建设数字化档案馆的规划
档案局关于建设数字化档案馆的规划
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了议程，档案数字化建设是档案馆发展的方向和目标。现阶段，档案数字化建设已被写入我县《201*年政府工作报告》，正式提上我县“十二五”规划议程，为了充分发挥档案馆永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息开发利用中心的职能，促进我县档案事业的发展，推动档案工作规范化、标准化、现代化，更好地为政治经济文化建设服务，特结合我县档案馆实际情况，制订数字化档案馆建设规划：
1、掌握实情，建立档案数据库。档案具有数量巨大、种类繁多、保管分散的特点，因此，档案馆数字化建设不可能一蹴而就，在具体选择上，要优先考虑破损严重、亟待抢救保护的档案、与社会发展密切相关的档案等。我馆现存使用率较高的有婚姻档案86195件；干部档案2818件；录音录像磁带、影片档案526盘；照片档案2980张。我馆将按照分步实施的原则，按专题分步骤进行馆藏档案的拆分整理、档案原文图片扫描和声像档案数字化转换、图片处理、条目录入与原文挂接等工作，此项工作计划于五年内完成，并努力争取三年完成数据库的初步建设。
2、坚持标准，健全著录规则，统一使用标准的著录格式和机读目录格式，实现档案数字信息格式格式标准化，数据交换格式标准化以及档案信息数据库系统软件标准化，在此基础上，依托政府政务平台，合理构建能够衔接兼顾的档案数据库，并纳入网络的整体系统之中，达到档案馆与其他业务信息平台间的互联互通、信息共享。
3、充分运用科技手段，做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作。建立有纸化和无纸化相结合的信息库，解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭，开发利用网络电子文件的归档管理程序，使网上信息及时、完整、安全地保存下来。采取访问控制的方式，保证计算机网络系统运行安全。做好数据库备份工作，定期对系统数据进行备份，对比较大的数据库采用双机备份、多介质多份备份，保证信息安全。
档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。
扩展阅读：数字化档案馆规划纲要
档案局关于建设数字化档案馆的规划
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了议程，档案数字化建设是档案馆发展的方向和目标。现阶段，档案数字化建设已被列入我市信息化建设总体规划，正式提上我市“十二五”规划议程，为了充分发挥档案馆永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息开发利用中心的职能，促进我市档案信息化建设有序推进，实现档案工作规范化、标准化、现代化，更好地为政治经济文化建设服务，特结合我市档案馆实际情况，制订数字化档案馆建设规划：
1、掌握实情，建立档案数据库
档案具有数量巨大、种类繁多、保管分散的特点，因此，档案馆数字化建设不可能一蹴而就，在具体选择上，要优先考虑破损严重、亟待抢救保护的档案、与社会发展密切相关的档案等。我馆现存使用率较高的有婚姻档案86195件；干部档案2818件；录音录像磁带、影片档案526盘；照片档案2980张。我馆将按照分步实施的原则，按专题分步骤进行馆藏档案的拆分整理、档案原文图片扫描和声像档案数字化转换、图片处理、条目录入与原文挂接等工作，此项工作计划于五年内完成，并努力争取三年完成数据库的初步建设。
2、坚持标准，规范档案数据库
健全著录规则，统一使用标准的著录格式和机读目录格式，实现档案数字信息格式标准化，数据交换格式标准化以及档案信息数据库系统软件标准化，在此基础上，依托政府政务平台，合理构建能够衔接兼顾的档案数据库，并纳入网络的整体系统之中，达到档案馆与其他业务信息平台间的互联互通、信息共享。
3、利用科技，完善档案数据库
充分运用科技手段，做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作。建立有纸化和无纸化相结合的信息库，解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭，开发利用网络电子文件的归档管理程序，使网上信息及时、完整、安全地保存下来。采取访问控制的方式，保证计算机网络系统运行安全。做好据库备份工作，定期对系统数据进行备份，对比较大的数据库采用双机备份、多介质多份备份，保证信息安全。
档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。
扬中市档案馆作为地方性国家综合性档案馆，主要存放有建县以来各机关、事业、企业、乡（镇）139个全宗单位文书档案、专门档案、照片档案、实物档案共计6.2万卷(件)、7.5万件。县档案馆从201*年起着手馆藏档案目录数据库建设工作，201*年馆藏文书档案文件级目录数据库全部建成，其后在新接收实体档案同时，均接收了文件级档案目录，至今累计存储有59万条文件目录。随着馆藏档案接收力度加大，目录数据库基本建成，县档案馆接待查档量呈快速增长态势，201*年以来查档人次量年均递增20%，201*年度接待利用3400人次，调阅档案5700卷（件）次。
经统计，在查阅档案总量中，包括婚姻、工龄、土地、房产等各类服务民生利用约占70%，其余为党务、政务和经济建设查考。档案的频繁利用，势必对档案实体的保管保护构成较大危害。今年8月，全省档案馆功能建设现场会议在成都召开。会议提出在十二五期间建成一批县级全文数字化档案馆，今后应将档案馆实体建设和数字档案馆建设作为档案馆功能建设的两翼来开展。结合我县档案工作实际，在目前已经建成档案目录信息数据库基础上，计划开展全县档案在线集中管理系统，实现全县档案管理现代化、县直机关馆室一体化、档案信息资源共享化工作，特别是实现与机关办公自动化系统无缝连接。为迅速启动此项工程，按照国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》明确的“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，我县计划分四年实施全文数字化建设工作，在201*年底全面实现数字化档案馆目标。
一、指导思想和基本原则
扬中市档案馆档案数字化建设的指导思想是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《四川省档案信息化建设十二五规划》和《攀枝花市档案档案工作十二五规划》，以馆藏重要档案、利用频繁档案、珍贵档案数字化为重点，以计算机网络为基础，逐步实现档案馆资源数字化、利用信息化、管理现代化，并最终把扬中市档案馆建设成为“数字化档案馆”。
根据这一指导思想，我馆信息化建设的基本原则是：区分重点，明确范围；统一标准，有序推进；安全保密，注重实效。
二、目标任务
（一）工作目标
全面加强档案馆信息化建设，强力推进馆藏档案全文数据库建设，着力加强局馆网站的软硬件建设，进一步优化局馆网络，开发使用触摸屏文档检索系统，科学整合各类档案数据库，异地备份保管档案数据，从而全面提升县档案馆信息化管理水平、应用水平、服务水平。
按照档案信息化建设的总体格局，重点开展馆藏档案全文数字化建设，同步开展利用平台建设，逐步将县档案馆建设成为全省一流的“数字化档案馆”。
（二）主要任务
1、强力推进馆藏档案全文数据库建设。201*年前，按照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，逐步将使用频繁民生专门档案，县委、县政府、县人大、县政协等馆藏重要档案，馆藏照片、视频、音频、字画等珍贵档案，县属各机关、乡镇重要文书档案全文数字化并投入使用，力争上述馆藏档案全文数字化比例达到100%，并确保数据库的安全。
2、进一步优化局馆网络，着力加强局馆网站的软硬件建设。201*年底前完成网络软硬件采购，优化局馆网络，确保网络快速、畅通、便捷；加强硬件建设和管理制度建设，确保网站数据安全、更新及时、运行通畅、利用便捷。
3、异地备份保管档案数据。按照市档案局的统一部署和要求，完成馆藏档案数据的异地备份工作，为档案数据永久性安全提供科学、合理的保障措施和保障方法。
三、实施步骤
全文数字化建设项目劳动密集性、专业性强，将采取公开招标，业务外包的形式进行。
第一阶段：自数字化建设项目批准、招标启动至新建档案馆201*年下半年搬迁前，做好硬件设备、软件系统与加工处理招标采购，先期完成馆藏利用率较高的档案，即涉及民生档案和6个重点全宗单位（县委、县人大、县政府、县政协、县委组织部、县人事局）档案的全文数字化扫描、加工、存储工作。对照档案实体测算，需要加工处理档案共计34万件，约280万页。
第二阶段：201*年度，将全文数字化处理工作向纵深推进，对县级机关、事业单位已经移交进馆永久、长期文书档案进行数字化处理，需要加工处理档案共计27万件，约220万页。
第三阶段：201*-201*年度，对各乡镇（包括原28个乡镇）移交进馆永久、长期文书档案进行数字化处理，需要加工处理档案共计21万件，约180万页。
为充分发挥档案馆档案安全保管基地、爱国主义教育基地、政府信息查阅中心、档案信息开发利用中心、电子文件中心“五位一体”的功能，大力推进档案服务利用社会化、档案工作管理法制化、档案资源结构多元化和档案基础工作信息化，促进盐源县档案事业健康可持续发展，更好地为建设小康社会服务，特制订数字档案馆建设规划。一、指导思想
建设数字档案馆要以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，根据国家档案局《数字档案馆建设指南》、省档案局《四川省档案信息化建设实施意见》和《达县档案事业发展“十二五”规划》要求，把建设数字档案馆纳入县档案局信息化建设“十二五”总体规划，结合县档案馆实际情况，到201*年全面建成达县县数字档案馆。二、原则与目标
我县的数字档案馆建设必须遵循“科学规划、分步实施、安全保密、切实可行”的原则，并根据实际工作需要，确定中、长期目标，充分利用我县政务网平台、档案信息网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应我县一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。在加强档案数字化基础设施建设的同时，逐步实现档案局（馆）办公自动化、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子档案管理规范化、档案信息查询网络化，分三期逐步完成“三网一库”的建设任务（三网指内网、专网和外网的平台建设，一库指数据库的建设），最终全面建成数字档案馆。三、档案数字化管理现状和需求分析
目前我局有电脑14台，扫描仪1台，复印机1台，已开通党政网、互联网，并于201*年建成档案信息网。初步实现办公自动化，和档案信息网站建设还处于初级阶段，数据库建设也仅限于文件级目录录入式一种，仅录入了文件级文件级70950条，整理退耕还林档案2230盒66369件、林改档案7686盒99974件，为数字档案馆建设打下了坚实的基础，电子档案管理的各项规范、标准、制度还未制定。我们希望通过持续地数字档案馆建设，逐步实现数字档案馆的各项建设任务。
数字档案馆全面建成的时间要求自201*年1月始至201*年12月，分三期实施。四、实施步骤
（一）数字档案馆第一期建设。
（1）实施时间：201*年1月~201*年12月。
（2）实施重点：购置建设数字档案馆所必须的软件、硬件，搭建网络平台，实现档案局（馆）办公自动化和初步建成“三网一库”。（3）实施的工作目标：
A．进行局域网（内网）、党政网（专网）、互联网（外网）的线路布置、接口预埋；
B．硬件购置：购置数字档案馆的硬件设备，如计算机（含触摸屏式计算机）、激光宽带打印机、复印机、扫描仪、计算机服务器、路由器、交换机、防火墙设备、在线式UPS电源、大型存储设备、数字摄像机、传真机、大屏幕彩色电视机等。
C．软件：购置办公自动化软件，并结合档案局工作实际定制功能模块，与档案管理软件有效衔接，整合电子文件管理环境，搭建整个办公自动化和电子档案管理平台；购置数据库管理软件和备份软件，根据馆藏实际建立多种形式的数据库。D．制定电子档案管理的各项业务规范、标准；
E．开展馆藏档案的产业化数字化工作，即馆藏档案条目录入与部分档案原文、图片扫描和视音频档案的数字化转换工作；F.做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作，购置防火墙和防病毒软件；G.对现行文件中心进行设备和人员的补充，实现现行法规文件的政务网上查询利用工作。（二）数字档案馆第二期建设。
（1）实施时间：201*年1月~201*年12月。
（2）实施重点：加强“三网一库”建设和电子文件归档管理工作。
（3）实施的工作目标：全面建成“三网一库”，对数字档案馆的各项工作流程进行细致分析，在总结第一阶段实施经验的基础上，继续加强薄弱环节的建设，实现电子文件规范化、标准化管理。A．硬件购置：档案缩微设备和必需的其他设备；B．软件：建立视音频档案转换系统、缩微档案转换系统等；
C．做好党政机关和有关企事业单位档案室电子文件归档、电子档案规范管理的指导和监督工作；D．继续做好馆藏档案的数字化工作，完成馆藏全部档案条目录入与原文、图片等扫描工作；
E．建立完整的档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案（含缩微档案）数据库、多媒体档案数据库。同时开展电子数据的鉴定工作，为第三阶段档案网上查询工作做数据准备。（三）数字档案馆第三期建设。
（1）实施时间：201*年1月-201*年12月。
（2）实施重点：档案数字化管理软件级别提升和完善硬件设施、设备。（3）实施的工作目标：全面达到数字档案馆标准。
A．硬件：根据实际工作需要，完善必备的硬件设施、设备；
B．软件：按发展要求，对原管理软件进行必要的内容扩展、级别提升；C．新进馆档案条目录入与全文扫描；
D．在互联网上开放档案网站，对各个数据库的信息进行严格地鉴定和筛选，有选择性的进行网上档案全文查询服务。五、质量要求与保障体系（一）质量要求。
总的要求是：系统应具备统一性、实用性、经济性、兼容性、先进性和安全性。（1）系统必须涵盖档案管理全过程，满足档案管理工作多部门、多环节的业务需求；
（2）系统必须具有一定的前瞻性，促进档案管理思维与方式的变革，利用数字化档案信息的诸多优势，在档案信息存储、检索、利用等各方面提高其工作效力和附加值；
（3）系统必须安全保密、稳定可靠，确保档案信息存储、处理、传递的畅通。在遭遇病毒攻击、硬件损坏、软件平台故障等突发事件后，可迅速恢复数据，最大限度的减免损失；
（4）系统必须具备一定的辅助决策功能，提高领导决策的科学性，提高档案信息利用率和快捷度，从而提高工作效力；（5）系统必须具备较高的自动化程度，减少管理人员工作量，增强档案管理科学性，提高档案馆工作质量；（6）系统必须具有良好的可操作性，管理人员经过短期培训即可掌握各模块功能，且界面清晰易懂，简单易行；
（7）系统必须具备一定的升级换代能力，一定的硬件兼容性，能够灵活适应档案部门计算机及相关外部设备的更新升级；（8）系统必须具有提供完备的数据备份以及数据恢复、数据迁移、离线检索等功能。（二）保障体系。（1）组织保障
县档案局成立以局长为组长，分管副局长为副组长的数字档案馆建设领导小组，成员有办公室、指导股同志参加。主要负责数字档案馆建设方案的制订、实施，各阶段工作进度、质量的监督、检查，外部、内部的协调，项目调试、运转、验收等工作。（2）制度保障
根据国家档案局、四川省档案局、达州市档案局的有关规定，结合我县档案馆实际情况，制订档案数字化管理各项业务标准、电子文件归档和电子档案管理规范、档案信息网上查询办法等，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循。（3）技术保障
与档案数字化管理软件、硬件提供单位密切配合，建立有效的合作机制，使软、硬件销售服务一体化，确保系统运转可靠、安全。（4）人才保障
建立档案局（馆）技术人才管理机制，积极组织人员培训，逐步形成一支自己的档案数字化人才队伍，保障档案数字化管理向更深层次发展。
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