专业秘书课程总结报告
专业秘书课程培训总结报告
培训时间：201*年4月15、16日培训师资：台湾讲师童兴骢
两天的“专业秘书课程”结束了，童老师亲切的笑容、丰富的讲授内容一直还在我的脑海中久久不能忘记。“细节做到最好，就是我的成功”，是我从此次培训课程中学到的，它教会我要做一个有细心、耐心、同情心、爱心和感激心的秘书，要做一个比别人多一颗心的人。
现将两天的培训课程总结如下：一、做秘书的条件
首先你要有耐心、信心、忠心；要有积极、主动、热情的工作态度；更要有谨慎、圆滑、细致的工作方式，这些都是做一名专业秘书的必要条件。
二、如何提高工作效率1、高效的档案管理技巧
理想的档案管理原则应该是正确、简明和经济的。
正确：即档案的分类及存放正确，在我们调阅某一档案时，能够迅速找到，查阅后也要正确地放回原处，不可随手乱放。
简明：即档案的分类、存放和使用方法简明，让公司的相关人员都能清楚了解，使上司或其他同事可以随时取用参考。
经济：档案所占的位置越小越好，因此要确定档案保存的年限，适时进行销毁，清理已经失效的档案。简明的档案分类方法
我们的档案可分为待办事项档、待归档、待读档、参考档、名片档和剪报档六类，用于进行日常工作的处理。共同分享：
a、用一个特殊颜色的文件夹，把所有需要在今天完成的工作放在这个文件夹里面，并做到日清日毕；
b、将一个多页资料夹按日期分为31天，将在未来日子发生需处理的文件按日期放在资料夹里面，并在每天下班前将明天需处理的文件放在当日需完成的工作文件夹内，以免文件丢失；c、对于听证会、招待酒会等重要工作要设立一个专案文件夹，将相关资料全部放在里面，方便调阅和存放；d、开设一个包含航班时刻表、火车时刻表、酒店联络表、地图等参考资料的文档，用于日常使用。2、时间管理技巧时间管理的基本思考过程共同分享：寻求支援不知道任何事情拒绝做授权别人做必需做吗？否否是需亲自做吗？是延迟做否应立刻做吗？是如何做？马上做a、每天下班前列出明天的“应做事项”并按优先顺序进行排列；b、每周五下班前做出下周全周的工作计划安排，并设定预计完成时间；c、在工作空档，计算全天尚未过完的时间，如发现自己在拖延，要将大计划分成数个小工作进行，并个个击破；d、在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作；e、每件物品和文件要有固定存放的位置，减少不必要的时间消耗；f、学习拒绝的技巧。3、会议管理技巧会议按分类方式不同可分为定期会议、不定期会议；小型会议、中型会议、大型会议；公司内召开会议和公司外召开会议等七种。
会议管理的四个阶段
了解会议目的；设计会议流程；会议执行与协调；会后检讨与跟催共同分享：
a、公司内召开会议：
提前确定会议议程及各项议程的汇报人和汇报时间，尽量减少临时议题，并将会议通知提前三天发给与会人员；
检查投影机、白板用品、冷气开关等物品，做好会前准备工作；在会议室准备一个时钟，提醒与会人员会议召开的时间。b、大型会议：
在会议前期制定出一套详细的会议规划流程，确定会议地点、参会人员、会议预算；
送给客人的礼物一定要提前预订或者购买；送给外国客人的礼物最好是本国特产物品，并且最好是独一无二的。
4、为上司安排行程的技巧
行程安排一般分为事前准备、出发当日物品检查、出发后工作处理及回来后工作处理四个阶段。
事前准备阶段：即提前做好上司出差期间的日程安排、上司名片准备、公司联络电话表准备等工作；
出发当日的工作：提前做好车辆安排、检查是否有遗漏的物品；
出发后工作处理：处理例行文件和信函、出差期间电话留言记录、安排上司回来后的约会、做好来往文件和信函的分类和记录；
上司回来后的工作：电话留言和信件分类交给上司、处理出差费用报销等工作。共同分享：
a、提前做好机票、身份证、信用卡等相关证件的备份，以备不时之需；b、通知要在上司离开前必须见他的人，保证工作时效；c、公司的紧急工作请示，可由司机接机时直接带给上司；
d、设立专案文件夹，将上司出差期间需要汇报和公司发生的重大事情做以整理，形成出差期间公司工作情况汇报文件。
三、办公室礼仪规范1、电话礼仪与应对技巧
在公司的经营发展中电话扮演着内外连系工作的第一线角色，客户满意与否，常常在这一线之间。因此，良好语言规范的使用便成为解决问题的有利工具，一旦使用不当就会形成困扰。
共同分享：
a、电话响过三声后再去接听，在三声响铃过程中调试自己的心态，以愉快的声调去接听电话；
b、接听电话时首先说出自己的正确身份（自己的名字、所在部门或者公司名称）
c、注意听，并认真的回答对方所提出的问题，不要匆忙，这样能迅速在对方心中建立好的印象；
d、让对方先结束谈话，待对方挂断电话后再将话筒放回去是电话接听的一种基本礼节；
e、同时接听几个电话时，注意将等待的话机设成音乐录音，以免泄露公司机密；
f、在日常工作中编制一本常用的电话号码簿；
g、在接听电话时禁忌不理不采、冷淡敷衍、语气不耐、出言顶撞。
2、客户接待礼仪共同分享：
a、在接待客户时，给人的第一印象应该亲切、微笑、诚意；b、对到访的所有客人都应该一视同仁；c、在客人等候时要奉上水和公司刊物；
d、引导客人应配合客人的步调；走路时应该让客人走在内侧；走楼梯时上楼跟随在客人后面，下楼走在客人前面。
“工作无止境，学而知不足”。两天的培训结束了，很多在工作中遇到的问题和困难都在课程中找到了答案，它使我懂得了秘书的真正含义，了解了秘书工作的附加价值，使我更加有信心的去做好我的秘书工作。
扩展阅读：文秘教育专业综合实践课程总结
文秘教育专业综合实践课程总结
为了提高文秘教育专业学生对本专业的认识，强化自身专业实践能力，在本学期，充分发挥小班制教学的优势，李老师的指导下，我们文秘教育一班基本圆满结束了专业综合实践课程的学习。细细回顾开来，整学期的课程安排条理分明、脉络清晰。现总结如下。
一专业实践课程包括内容（一）基本礼仪巩固与学习
我将其分为两个部分，理论与实践两部分。学习内容包括握手、打招呼、接发名片、接打电话、礼貌用语、秘书紧急情况应急等。全班基本分成两人一组，全程模拟演练。
秘书紧急情况应急模拟为课程特色。几人一组，设定场景，而模拟秘书却对所要应对的情况一无所知。锻炼秘书的应急能力，超现实的训练。
视频学习内容为《周思敏：时尚礼仪教学》。简单易懂，便于现场操作。（二）人才市场调查
借助在南校举行的山东省201*年春季农林水类专业人才招聘会，让同学们进一步了解大学生就业市场的信息，特别是文秘人员的市场需求情况，锻炼学生的沟通能力、调研能力、写作能力和文字表达能力等，为以后的就业积累社会实践经验；让同学们更好的了解社会需求，认清就业形势明确学习方向，更扎实的学习本专业知识，做到有所侧重，为自身全面发展奠定基础；同时可提高文秘专业知名度和美誉度，增强文秘专业的实力，提高山东农业大学文秘专业在社会上的影响力，从而扩展就业市场，吸引更多的公司和企业来我校招聘文秘人才。
（三）应用文体学习
1、练习到的应用文种：活动策划方案、通知、消息、会议记录、会议纪要、总结、简报、邀请函等
2、政府红头文件的排版练习。根据李老师提供的政府公文版面格式要求，同学们自己动手排版。应用文写作不仅需要扎实的文字功底，熟练地文字处理能力、严谨的工作态度也是不可或缺的。
（四）秘书节活动策划方案
借第五十六届国际秘书节暨我校第四届秘书节到来之际的契机，李老师布置大家完成秘书节活动策划的方案。要求考虑实际，方案切实可行。活动主题、时间、地点、节目安排、参演人员、观看人员、经费筹集等问题都要涉及进来，并阐述清楚。
方案完成后以电子版的形式在全班同学面前展示，并加以讲解。老师现场提问。刘礼锟同学的方案详实得当、可行性强，受到大家的一致好评，成为学习榜样。
（五）驻泰报社考察
现场参观《泰安日报》社、《泰山晨刊》社、《中华泰山网》、《齐鲁晚报》驻泰机构。参观结束后，回顾考察过程，完成《驻泰报社考察活动方案》等书面材料，通过积累的经验重新策划模拟。要求各实际问题都考虑全面，方案切实可行。如，考察前的准备、与报社的沟通与交流、本班同学的号召与安排等方面。
（六）总结交流会议安排
此项活动的进行依附于上述的驻泰报社考察活动。全班共分6个小组，5人一组。包括会前工作、会中工作、会后工作三大部分。要求每人代本小组写一份会议活动方案：①会议目的；②会议名称；③会议议题；④会议议程；⑤会议通知和发出方式；⑥画出会场布置方式示意图并说明理由。会议举行过程中，各组要：①自荐一名会议主持人；②布置会场；③组
织口头总结交流，会后每人根据会议记录，整理一份会议纪要，并写出一份会议简报。
（七）宴会活动策划
1、课上学习内容：宴会席位安排、宴会礼仪正式宴会餐桌上讲究“吃相”、宴会礼仪秘书在正规宴会上如何敬酒、宴会礼仪秘书在正规宴会上如何敬茶、喝酒前的准备等。
2、每人设计一份接待与宴会筹备方案。内容包括：①接待与宴会活动目的、任务②人均餐费标准、经费来源与分配；③游览、娱乐和宴会地点、时间、人员、路线安排表；④房间、桌次、席位安排示意图；⑤费用结算；⑥电话联络、落实记录；⑦通知内容与发出时间、方式；⑧结束、返校；⑨新闻报道、总结交流会安排。
因为各种原因，只进行了宴会前的考察组织筹备工作，尚未真正实施。对于本人来说，还是很期待宴会的真正举行。
二专业实践课程学习的感悟
(一)文字功底最重要。此种提法，对于文秘专业的学生来说，并不为过。虽然本学期进行的是综合实践，但这些相对来说规模较大的活动都是以方案为指导的。记得大一入学专业教育时，老师很诚恳的告诉我们，作为文秘专业的学生，要有“好文笔、好书法、好口才”。当时只觉挺新鲜，现在细细想来，真是受用。
对各种文体要了如指掌，格式排版应用熟练，这是最基本，也是最高的要求。要想达到，就要多练习。熟能生巧。
（二）切勿一心只读圣贤书，忽视人际关系处理的重要性。送往迎来、打造通达的人际关系网络，才能为领导工作创造良好的人际氛围。在课程实践的学习中，在人才市场调查中发生的两件事情令我影响深刻。一是，，王凯与滕菲菲同学自然、大方的同记者交谈，表现较好。另一件事是，部分同学怯于向招聘单位发放调查问卷，影响调查进程。从这正反两个例子中，可以很简单的体会到处理人际关系、沟通的重要性。
（三）充分的准备是成功的一半。我们常说“良好的开始是成功的一半”.。但是，不要忽视了，良好的开始是以充分的准备做基础的。对一件事情，从思想上重视，并身体力行，才有可能收到预想的效果。在报社考察活动中，没有让大家提前准备、浏览3个报纸；也没有提前准备，考察时浏览参观考察2个报社秘书部门（即办公室）、秘书人员和办公自动化设备使用情况及整个组织架构。从而没有利用好难得的考察机会。
（四）认真对待你决定要去做的任何一件事情。这与（三）是一脉相通的。既然决定了就要认真去做，态度决定一切。付出同样的时间和精力，多一份认真，就会收到意想不到的结果。
三在课程学习中发现自身和课程设置的不足之处（一）就自身来说
1、缺乏踏实、严谨的学习态度。可能也是由于课程设置基本上是模拟性质的，虚度条件不允许自己全身心的投入到训练中去。但是，在课程学习期间所暴露出的自身浮躁、不够踏实的问题是不能忽视的。一定程度上还存在“做错事怕挨批，干脆能不做就不做”的错误思想。对于不起眼的演练，没有动脑想办法怎样将其做的更好。上课期间，比如说，如何排版才会使视觉效果更好、接打电话时怎样挂断才会更有礼貌等细节问题没有静下心来认真考虑，得过且过。、
令我印象最深刻的是，在宴会策划活动中，没有实地考察，而是通过电话的形式，根本没有全面、彻底的了解到各个饭店的具体情况，导致方案不成功。
2、缺乏完善、全面的专业知识。专业知识掌握不完善，文字应用水平亟待提高。文秘人员应该掌握的一些数据和文体常识，只知道大概，没有研学透彻。写材料的时候才感到力不从心，许多词汇写不出来。如，在报社考察活动的总结交流会后，老师要求我们写简报，
才意识到无从下手，经过老师讲解和查阅资料才写出来的。做为文秘专业的学生，这是很不应该的。
3、缺乏沟通、交流的主动意识。学习缺乏主动性，遇到问题总是等老师或小秘书指示，不积极通过提高自身能力来解决问题。上课没有认真听讲，对于老师安排任务的许多细节没有认真听讲，执行任务时蛮干，不与同学交流，导致经常出现偏差。虽然不碍大局，但影响整体效果。
在报社考察活动中，没有主动的向平时难以接触到的记者编辑们询问感兴趣的话题，反而等着他们向自己介绍，这是相当被动的学习与交流方法。
课后不与老师交流，认为老师不苟言笑、严肃的观念根深蒂固。其实，通过与小秘书王凯同学的交流，了解到老师其实并不是想象中的那样。他其实是想同我们打成一片，成为我们的朋友。刚意识到课程要结束，老师以后不再给我们授课时才发现，少了一位良师益友。
4、缺乏主动总结、反省的自觉意识。“人非圣贤，孰能无过？过而改之，善莫大焉。”自己在课程学习期间没有记录反省自己的表现和学习情况，意识不到实践方法的对错，错过了把改进应用于实践的机会，也就错过了实现自身进步的机会。
（二）就课程设置来说
这也与是第一次开设本课程有关，老师和同学都处于探索阶段。课程结束了，总结开来，效果还是很不错的。但是，也存在些许不足。
1、课程设置有时混乱，不能较好把握课程进度。报社参观活动与应用文指导交叉进行，宴会活动与视频教学交叉进行，导致教学分散。
2、老师、同学两者缺乏及时、必要的沟通与交流，影响教学效果。
当然，作为新生课程，出现这些问题都是在所难免的。希望老师在注意，在下次授课中引以为戒。
四改进措施
1、认真学习专业知识，脚踏实地。虽然专业实践课程强调的是实践能力，但是，真正标准的活动开展都是以活动策划或规划来开展的。在以后的学习中，不断的自我加压，以更高的标准，更严的要求，更踏实的学习作风要求自己。严格杜绝学习无用论的思想，不仅是学习专业课知识，也要涉及其他方面；不仅是现在学习，以后也要学习，学无止境。只有不断学习，不断充实自己，才能不落伍，才能进步。
2、主动扩展人际网络，加强交流。在今后的学习和生活中，多主动与别人交流。积累话题，知道与陌生人聊什么，对领导说什么，向上级汇报什么。要有谨慎的态度，更不要害怕出错，在沟通的基础上充分发挥主观能动性，放手去做。
3、时刻注意学习，将理论用于实践。作为文秘学子，要注意学习领导的做事风格和方法，与人交往时学习交际的方法，读书报时学习写法的方法，甚至在看到保洁员到扫卫生时也可以询问一下如何才能把地扫的更干净。没有必要刻意的去学习什么，从每一件小事做起，从每一个细节做起，仔细观察身边的小事，注意积累，就会受益匪浅。
为期一学期的文秘教育专业综合课程实践已经结束。个人感觉受益匪浅，只叹时间太短。希望还有更多的机会来实践。但是，进一步想，一点一滴的生活都是教材，一言一行都是实践；课程结束了，学习与实践却是无止境的。
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