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做份漂亮的年终总结报告-1

时间:2019-05-27 22:35:04 网站:公文素材库

做份漂亮的年终总结报告-1

做份漂亮的年终总结报告-1

做总结报告的主力Word篇

一个公司的年终总结,不仅要以简洁的文字全面反映公司一年来的工作情况,而且要使用一定的图表来形象的显示公司的发展态势。该先生选用的是Word201*,利用模板、目录、表格、插入对象、主题等功能轻松打造出了一份美观实用的年终总结报告。

一、玩转模板事半功倍

Word提供了极其丰富的文档“模板”(Template)供用户使用,利用模板只要在原有模板基础上进行必要的修改,将自己的总结报告内容添加进去,就可以快速的创建美观的总结报告。

1、选择模板

启动Word201*,单击“文件”菜单,选择“新建”命令,从弹出的“新建文档”任务窗口中单击“通用模板”选项。

在弹出的“模板”窗口中选择某个模板分类,然后从其中选择比较适合做总结报告的模板,单击“确定”按钮后即可打开相应的模板。

提示:第一次使用Word的“通用模板”选项时,可能需要插入Office的安装光盘予以安装。

2、编辑总结封页、正文

使用模板的方法比较简单,只要将自己总结报告中的内容替换模板中原有内容,然后进行必要的修改即可。具体操作方法如下:

1)将“现代型报告”模板封页上的信息,如“××集团”、“××公司营销计划”,替换为自己的公司信息,将不需要的信息予以删

除。

2)将年终总结的正文复制到“模板”的正文中。一般情况下,“模板”的正文内容是关于如何使用模板的,大家可以做参考。为了美化总结报告,必须重新设置正文格式。使用鼠标选定需要修改格式的段落,比如标题“一、勇于开拓201*年主要工作概况”,单击“格式”菜单,选择“样式和格式”命令,然后在弹出的“样式和格式”任务窗格中的“选择要应用的格式”列表框中选择相应的格式,如“标题1”,同样方法为其他的段落或者标题选择相应的格式。

3、修改样式、图形

如果需要对某个段落的格式进行修改,比如按照一般要求将总结“正文”的“首行缩进”设置为2个字符,修改方法如下:将插入点移到正文中的某个部分,然后单击“样式和格式”任务窗格中的“正文文字”格式右边的下拉箭头,从弹出的菜单中选择“修改”命令,在弹出的“修改样式”窗口中单击“格式”按钮,在随后弹出的命令中选择“段落”,最后从“段落”设置窗口中,将“首行缩进”设置为2个字符,依次单击“确定”按钮即可。

为了增强文档的美观,在原有“现代型报告”模板的封页和正文中插入一些图形。需要修改这些图形时,单击“视图”菜单,然后将视图状态切换到“页面视图”,使用鼠标右击需要修改的图形,从弹出的快捷菜单中选择“编辑图片”、“设置图片格式”等命令。也可以单击“插入”菜单,选择“图片”,将其他图片插入到总结中。

二、应用目录主题,一目了然

对于内容较多、结构复杂的年度总结,必须要考虑到查阅的便利性。在总结报告的封面和总标题下面都插入目录,让浏览者对报告的大致内容一目了然。

编辑目录较为简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式,也可以采用自己标记的条目编制目录。由于前面所编辑的年终总结已经为各级标题设置了标题样式,因此只要按照以下方法操作就可以插入目录。

将插入点移到总结报告封面需要插入目录的位置,单击“插入”菜单,选择“引用”命令,然后单击“索引和目录”命令。在弹出的“索引和目录”窗口中设置目录的格式、显示级别等项目,单击“确定”按钮即可。

需要修改目录中的字体格式、更新目录时,使用鼠标选定目录,然后右击鼠标,从弹出的快捷菜单中选择“字体”、“更新域”命令即可。

本年终工作总结报告需要存放在公司的局域网上供查阅。而为总结应用“主题”后,不仅文档色彩丰富,而且可以非常方便的通过Web以及Word的Web版式视图进行阅读。

单击“格式”菜单,选择“主题”命令,从弹出的“主题”窗口的“请选择主题”列表框中,选择自己喜欢的主题,比如“边缘”、“古典”、“砂岩”等,然后单击“确定”按钮即可。

如果需要对选择的主题做进一步的修改的话,可以单击窗口中的“样式库”按钮应用新的模板。需要注意的是:应用主题后的效果,

只有在“Web版式视图”状态下才可以看到。

三、修饰表格

插入到年终总结中的各种表格,格式各异,直接使用实在有碍观瞻,所以修饰表格是个重要的步骤。

一般情况下插入到年终总结的表格样式比较单调,可以通过为表格应用格式的方法,为年终总结的数据添加一些色彩。

使用鼠标选定插入的电子表格,右击鼠标,从弹出的快捷菜单中选择“表格自动套用格式”命令,在弹出的“表格自动套用格式”窗口中,选择一种表格样式类型,选中下面的“将特殊格式应用于”中的“标题行”复选框,这样表格中的标题将会应用特殊格式。

当自动套用的表格格式不适合自己需要时,比如“标题行”的字体、颜色等,则单击“修改”按钮,在弹出的“修改样式”窗口中,从“格式应用于”右边的列表框中选择“标题行”,然后再按照自己的需要设置字体、颜色、边框样式,最后依次单击“确定”、“应用”按钮即可。

四、用数据说话

插入Exceol表格、Access数据库

在年终总结中,能说明公司业绩的数据是必不可少的,在总结中使用了大量Excel电子表格、Access数据库等中的数据资料。应如何做呢?

1、插入数据与源数据形影不离

在Word中插入Excel电子表格的方法,一般有两种:一种是采用插入文件的方法,另外一种是直接选择Excel电子表格相应的数据区域,通过复制的方法粘贴到Word中,但是在很多情况下,需要让Excel工作表与Word同步更新,以便在编辑的过程中随时修改数据。下面来看看如何将Excel工作表嵌入到Word中。

使用Word插入对象的方法,可以快速的将Excel工作表嵌入到Word文档中。单击“插入”菜单,选择“对象”命令,在弹出的“对象”窗口中单击“由文件创建”选项卡,然后单击“浏览”按钮,搜索到需要插入的工作表文件,单击“确定”按钮即可将工作表插入到总结中。如果将窗口中的“链接到文件”复选框选中,则插入的工作表会随着源工作表的变化而更新。

需要编辑插入的Excel工作表时,选定插入的工作表,右击鼠标,从弹出的快捷菜单中选择“链接到工作表对象”命令,然后选择“编辑”命令,就可以对工作表进行任意编辑了。

2、插入Access数据库

在年终总结报告中,可以非常方便的插入Access数据库中的资料,而且可以实现查询等功能,比如“科技公司201*年行政费用支出表.mdb”作为附件插入到年终报告总结中。

1)将光标移到需要插入数据库的位置,单击“视图”菜单,选择“工具栏”命令,然后单击“数据库”命令,将会弹出数据库工具栏。

2)单击工具栏中的“插入数据库”按钮,在弹出的“数据库”

窗口中,单击“获取数据”按钮,从弹出的“选取数据源”对话框中选择相应的数据源,比如“科技公司201*年行政费用支出表.mdb”,单击“打开”按钮,然后选择相应的数据表格,单击“确定”按钮。

3)单击“数据库”窗口中的“查询选项”按钮,在弹出的窗口中选择查询条件,包括“筛选纪录”、“排序纪录”等,单击“确定”按钮;单击“表格自动套用格式”按钮,从弹出的表格格式列表中选择一种样式,单击“确定”按钮。

4)单击“插入数据”按钮,然后在弹出的“插入数据”窗口中进行必要的设置,单击“确定”按钮即可将数据库中需要的数据表插入到总结报告中。

扩展阅读:做份漂亮的年终总结报告-3

做份漂亮的年终总结报告-3

换个表现方式PowerPoint

如何把201*年的工作情况形象的表现出来呢?单纯使用Word文档太单调了,而且没有吸引力,选用PowerPoint,做出来的幻灯片有声有色,取得了非常好的宣传效果。

一、轻松创建幻灯片

PowerPoint相对于其他的幻灯片制作工具来说,具有简单易学、制作快捷的特点。在PowerPoint201*里,根据用户的不同需要,提供了多种新演示文稿的创建方式,经常使用的有“根据内容提示向导”、“根据现有的演示文稿”、“根据模板新建”、“使用空白幻灯片”等方式。

1、在PowerPoint201*中,单击“文件”菜单,选择“新建”命令,在弹出的“新建演示文稿”任务窗格中,单击“根据内容提示向导”选项,弹出“根据内容提示向导”窗口,单击“下一步”按钮。

2、在弹出的“根据内容提示向导”窗口中,从“选择将使用的演示文稿类型”列表框中选择一种类型,比如选择“项目”类别中的“项目进程和状态”类型,然后单击“下一步”按钮,从随后弹出的窗口中,选择要制作的演示文稿的类型,选中“屏幕演示文稿”单击“下一步”按钮。

3、在弹出的窗口中,输入演示文稿的一些基本信息,比如标题、页脚等,如“201*年公司年终总结报告”。如果需要在文稿中添加上次更新日期和页码,可以将下面的相应复选框选中,单击“完成”按

钮。

4、在上面创建的演示文稿雏形中,将年终总结报告中的文本,替代原来的内容,然后对演示文稿进行必要的修改。单击“格式”菜单,选择“幻灯片设计”命令,然后从弹出的“应用设计模板”任务窗格中的设计模板列表中选择一种模板;选择“幻灯片版式设计”命令,然后在弹出的版式列表中,为幻灯片中的文字、内容设置版式。这样一个漂亮的年终幻灯片就做好了。

二、以一当十,反映全局

201*年医院的基本建设成果比较多,因此需要在幻灯片中大量使用图片,而且图片较大,如何恰当的显示这些图片,便是一个难题了。可使用网页中的图片连结功能,用PowerPoint是否能够将基本建设的图片集中做在一个主幻灯片上,然后通过操作链接到相应的具体内容上呢?当然可以!

1、新建一个医院基本建设情况幻灯片,单击“插入”菜单,选择“对象”命令,在弹出的“插入对象”窗口中,选择对象类型为“MicrosoftPowerPoint演示文稿”,单击“确定”按钮。

2、使用鼠标右键插入的演示文稿对象,从弹出的快捷菜单中选择“演示文稿对象”命令,单击“打开”命令,将打开一个编辑窗口,和通常的幻灯片编辑窗口一模一样,然后在这个窗口中插入相应的图片,添加必要的说明文字,在编辑过程中,主窗口的对象将被虚线框所覆盖。

编辑完成后,单击“关闭窗口”按钮,切换到主幻灯片中。

3、在已经编辑完毕的演示文稿对象中,右击鼠标,选择“复制”命令,根据需要复制到一定数量的演示文稿对象,然后对每个对象加以修改,添加其他图片资料即可。这样一个容纳多个子幻灯片的主幻灯片就做成了。

在放映幻灯片的过程中,单击小图片就可以切换到相应的子幻灯片中,再次单击将返回到主幻灯片中,是不是很方便!

三、幻灯片中巧用图表

年终了,市场部的A、B、C、D四个部门在今年四个季度的销售业务又如何呢?让我们来看看!

打开PowerPoint,单击“插入”菜单中的“图表”命令,打开图表编辑窗口。

1、修改数据

在这里,我们可以通过下方的“演示文稿数据表”窗口中对图表的内容进行修改。市场部有A、B、C、D四个部门,而PowerPoint默认提供了东部、西部、北部三个内容,双击部门名称(如东部),输入正确的部门名称,如市场A部、市场B部等。下面,还要对第一季度到第四季度的销售收入进行修改,我们只要双击窗口中的数据就可以对它们进行修改。

另外,如果要添加新数据,你可以双击编号按钮(1、2、3)自动添加新数据,如果要删除数据,你可以右击编号按钮,通过快捷菜单中的“删除”命令来删除。

2、设置图表类型

PowerPoint默认的图表类型可能还不符合公司的要求,不过没关系!你可以单击“图表”菜单中“图表类型”命令,在图表类型窗口中你可以选择你需要的图表类型,比如普通的簇状柱形图,你可以在“标准类型”选项卡窗口左侧的图表类型中选择“柱形图”,然后在窗口右侧的子图表类型中选择“簇形柱形图”,最后单击“确定”按钮即可应用该图表。单击不放“按下不放可查看示例”按钮还可以查看该图表的示例。

如果要设置为其他的图表类型,可以参考“自定义类型”选项卡中的内容。

3、修改图表颜色

同样,PowerPoint提供的图表颜色可能不是太美观。这里,你可以在图表编辑窗口中,右击图表中某种颜色的图形,这样所有相同颜色的图形就会被选中,在快捷菜单中选择“设置数据系列格式”命令,在打开的窗口中,可以选择其他的颜色了,最后单击“确定”按钮即可应用该颜色。

4、添加图表标题

图表设置完成后,别忘了加上标题!我们可以单击“图表”菜单中的“图表选项”命令来添加图表标题,在打开的窗口中,选择“标题”选项卡,在“图表标题”中输入图表的标题,单击“确定”按钮即可。

5、分析图表

市场不四个部门在201*年的四个季度中,表现是参差不齐,市

场D部保持了良好的上升势头,而市场C部有下降趋势。怎样才能直观的看到这些呢?我们可以为图表添加“趋势线”,单击“图表”菜单中的“添加趋势线”命令,在打开的窗口中,选择趋势线的类型,比如线形、移动平均等,再选择应用的部门,比如市场D部。最后单击“确定”按钮即可看到该部门的销售业绩趋势。

在修改好数据表后,单击图表的空白处,就可以看到创建好的统计表,按下F5键来播放该幻灯片。如果还需要修改,只要双击该图表就可以进入编辑窗口。

上面是在PowerPoint中直接插入图表,如果要在文本中插入图表,可以在新建幻灯片时,在“幻灯片版式”窗口中选择“文字和内容版式”中的版式。

四、让PPT文件无处不在

用PowerPoint制作的年终总结幻灯片文件通常之能够以.ppt、.pps格式保存,而这两种格式都要求计算机中必须安装有PowerPoint程序,而年终总结演示文稿可能需要在其他地方演示,一些计算机并没有安装此程序,怎么办呢?

1、用PowerPoint播放器播放

PowerPoint播放器程序用于没有安装PowerPoint的计算机上运行幻灯片。PowerPoint播放器的安装文件一般位于C:\\ProgramFiles\\MicrosoftOffice\\Office10\\Xlators文件夹,文件名为Ppview32.exe,在Office的安装光盘中也有这个文件。如果没有搜索到

,可以到

Microsoft

Office

下载网站

()进行下载。

使用时,启动PowerPointViewer97,通过“查找范围”对话框搜索要播放的幻灯片,可以通过下面的预览窗口查看幻灯片文件,然后单击“显示”按钮即可。单击“选项”按钮可以对幻灯片做进一步的设置,如果选中“有密码保护的幻灯片放映”复选框,则会弹出要求输入密码的对话框,如果设置密码后,在退出幻灯片放映时,必须输入密码,否则不能够退出。

2、打包演示文稿

将演示文稿打包,不仅能够在其它计算机上播放演示文稿,而且可以将链接文件、TrueType字体等嵌入到包中。

1)打开需要打包的演示文稿,如“201*年医院年终工作总结报告”,执行“文件打包”命令,弹出“打包向导”窗口,单击“下一步”按钮,在这个窗口中选择需要打包哪些文件,选择“当前演示文稿”,然后单击“下一步”按钮。

2)在弹出的窗口中选择打包文件保存的位置,然后单击“下一步”按钮。

3)选择打包文件是否“包含链接文件”和“嵌如TrueType字体”,可以根据自己的需要选择。前一项最好选中。

4)选择是否包含播放器,建议选中单击“下一步”按钮,最后单击“完成”按钮即可。

这时,双击PNGSETUP.EXE文件,就会弹出“打包安装程序”

窗口,然后选择提取文件的存放位置,单击“确定”按钮就可以直接播放演示文稿了。

五、即席反映也可纪录

在放映幻灯片期间,可能需要纪录领导和其他人员对年终报告的意见、评价,以便于做进一步的修改完善,这时候可以利用会议记录功能来解决这个问题。

在放映幻灯片期间,右击鼠标,从快捷菜单中选择“会议记录”命令,弹出“会议记录”设置窗口。单击“即席反映”选项卡,然后在“说明”文本框中输入参加会议人员反映的情况,“分派给”文本框输入分派的对象,单击“添加”按钮,然后单击“确定”按钮即可。所做的即席反映会出项在放映末尾的新幻灯片上。如果需要将会议记录导入到Word、Outlook中,可以单击“导出”按钮。

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