团购购物卡项目工作汇报(第二次)
奥莱团购、购物卡项目小组工作进展汇报
一、项目小组制定内容：（一）、华盛购物卡（消费卡）流程（二）、奥莱门店团购流程
二、流程概况及说明（一）、团购流程团购流程执行图：
客户开发（自行上门）接待谈判，协商成交/买单/定金备货/送货/提货员工奖励/提成
1、团购分为两种形式：购物卡与商品，其中商品团购又分为自营
商品团购与联营（专柜）商品团购。
2、联营专柜的商品不适用本团购流程，团购接待人员只是起到协
助的作用（介绍奥莱，品牌，介绍团购客户上门等工作）。不应损失毛利来参与联营专柜的团购。（特殊情况须华盛公司总经理或招商采购总经理审批）
3、只有自营商品或购物卡适用本团购销售流程；购物卡的团购参
照购物卡管理流程操作。对于自营商品的团购可以按照以下步骤进行：
1)团购定义：20件以上或者金额超过3000元。（有待商榷）2)客户范围：个人，机关团体，企事业单位等
3)购买方式：即购即付，款到发货，禁止先提货后买单操作，可以
接受购物卡，现金，银行卡及支票等付款方式（购物卡不能享受任何折扣，特殊情况报总经理审批,支票或信用卡需在款项打入公司账户后才能发货。）
4)团购的让利是以折扣的形式体现，须核算综合毛利率。（综合毛利率设置一个最低值，在这个范围内门店可以直接操作，超出范围需要华盛总经理与采购总经理审批。系统中必须设定一个可以计算综合毛利率的模块）
5)如涉及需调整商品进价以确保团购毛利，门店必须取得对应商品采购的同意确认并签字（价格和数量），系统中进价更改后，才能进行操作。
6)客户确定购买意向后，财务应收取一定的定金，定金为团购金额的20%，定金可以冲抵应收货款，也可退还顾客，退还方式按照交定金的方式操作。顾客违约，须返还所有定金。
7)团购小组需要记录每单团购记录，因为后期需要有团购销售预算（如果系统中能识别最好）
8)团购客户开发，资料维护，并定期拜访
9)货源准备：顾客确定后需要进行相关商品的货源准备。（由柜台负责人准备）
10)提货方式：顾客自提或者送货。送货时必须要有电脑收银小票与团购出货单，必须要有防损部经理的签字确认方可出货。团购出货单需要顾客签收签字才有效。
11)团购商品一经售出，不容许退换。如有质量问题，可以采取换货
的措施。
4、员工的提成是根据此单团购的金额和总毛利额两方面的数据综
合计算而得。员工提升以现金（工资）的形式体现。5、顾客佣金，以购物卡的形式返佣，具体返佣点需要财务根据此
单团购的金额与综合毛利计算而得。（系统模块中自动生成最好）
（二）购物卡（消费卡）流程流程执行图：
客户开发（自行上门）接待谈判，协商成交/付款购卡（入账）开卡消费收回
1、购物卡：是公司发售的一种可购买商品的购物凭证。具有现金的特征。可以选择现金、支票、银行卡等支付方式购买。使用范围：富豪酒店，华丽城酒店，华盛系统（暂定范围，可否使用到整个华南城？）2、购物卡的售前管理
1)市场部设计版面并印刷（要求：磁卡，可刷卡，方面后期门店操作）
2)财务部定期去集团财务处领取空卡，清点数量，核对卡号，台账记录空卡库存，并妥善保管（系统中设定好对应的卡号）
3、购物卡的销售管理
1)分为收款，制单，发卡，开发票，入账，激活六个步骤。2)收款：顾客在《购卡登记表》中填写购卡要求和客户资料，并用现金，银行卡或者支票等方式进行付款，对于现金付款加盖“现金收讫”的章，对于支票或银行卡购卡的还需“购卡登记表”上注明“支票”或“银行卡”字样。（信用卡的刷卡要特别注意）3)制单：根据顾客在购卡登记表中的信息，将购卡单位、购卡金额、
卡种、面额、张数、赠卡比率、支付方式等录入售卡系统中，其中支票购卡的，一定要登记联系电话和姓名。制单完成后打印出“收款通知单”。（收款通知单上有系统默认的卡号）4)发卡：根据“收款通知单”上的卡号，找出对应的卡，并核对每张卡面卡号和系统卡号是否一致，以及核对卡的面值和“收款通知单”上是否一致。核对无误后，在卡面上贴上金额标签。同时将卡和收款通知单交顾客核对，顾客核对无误后，要求顾客在“收款通知单”上签收人处签名，并收回“收款通知单”。（卡还未激活，所有的卡均是第二天激活使用，支票购买的要根据入账时间再来激活）
5)开发票：可以根据顾客所付的实际金额进行开普通发票，内容目
前只能参照华南城的操作，开“日用品”
6)入账：售卡结束后要对售卡的金额进行入账操作，现金与银行卡
可以当天入账，支票需要转账成功后再进行入账操作。7)激活：款项入账成功后要进行卡的激活，确保顾客的正常使用。
4、购物卡的售后管理
售后管理主要包括换卡、冻结/解冻结、挂失/解挂失、回收、卡内余额修补以及退卡等相关操作。
1)换卡，是指对已售出的但没有进行任何消费的购物卡，根据持有人的要求，进行组合或拆分的操作。
a)指已售出，并且已入账，但没有进行消费的购物卡b)进行换卡前，需先核对卡面的号码，卡面金额是否和系统记录一致，并检查卡是否处于正常状态c)进行换卡操作时，需收取相应的工本费（10元/张）d)换卡操作，通过系统中的“购物卡换卡模块”实现e)对换入的旧卡，进行剪角回收。
2)冻结,是指对已售出并已入账的购物卡，因入账错误或其他异常情况采取的应急措施，确保购物卡暂时无法进行消费，待异常情况消除后，再进行解冻结，可继续消费。（冻结模块）3)挂失，主要是指因为持卡人不慎遗失、被抢、被盗等原因，由持卡人主动向售卡点工作人员提出对相应的应急措施，以减少持卡人的损失。a)挂失时，顾客首先要说明原因，准确卡号和余额、并出示本人的有效身份证或单位证明等。严重挂失，还须要求顾客出示相关报案证明和报案回执。b)如顾客找到，可凭个人有效身份证明前来办理解挂失。c)如顾客所挂失的卡自挂失之日起一个月（时间限制每个公司不一样）之后仍无着落的，门店须先进行挂失卡解挂后，再进行换卡处理。（由于挂失风险较大，以上的挂失操作可否进行？）
4)回收，卡内余额小于一元时，剪角回收。财务需要清理卡内余
额
5)卡磁条加磁，是指顾客在持卡消费时，因磁条无磁无法进行消费时，应及时给予购物卡加磁。
6)卡内余额修补，是指当顾客在持卡进行销售时出现多扣卡内金额的情况。（能否设置只能少刷，不能多刷的系统？）
7)退卡，一般情况下，购物卡一经售出，不论是否进行了消费，都不得办理退卡事宜。如有特殊情况，需经华盛商业发展有限公司的总经理和财务总经理同意，再做处理。
5、购物卡的返利政策：需要财务部进一步确定。
6、争执点：
1)购物卡的有效期设置为6个月，从激活开始算起（从第一次刷卡算起），有效期过后系统直接清空（清零）。（此项操作还有待商榷）
2)购物卡的面值：从100元-201*元，只能为整数，例如100,200,300等根据顾客的要求要制定。
3)团购时可以使用购物卡，但是不能再享受任何折扣。
扩展阅读：购物卡管理办法
大城县盛泰超市有限公司
购物卡管理材料
购物卡名称：大城县盛泰超市有限公司购物卡
一为确保购物卡发放流程的准确、顺利，保证购物卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。
二本办法所称购物卡，是可以在大城县盛泰超市有限公司购物时使用的购物卡。
三购物卡的进销存业务由财务部负责，信息部对该业务进行配合。业务部门均须配备专职操作人员做此项工作，并明确责任。
四购物卡业务的职能部门分工
（一）设团购管理中心，落实负责人（主管级），负责定制、前台售卡的需求统计、备用卡领用、销售、售后服务等前台销售管理工作。
（二）财务部负责购物卡的保管、开户、开通、充值、复核；执行与购卡单位的衔接工作，并且负责监督购物卡的使用。
（三）信息部保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。
五空白购物卡的定制、验收、入库
（一）定制。财务部根据市场需求，按季度制定购物卡需求计划，确保常备10万元的各面值卡；在重大节假日前要提前制定节日用卡需求计划，一律交由采购部门进行采购。
(二)验收。按批次抽检空白购物卡的卡面印刷质量及数量后将定制的购物卡交付财务部，财务部在与需求计划核对后交本部保管员入库。
（三）入库。财务部保管员负责空白购物卡的保管。六资金管理
（一）、我公司对预收资金进行严格管理。只用于主营业务，不得用于不动产、股权、证券等投资或借贷。
（二）预收金额不得超过上一年度的40%。存管资金比例不低于上已季度预收金额的20%。购物卡开户、开通、充值、复核、交付
（三）财务部根据市场情况制定购物卡需求计划表。（四）由财务部保管员填写《购物卡注册单》由财务部记账。（五）财务部专职人员根据《购物卡注册单》开户、开通、充值、复核完成。在刷卡写磁前应核对每盒购物卡的初始卡号，并在刷卡写磁、开通、充值后进行复核，以核实系统号与磁卡号的准确性，财务部安排两人以上复核，复核率达到100%。
（六）对无法刷卡写磁的购物卡，由专职人员按照废卡处理规定办理。
（七）交付。团购管理中心与财务部在《购物卡交接单》上签字后，将已充值购物卡交付团购管理中心，财务部以《购物卡交接单》作为入账凭证，形成购物卡库存。
七购物卡的领用
（一）日常待售备用卡的领用。团购管理中心负责人按一天售卡量到财务部领备用卡，一旦接收视为已经核对无误。
（二）大宗团购卡的领用：团购管理中心需在重大节日前合理时间向财务部提供明确面值、数量、总金额的备用卡需求申请。领卡时，由团购管理中心业务人员陪同团购单位一同到财务部取卡，标明折扣折扣率、折扣额、付款时间、发票要求等事项，由团购单位经办人和团购管理中心人员签字。
（三）团购管理中心负责人对备用卡按照现金管理规范使用金柜进行保管。
八服务及纠纷处理要求：售卡、退卡、调换、补磁（一）销售
（1）团购管理中心日常售卡根据《购物卡售卡单》操作，一式两联，一联在售卡当日与现金一同交由财务记账，二联由售
卡单位留存备查。同时，团购管理中心需接受财务部每周不低于两次的购物卡及现金对应复查。
（2）节假日大宗售卡，根据本《办法》中“购物卡的领用”条款由团购管理中心辅助财务部办理售卡工作。
（3）购卡人接收购物卡时，必须由售卡人在前台销售管理系统的外挂程序中进行复核确认。签署《购物卡售卡单》（单位购卡暂不付款的需加盖购卡单位公章）时进行交付。
（4）团购管理中心需对团购卡暂时赊欠万元以上者保留其身份证明，对大宗购卡单位需保留其工商执照复印件、税务登记复印件、经办人身份证明等资料，已备相关职能部门复查。
（二）退卡
（1）因系统问题或它正当原因需作退卡处理的，售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，财务部经理签署意见后执行退卡。
（2）财务部接收退卡后作清零、消磁、入库备售或作废处理。
（三）调换
顾客因消磁、卡损或改变面额等原因需要调换购物卡的，售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，财务部经理签署意见后给
予调换。原卡执行退卡程序，新卡执行销售程序，废卡执行废卡处理规定。
（四）补磁
无需调换的消磁卡，财务室直接给予补磁，即时办理。（五）纠纷处理，按照不违反第八条的情况下，协商解决。九资金管理及库存盘点。
备用卡保管员在每月末对备用卡进行盘点，财务部责成其他人员会同团购管理中心负责人应在每月底对库存卡进行盘点，填写购物卡盘点表并向分管副总书面汇报售存情况。
十购物卡回收
购物卡金额消费为空后，收银员将其收回。财务部需要按照废卡处理。
十一废卡处理
（一）被确定为废卡的，由财务部凭团购管理中心的废卡确认意见和拣选后的记录，会同防损部共同进行销毁。
（二）废卡销毁方式为在磁条上打孔处理，或直接焚毁。十二购物卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整，并严格审批流程。
十三顾客申办购物卡的支付方式可以现金、银联卡、支票等方式交易，不得收取手续费，款到帐后方可开通。
十四顾客购卡需要开具发票的，需在购卡时一同开取，使用购物卡消费时，不再另行开具发票。
十五当事人的权利与义务。
购物卡必须实名登记、不挂失、不兑现。（1）
个人或单位购买记名卡的，或一次性购买1万元（含）以上不记名卡的，要求顾客出示有效身份证件，并留存顾客姓名或单位名称、身份证件号码和联系方式。---个人有效证件包括身份证、户口簿、武警身份证、港澳居民通行证、护照等。单位：营业执照、法人身份证书、税务登记证、机构代码证。此信息保存5年以上。
（2）
单位一次性购买单用途卡金额达到5000元含以上或个人一次性购卡金额5万含以上的，以及单位或个人采用非现场购卡的，不得使用现金，应通过银行转账，并对转出转入账户名称、账号、金额逐笔登记。
（3）
单张记名卡限额不得超过5000元，单张不记名卡限额1000元。
十六罚则
（一）对于不按本办法规定的程序办理的工作人员给予警告处分，造成后果的处以300元以下罚款，造成损失的处以300元至1000元罚款，此外还应如数补足损失。
（二）在购物卡业务操作过程中营私舞弊、故意违反规定企图谋取私利的，除赔偿已经造成的损失外，一律开除。
十七本办法自发布之日起执行，购卡如无异议需按本章程协议（第一至十五条）执行
附表：1.《购物卡发行流程》
2.《购物卡注册单》
3.《购物卡交接单》
4.《购物卡售卡单》
附表1：购物卡发行及售后流程一、购物卡发行财务开户、开通、充值→管理中心填写《购物卡申领单》→财务部与管理中心复核并在《购物卡交接单》签字→管理中心领取购物卡二、购物卡销售管理中心填写《购物卡售卡单》顾客签字→管理中心与客户在前台销售系统同时确认→收款→将收款上交财务三、售后服务管理中心接待→根据内容向相关部门协调→答复客户附表2（系统单据）
购物卡注册单
时间：
单据号面值（元）起始卡号终止卡号数量（张）录入日期记账日期财务负责：经办人：
附表3：购物卡交接单
日期：
单张面额（元）合计起始卡号终止卡号制卡数量（张）实际数量（张）合计金额（万元）备注团购卡管理中心：经办人：
附表4：购物卡售卡单
序号充值卡销售登记表日期：
起始号截止号张数面值金额返点返利顾客签字售卡人备注
单用途卡发卡企业备案表
备案编号（备案机关填写）：
企业名称（中文）组织机构代码所属行业综合零售法定代表人姓名身份证件号码企业住所联系电话邮政编码注册资本售卡场所地址（可附页）兑付场所地址（可附页）工商注册登记日期营业执照工商注册登记号上年度营业收入上年度发卡金额上年末预收资金余额是否品牌或集团经营5
备注：填表前请认真阅读背面的条款，并由企业法定代表人签字、盖章。
备案机关
单用途卡发卡企业备案表背面
本企业作如下承诺：
一、遵守《单用途商业预付卡管理办法（试行）》及相关法律法规。
二、不伪造、变造、涂改、出租、出借、转让、出卖《单用途卡发卡企业备案表》。
签章年月
6日三、在备案表中所填写的信息是完整的、准确的、真实的；所提交的所有材料是完整的、准确的、合法的。四、《单用途卡发卡企业备案表》上填写的任何事项发生变化之日起，15日内到备案机关办理《单用途卡发卡企业备案表》变更手续；终止发卡业务的，办理注销手续。
如违反上述承诺，将承担一切法律责任。
发卡企业签字、盖章
年月
7日
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《团购购物卡项目工作汇报(第二次)》
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