前期准备清单
会议确定后逐一落实各项准备工作。
接待程序表：制定会议接待程序，落实各项细节。
酒店方面
第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。
１）房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员用房间）客人用房–各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）工作人员–用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近团中vip嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。房间布置–客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1小时，按照要求为房间陪送水果(需每天更换)，房间号码-提前2天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。vip客人将有专人引领至房间。
２）酒店餐厅：根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。
３）酒店布置：客人抵达前2小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。
４）行程用车：按照商议，保证车辆必须是8成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富。
５）导游员若干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，服务态度好，并富有责任心的导游。
６）工作人员两名，同组织者保持紧密联系，完成组织者提出的各项要求。
旅游安排
１）根据时间，编排合理、舒适的游览日程表；
２）按照预先分发的旅游登记表的统计结果，安排豪华空调旅游车，每车的乘坐人数安排在85%，以保证客人的舒适；
３）每台车都将有明显的标志—号码；
４）每台车安排一名优秀的职业导游，负责途中讲解和景点介绍；
５）各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆车，事先讲明游览路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，并在每次更换游览地点前统计人数；
６）vip客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆；
７）可以按照需要为每位嘉宾制作嘉宾证及旅游手册；
周前检查
在团队出发前一周，必须完成所有细节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报，并得到认可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查，落实各接待方的准备情况现场实施及活动总结
１）现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，严格实施并执行；
２）如有任何突发意外事件，总监将立即向组织汇报，并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报；
３）活动期间分发我社接待意见表；
４）活动结束后统计意见结果，向组织者汇报；
５）根据客人的意见与建议不断改进服务内容与方式。
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