做份漂亮的年终总结报告-1
做份漂亮的年终总结报告-1
做总结报告的主力Word篇
一个公司的年终总结，不仅要以简洁的文字全面反映公司一年来的工作情况，而且要使用一定的图表来形象的显示公司的发展态势。该先生选用的是Word201*，利用模板、目录、表格、插入对象、主题等功能轻松打造出了一份美观实用的年终总结报告。
一、玩转模板事半功倍
Word提供了极其丰富的文档“模板”（Template）供用户使用，利用模板只要在原有模板基础上进行必要的修改，将自己的总结报告内容添加进去，就可以快速的创建美观的总结报告。
1、选择模板
启动Word201*，单击“文件”菜单，选择“新建”命令，从弹出的“新建文档”任务窗口中单击“通用模板”选项。
在弹出的“模板”窗口中选择某个模板分类，然后从其中选择比较适合做总结报告的模板，单击“确定”按钮后即可打开相应的模板。
提示：第一次使用Word的“通用模板”选项时，可能需要插入Office的安装光盘予以安装。
2、编辑总结封页、正文
使用模板的方法比较简单，只要将自己总结报告中的内容替换模板中原有内容，然后进行必要的修改即可。具体操作方法如下：
1）将“现代型报告”模板封页上的信息，如“××集团”、“××公司营销计划”，替换为自己的公司信息，将不需要的信息予以删
除。
2）将年终总结的正文复制到“模板”的正文中。一般情况下，“模板”的正文内容是关于如何使用模板的，大家可以做参考。为了美化总结报告，必须重新设置正文格式。使用鼠标选定需要修改格式的段落，比如标题“一、勇于开拓201*年主要工作概况”，单击“格式”菜单，选择“样式和格式”命令，然后在弹出的“样式和格式”任务窗格中的“选择要应用的格式”列表框中选择相应的格式，如“标题1”，同样方法为其他的段落或者标题选择相应的格式。
3、修改样式、图形
如果需要对某个段落的格式进行修改，比如按照一般要求将总结“正文”的“首行缩进”设置为2个字符，修改方法如下：将插入点移到正文中的某个部分，然后单击“样式和格式”任务窗格中的“正文文字”格式右边的下拉箭头，从弹出的菜单中选择“修改”命令，在弹出的“修改样式”窗口中单击“格式”按钮，在随后弹出的命令中选择“段落”，最后从“段落”设置窗口中，将“首行缩进”设置为2个字符，依次单击“确定”按钮即可。
为了增强文档的美观，在原有“现代型报告”模板的封页和正文中插入一些图形。需要修改这些图形时，单击“视图”菜单，然后将视图状态切换到“页面视图”，使用鼠标右击需要修改的图形，从弹出的快捷菜单中选择“编辑图片”、“设置图片格式”等命令。也可以单击“插入”菜单，选择“图片”，将其他图片插入到总结中。
二、应用目录主题，一目了然
对于内容较多、结构复杂的年度总结，必须要考虑到查阅的便利性。在总结报告的封面和总标题下面都插入目录，让浏览者对报告的大致内容一目了然。
编辑目录较为简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式，也可以采用自己标记的条目编制目录。由于前面所编辑的年终总结已经为各级标题设置了标题样式，因此只要按照以下方法操作就可以插入目录。
将插入点移到总结报告封面需要插入目录的位置，单击“插入”菜单，选择“引用”命令，然后单击“索引和目录”命令。在弹出的“索引和目录”窗口中设置目录的格式、显示级别等项目，单击“确定”按钮即可。
需要修改目录中的字体格式、更新目录时，使用鼠标选定目录，然后右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“字体”、“更新域”命令即可。
本年终工作总结报告需要存放在公司的局域网上供查阅。而为总结应用“主题”后，不仅文档色彩丰富，而且可以非常方便的通过Web以及Word的Web版式视图进行阅读。
单击“格式”菜单，选择“主题”命令，从弹出的“主题”窗口的“请选择主题”列表框中，选择自己喜欢的主题，比如“边缘”、“古典”、“砂岩”等，然后单击“确定”按钮即可。
如果需要对选择的主题做进一步的修改的话，可以单击窗口中的“样式库”按钮应用新的模板。需要注意的是：应用主题后的效果，
只有在“Web版式视图”状态下才可以看到。
三、修饰表格
插入到年终总结中的各种表格，格式各异，直接使用实在有碍观瞻，所以修饰表格是个重要的步骤。
一般情况下插入到年终总结的表格样式比较单调，可以通过为表格应用格式的方法，为年终总结的数据添加一些色彩。
使用鼠标选定插入的电子表格，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“表格自动套用格式”命令，在弹出的“表格自动套用格式”窗口中，选择一种表格样式类型，选中下面的“将特殊格式应用于”中的“标题行”复选框，这样表格中的标题将会应用特殊格式。
当自动套用的表格格式不适合自己需要时，比如“标题行”的字体、颜色等，则单击“修改”按钮，在弹出的“修改样式”窗口中，从“格式应用于”右边的列表框中选择“标题行”，然后再按照自己的需要设置字体、颜色、边框样式，最后依次单击“确定”、“应用”按钮即可。
四、用数据说话
插入Exceol表格、Access数据库
在年终总结中，能说明公司业绩的数据是必不可少的，在总结中使用了大量Excel电子表格、Access数据库等中的数据资料。应如何做呢？
1、插入数据与源数据形影不离
在Word中插入Excel电子表格的方法，一般有两种：一种是采用插入文件的方法，另外一种是直接选择Excel电子表格相应的数据区域，通过复制的方法粘贴到Word中，但是在很多情况下，需要让Excel工作表与Word同步更新，以便在编辑的过程中随时修改数据。下面来看看如何将Excel工作表嵌入到Word中。
使用Word插入对象的方法，可以快速的将Excel工作表嵌入到Word文档中。单击“插入”菜单，选择“对象”命令，在弹出的“对象”窗口中单击“由文件创建”选项卡，然后单击“浏览”按钮，搜索到需要插入的工作表文件，单击“确定”按钮即可将工作表插入到总结中。如果将窗口中的“链接到文件”复选框选中，则插入的工作表会随着源工作表的变化而更新。
需要编辑插入的Excel工作表时，选定插入的工作表，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“链接到工作表对象”命令，然后选择“编辑”命令，就可以对工作表进行任意编辑了。
2、插入Access数据库
在年终总结报告中，可以非常方便的插入Access数据库中的资料，而且可以实现查询等功能，比如“科技公司201*年行政费用支出表.mdb”作为附件插入到年终报告总结中。
1）将光标移到需要插入数据库的位置，单击“视图”菜单，选择“工具栏”命令，然后单击“数据库”命令，将会弹出数据库工具栏。
2）单击工具栏中的“插入数据库”按钮，在弹出的“数据库”
窗口中，单击“获取数据”按钮，从弹出的“选取数据源”对话框中选择相应的数据源，比如“科技公司201*年行政费用支出表.mdb”，单击“打开”按钮，然后选择相应的数据表格，单击“确定”按钮。
3）单击“数据库”窗口中的“查询选项”按钮，在弹出的窗口中选择查询条件，包括“筛选纪录”、“排序纪录”等，单击“确定”按钮；单击“表格自动套用格式”按钮，从弹出的表格格式列表中选择一种样式，单击“确定”按钮。
4）单击“插入数据”按钮，然后在弹出的“插入数据”窗口中进行必要的设置，单击“确定”按钮即可将数据库中需要的数据表插入到总结报告中。
扩展阅读：做份漂亮的年终总结报告-3
做份漂亮的年终总结报告-3
换个表现方式PowerPoint
如何把201*年的工作情况形象的表现出来呢？单纯使用Word文档太单调了，而且没有吸引力，选用PowerPoint，做出来的幻灯片有声有色，取得了非常好的宣传效果。
一、轻松创建幻灯片
PowerPoint相对于其他的幻灯片制作工具来说，具有简单易学、制作快捷的特点。在PowerPoint201*里，根据用户的不同需要，提供了多种新演示文稿的创建方式，经常使用的有“根据内容提示向导”、“根据现有的演示文稿”、“根据模板新建”、“使用空白幻灯片”等方式。
1、在PowerPoint201*中，单击“文件”菜单，选择“新建”命令，在弹出的“新建演示文稿”任务窗格中，单击“根据内容提示向导”选项，弹出“根据内容提示向导”窗口，单击“下一步”按钮。
2、在弹出的“根据内容提示向导”窗口中，从“选择将使用的演示文稿类型”列表框中选择一种类型，比如选择“项目”类别中的“项目进程和状态”类型，然后单击“下一步”按钮，从随后弹出的窗口中，选择要制作的演示文稿的类型，选中“屏幕演示文稿”单击“下一步”按钮。
3、在弹出的窗口中，输入演示文稿的一些基本信息，比如标题、页脚等，如“201*年公司年终总结报告”。如果需要在文稿中添加上次更新日期和页码，可以将下面的相应复选框选中，单击“完成”按
钮。
4、在上面创建的演示文稿雏形中，将年终总结报告中的文本，替代原来的内容，然后对演示文稿进行必要的修改。单击“格式”菜单，选择“幻灯片设计”命令，然后从弹出的“应用设计模板”任务窗格中的设计模板列表中选择一种模板；选择“幻灯片版式设计”命令，然后在弹出的版式列表中，为幻灯片中的文字、内容设置版式。这样一个漂亮的年终幻灯片就做好了。
二、以一当十，反映全局
201*年医院的基本建设成果比较多，因此需要在幻灯片中大量使用图片，而且图片较大，如何恰当的显示这些图片，便是一个难题了。可使用网页中的图片连结功能，用PowerPoint是否能够将基本建设的图片集中做在一个主幻灯片上，然后通过操作链接到相应的具体内容上呢？当然可以！
1、新建一个医院基本建设情况幻灯片，单击“插入”菜单，选择“对象”命令，在弹出的“插入对象”窗口中，选择对象类型为“MicrosoftPowerPoint演示文稿”，单击“确定”按钮。
2、使用鼠标右键插入的演示文稿对象，从弹出的快捷菜单中选择“演示文稿对象”命令，单击“打开”命令，将打开一个编辑窗口，和通常的幻灯片编辑窗口一模一样，然后在这个窗口中插入相应的图片，添加必要的说明文字，在编辑过程中，主窗口的对象将被虚线框所覆盖。
编辑完成后，单击“关闭窗口”按钮，切换到主幻灯片中。
3、在已经编辑完毕的演示文稿对象中，右击鼠标，选择“复制”命令，根据需要复制到一定数量的演示文稿对象，然后对每个对象加以修改，添加其他图片资料即可。这样一个容纳多个子幻灯片的主幻灯片就做成了。
在放映幻灯片的过程中，单击小图片就可以切换到相应的子幻灯片中，再次单击将返回到主幻灯片中，是不是很方便！
三、幻灯片中巧用图表
年终了，市场部的A、B、C、D四个部门在今年四个季度的销售业务又如何呢？让我们来看看！
打开PowerPoint，单击“插入”菜单中的“图表”命令，打开图表编辑窗口。
1、修改数据
在这里，我们可以通过下方的“演示文稿数据表”窗口中对图表的内容进行修改。市场部有A、B、C、D四个部门，而PowerPoint默认提供了东部、西部、北部三个内容，双击部门名称（如东部），输入正确的部门名称，如市场A部、市场B部等。下面，还要对第一季度到第四季度的销售收入进行修改，我们只要双击窗口中的数据就可以对它们进行修改。
另外，如果要添加新数据，你可以双击编号按钮（1、2、3）自动添加新数据，如果要删除数据，你可以右击编号按钮，通过快捷菜单中的“删除”命令来删除。
2、设置图表类型
PowerPoint默认的图表类型可能还不符合公司的要求，不过没关系！你可以单击“图表”菜单中“图表类型”命令，在图表类型窗口中你可以选择你需要的图表类型，比如普通的簇状柱形图，你可以在“标准类型”选项卡窗口左侧的图表类型中选择“柱形图”，然后在窗口右侧的子图表类型中选择“簇形柱形图”，最后单击“确定”按钮即可应用该图表。单击不放“按下不放可查看示例”按钮还可以查看该图表的示例。
如果要设置为其他的图表类型，可以参考“自定义类型”选项卡中的内容。
3、修改图表颜色
同样，PowerPoint提供的图表颜色可能不是太美观。这里，你可以在图表编辑窗口中，右击图表中某种颜色的图形，这样所有相同颜色的图形就会被选中，在快捷菜单中选择“设置数据系列格式”命令，在打开的窗口中，可以选择其他的颜色了，最后单击“确定”按钮即可应用该颜色。
4、添加图表标题
图表设置完成后，别忘了加上标题！我们可以单击“图表”菜单中的“图表选项”命令来添加图表标题，在打开的窗口中，选择“标题”选项卡，在“图表标题”中输入图表的标题，单击“确定”按钮即可。
5、分析图表
市场不四个部门在201*年的四个季度中，表现是参差不齐，市
场D部保持了良好的上升势头，而市场C部有下降趋势。怎样才能直观的看到这些呢？我们可以为图表添加“趋势线”，单击“图表”菜单中的“添加趋势线”命令，在打开的窗口中，选择趋势线的类型，比如线形、移动平均等，再选择应用的部门，比如市场D部。最后单击“确定”按钮即可看到该部门的销售业绩趋势。
在修改好数据表后，单击图表的空白处，就可以看到创建好的统计表，按下F5键来播放该幻灯片。如果还需要修改，只要双击该图表就可以进入编辑窗口。
上面是在PowerPoint中直接插入图表，如果要在文本中插入图表，可以在新建幻灯片时，在“幻灯片版式”窗口中选择“文字和内容版式”中的版式。
四、让PPT文件无处不在
用PowerPoint制作的年终总结幻灯片文件通常之能够以.ppt、.pps格式保存，而这两种格式都要求计算机中必须安装有PowerPoint程序，而年终总结演示文稿可能需要在其他地方演示，一些计算机并没有安装此程序，怎么办呢？
1、用PowerPoint播放器播放
PowerPoint播放器程序用于没有安装PowerPoint的计算机上运行幻灯片。PowerPoint播放器的安装文件一般位于C:\\ProgramFiles\\MicrosoftOffice\\Office10\\Xlators文件夹，文件名为Ppview32.exe，在Office的安装光盘中也有这个文件。如果没有搜索到
，可以到Microsoft
Office
下载网站（）进行下载。
使用时，启动PowerPointViewer97，通过“查找范围”对话框搜索要播放的幻灯片，可以通过下面的预览窗口查看幻灯片文件，然后单击“显示”按钮即可。单击“选项”按钮可以对幻灯片做进一步的设置，如果选中“有密码保护的幻灯片放映”复选框，则会弹出要求输入密码的对话框，如果设置密码后，在退出幻灯片放映时，必须输入密码，否则不能够退出。
2、打包演示文稿
将演示文稿打包，不仅能够在其它计算机上播放演示文稿，而且可以将链接文件、TrueType字体等嵌入到包中。
1）打开需要打包的演示文稿，如“201*年医院年终工作总结报告”，执行“文件打包”命令，弹出“打包向导”窗口，单击“下一步”按钮，在这个窗口中选择需要打包哪些文件，选择“当前演示文稿”，然后单击“下一步”按钮。
2）在弹出的窗口中选择打包文件保存的位置，然后单击“下一步”按钮。
3）选择打包文件是否“包含链接文件”和“嵌如TrueType字体”，可以根据自己的需要选择。前一项最好选中。
4）选择是否包含播放器，建议选中单击“下一步”按钮，最后单击“完成”按钮即可。
这时，双击PNGSETUP.EXE文件，就会弹出“打包安装程序”
窗口，然后选择提取文件的存放位置，单击“确定”按钮就可以直接播放演示文稿了。
五、即席反映也可纪录
在放映幻灯片期间，可能需要纪录领导和其他人员对年终报告的意见、评价，以便于做进一步的修改完善，这时候可以利用会议记录功能来解决这个问题。
在放映幻灯片期间，右击鼠标，从快捷菜单中选择“会议记录”命令，弹出“会议记录”设置窗口。单击“即席反映”选项卡，然后在“说明”文本框中输入参加会议人员反映的情况，“分派给”文本框输入分派的对象，单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮即可。所做的即席反映会出项在放映末尾的新幻灯片上。如果需要将会议记录导入到Word、Outlook中，可以单击“导出”按钮。
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