外贸公司 工厂外贸部门 外贸业务员管理规章制度 规范
外贸业务员管理
1.管理如要做到公正，公开，绝对需要员工的配合！如果员工藏有私心，不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息，导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开，管理者必须有实权审核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。
2.如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括销售技巧，付费平台发布信息数量，免费平台广告发布的网站数量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客户及销售额。
3.关于现在划分的区域，虽然做到了区域平分，但是不可能做到完全平等。总有区域相对好的和一般的。完全按区域分问题在于免费平台，现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方，但如果此业务员有私心不拿出来（当然现在我们有公开制度），或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心，因此没有那么努力了。这时我们需要考核制度（免费平台广告发布的网站数量）来约束。深入一步来说，如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息，但是还是别人区域的询盘，这时他的积极性会大大下降。这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩？
关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。红色字体是我标出的特别需要注意的。
（一）日常工作
1.8：40之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。
2.综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为
四类：
（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时
3.和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘
出来存入备忘录。
4.工作结束之前确认一天的工作结果，将六点计划中完成和未完成的标注
出来。注明完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。
5.每周一上午9点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五
下午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总结。
总结内容应包括：
（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。（2）总结一周内遇到的技术性问题。（3）总结在业务上遇到的问题
6.每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。
7对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。
8.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和
计划。
（二）客户开发前期工作1.收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，
及时跟踪和处理。
2.在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研
发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。
3.业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到
付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。
（三）报价及合同签定
1.收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，
应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。
2.收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。
销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。
3.将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。4.合同盖章后，扫描发给客户确认签字。
5.如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。
6.双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。
（四）安排生产（备货）
非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！
（部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理。不能业务员一条龙操作。）
您或许会觉得成本会增加，但这绝对是必要的！
1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知
跟单员在速达5000中及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。2.业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情
况。
4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。5.跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。
（五）发货
1.FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF
条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。
2.货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等
扫描存档，并发给客户，进行确认。
（六）文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。
（七）电脑管理
1.电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。
2.业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。客
户资料半年进行一次光盘刻录，进行数据备份。
（八）E盘文件管理
1.所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。
E盘：高级客户：客户----BusinessReport----CustomerFile----Packing----Shippingdocument低级客户：客户-----邮件潜在客户：客户-----邮件
2.文件存放说明：BusinessReport下存放业务进展，工作总结。CustomerFile
下存放来往邮件，传真，及报价。Packing下放置与包装有关的文件，图片。Shippingdocument下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。
（九）邮件管理
统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。
（十）产品报价程序
业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。
（十一）合同号登记本
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。
合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。
（十二）单证保管
货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。
（十三）奖惩制度
业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规定第一次给予警告，第二次给予扣分。
扩展阅读：公司管理制度大纲+外贸部门规章制度
公司管理制度大纲+外贸部门规章制度
为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关
法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。
一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发
展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、
管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力
提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、
考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结
互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
员工守则
一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。二、维护公司声誉，保护公司利益。三、服从领导，关心下属，团结互助。四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。五、不断学习，提高水平，精通业务。六、积极进取，勇于开拓，求实创新。
办公室管理制度
为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可
循、照章办事，特制订本制度。
业务管理制度
一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，
并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。
三、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发
送，并由业务本人按不同类别编号后归档。
五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。七、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。
八、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
考勤制度
一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
三、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:0013:30-17:3018:00-20:30三个时段四、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。
六、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发10天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。
七、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资，并给予一次警告处分；每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资，并给予记过1次处分；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资，并给予记大过1次处分；每月累计旷工3天含（3天）以上，扣发当月基本工资并予以辞退。
八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。
十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助30元；保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项；2、人事决策中的秘密事项；3、专有技术；4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；
三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。
差旅费管理制度
结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。
一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。2、膳宿费系指膳食费及宿费。3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。
三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续；
员工出差报支表的处理程序如下：1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经经理审核批准。2、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报销时冲销预支数。
四、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。
五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。
六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。
六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。
外贸部门规章制度
如何成为公司的一名优秀的外贸业务员：一，认真。
我们不需要聪明的人，但我们需要的人一定是认真负责的人。任何一件事，只要你选择了，就请你全力以赴，完美，做到最棒。否则，宁可不做。认真让你的未来与众不同！二，目标。
我们需要有目标的人，告诉我们你需要什么，我们会和你一起制定目标，并一起实现。懂得设定自己的周目标，月目标和年目标！三，主动。
无论是与人沟通，还是做业务，请问今天你主动出击了几次？业务成功的速度=勤奋*主动出击的速度四，不断学习。
学习在乎你有无总结。我们希望你是个不断学习的人，并且让我们看到（比如定期的总结报告，比如有目的性的提问，比如有创新）。不断学习让别人感到你现在就是个与众不同的人！五，团队。
团队精神的中心是你要善于分享自己的成绩，分享自己的快乐，用积极乐观的精神去影响你的队友，把你的心打开和你的队友交流！
这是**人的精神基础！假如你认可我们的理念，我们将欢迎你的加入！
管理制度
一、外贸业务是灵活的，涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。
二、请假必须提前半天向董事长提出书面申请，并填写请假条说明事由，经董事长批准后方可。
三、公司将给每个新加盟的员工配备业务手机卡。
四、外贸人员离职必须提前一个月向董事长提出，在董事长同意后离职申请单，离职请交接好业务，并归还手机卡和修改邮箱密码。
六、原则上公司按排每周日休息，若有特殊情况处理，外贸人员也应该放弃休息。
七、每周例会，需要员工做好充分准备。需要员工不少于15分钟的发言。内容包括（自己目标达成，客户情况分析，自己需要提升的地方，公司目前存在的客观问题等）。业务提成制度
一，外贸业务助理的工作是没有业务提成的，只有表现奖金。根据认真的程度，根据目标的达成，根据主动的态度，根据不断学习的表现，根据自我提升的速度来考核！
时间6个月----12个月。需要自己转做外贸业务的标准是：自己能独立开发出客户成交，根据自己的意愿和经理的评审！
但外贸业务员的底薪比外贸业务助理的底薪底！
二，业务员在电子商务平台上接来的订单或通过其他渠道自费开发的订单一律按实际销售回款进行提成。
三、报价，统一由董事长制订报价单，若有新款没有报价单时，应先报董事长核定价格之后再报，若确实有特殊事情，则外贸人员应在报完价后汇报董事长。
四、提成比例采取浮动制，销售合同款100万人民币以下(含)，按1%提；100万---300万，按1.5%提；300万----500，按2%提；500----1000万，按2.5%提；1000万以上按3%提，公司另行额外奖励。提成发放以货款回收后三个月内予以兑付。
五、公司领导开发的客源及其他其他业务员非关联中介所获得的客户下单，交由业务员跟单时，业务员享有比例提成，提成比例为0.5%
六、订单/合同在执行中，非业务员因素造成的损失，业务员不承担任何比例赔偿责任，因业务员操作失误和工作不到位造成的损失，依失误大小和关联程度进行赔偿，原则上不高于业务员年度提成累计总额的80%。
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