行政助理——社会实践论文
海南大学
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201*年暑期社会实践论文
如何做好办公室行政管理工作201*0706310046颜宏政治与公共管理学院201*级公共关系学201*年9月5日
对于一个企业来说，办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况，决定了企业这部机器的最终运转情况。为了更好的维持企业的运转，就必须加强对办公室的管理，这时如何做好办公室的行政管理工作就显得尤为重要。本文结合我在海口市新世纪职业技能培训学校担任行政办公室行政助理一职的工作经历，来阐述对如何做好办公室行政管理工作的一些看法。
一、办公室行政管理工作的内容
办公室行政管理在企业中，由于所处的特殊位置和它的工作性质，决定了众多职能，其中办公室行政管理和服务是它最基本的职能，也是办公室工作的立身之本、辅政之基、谋事之道，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，办公室务必明确办公室行政管理和服务的职能要求，优化办公室行政管理体系和工作运行机制，提高管理和服务的能力和水平。
办公室行政管理日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各企业具体情况而定。
二、如何做好办公室行政管理工作
（一）明确办公室行政管理和服务的职能要求，奠定开展办公室工作的基础
1.全面熟悉和了解本单位的情况。
搞好办公室行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和了解本单位的情况，对本单位的内设机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要了如指掌，从而做到胸有成竹，处事不慌。我在进入新世纪培训学校之初，就注意搜集公司各个部门的信息，对各个部门的工作职责、工作重点、所需支持有一个充分的了解，才更有利于我后期工作的开展。
2.保证工作落实。
要牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的服务
理念，对重要事项要抓住时机推进落实；对突发事项快速反馈，及时处理；对专题事项进行跟踪了解，督查促办；对具体事项落实到位，注重实效。作为一名行政助理，需要处理的事务千头万绪，制定详细的工作计划，并根据工作的实际情况作出调整，明确工作中的重点，确保每一项工作中出现的问题得到及时的跟进与反馈。以服务为理念，细心为指导，才会使得各项工作做到实处。
3.做好“三服务”。
办公室还要学会运用“办大事，从细节做起，做小事，从大局着眼”，充分发挥综合协调作用，做好三个方面的服务：为领导服务做到到位而不越位，为部门服务做到携手而不插手；为基层服务做到主动而不被动。
（二）规范办公室行政管理和服务的方式，建立科学的管理体系
俗话说无规矩不成方圆，在办公室的行政管理工作中明确的工作标准、规范的工作程序、优化的管理体系是提高工作效率、加强办公室效能建设的必然要求。而办公室行政管理中科学管理体系的建立又可以从以下五点进行开展。1、确立工作标准，推进管理和服务的标准化。
在新世纪培训学校实习期间，公司顾问在员工内部培训上曾说过一句话：“明确工作标准，使工作的每一个阶段都具有可测量性。”这句话指导着我以后各项工作的开展。办公室作为一个单位的龙头机构，应大力推进管理服务工作的标准化建设，既要把办公室的工作梳理出来，如公文处理、会议安排、政务信息、档案工作、组织人事、财务管理等，对每项工作建立标准、规定要求，明确分工。同时还要根据有关规定制定各个部门工作职责和工作标准，使单位内每个部门、每个同志知道做什么、怎么做、达到什么要求。当然每个部门、每项工作的工作标准、工作要求必须与时俱进。这就要求办公室在实践中善于总结经验，博采众长，根据新形势、新任务、新要求，结合本单位工作特点，不断改进和规范工作标准，推进本单位管理标准化建设工作上新水平。
对于工作周期比较长、收效比较慢的工作，无法短时间内对其工作成果进行测量，但是制定详细的工作计划，将长远的计划分解成各个阶段的小计划，制定小的工作目标，对每个阶段的成果进行测量，一步一个脚印才能确保最后的工作计划得以实施，才会实现最终的工作目标。2、健全管理制度，推进管理和服务的规范化。
规章制度的建设是实现有效管理的航标，一切管理行为须有法可依，有章可循，从而实现管理工作规范化。对于规章制度的拟定，应以合法性、合理性、完整性和公约性原则为指导进行拟定。继承已行之有效工作制度和管理办法，完善严密或不完善制度。还要根据新形势、新任务的要求，不断推进制度创新。
刚入新世纪培训学校之初，由于该培训机构的成立时间较短，有些规章制度不是很完善，经常会出现问题出现了找不着负责的部门的情况，或者工作中问题呈报、反馈程序混乱的情况，严重影响了正常办公效率。为了解决工作中出现的上述问题，公司根据日常中出现的问题拟定了各项管理规定，我也参与了其中新员工守则的拟定工作。俗话说无规矩不成方圆，颁布各项管理规定后的公司各项事务的开展效果是立竿见影的，由此可见健全管理制度，推进管理和服务的规范化的重要性
3、建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。
第一要结合部门实际，设立岗位责任制，进一步明确岗位的责权利；第二要对每个事项确定工作流程，坚持按流程办事；第三要严格按照实效、动态等原则要求，对岗位目标进行分解、优化；第四要结合实际，制定不同岗位人员工作的考核内容、标准，不断完善考核的程序和办法。
以公司问题呈报制度为例，在颁布问题呈报流程之前，公司日常事务中出现问题的呈报程序非常混乱，为此公司拟定了问题呈报表，员工在开展工作中出现了问题需要填写问题呈报表，提交至部门负责人处，由部门负责人给予处理意见；需要跨部门提供支持的问题由部门负责人提交至行政部，行政部上报总经理处，并根据批示协调各部门的资源进行支持。该制度的推行，大大提高了工作的效率。
4、加大执行力度，提高管理和服务的有效性。
公司的董事在新员工培训上说过一句话：“没有执行力的愿景，是幻想”，这句话强调了执行力对于工作开展的重要性。
所谓执行力度，就是把想干的事干成功的能力。有了规章制度还必须严格执行，否则一切制度只能是纸上谈兵，成为一纸空文。严格按规章办事，使办公室运行协调、有序、高效，杜绝有令不行、行而无效的现象。制定详细的工作计划、有严格的时间意识和交货意识，是提高执行力最有效的手段。所谓时间意识，就是每一项工作的开展时间、结束时间；所谓交货意识，就是有到时间就提交工作
成果的意识，无论工作进展的何程度都需要在准确的时间进行工作汇报。以时间为标准划分每一项工作的开展，严格的交货意识为指导，将愿景变为有执行力的现实。
5、发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。
协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，把各方面的情况综合好、关系协调好、工作协调督办好，会促进公司工作务实高效的运转。
要做好协调和督办作用要做到以下几点：一要牢固树立大局意识和服务意识，从高处着眼，于细节着手；二要注意原则性与灵活性的有机统一，要有原则而不呆板，要灵活而不散漫；三要加强对内、对外的协调，努力做到寓沟通、协调于联系之中，确保信息的畅通；四要增强督办工作的主动性，及时督促按规定要求和时限贯彻落实情况，并注意发现落实过程中出现的新情况、新问题，提出解决问题和完善决策的建议。
（三）增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平
在办公室的行政管理工作中，有了科学的管理体系这项“规矩”，当然就需要执行“规矩”人，这就到了办公室的同志们发挥作用的时刻。办公室在提高部门单位行政工作质量和效率等方面担负着重要责任，这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，办公室的同志要不断加强自身建设，提高综合素质。
1.加强学习。
加强学习除了依靠自我学习以外，还要充分的利用公司给提供的各种学习机会。有些公司会为员工提供各项提升职业技能的培训，我实习期间就接受了公司提供的各项培训，包括会议记录的培训、工作计划的制定、各种管理工作的使用等，虽然有些管理工具的使用需要更多的学习和实践，但对于开展确实有很大的帮助。
2.强化服务理念。
明确办公室的服务立场，树立良好的工作态度，摆正工作位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务；
3.弘扬协作精神。
办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体，一定要加强协作，强化团队
意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心合力，提高办公室的整体管理能力。协作精神的培养是一个循序渐进的过程，要明确每一份工作的正常开展都离不开各个部门、各个工作人员的积极协作，做1+1＞2的事。
（四）争取领导支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件
充分发挥办公室行政管理和服务的职能作用，不仅要靠办公室人员的努力，还要有单位领导的关心和支持。公司内各项工作的开展，需要公司各个部门、各项资源的支持与协调，获取领导对于办公室工作的肯定，可以获取直接的支持，也更有利于工作的开展。
1.善于沟通
沟通是各级间解决问题的桥梁。要具备良好的沟通能力，准确的传递信息，准确的吸收信息，能够跟领导进行无障碍的交流，让领导充分了解工作的内容、工作开展的进度及工作成效等。
2.学会信息反馈
让领导了解工作进度及工作中所需支持，但切记不能滥用这项权利，一定要对问题进行分析后进行呈报，不要事无巨细，会降低工作开展的效率。
3.知人善任
这是对领导基本素质的要求。既要对办公室人员严格要求，又要理解和体谅办公室人员，为他们创造良好的工作环境，使员工从工作中获取肯定和成就感，由于员工结构的稳定，也利于员工潜能的开发。
三、小结
为期一个半月的实习让我学会了很多东西，也学会了站在一名行政助理的角度分析和看待问题。在办公室的行政管理中，贯彻明确办公室行政管理和服务的职能要求；规范办公室行政管理和服务的方式方法，建立科学的管理体系；增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平；争取领导重视支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件的宗旨，才能将办公室的行政管理工作做到最好。
扩展阅读：办公室行政助理社会实践报告
办公室行政助理社会实践报告
201*年1月6日至2月7日，经人介绍，我在江苏第九建筑安装工程有限公司实习，主要负责文件的写作与整理、数据统计和录入、档案的归纳、收发来往信件、筹办会议等工作。在实习过程中，我将自己在学校学到的专业知识与实际工作相结合，收获颇多，不仅提升了自己的专业素养，而且更提高了自己解决问题的能力。一、实习目的
通过在第九建筑安装工程有限公司的实习了解公司的主要开展业务及业务开展情况，了解了公司的工作流程。通过实习使我更多地接触社会，实践于社会，从而培养了严谨的工作作风、初步的实际工作能力和基础的专业技能，为将来走上工作岗位打下良好的基础。
（一）加深对职业与行业的了解，确认喜欢或擅长的职业
了解职业行业有很多方法，譬如阅读相关的文章，请教业内人士，但最直接的方法还是亲自做这份工作。在做的过程中，你可以确定自己是否喜欢这份工作，自己能否胜任。如果喜欢又胜任，以后毕业找工作，就可以把它作为目标职业；反之，就要寻找新的工作方向。（二）为从学生向职场人士做准备
人们常说，大学是个象牙塔。确实，学校与职场、学习与工作、学生与员工之间存在着巨大的差异。在角色的转换过程中，人们的观点、行为方式、心理等方面都要做适当的调整。
最近网络上有一篇流传颇广、影响颇大的文章《我为什么坚决不用刚毕业的大学生》。文中列举了一些在应届毕业生不算少见的现象：跳槽频繁，而且离职也不通知原公司；上班煲电话粥，三个应届毕业生令公司一个月的话费涨了7000多块钱；好高骛远、不切实际，张口就财富500强的例子，提出的建议都需要上千万的投资……
所以，不要老抱怨公司不愿招聘应届毕业生，有时候也得找找自己身上的问题。而实习提供了一个机会，让大家接触到真实的职场。有了实习的经验，以后毕业工作时就可以更快、更好地融入新的环境，完成学生向职场人士的转换。二、实习内容
回顾自己在第九建筑安装工程有限公司的实习经历，心中有很多体会。通过实习让我增长了见识，积累了经验，在观念上更加明确了自己的定位，更重要的是通过实践提高了解决实际问题的能力。在实习过程中我遵守纪律，服从安排，积极完成经理交办的工作，学到了许多课本上学不到的知识，从而更高更远的看待问题。
作为一名实习生我进入了第九建筑安装工程有限公司，担任行政部的一名行政助理。行政部作为企事业单位运转的一个重要枢纽部门，是企业内外工作沟通、协调、处理的综合部门，这就决定了行政部工作的繁杂性。作为行政助理，我主要负责的职务是公文的写作、复印、接受、传达、对一些相关客诉的安排处理及经理指示的传达，因此我接触了一些办公用品，如传真机、打印机等，掌握了这些机器的基本操作，了解了公司办公的基本情况，同时也学到了更多有用的东西。开始实习时，刚进入陌生的环境，难免会有些紧张，不知道该怎么办，是同事们友善的微笑缓解了我的尴尬。大家都很有礼貌，不管大事小事都要说声谢谢，对于我这个很少和生人打交道的学生来说，是给我上了一堂礼仪课。助理的工作性质杂乱、繁多，工作强度很大，有时候我会整个上、下午都在面对着电脑打着似乎永远打不完的文件直到累得腰酸背痛。有时候对于客户电话投诉的一些简单问题的解答，我也要尽量负责。有时来找经理谈工作的客户，由于当时经理不在而办公室只有我一个人的情况下，我只得自己接待他，并且尽量于电话中来解答他对于我们公司工作的问题及一些相关留言，这就要求应变能力也要高。由于我的任务比较琐碎繁杂，所以做事情要分主次、有条理。说着容易，做着难，每天要发传真、收信件、复印等，手头有许多事情需要完成。当时这时候就要将重要的事情放在首位，把所有事情的主次顺序排好，这样就不会乱。实习期间，正好赶上公司要培训，需要复印资料，一共16份，每份里又有十余份不同的资料共百余页。这时候就要慢慢来，一点点完成，并且很多都还是要重新再返工才能算真正完成。所以我时常会感到沮丧，会觉得没有信心，常常错误百出，尤其是在电话中接触到客户投诉时，电话中的我支支吾吾，成了词穷一族不敢接听电话怕会出错，一直都是叫别的同事接听。从参加工作到两个星期后，这种情况还是在不断发生，我开始对自己的能力产生了怀疑。并且一开始那种朝气蓬勃的劲儿也渐渐被我混乱失败的工作打消了。在工作中我变得沉默沮丧起来，但幸好周围的同事长辈们的真诚关心，他们不但没有嘲笑我的错误还积极帮助我，指出我工作中错误的同时还耐心的教会我解决问题的方法，有时他们还会传授他们的工作经验给我，所有他们教会我的将使我一生受用。作为长辈他们真诚的关心我的情绪，主动帮我分担消极的情绪开导我，教给我生活总有解决不完的困难事，要快乐的面对直到解决。有时他们会把我当孩子一样疼爱，但更多时候他们会把我当同事一样对待，让我这个初出茅庐的大学生深深感到了我在工作团队那种平等与融洽的工作氛围。在同事的悉心帮助、教导下，我重拾信心，虚心请教，认真学习。渐渐的，我感觉到工作没有那么吃力了，工作也游刃有余，并且逐渐的轻松快乐了起来。经理对我的夸奖也渐渐的多了起来。我感到了前所未有的踏实与自信。
在这一个月的实践学习中，我学到了很多知识，这以后在我的工作中都会起到很大的指导作用的。助理工作要求有很强的文字表达能力和逻辑思维能力。为了提高自己的写作能力，我从研究已成的材料入手，细心揣摩，边写边改，并请周围经验丰富的同事和领导提出意见和建议，然后再进行深入加工，经过反复推敲，最后定稿。公司上级对下级公文具有很高的严肃性和权威性，出现任何差错都会影响公司工作的正常进行。对于要印发的文件，我每次都进行认真的核稿和校对，至少三遍以上，并请其他同事帮助把关，减少了出错的几率，保证了文件准确及时发放。实习期间复印、传真、公文、电脑处理等琐碎工作我都基本熟练。在各种文件中，大部分有不同程度的保密性，而且各级助理人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议。所以在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数，知道助理的职责是协助上司做好工作的重要前提。在公司里，我们始终要保持精神饱满，以充沛的精力和自信迎接各种挑战。犹豫不决的工作作风是应该坚决反对的。即使是常规的机械的事务性工作，也应该一丝不苟，兢兢业业地做好。在助理这个职位上技术性的劳动并不多，大多是些琐碎重复的工作，看似容易，其实难，需要认认真真地对待才行。实习是我步入社会的第一课，他教会了我怎样待人接物，如何处理各种事情。虽然在短短的一个月里看到的只能是工作的一个侧面，学习的只能是一些初步的方法，但这些对于我是非常重要的。这次实习还告诉我，在社会这个大学堂里我还是个小学生，还有很长的路要走。要抱着谦虚谨慎的态度，无论大小认真踏实的完成每一件事，走好每一步。三、实习总结
通过学习书面材料和与各部室人员的交流，我比较全面地了解了我部门的主要职能和重点工作，还协助完成了一些我力所能及的行政事务工作。在关系处理方面，能与其他各科室人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏。在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成，不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成，做到了主动帮忙、热情服务。这种积极主动的工作态度获得了各科室人员的一致好评。
在工作中，我努力从每一件事情上进行总结，不断摸索，掌握方法，提高工作效率和工作质量，因为自己还是新同志，在为人处事、工作经验等方面经验还不足，在平时工作和生活中，我都能够做到虚心向老同志学习、请教，学习他们的长处，反思自己的不足，不断提高政治业务素质。我时刻提醒自己，要诚恳待人，态度端正，积极想办法，无论大事小事，我都要尽最大能力去做。在平时时刻要求自己，必须遵守劳动纪律、团结同志、从打扫卫生等小事做起，严格要求自己。注重理论和实践相结合，将所学的课堂知识能有效地运用于实际工作中，认真听取老员工的指导，对于别人在工作计划中提出的建议，可以虚心听取。表现出较强的求知欲，并能够仔细观察、切身体验、独立思考、综合分析，灵活运用自己的知识解决工作中遇到的实际困难。
当然，在实习过程中我也看到了自己的不足。例如，在本职工作中还不够认真负责，岗位意识还有待进一步提高。不能严格要求自己，工作上存在自我放松的情况。在作会议记录时，没有抓住重点，记录不全，导致遗漏一些重要内容；对工作程序掌握不充分，对自身业务熟悉不全面，对工作缺少前瞻性和责任心，致使自己在工作中偶尔会遇到手忙脚乱的情况，甚至会出现一些不该出现的错误；缺少细心，办事不够谨慎。时有粗心大意、做事草率的情况。因此，在今后的工作中还需多向领导、同事虚心请教学习，要多与大家进行协调、沟通，从大趋势去思考、去谋划、取长补短，提高自身的工作水平；在每一件事情做完以后，要进行思考、总结，真正使本职工作有计划、有落实。尤其是要善于自我反省；要爱岗敬业，勤劳奉献，积极主动开展工作，摈弃浮躁等待的心态，善谋实干，肯干事，敢干事，能干事，会干事；平时需多注意锻炼自己的听知能力。在日常工作、会议、领导讲话等场合，做到有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力、机智的综合力和精湛的品评力；在办事过程中，做到没有根据的话不说，没有把握的事不做，不轻易许愿，言必行，行必果。
一个月的实习期，一晃眼就过去了，最深刻的体会就是现实跟书本的巨大差异，一件简单的看似事情，真正做起来，需要的却是大量的时间和精力。原来的我们，几乎都视书本上的内容为真理，很多东西都未曾付诸实践过，只有真正去做这件事情的时候，才会亲身体验到实际的难度有多大，也才会从中意识到自己能力的欠缺和知识的匮乏。通过这次实习，也使我从另一个视角开阔了视野，增长了见识，同时也在实践中积累了各方面的工作经验，为不久之后正式步入社会的自己，做好一个万全的充足准备。
此外，我还结交了许多朋友、老师，我们在一起相互交流，相互促进。因为我知道只有和他们深入接触你才会更加了解会计工作的实质、经验、方法。为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础。在这次的社会实践中，让我学到了很多在课堂上根本就学不到的知识,打开了视野，增长了见识，也改掉了很多毛病。知道挣钱的不容易，工作的辛苦，与社会的复杂多变。而为了适应社会，我们要不断的学习，不断的提高自己，在实践中锻炼自己，使自己在激烈的竞争中立于不败之地！
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