太原科技大学档案馆自查报告
档案馆工作总结
档案馆自06年成立以来在学校党委领导下，本着为学校发展服务，为师生服务的精神，团结协作积极进取，在档案业务和服务质量等各方面都取得了比较大的进展。档案馆于201*年5月8日正式成立，属教辅机构处级建制，与图书馆合署办公。由学校副校长分管。建立了全校的档案管理体系，实现了档案馆对全校各系处（部）档案工作的监督指导职能档案馆。现有职工7人，其中馆长1人、各部门职工6人。档案馆使用面积350余平方米，09年新建了150平方米的密集库房，目前合计500平米，基本满足了馆藏空间的需要。主要工作
1、年度归档和日常性查档服务工作
归档文件材料基本齐全、完整。档案整理的质量基本符合要求。按照分类方案进行分类、组卷；档号编制正确；装订整齐、卷内无有金属物；卷面、卷内目录、备考表填写规范；分类细致；案卷标题拟写简明、准确。档案存放排列有序，编号科学规范，库房整洁卫生。
具体来说我馆现存有太原科技大学综合档案共十大门类15300余卷，还有人事档案2200余卷，学生档案20370余卷，试卷档案4000余卷，共计26570余卷，各种目录100余册。全年为校内外，单位与个人提供查档服务上万人次。
2、学校重大活动的档案保障工作
档案馆肩负着校内、外的各项服务，对校内职称评定、教学评估、学生考研、出国、补办毕业证、编写校友通讯录、更改校名、校庆、校舍翻修、查找各种凭证等提供了大量的重要依据。近几年，查阅档案的部门和个人逐年递增，由于大家齐心协力、工作认真负责、服务热情周到，受到了学校各方面的一致好评。通过档案利用的增多，增强了大家的档案意识，为学校各项工作提供了可靠依据发挥了积极作用。
201*年在迎接本科教学评估、07在学校申报博士点,等重大活动中,工作细致,服务到位,多次加班查档及整理大量资料.为各相关部门提供了大量档案资料,为全力配合与保障其他同志随时待命,确保有随机性任务能够及时到位.能够站在学校全局角度,不怕麻烦,工作不打折扣,做到在学校的重大活动中既要按工作需求全力保障,服务到位,又使档案原件在人员经手多,周转环节复杂情况下的无丢失,无损坏,确保档案的安全。
3、加强管理，规范业务。
档案工作是一项基础性、业务性很强的工作，它的工作涉及到学校的方方面面，要
想做好档案工作，必须领导重视，机构健全，有一套科学、规范的管理体制，同时，要建立一支高素质的档案人员队伍。我校于1995年成立了档案工作委员会，并由学校副校长分管领导，确定了各部门的兼职档案人员34名。我馆还建立了档案管理网络管理系统并制作了档案工作网络图，确保了档案工作开展的顺利进行。我馆还做到岗位分工，责任到人，并且制作了档案工作的规章制度汇编并制成手册下发到学校各系处（部）相关人员手中，人手一册。加强了档案管理的规范。
进一步完善和落实了档案工作组织领导机构,各类职责及各项工作制度；规范了业务,全面执行新的业务标准；是进一步加强和落实安全管理,对库房安全工作进行了重点检查,及时更新,补充了新型灭火器,防潮(杀虫)剂,要求每个同志都能掌握新型灭火器的使用方法;加强了对库房温,湿度的监控.安全性符合档案"十防"的工作要求。4、积极参加调研学习,明确工作新思路
升馆后,必须转变思想,提高认识,以新的标准开展工作,才能符合学校对档案工作的新要求.我们一是加强了与上级业务领导机关的联系和交流;二是通过网上了解全国一些特色高校档案馆工作开展情况,并对部分高校进行实地调研.07年5月,档案馆派人到福建大学,厦门大学等省内外部分高校档案馆进行了调研学习,08年6月派人到大连参加全国高校档案管理学习班，08年12月参加高校档案协会的常务理事会，学习教育部第27号令制定的背景、意义和主要内容,通过学习交流,开阔眼界和思路,了解掌握新的信息和动态,为档案馆今后的发展打下了基础。
5、文档一体化管理,档案数字化,信息化工作逐步实施
文档一体化,档案数字化,信息化管理是近年来档案工作发展的趋势和方向,为了更好的体现档案馆的服务宗旨，提高服务质量。档案馆设计并且完成了档案馆的网页，力求拓宽服务领域。网页也于09年正式试运行，起到了宣传档案馆作用的同时也提高了档案查询的效率，进行了档案知识的普查，如果能配合上档案全面数字化，将大大提高档案的利用率的同时保护原始档案。拓宽档案服务的领域，全方位立体式的方便档案查阅者。
通过研究考察,将档案管理软件的引进纳入了工作计划.目前正在积极开展工作,以选择标准规范,推广效果好的档案管理软件及相关配套硬件,同时也需要学校的大力支持，随后逐步建立和充实学校档案数据库,加快信息化建设步伐。主要业绩
人事档案201*年7月通过省组织部的审核验收合格，一次性通过，在全省高校中仅有几家。201*年10月迎接了教育厅对全省档案工作的检查我校获得优秀，名列前茅。
我校的档案工作达标后，档案工作逐步走上系统化、标准化、规范化的轨道，全校教职工的档案意识日益增强，认识不断提高，档案工作不断强化，各部门材料基本上都能主动向档案部门移交，使档案的收集难基本得到解决，档案的利用逐年递增，使档案的利用在学校的教育、改革发展、管理、建设等方面发挥了重要的作用，档案工作的规范化管理水平，促进档案信息资源更好地为高校的发展服务，使我们高校档案工作能够迈上一个新台阶。今后的方向
当然我们的工作中仍然有不足。
1、兼职档案人员变动频繁，给档案的收集、整理工作带来诸多不便。
2、理论提高不够，在与兄弟院校交流中缺少重量级论文，档案工作人员每天忙于工作，又加上经费少，很少有机会外出考察学习，造成工作人员理论提高不够。在今后需加强学习，善于总结，提高理论水平，做好编研工作，力争写出高水平论文。3、档案现代化管理工作需加强
随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。目前学校档案管理现代化处于起步阶段。一方面，学校需加大投入，另一方面，我们必须做好基础工作，加强管理，充分发挥各部处各单位积极性，相互支持，形成合力。只有提高档案管理的现代化水平，档案的作用才能得以充分发挥，达到为学校改革和发展提供高水平服务的目的。
档案工作平时默默无闻，也不引人注目，因此常常被忽略；但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。我档案馆工作者本着对学校高度负责的态度，不计名利得失，默默工作着。今后的档案工作规范化管理中，我馆全馆工作人员更要统一思想、统一认识、脚踏实地、勤奋工作、不断学习来提高自身素质，认真履行职责，尽快把我校的档案馆建成一个高效的、现代化管理的档案馆，为学校的建设和发展做出贡献。一流大学要有一流档案，这正是我们科大档案工作者的今后的奋斗目标。
太原科技大学档案馆
201*年1月
扩展阅读：高校学生档案室工作流程
学生档案室工作流程
我校档案馆学生档案室的主要职责是对在校学生的各类档案材料进行收集、整理、登记、归档并且为毕业生办理档案转递或存留等，同时要积极配合、衔接各部门的工作，负责与各个部门进行档案材料交接等。
档案室工作人员大多是中共党员，时常学习马列主义理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家机密，热爱档案事业，终于职守，埋头苦干；刻苦钻研业务，不断积累了一定的档案专业知识。
为了提高对学生档案的管理水平，更好的为学生服务，我校学生档案室工作严格遵循《中华人民共和国档案法》和国家教育部颁发的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》与结合我校实际情况指定的《太原科技大学档案馆管理办法》等法规进行办理。
首先，必须严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，负责收集、整理、分类、统计和保管学生的各类档案材料。归档的材料主要包括的高中档案、高考档案、党团材料、入学登记表、奖惩材料、学年鉴定表、毕业生登记表、资格审查表、成绩单、报到证（白联）等。每年都是按照事先
制定的工作计划、规划有条不紊地展开工作，在档案材料的收集、整理、分类、编号、上架保管等方面，按照便于保管、方便利用的原则和有关档案管
理的标准对档案进行分类、编号和排列，库房对档案资料做了明了的存放标志。
努力做到档案归档及时，整理规范、标准、并有完备、齐全的交接手续。并且定期总结，不断完善归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档
保存。
再者，必须维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、保护等工作。档案库房时刻保持
干净整洁，高度重视防火、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等隐患。
定期做好对档案的收进、移出，给类数据等的统计。并向有关部门报送档案工作基本情况统计表。布置、检查、总结、验收档案工作。
学校为档案馆引进了数据库并配备了相关办公设备，我们制定了相关规章制度，合理利用并妥善保管各类设备，全体教师和勤工助学的学生加快步伐输录并及时更新相关数据库，努力做到档案管理现代化，更好的方便学生及时、准确的了解自己档案的转递状态和相关法规、政策等。（二）档案移交接收手续
档案材料移交时我们工作人员要与移交人共同清点，经查对无误，方才办理登记与签收手续。
档案馆要对档案的收进、移出，案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。
1.日常接待咨询和查询档案去向的各届毕业生。
2.研究生入学考试成绩下来后，接待前来登记转档学生进行登记并认真仔细核实该生的调档院校地址。
3.不同时段做好接收全校省三好、省优干审批表，院优秀个人、五四评审表，校五四表彰个人评审表，优秀毕业生评审表等材料。4.在前半年提前做好毕业生发档前的准备工作，负责给全体毕业生代表开会，讲解转档的注意事项，上传相关转递文件到校园网上，并且印制大信封，转递通知单等。
5.接收各院系送交过来的毕业生登记表，资格审查表，成绩单，学年鉴定表，转正党员材料，报到证，双学位毕业生成绩表等。6.签收教务处送交转学，退学，休学，留级，等各种文件，并且按照文件要求逐一登记，及时按文件要求档案到位。
7.结合就业指导中心对毕业生的派遣情况，制好毕业生档案转递详表，内容主要体现学生的姓名、班级、学号、档案编号、档案转往单位、接收档案部门所在地、机要号、日期等。同时，还要在派遣总表中找出申请保留档案的学生，划分出来另作存留。确保万无一失。
8.毕业生离校后，利用暑期开始将毕业生各类材料逐一归档并核查数遍，确保无误今年共发送11届毕业生档案1135份，08,07,届共计20余份。09届毕业生剩余档案326份，10届毕业生档案196份，为了能够让毕业生及时查询到自己档案信息，每次发出档案后能够及时录入电脑中。
8.提前做好接收新生档案材料的准备工作，顺利完成和各院系的档案交接工作，共接收新生档案1965份及时归档。负责给缺高考档案的同学复印录检表装袋
9.今年九月由于09级机自和成型专业的学生重新分班，根据教务处新分班名单，重新整理档案849份。
10.学生档案室整体输录机要交寄单，去机要局发送机要2391件。
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