会计档案整理方法
会计档案整理方法
一、会计档案的归档范围：
会计档案，是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、日记账、明细账、辅助账等；
（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告及相关文字分析材料等；（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、以及会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业材料。
各单位的预算、财务计划、财务工作总结、财务工作制度等文件材料不属于会计档案范围，应归入文书档案整理保管。二、会计档案的整理与管理：（一）具体分工：
1、会计人员负责会计档案的收集、整理、编目、移交等工作。
2、档案人员负责会计档案的接收、保管和查阅服务工作，并负责会同会计人员对到期会计档案进行鉴定与销毁。（二）整理方法和要求：1、会计凭证类：
（1）装订：使用标准、统一的档案装具；每月10日前，完成上月会计凭证的整理装订任务；每本凭证装订角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超过2.5厘米；装订时“备考表”一面应朝里；
（2）会计凭证卷皮填写规范：A、封皮的填写：
①上端“会计档案”前面空白处，填写单位全称或通用简称；②“立卷部门”项:填写本单位财务机构名称；③“类别”项：应填写“会计凭证”；
④“案卷名称”项：根据分类在括号里填写“收款”、“付款”、“转账”等字样；⑤“起止日期”项：填写本册会计凭证中第一张记账凭证的日期和最后一张记账凭证的日期，年月日均不得省略；
⑥“凭证编号”项：填写本册会计凭证第一张记账凭证的编号和最后一张记账凭证的编号，如只有一张则只在“至第号止”处填写本张编号；⑦“保管期限”项：填写“15年”；
⑧“册数”项：填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号；⑨“归档号”项：填写本册会计凭证在本年度会计凭证中的排序编号；
⑩“全宗号”项：填写有关档案馆给本单位档案确定的代号。如未确定，暂不填写；○11“目录号”项：填写登记本册会计凭证的目录本的编号；
○12“案卷号”项：填写本册会计凭证在本单位档案室内全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。注意：
保管期限：凭证15年；总账、明细账15年；现金日记账、银行日记账25年；月度、季度、半年度财务报告5年，年度预算、决算报告永久；银行余额调节表、银行对账单5年，会计档案销毁清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册永久。目录号：凭证3、账簿2、报表1凭证：31或32、、、、账簿：211或212、、、、221或222、、、报表：111或112、、、、121或122、、、、即：种类期限第几本案卷号：5个流水号
B、备考表的填写：如无问题，则本栏不填写。C、包角纸的填写：与封面相关内容相同。（3）盖章要求：
A、封皮正面下方3处（私章）B、备考表下方2处（私章）C、包角处骑缝章（私章）（4）填写凭证盒的技术要求：
A、“全宗号”、“目录号”、“年月”、“案卷号”、“归档号”、“保管期限”项等，应选购或刻制大小适当的数字章，统一盖上去；
B、“永久”和“单位名称”项，应刻制大小适当的条形章统一盖上去；C、印泥色彩统一红色
D、盖章位置统一居中、年年一致。注意：盒脊与盒面相同。
装盒要求：凭证：既不能跨年也不能跨月。（5）案卷目录填写规范：
按整理好的会计档案逐册逐卷进行登记。2、会计账簿类：(参照会计凭证相关规定)（1）装订：
死页账，无需拆开，如果已经印刷了页码则无需编页码，但在装订时注意皮子和皮子装订（不能用胶水粘）。
活页账，要拆开，将正反面都是空白的帐页抽出，换上标准档案卷皮重新装订，然后统一用铅笔编写页码。编页码时，注意正反面都要编页码，正面有数据记载的页码编写在右上角，背面有数据记载的页码编写在左上角，无任何数据记载的一面不编页码（每本账簿都从”1”开始,一本一个顺序号）。
（2）会计账簿卷皮、备考表填写规范（3）盖章要求
备考表下方2枚（私章）（4）填写账簿盒的技术要求
注意：装盒时，既不能跨年也不能跨期限（5）会计账簿类案卷目录填写规范
3、财务报告类：（参照会计帐簿相关规定）（1）装订：每年的财务报告按期限分别进行整理，装订，每卷厚度一般不超过2厘米，然后用铅笔统一编页码（方法同活页账）。
注意:日报、旬报，半月报可不立卷归档，由财务部门视具体情况保存使用并进行处理。（2）财务报告卷皮、备考表填写规范（3）盖章要求
（4）填写财务报告盒的技术要求（5）案卷目录填写规范三、会计档案销毁程序：
（一）本单位档案机构、会计机构派员共同组成鉴定小组；对已满或超过保管期限且打算销毁的会计档案逐卷进行鉴定，抽出正在项目建设期间的基建项目会计档案和未结清债权债务有关的原始凭证及会计账簿继续保管；
（二）编制销毁清册、提出销毁意见；（三）单位负责人签署意见；
（四）由本单位档案机构、会计机构共同派员监销，同时要有同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门同时要有同级统计部门派员参加监销；
（五）销毁后，监销人员在销毁清册上签名或盖章，并加盖单位公章，将销毁情况报告本单位负责人。
扩展阅读：会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。
二、会计档案材料归档范围
根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。（一）会计凭证：
会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。
综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。（二）会计帐簿：
会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：
１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；２、分类帐簿：
分类帐簿分总帐和明细帐两种
（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。（三）会计报表：
会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；
３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）（四）工资表：
工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。（五）综合管理：
综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。
三、会计档案立卷整理
（一）会计档案材料保管期限鉴定：
会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。
１、凭证保管期限：
（１）涉及外事，对私资改造材料永久
（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管永久（３）建设银行凭证及附件25年
（４）一般凭证作短期15年其整理模式如下（以下属类同样）Ｄ─Ｏ│││
││└───案卷号
│└─────财务档案二级类目（属类）代号└──────财会档案一级类目代号２、帐簿保管期限：
（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐25年（２）总帐15年（３）明细帐15年（４）辅助帐10年３、会计报表保管期限：（１）年终报表，各单位年度预决算报表永久（２）汇总报表及需要说明、分析的文字材料永久（３）旬报、月报、季报15年（４）基层报表3--5年
我区会计报表主要有下面几种：（１）向区财局报的各类报表；（２）向区统计局报的各类报表；
（３）向上级有关主管部门报的各类报表。４、工资表保管期限：
（１）工资发放名册、卡片25年（２）工资转移、证明、通知存根25年（３）各种奖金发放名册、卡片25年５、综合管理材料保管期限：
（１）上级有关财务会计工作的文件永久
（２）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复永久（３）会计档案移交保管、销毁清册永久
（４）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料短期
以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。（二）会计档案整理：１、会计凭证整理
每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从１号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。２、帐簿整理立卷
每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。３、会计报表整理
按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立.4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。
每一案卷３０至６０页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。４、工资表立卷
工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。５、综合管理材料整理
各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。（三）会计档案编目
会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。
四、会计档案移交保管利用
（一）档案移交
每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。（二）档案保管会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊情况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合要求的，必须按规范要求重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管，方便查找。财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、.5.系统、准确，卷内材料排列、编号是否符合要求，凡不符合要求的案卷，档案室有权拒绝接收，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。（三）利用
会计档案利用，主要有三方面：（１）会计分析利用档案；（２）会计检查使用档案；（３）日常查考利用档案。
利用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，利用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃处理。五、鉴定、销毁（一）鉴定
会计档案鉴定分三步：
１、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见；
２、复查鉴定。在初步鉴定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正；
３、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，确定无保存价值的档案作出销毁结论。（二）销毁
销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。
对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。附：《会计档案名词说明》
全宗号──是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6.目录号──是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第１号，第二本目录为第２号，第三本目录为第３号。如此类推。
案卷号──是档案的总流水号。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷号就从１逐编到５１号；１９９０年又立有２０个案卷，案卷号从５２开始，排到７１号，以后每年案卷如此类推。
案卷目录──是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。
卷内目录──是登记卷内每份文件标题（内容）的目录。以一份文件为单位填盖在相应的卷内目录表格里。
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