服装业务跟单流程
跟单工作流程
根据我们现行的定单情况，我们制定以下的工作流程，以更好的进行定单管理。一,头板
（1件）
1，制作样办指示书。收到客人原始资料，由业务跟单(如是英文,翻译),进行整理,按客资料要求找面料,辅料,
制做样板单（公司有标准格式），根据客不同要求,部分物料可代用.
2，样办指示书经主管批核后,安排合适的工厂生产头办,跟进工厂根据要求时间出样。
3，样办收到后，业务跟单员要根据客人尺寸/工艺要求对办进行核对,质检人员/QA配合检查无误后同客人原版一同寄出给客户。
注意：寄办时一定要有挂牌，注明款号，时间，面料，里布如有特殊说明，一定要在吊牌上注明。寄办一定要包装好，给客户留下好的印象。
4，打板初期，要求工厂进行报价，寄办的同时，由经主管批后报给客户.
5，要求工厂收集同类面料或其它颜色一同推荐给客人以供选择。一旦客人确认面料辅料，需要贴3套完整的QCfile（格式见附件，包括样品定单搭配表，工艺单，尺码表，包装资料，面辅料确认卡等），一套给工厂，一套给QC，一套自己留底，以备大货核对。如果客人不确认，则要求工厂重新打色样给客批，直到确认。
注释:
有关客原始资料应有:尺寸表,物料表,工艺图或客原办.
生产头办时,如有特殊辅料的,要第一时间要求打办,经批核正确后方可给做办.
报价:计算面料/物料/车间/后整/运费/利税/公司利润(此项由业务跟单提供报价单),参考工厂报价，经主管
审核后方可报于客人.二,修正板（2件）
头办寄出后,要跟踪客人批办情况,收到客评语后,根据评语生产修正办给客批,样办生产程序与头办一样,如
客修改评语涉及到更改用量或其它成本的,要重新报价.三,TOP板(产前版)
1，收到客人订单,根据客评语要求安排打板1件(拉链/线/客人或要求用正确唛头及其它物料的),
2，根据面料/物料回厂期安排办房生产样办,样办生产中要跟进样办生产进度/质量,完成样办后要严格按照客
要求对样办进行仔细核查,度尺寸/核对物料做工是否正确,做好后寄出给客户.
3，TOP办确认后，要跟生产人员/QA审核，主管开产前会，汇总定单需要特别注意的地方，改进的客人意见等，准确的传达给工厂。
待确定后，工厂方可开始生产。
四,大货
1,跟进客批办情况,收到客大货预订单后,根据客要求交货期第一时间核实工厂，已确认定单交期。(生产周期表请见附表).
2,跟进工厂面料/辅料订购情况(拉链/唛头/用线/钉钮/挂牌贴纸),,辅料要给客批核后方通知工厂订购,并要随时跟进物料回厂情况。定单确认后，客人指定的挂牌，主标，尺码唛，贴纸等需要自己第一时间定购!3,同时安排生产船办(出货前1周让客人收到),生产船办必须全部用大货正确面料/辅料,完成样办后寄给客批,需给客批核的有尺寸/试身/做工/物料.
4,做生产制单（QCfile）,检查无误后给主管批核方可派发给其它部门(QC、工厂)
5,及时跟进物料回厂情况,首先需追回车间生产计划,如物料回厂期将会影响到货期的,要及时向上级反映并寻求解决方案.
6，安排QC在车间生产大货中,要及时跟进生产进度,并监督质量情况,遇到问题要及时与上级反映并寻求解决。7,安排QC核实包装资料(胶袋/纸箱/天地板),一般胶袋和纸箱尺寸根据大货尺寸定做.
8,大货从车间到后整要随时与QC同事保持信息沟通,质量监督是以QC为主,本人为辅进行,但自己要掌握清楚主体情况.
9,跟进后整物料和包装物料回厂期,根据大货实裁数要求工厂做预计装箱单在出货前1周订舱.
10,实际数量出来后，做出口单（SALESCONTRACT,INVOICE,P/L）需做报关资料给船务部做报关单等资料。11，将INVOICE,P/L给到客人shippingdept，将Paymentapplication给到客人ACCOUNTDEPT并跟踪回款.12,大货包装好后(完全入胶袋及装好箱),通常客会派QC来厂抽查大货,要根据查货情况寻求解决方案并安排出货,。
13，质量异议处理，跟工厂进行反馈并提请索赔。
服装跟单流程和在其中应注意的一些问题
1、跟板：收到客人的做办资料，首先将客人的要求和评语过目。查看面料是客人提供的还是要我们自配。要不要洗水，第一时间将要洗水的缩水布交于洗水厂试缩率，同时查看布料够不够用。然后看客人有没有纸样提供，如客人要求是用某某款更改的或是需到其它工厂去取纸样，就需查询清楚是否有纸样，要求套纸样副本做此办用,同时也要查看做办的物料是否有,还是需要去买,如期限允许,最好是叫供应商提供,(并且问明可否有大货供应)。查看客人的要求和评语清楚不清楚，需在2天内弄明白客人的要求,并且要留意做工生产,考虑大货是否好做.如不好的做部位,换方法做出来的好做,外表效果一样,就可跟客人提出可否更改。并将其中不太清楚的内容用文字表达清楚后，然后开出办单，列出所需的物料，并贴好样板及配齐做办、物料，如自己未配齐，要在单上注明哪些是由板房自行配，或代用。将所有的做办物料做好留底记录。最后将整理好的办单和办布交于板房做纸样及做工生产。板房做好后，给跟单去洗水，跟单需查看，客人有没有洗水办提供和洗水方面的评语要求。同时要根据洗水方洗，查看唛头要不要套胶及拉链头还有一些装饰物是否应该洗水后订。根据洗水方洗挑选好洗水厂,样办洗水回来后，认真核对工艺与洗水效果，不可与客人提供的资料有太大的出入，若没有问题，就将样办寄与客人批复，等客人有详细的书面批复后。然后后方可生产大货。批办不OK重做批办直至客批OK为止。
注:关于有绣花和印花的样办,需要提前叫纸样师傅做出绣花和印花纸样,提前出绣花和印花,同时一定要做多6片,以防做办时做坏,和给客人批绣花和印花洗前洗后的效果,每份最少需要给客人3片,自己必须洗前洗后的各留一份,批办时同时叫客人批绣/印花效果是否OK,并且注意思跳码时,位置是否也做得到,一定要留意洗水时是否会洗掉线,和将印花胶洗掉.
(最好是在做办期间,同时给客人批核需自购的物料)看每个单和客人的要求来做.2、跟大货：
客户批办OK后，接下来生产大货，首先跟生产部排期，标准办样办返厂后,根据客人的评语,要求和样办，制作大货生产单，跟单依照客的定单数量及客提供的资料，计算清楚各物料的用量，并跟进客户直接提供的面，及物料尽快上厂，如客要求某些物料由工厂自行采购，跟单应该选择合适的供应商，（最好是找多几家供应商作比较，看时间来计划）来订购物料。
3、跟物料：
大货布料及物料回厂后，大货布由仓库验布员验布，提供验布报告，并需给一份给客。跟单员根据验布报告进行跟进，同时剪疋头布和缩水布。要洗水的要交由洗水部根据客要求去洗水。回厂后由洗水部，分出LOT色办交客批核（有些客是要求整个布封的疋头布，去批颜色的，并且要求洗前与洗后的，但有些是不用的，根据客人的要求来做,并且要留意布的正反面,中边色差,倒顺毛等等）然后根据做办的用料，初步计算该单的用布量，加裁或缩裁交客户确认，跟单员必须在大货生产前整理好制单资料和物料咭，在裁剪之前分发给相关部门。4、物料管理控制：
必须做一份物料跟进表，进行追踪。每单物料回厂后，清楚地做好明细登记，并核查物料的规格，数量是否正确，要有处理物料质量和数量分配及物料差异，有物控的能力。节约公司成本，并在大货物料发料前列出一份物料发放表，发给仓库及车间，以作为发料，用料参考，不足的物料，负责追补回，保证生产需要。
5、审批用料及通知开裁核实大货物料是否跟报给客人的相同,计算用布量,是否够用.如在有多/少的情况下,问客人是否可缩裁/加裁.遇有绣/印花的,需整理好绣/印花样办,核对正确后,才可外发.
6.跟进生产进度
1.掌握生产进度,遇有客更正资料,需在第一时间传达到相关部门,并要保持资料的最新版本,做好签收记录,及时做好客户要求与车间生产之间的协调和沟通,发现在未能达到生产计划要求的情况,反映给上级部门,以督促解决,并了解和部门的生产实情,以求完成预定的任务,保证货期和质量.
2.板/大货因客观需要廷期,必需写出廷期原因及廷期后的交货期,与客户商讨,要求尽快回复,需客人出邮件/书面签回.
3.成品洗水时,必须要车间尽快做几件去洗水,以了解尺寸及洗水效果,同时给客人批核洗水颜色是否OK,确定接受后,方可洗大货.7.核查包装办:
大货包装前,核查包装的第一件包装办,确保物料齐备及包装方法正确后,方可进行包装,如有客要求要批核后再进行大货包装,就需提前包装一件样办给客去批办.在配合客户初查,中查,尾查的查货中积极准备及配合,并且反客户查货信息反馈到各部门,生产成品后按客要求挑船头办/收货办给客户,并需走货前一星期做好商检资料交报关员做商检(商检需要什么资料,要问明报关员)后提供.待客验货合格后,核实走货数量,整理装箱单及出货通知书,并向相关部门汇报可以安排出货.8.资料整理及保存
出货后,整理并保存好有关的生产资料及标准样办,遇有次布及不合格的物料,整理好数据资料报客,以安排退回给客户,修正生产中的不足之处,以免翻单时不清楚.
扩展阅读：服装外贸跟单业务流程与技巧
服装外贸跟单业务流程与技巧
Foreigntradeclothingbusinessprocessandtechnique
摘要：文章简要分析了服装外贸跟单员在服装出口企业中的重要性，并
结合实际理论分析了服装外贸跟单的业务流程以及当中要注意的细节及技巧。
关键词：服装外贸跟单；职责；业务流程
Pickto:thearticlebrieflyanalyzestheforeigntradeclothingintheclothingexportenterprisememberoftheimportanceofpracticalandtheoreticalanalysis,theforeigntradeclothingbusinessprocessandmustpayattentiontothedetailsofandskills.
Keywords:clothingforeigntrade;Responsibility;Businessprocess
一、前言
服装业一直是我国国民经济的支柱产业，也是出口创汇的重要支柱之一。随着近年服装出口量的迅速增长，行业内部竞争也与日俱增。服装外贸跟单员是服装出口企业生产经营管理的重要组成部分，跟单素质的优劣直接影响到已获定单的顺利完成与是否能够获得更多的定单，从而影响到企业的利润与存亡。因此，既熟知服装加工技术，又掌握贸易规则、懂得按国际惯例办事的优秀服装贸易跟单人员是服装出口企业的制胜法宝。
二、服装外贸跟单员的职责和意义
服装外贸跟单员的主要职责是从争取国外客户的定单至严格按照客户要求
全程地跟踪、配合具体的加工部门将国外的订单按质、按量、按时完成并顺利出货的过程，也是外国采购商、服装出口企业与生产工厂三者之间的桥梁。优秀的服装外贸跟单员能够减少工作错误，提高企业生产效率。如：跟单员负责反馈客户意见并下达生产指令，生产指令即使有细微的差错，都会延误生产进度或严重时会造成客户拒收整批货物。优秀的服装外贸跟单员能保证产品质量，提高客户对服装出口企业的信任。如：在生产过程中有时会遇到因客户资料问题导致某些工艺上的不合理之处并影响服装的外观及实用性，这需跟单员提醒客户及与客户落实可行的处理办法。
三、服装外贸跟单的业务流程服装外贸跟单的接单及跟单程序一般为：客户询盘?报价?得到客户定单?安排工厂打样供客确认?大货投产?出货?后期事项。
1.接单
根据不同的客户，接单的程序也有所不同。通常，百货公司等非品牌服装公司下单前只需要根据提供的原样或资料进行报价，价格及货期等事宜双方协商一致后即可下大货定单。而品牌类服装公司在下单前一般需要生产销售样，销售样的数量根据客户要求而定，销售样品质及颜色均需按客人要求特别定做，就像微型的大货生产一样，由于数量少(通常远低于工厂的生产起定量)要求高故销售样操作起来有一定的困难。在销售样到达客方后通常12个月内会收到大货下单信息；有时也会因销售情况不-理想，部分款式会没有大货定单。
2.大货投产
(1)大货前需确认的样办
在接获外国客户大货定单后，服装外贸跟单员(以下简称跟单员)需根据客户提供的大货生产资料下达生产命令及大货合同给工厂。在大货投产前，跟单员需提交大货色样、大货布、大货物料给客户确认，客户确认接受后还需根据客户的要求生产一系列的产前确认样，如：尺寸跳码办SIZESETSAMPLE(为-节省时间，通常客户可接受用正确品质的面料及代用的颜色和物料生产)、产前办ppSAMPLE(必须用正确的面料辅料生产，代表大货标准)、大货生产办-PRODUCTIONSAMPLE(因产前办存在未能尽善尽美的地方，有些客户会要求做大货生产办)。产前确认样确认后，方可进行大货生产。(2)跟单员需注意的细节①对颜色：批核颜色样时要先弄清楚客户是在自然光还是在指定灯光下对色，不同光源下看颜色会有偏差。②订购拉链时，一定要注明成衣是否要洗水，洗水方式是什么，因为除估计缩水率问题外，拉链厂会根据成衣是否洗水而做不同的拉链头。如果成衣不需要洗水，拉链厂会做安装好拉手的普通头成品拉链；如果成衣需要洗水，则会将拉手与拉链分开(ZA头)，届时服装工厂在成衣洗水后，再自行安装拉手，以免洗水过程中损坏。④订购织带时，要问清楚织带厂织带的缩水率有多少?并提前问织带厂要2米织带试缩水率，订购时一定要将缩水率及损耗率算进去。大货织带回厂后，还要提醒工厂做洗水测试，试验织带的色牢度，缩水率，品质等，不要等车到衣服上才发现有品质，脱色，缩水率大等问题。
3.出货
(1)确认出货日期
一般在出货前1星期，跟单员必须对订单的交货日期进行评估。如果发现交货日期紧张的情况，需根据具体情形提前与客户商议延期出货，同时敦促生产工厂想尽办法赶货，以及逶知船务部务做好相应的文件与定仓准备。
(2)验货
出货前跟单员需安排好QC对货物进行中期及尾期查验，如是客户亲自验货或客户委托第三方验货则需提前做好预约验货安排。QC验货报告查验通过，方可出货。
(3)船样
出货前，跟单员须提交大货船头样给客户确认，一般情况下须由客户确认接受大货船样品质后方可安排出货。
(4)出货的相关工作
根据合同的规定及与客户协商的最后结果，及时安排出货。通知船务部门做好相关的出货文件及货款回收文件安排。
四、结语
服装行业最明显的特征就是多变性、季节性和多样性，因此跟单员的工作
综合复杂性高，需要具有较高
的责任心、协调与沟通能力，同时还需要具备外贸知识素质、行业知识素质与管理素质。优秀的跟单员能对生产中出现的问题作出灵敏的反应并及时指正，使问题消灭在萌芽状态。
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