编织专题大班区域活动总结201*、9
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环保协会
七禾页环保协会水果换贺卡活动总结
一、活动背景
伴随着201*年钟声的敲响，持续了将近一个月的“水果换贺卡”活动也已悄然落下帷幕。为了呼吁大家保护森林减少使用贺卡、为了增强当代大学生的环保意识，在省环协“绿闽”的发起下，七禾页环保协会参与承办了本次活动。活动在“七禾页”这个由一群怀着相同愿望的环保青年组成的集体的努力下圆满成功。期间我们遇到了很多问题，同时也学到了很多。
二、活动准备：
1)在11月中旬，就会有活动通知。从这时候起就需要开始做活动准备了。2)确定项目组以及项目负责人。通过短信通知干事后以自愿报名的方式确定四
个人作为本次活动项目负责人。其余干事及各部长则分为宣传组、统计组、人力安排组、采购组（四个项目负责人）、包装运送组（全体干事、部长及有意愿参加的会员）等（可以另外的标准分配），需要强调的是在活动中四个负责人需要参与活动的所有流程。
3)活动审批需要写一份策划书，然后要去团委，系老师和教务处盖章。完成后
要复印一份活动审批单，用于批场地(借桌椅)。活动一般每个场地需要2-3张桌椅。这项工作可以在活动开始前一周完成。
4)对于四个项目负责人，每个负责人都要清楚活动的整个流程与自己的职责。
在活动开始前要带动全体干事及会员的积极性，干事作为活动的宣传参与的主力军必须了解活动的环保意义以及水果贺卡的发送流程。在活动开始前一周召开了1-2次全体会议。
5)物资与场地准备。海报、活动收据、印章、桌椅、各项表格、装饰物品。如
果社团中现有，比如说印章。尽量充分利用已有的物资。
三、活动宣传：
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宣传时间：12月上、中旬时活动宣传的黄金时期。
宣传方式：1、现场宣传（摆海报、宿舍宣传、摆点宣传等），2、媒体宣传（广播宣传、网络宣传等）。
宣传目的：让大家了解到本活动的公益性质，明白本活动的参与方式、时间、地点
(一)现场宣传：
先是摆海报。海报的制作应该在其他宣传之前完成。一张海报的制作需要2个小时就可以了，关键在于发掘干事、会员中这方面的人才。海报尽量要做到：鲜明、活泼、有特色、吸引人的眼球。它是宣传报名时唯一一个吸引人群的静态物品。
再是宿舍宣传(也称扫楼)。宿舍宣传是所有宣传中效果最好的宣传方式，因此尤为重要。其宣传面的大小关键在于：1、时间，即扫楼时间（最好选在晚上8点到10点）2、动员，即动员干事和会员（还有部长等老会员千万不可错过哦）
最后摆点宣传。摆点宣传一般是和报名一起进行。因此，需要较多的人手来分管各点的报名材料和财务等(策划书、场地等的审批务必在此前完成)
总的来说现场宣传最重要的是抓住人群的注意力，值得一提的是要在人、物力的安排上一定要保证不会出现让个别组员孤军作战的现象(这会极大的影响到组员的积极性)，摆点宣传时特别要注意这一点（人流高峰期11:30-13:00,16:30-19:00要多派人手）
(二)媒体宣传：
首先是校园广播宣传。校园广播是一个效果比较不错的大众宣传方式，但要注意听众对广播是很容易疲劳的，因此一
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份好的广播稿就非常之必要了。（广播稿内容要简洁明了，用词要时尚、易记）
再就是网络宣传。通过在校园BBS、QQ群、博客等处发布本活动的简介及参与方式来进一步扩大我们的宣传面。
这些都是传统的宣传方式，期待后来者能有更新而好的想法和宣传方式。
四、活动报名：
一般活动报名是与活动宣传同时进行的。在这个环节中，需要注意的细节较多，容易出现的问题也比较多。分类来说：物资问题，人员安排，订单统计，财务管理。
①物资问题，是指之前提到的场地租借，是需要在活动审批中提出租借以及租借时间的。然后是桌椅也是之前要和基建大厦的人说好按时送过来。除此之外，海报也是必备。而针对报名环节还要特别准备：报名表，工作人员安排表，收据，笔，参与活动学校名单及水果价目表、水果果语。【针对表格的制作我将附页做详细介绍】
②人员安排:每个点都要有个总的负责人，来进行资料发送与回收以及财务的管理。其次每个时段都要有一个负责人，以保证换班时流畅，同时负责各时段的财务。每一个工作人员必须清楚活动的意义与水果贺卡的活动流程，在培训时必须达到每个人都能讲清楚。
③订单统计：我们今年采取各点分开统计最后再汇总的方式。各点负责人每天回收各个点的订单，进行汇总，制作成EXCEL表，并于报名结束后统一发送到总负责人处，由总负责人汇总完，发回各点负责人核实其负责点订单无误后由总负责人将外校订单发到省活动协调中心。由于本次活动在这个环节有出现一些纰漏，我将在最后注意事项中重点强调该点。
④财务管理：每个时段的负责人交接时必须进行订单与财务的清点。各点负责人回收订单时也必须与时段负责人当面清点。每天的财务都必须汇总到各点
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负责人手里。至于活动中各项物资的采购与支出，项目负责人先行垫付，活动结束后凭发票统一报销。（各负责人务必保留好相应的收据发票）
五、水果采购保养及包装发送
水果采购：
1、市场调查。今年主要调查了学校周边各水果店的水果价格、大致水果批发价格及其上限。（这个要在准备活动时就开始进行）
2、货源确定。我们通过对调查回来的数据进行比对后，选取了其中所给价格最低（尤其是苹果价格低），质量又会较好的水果商作为水果货源。（但切记只联系一家水果店。）
3、水果购买。水果购买时，一定要擦亮眼睛，把水果商给我们的水果中的坏果和与之前商定的质量相差较大的水果挑出退还老板。还有尽量多挑毛病，以增加和老板谈价格的筹码。
4、水果储存保养。其中香蕉、杨桃、木瓜、雪梨的储存保养特别需要注意。今年我们采取的办法是选购还未完全成熟的香蕉和杨桃，对雪梨、木瓜容易摔坏的我们分开存放尽量不从叠累压。
水果包装及发送：这需要较多的人手，我们今年发动了协会中的大部分干事、部分会员及舍友等一起帮忙。还有把水果贺卡分区、楼发送。无地址的及时联系，还联系不上的就整理好准备退回原校。
六、后续工作
1)本校水果退单整理：今年我们是采取各点负责人别负责各自点的水果退单退款事宜。
2)外校水果退单整理：由总负责人联系省中心下载外校退回的水果订单。再分回各点负责人处联系退款事宜。
3)活动款项、经费结算：各点负责人分别将活动中各项支出、活动的所有实际收益列出。再最终汇总。将多余的收益交到协会分管财务的部长手中。
七、活动反思。
本次活动虽然遇到了不少问题，但在协会上下的共同努力下总算是圆满结束。其中有一些重点问题有必要进行认真反思。尤其是下面的第3、4点及第8点。
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1、水果种类及价格的确定的问题。本次活动中我们在水果价格确定上虽讨
论过多次但还是出现了一些问题。首先是价格方面确定的初始值过低，其直接后果是我们活动风险增大。虽然后面做了些调整，但却引发我们后来与中心协调时出现上报的价目表中心没有接收到的情况；其次，在水果种类方面，在最终进水果时就出现有些水果已经过季无法购买到的情况。试行解决方案:在草拟出价目表后征求一下上一届办过该活动的老会员的意见，看水果的价格和种类确定的是否合理，在最终经各负责人商讨确定。2、宣传问题。本次活动在宣传上虽没有出现大的纰漏但小问题还是有的。
首先是扫楼宣传中时间安排上太过晚：8点半开始组织（9点多才开始），且会员对活动了解不够；其次是海报宣传中需要展板数量较多，协会内部的展板不够用，因此导致宣传时间延后；最后，网络宣传上今年做的不够有待改进。试行解决方案:要将时间适当调前，适当的增加给干事会员讲解活动内容、性质的次数。3、水果订单的统计问题。本次活动在这里出现了较大的纰漏。给活动造成
较大麻烦，直接增加了各负责人的工作量并造成协会较大的经济损失，影响到了协会声誉。首先是各负责人在订单录入时没统一各高校名称，而总负责人在上传中心时也没有发现这一问题，再加上中心负责人在筛选我们送往各高校订单时也没注意到。因此直接导致60多个订单在检索时被输漏；其次是1堂在订单录入时出现漏输现象致使这小部分订单直接无法送出；4、活动项目支出问题。主要强调一下，要注意做好支出的统计及相关收据
或发票的保留。5、水果购买问题。要注意多联系几家水果店（也就是多联系一些水果货源）
以减小商家临时违约造成的损失。6、水果退单退款问题。今年由于是分开收款所以相应的退单也由各堂负责
人负责各自退款事宜。退款时要注意向送水果人解释清楚水果没送到的原因，并对其表示我们的歉意。同时也要做好退款登记。7、活动过程的证据保留问题。活动的每一个过程我们都要做好活动证据保
留：照相，会议记录。这些对后面的工作都有较大的用处。
化工系七禾页环保协会
201*年1月3日
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