数字化档案馆规划纲要
档案局关于建设数字化档案馆的规划
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了议程，档案数字化建设是档案馆发展的方向和目标。现阶段，档案数字化建设已被列入我市信息化建设总体规划，正式提上我市“十二五”规划议程，为了充分发挥档案馆永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息开发利用中心的职能，促进我市档案信息化建设有序推进，实现档案工作规范化、标准化、现代化，更好地为政治经济文化建设服务，特结合我市档案馆实际情况，制订数字化档案馆建设规划：
1、掌握实情，建立档案数据库
档案具有数量巨大、种类繁多、保管分散的特点，因此，档案馆数字化建设不可能一蹴而就，在具体选择上，要优先考虑破损严重、亟待抢救保护的档案、与社会发展密切相关的档案等。我馆现存使用率较高的有婚姻档案86195件；干部档案2818件；录音录像磁带、影片档案526盘；照片档案2980张。我馆将按照分步实施的原则，按专题分步骤进行馆藏档案的拆分整理、档案原文图片扫描和声像档案数字化转换、图片处理、条目录入与原文挂接等工作，此项工作计划于五年内完成，并努力争取三年完成数据库的初步建设。
2、坚持标准，规范档案数据库
健全著录规则，统一使用标准的著录格式和机读目录格式，实现档案数字信息格式标准化，数据交换格式标准化以及档案信息数据库系统软件标准化，在此基础上，依托政府政务平台，合理构建能够衔接兼顾的档案数据库，并纳入网络的整体系统之中，达到档案馆与其他业务信息平台间的互联互通、信息共享。
3、利用科技，完善档案数据库
充分运用科技手段，做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作。建立有纸化和无纸化相结合的信息库，解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭，开发利用网络电子文件的归档管理程序，使网上信息及时、完整、安全地保存下来。采取访问控制的方式，保证计算机网络系统运行安全。做好据库备份工作，定期对系统数据进行备份，对比较大的数据库采用双机备份、多介质多份备份，保证信息安全。
档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。
扬中市档案馆作为地方性国家综合性档案馆，主要存放有建县以来各机关、事业、企业、乡（镇）139个全宗单位文书档案、专门档案、照片档案、实物档案共计6.2万卷(件)、7.5万件。县档案馆从201*年起着手馆藏档案目录数据库建设工作，201*年馆藏文书档案文件级目录数据库全部建成，其后在新接收实体档案同时，均接收了文件级档案目录，至今累计存储有59万条文件目录。随着馆藏档案接收力度加大，目录数据库基本建成，县档案馆接待查档量呈快速增长态势，201*年以来查档人次量年均递增20%，201*年度接待利用3400人次，调阅档案5700卷（件）次。
经统计，在查阅档案总量中，包括婚姻、工龄、土地、房产等各类服务民生利用约占70%，其余为党务、政务和经济建设查考。档案的频繁利用，势必对档案实体的保管保护构成较大危害。今年8月，全省档案馆功能建设现场会议在成都召开。会议提出在十二五期间建成一批县级全文数字化档案馆，今后应将档案馆实体建设和数字档案馆建设作为档案馆功能建设的两翼来开展。结合我县档案工作实际，在目前已经建成档案目录信息数据库基础上，计划开展全县档案在线集中管理系统，实现全县档案管理现代化、县直机关馆室一体化、档案信息资源共享化工作，特别是实现与机关办公自动化系统无缝连接。为迅速启动此项工程，按照国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》明确的“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，我县计划分四年实施全文数字化建设工作，在201*年底全面实现数字化档案馆目标。
一、指导思想和基本原则
扬中市档案馆档案数字化建设的指导思想是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《四川省档案信息化建设十二五规划》和《攀枝花市档案档案工作十二五规划》，以馆藏重要档案、利用频繁档案、珍贵档案数字化为重点，以计算机网络为基础，逐步实现档案馆资源数字化、利用信息化、管理现代化，并最终把扬中市档案馆建设成为“数字化档案馆”。
根据这一指导思想，我馆信息化建设的基本原则是：区分重点，明确范围；统一标准，有序推进；安全保密，注重实效。
二、目标任务
（一）工作目标
全面加强档案馆信息化建设，强力推进馆藏档案全文数据库建设，着力加强局馆网站的软硬件建设，进一步优化局馆网络，开发使用触摸屏文档检索系统，科学整合各类档案数据库，异地备份保管档案数据，从而全面提升县档案馆信息化管理水平、应用水平、服务水平。
按照档案信息化建设的总体格局，重点开展馆藏档案全文数字化建设，同步开展利用平台建设，逐步将县档案馆建设成为全省一流的“数字化档案馆”。
（二）主要任务
1、强力推进馆藏档案全文数据库建设。201*年前，按照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，逐步将使用频繁民生专门档案，县委、县政府、县人大、县政协等馆藏重要档案，馆藏照片、视频、音频、字画等珍贵档案，县属各机关、乡镇重要文书档案全文数字化并投入使用，力争上述馆藏档案全文数字化比例达到100%，并确保数据库的安全。
2、进一步优化局馆网络，着力加强局馆网站的软硬件建设。201*年底前完成网络软硬件采购，优化局馆网络，确保网络快速、畅通、便捷；加强硬件建设和管理制度建设，确保网站数据安全、更新及时、运行通畅、利用便捷。
3、异地备份保管档案数据。按照市档案局的统一部署和要求，完成馆藏档案数据的异地备份工作，为档案数据永久性安全提供科学、合理的保障措施和保障方法。
三、实施步骤
全文数字化建设项目劳动密集性、专业性强，将采取公开招标，业务外包的形式进行。
第一阶段：自数字化建设项目批准、招标启动至新建档案馆201*年下半年搬迁前，做好硬件设备、软件系统与加工处理招标采购，先期完成馆藏利用率较高的档案，即涉及民生档案和6个重点全宗单位（县委、县人大、县政府、县政协、县委组织部、县人事局）档案的全文数字化扫描、加工、存储工作。对照档案实体测算，需要加工处理档案共计34万件，约280万页。
第二阶段：201*年度，将全文数字化处理工作向纵深推进，对县级机关、事业单位已经移交进馆永久、长期文书档案进行数字化处理，需要加工处理档案共计27万件，约220万页。
第三阶段：201*-201*年度，对各乡镇（包括原28个乡镇）移交进馆永久、长期文书档案进行数字化处理，需要加工处理档案共计21万件，约180万页。
为充分发挥档案馆档案安全保管基地、爱国主义教育基地、政府信息查阅中心、档案信息开发利用中心、电子文件中心“五位一体”的功能，大力推进档案服务利用社会化、档案工作管理法制化、档案资源结构多元化和档案基础工作信息化，促进盐源县档案事业健康可持续发展，更好地为建设小康社会服务，特制订数字档案馆建设规划。一、指导思想
建设数字档案馆要以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，根据国家档案局《数字档案馆建设指南》、省档案局《四川省档案信息化建设实施意见》和《达县档案事业发展“十二五”规划》要求，把建设数字档案馆纳入县档案局信息化建设“十二五”总体规划，结合县档案馆实际情况，到201*年全面建成达县县数字档案馆。二、原则与目标
我县的数字档案馆建设必须遵循“科学规划、分步实施、安全保密、切实可行”的原则，并根据实际工作需要，确定中、长期目标，充分利用我县政务网平台、档案信息网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应我县一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。在加强档案数字化基础设施建设的同时，逐步实现档案局（馆）办公自动化、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子档案管理规范化、档案信息查询网络化，分三期逐步完成“三网一库”的建设任务（三网指内网、专网和外网的平台建设，一库指数据库的建设），最终全面建成数字档案馆。三、档案数字化管理现状和需求分析
目前我局有电脑14台，扫描仪1台，复印机1台，已开通党政网、互联网，并于201*年建成档案信息网。初步实现办公自动化，和档案信息网站建设还处于初级阶段，数据库建设也仅限于文件级目录录入式一种，仅录入了文件级文件级70950条，整理退耕还林档案2230盒66369件、林改档案7686盒99974件，为数字档案馆建设打下了坚实的基础，电子档案管理的各项规范、标准、制度还未制定。我们希望通过持续地数字档案馆建设，逐步实现数字档案馆的各项建设任务。
数字档案馆全面建成的时间要求自201*年1月始至201*年12月，分三期实施。四、实施步骤
（一）数字档案馆第一期建设。
（1）实施时间：201*年1月~201*年12月。
（2）实施重点：购置建设数字档案馆所必须的软件、硬件，搭建网络平台，实现档案局（馆）办公自动化和初步建成“三网一库”。（3）实施的工作目标：
A．进行局域网（内网）、党政网（专网）、互联网（外网）的线路布置、接口预埋；
B．硬件购置：购置数字档案馆的硬件设备，如计算机（含触摸屏式计算机）、激光宽带打印机、复印机、扫描仪、计算机服务器、路由器、交换机、防火墙设备、在线式UPS电源、大型存储设备、数字摄像机、传真机、大屏幕彩色电视机等。
C．软件：购置办公自动化软件，并结合档案局工作实际定制功能模块，与档案管理软件有效衔接，整合电子文件管理环境，搭建整个办公自动化和电子档案管理平台；购置数据库管理软件和备份软件，根据馆藏实际建立多种形式的数据库。D．制定电子档案管理的各项业务规范、标准；
E．开展馆藏档案的产业化数字化工作，即馆藏档案条目录入与部分档案原文、图片扫描和视音频档案的数字化转换工作；F.做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作，购置防火墙和防病毒软件；G.对现行文件中心进行设备和人员的补充，实现现行法规文件的政务网上查询利用工作。（二）数字档案馆第二期建设。
（1）实施时间：201*年1月~201*年12月。
（2）实施重点：加强“三网一库”建设和电子文件归档管理工作。
（3）实施的工作目标：全面建成“三网一库”，对数字档案馆的各项工作流程进行细致分析，在总结第一阶段实施经验的基础上，继续加强薄弱环节的建设，实现电子文件规范化、标准化管理。A．硬件购置：档案缩微设备和必需的其他设备；B．软件：建立视音频档案转换系统、缩微档案转换系统等；
C．做好党政机关和有关企事业单位档案室电子文件归档、电子档案规范管理的指导和监督工作；D．继续做好馆藏档案的数字化工作，完成馆藏全部档案条目录入与原文、图片等扫描工作；
E．建立完整的档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案（含缩微档案）数据库、多媒体档案数据库。同时开展电子数据的鉴定工作，为第三阶段档案网上查询工作做数据准备。（三）数字档案馆第三期建设。
（1）实施时间：201*年1月-201*年12月。
（2）实施重点：档案数字化管理软件级别提升和完善硬件设施、设备。（3）实施的工作目标：全面达到数字档案馆标准。
A．硬件：根据实际工作需要，完善必备的硬件设施、设备；
B．软件：按发展要求，对原管理软件进行必要的内容扩展、级别提升；C．新进馆档案条目录入与全文扫描；
D．在互联网上开放档案网站，对各个数据库的信息进行严格地鉴定和筛选，有选择性的进行网上档案全文查询服务。五、质量要求与保障体系（一）质量要求。
总的要求是：系统应具备统一性、实用性、经济性、兼容性、先进性和安全性。（1）系统必须涵盖档案管理全过程，满足档案管理工作多部门、多环节的业务需求；
（2）系统必须具有一定的前瞻性，促进档案管理思维与方式的变革，利用数字化档案信息的诸多优势，在档案信息存储、检索、利用等各方面提高其工作效力和附加值；
（3）系统必须安全保密、稳定可靠，确保档案信息存储、处理、传递的畅通。在遭遇病毒攻击、硬件损坏、软件平台故障等突发事件后，可迅速恢复数据，最大限度的减免损失；
（4）系统必须具备一定的辅助决策功能，提高领导决策的科学性，提高档案信息利用率和快捷度，从而提高工作效力；（5）系统必须具备较高的自动化程度，减少管理人员工作量，增强档案管理科学性，提高档案馆工作质量；（6）系统必须具有良好的可操作性，管理人员经过短期培训即可掌握各模块功能，且界面清晰易懂，简单易行；
（7）系统必须具备一定的升级换代能力，一定的硬件兼容性，能够灵活适应档案部门计算机及相关外部设备的更新升级；（8）系统必须具有提供完备的数据备份以及数据恢复、数据迁移、离线检索等功能。（二）保障体系。（1）组织保障
县档案局成立以局长为组长，分管副局长为副组长的数字档案馆建设领导小组，成员有办公室、指导股同志参加。主要负责数字档案馆建设方案的制订、实施，各阶段工作进度、质量的监督、检查，外部、内部的协调，项目调试、运转、验收等工作。（2）制度保障
根据国家档案局、四川省档案局、达州市档案局的有关规定，结合我县档案馆实际情况，制订档案数字化管理各项业务标准、电子文件归档和电子档案管理规范、档案信息网上查询办法等，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循。（3）技术保障
与档案数字化管理软件、硬件提供单位密切配合，建立有效的合作机制，使软、硬件销售服务一体化，确保系统运转可靠、安全。（4）人才保障
建立档案局（馆）技术人才管理机制，积极组织人员培训，逐步形成一支自己的档案数字化人才队伍，保障档案数字化管理向更深层次发展。
扩展阅读：数字化档案馆解决方案 - A
数字化档案馆解决方案
201*年2月14日数字化档案馆解决方案
一、概述
1、背景分析
随着各企事业单位整体管理水平的不断提高，现代科学技术在各行业中的广泛应用，传统的档案管理方式已不能满足日新月异的新形势的需要，主要表现为：
传统的档案管理是以纸质档案为主体，以手工检索为基本手段。而目前的各企事业单位，从基层班组到单位的决策机关，计算机应用已十分普及，电子信息传输日益广泛，电子文件的大量涌现，各专业应用系统的广泛运用，使传统档案管理面临严峻挑战；
传统的档案管理采用手工管理方式，档案管理的工作效率和质量，直接受到档案人员的思想觉悟、工作态度、文化程度、业务水平、身体条件、情绪变化等诸多因素的制约，一旦某一方面发生问题，都会给工作带来影响；
以上种种不适应新形势要求的情况，在客观上对档案工作、档案部门和档案人员在管理中的作用、地位和形象都会造成消极的影响，迫使我们去考虑、探索和研究档案管理改革的问题，建立数字化档案馆已成为广大档案管理者和档案工作者的共同愿望和要求。
2、方案简述
建设数字化档案馆已是目前档案管理工作的一项中心工作。数字化档案馆的建设突破了传统的、封闭的档案管理模式，实现
数字化档案馆解决方案
了档案工作以手工管理为主向以计算机管理为主、以管理档案实体为主向以管理档案信息为主、以档案存储保管为主向利用服务为主的转变。数字化档案馆的建设是通过运用高速发展的计算机及网络技术，结合大型数据库系统对文书档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案实现档案数字化，并且对数字化档案数据实施全面管理，同时还提供方便的数字化档案信息检索服务，实现了以网络为基础的电子档案为数据源的集成，包括扫描件、各种格式的图像文件、声音文件、视频文件的所有多媒体应用。系统可根据用户的职能岗位不同，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的系统操作界面，做到了分工细致，权限明确。真正实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的管理目的，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。
二、建设目标
1、实现馆藏纸质资源数字化
随着企业的发展，档案处存有的大量有价值的纸质文书档案，它记载着企业多年来的生产经营中的政策、法规、人事变动等信息，是企业发展过程中的重要参照或参考文档，是企业改扩建的基础资源，是企业发展过程的历史写照，并且档案数量还在不断快速增长。将这些图书档案数字化加工，是数字档案馆资源数据库的重要组成部分。
数字化档案馆解决方案
2、数字化档案馆与各应用系统实现无缝联接
对于企业各部门，系统直接与各归档部门的收发文管理对接，紧紧抓住归档的源头，所有的收发文材料都在网上进行登记，而后再按归档类目进行文件材料的预立卷工作，保证了归档的完备率。对于行政、财务、科研、设备等专业化门类，通过信息采集平台按信息采集标准，完成网上归档和信息采集。
3、实现档案馆业务流程自动化
用数字化手段对档案业务各流程进行管理，可对各立档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。
4、借助公司的高速主干网，组建全公司的图档数据网络系统，实现档案馆业务流程处理和服务的网络化
内部建立连通各个部门的计算机网络平台，外部联接各分支机构和Internet公共通信网络，充分利用现代通信、计算机网络等基础信息设施，实现信息传输网络化。
5、组织完整的防护及权限管理机制
根据操作员的职能岗位不同，赋予不同的级别和访问权限，使不同操作员有不同的系统操作界面，只能查阅自己权限内的档案资料，做到分工细致，权限明确，很好的保护了数字档案的安全。
数字化档案馆解决方案
通过智能密集架、环境控制系统的应用，达到对实体档案的防护。
6、实现完备的图档利用目标
包括一个企业内网站，运行于企业局域网，使其有利档案资源的快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远程连接、自动化程度高、并易于维护等；一个公众网站，采用VPN技术使企业的远程二级单位和公务外出业务的有关人员，也可以通过接入Internet远程查询档案资源。
三、系统功能
数字化档案馆的基础模型
图3-1数字化档案馆基础模型
数字化档案馆解决方案
数字化档案馆通常以机房为中心，以B/S架构发布，各客户端通过内部局域网或Internet发布进行访问，实现资源共享、在线利用。以C/S架构实现数字档案管理及特殊用户的检索利用。在多级综合网络中，档案馆内部主要包括：
1、档案收集
收集各种具有保存价值的文件、声像材料，各级机关、企事业单位公文、会议交流材料等。这一过程中需要各用户端搜集整理，并汇总到统一存储系统。
2、档案整理、数字化：
主要包括分类、组卷、目录编制等工作，然后将各种档案进行数字化录入。这一过程同样可在采集数据存储系统中进行即可。档案数字化工作流程示意图
数字化档案馆解决方案
图3-2档案数字化工作流程示意图
图3-3文本扫描仪
采用高品质的文本扫描仪可对纸质资料和可视电子文件中的图文元素进行准确提取、智能识别，并可实时文本转化。其中纸质文件包
数字化档案馆解决方案
括办公文件、名片、报纸、杂志、书刊等，电子文件包括jpeg，gif，bmp，PDF，CAJ，html网页等文件格式。处理元素对象包括文字、公式、方程式、各类表格（有线或者无线）、红章、红头、图像等元素，并可以保持原版面信息还原进写字板、TXT、Word、Excel、PDF等常用文字处理和表格处理等办公软件。文本扫描仪支持单页一键文本化和批量流水作业文本化的工作模式。
3、档案管理、查阅
利用各操作终端在专用的管理系统上对各类档案即时编辑、查询及管理。1）档案管理A、文书档案管理
文书档案管理实现发文与收文的登记、查询、文档补录与导入、导入编辑、文档整理、整理编辑、归档确认和查询、查询打印和文档统计等功能，处理反馈、催办、查询等任务。B、财务档案管理
财务档案管理实现对财务档案的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计分核算资料全面管理。C、人事档案管理
数字化档案馆解决方案
建立在现代信息技术普遍应用基础上，对人事档案信息资源进行收集、鉴别、整理、归档，以数字化手段和仿真技术进行管理。D、照片档案管理
照片档案管理是该系统的重要部分，将扫描之后的照片用计算机实行分类分主题进行管理。系统提供照片基本信息录入、查询、补传和编辑整理，以及照片删除查询、归档确认等功能。E、实物档案管理
实物档案管理是对本单位和外单位人员的物品、图像文件和声音文件进行计算机管理。实现对实物基本信息录入、查询、补传和编辑整理，以及实物删除查询、归档确认等功能。F、声像档案管理
声像档案管理是使用计算机根据流媒体技术对原始录音带和录像带进行数字化制作，最终提供当前国际流行的流媒体声像文件。同时对新产生的声像文件档案进行分类管理。基本功能有声像基本信息录入、查询、补传和编辑整理、声像删除查询、归档确认等功能。2）档案借阅管理
数字化档案馆解决方案
图3-4档案借阅管理操作示意图
图3-5档案借阅管理功能图
数字化档案馆解决方案
提供了档案的借阅登记、档案归还登记、档案催还、档案借阅统计和档案借阅清单等功能。3）档案销毁
系统提供了对文书档案销毁管理的功能。提供文书档案销毁、档案销毁查询、档案销毁整理、销毁确认和档案销毁清单打印等功能。4）档案移交
系统提供了对档案移交管理的功能。主要包括档案移交登记、档案移交查询、档案移交整理、档案移交确认和档案移交清单打印等功能。
5）汇总统计分析
系统提供了以年度为单位的诸如借阅统计、年度档案统计、历年档案统计等汇总统计方式。并可根据用户实际需求，开发所需各类统计、分析报表。6）权限管理
数字化档案馆解决方案
图3-6权限设置
系统采用纵横两种方式实现系统权限管理：系统功能的权限管理体系和档案查询权限管理体系。包括权限初始化、权限编辑、档案查询权限分配、档案查询权限审批、权限审批委托、权限审批撤销委托等功能。7）日志管理
系统提供了详细的系统日志管理。主要包括：系统登录日志、访问系统各个功能模块日志、系统登录日志统计、系统登录日志详细清单、功能模块日志统计、功能模块访问清单等功能。系统实现了用户登录系统的全程跟踪，并能轻松查询系统日志。
数字化档案馆解决方案
8）系统管理
系统管理为用户提供了向导式的配置方法，以使系统适应本单位的具体情况，系统管理模块负责对本系统进行统一的规划管理，包括设置系统运行所需的基本参数、安全机制和用户管理。9）与OA软件接口
OA接口对在OA系统中新产生的电子数据（Word、Excel、相关数据库信息）实现全面管理。并且操作极其简单，只需要点击几个按钮即可完成OA接口所有功能。10）与财务软件接口
本系统可以与主流财务软件(金蝶、用友)进行接口，减轻用户重复输入的工作量，更能达到数据一致的效果。
4、档案保护：档案的转存、备份及安全防护。在这一过程中，
安全的存储及备份系统是整个数字化档案工作的关键。强有力的容灾存储系统及全面的网络安全是数据安全的重要保障。1）电子数据安全备份
服务器端有专门的数据管理模块用于档案数据定期自动备份，有效保护电子数据安全。2）智能密集架的使用
数字化档案馆解决方案
D2型智能密集架是我公司根据国家档案局《DA/T7-201*》直列式档案密集架行业标准和图书密集架国家标准《GB/T13667.3-201*》自行研制开发的新一代集手动、电动、电脑、网络控制于一体的光机电一体化产品，技术水平国内领先。率先在行业内采用无火花、免维护、低噪声及长寿命的无刷直流电机对密集架运动做柔性速度控制，彻底无架体碰撞；全程高品质语音提示；可脱机操作等性能提供完美品质；完善的人身安全及设备安全保障设计；采用工业级控制芯片并对关键部分做冗余设计确保系统的安全、可靠操作及长期使用寿命；通讯及电源具备抗干扰设计适应各种使用环境下的应用；软件图形化操作便于用于使用；模块化设计方便系统扩展及升级。3）环境控制系统应用
通过对库房环境数据采集、分析、处理、控制各种受控设备，包括除湿机、加湿机、空调、空气净化、换气设备等，更好的保护档案实体的安全。
5、档案利用
通过内部共享或WEB发布提供全天候、全方位的实时档案信息利用平台。用户不论走到哪里，任何时间都能查阅权限范围内的档案信息。
数字化档案馆解决方案
图3-7档案数字化管理、使用示意图
6、条码技术的应用
条码系统是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的自动识别系统，也是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。
数字化档案馆解决方案
图3-8条码技术在数字化馆应用示意图
使用条码技术是目前企业档案信息化建设的必然要求1）取消键盘按键输入
档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握，我们可将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名（甚至审核书内容与图纸）、案卷盒数、存放地点等编成一个条码，打印在案卷封面及档案盒上，使用手持或固定扫描器，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以下，这是任何手工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。2）快速进行档案的借还交接、简化手续
档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关的文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁手归还等。借
数字化档案馆解决方案
出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，如果我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时的时间，才有可能找到这条记录。解决上述问题，用识别器及计算机处理系统通过核实、存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案由借出到归还的管理和统计，方便、快捷、准确，极大提高效率和管理水平。3）全面快速提取信息
目前我们花很多时间在流通管理库内输入的内容，仅只限于档案借与还的信息。在我们催交过期未还档案的时候，借案人员都来查询被催还的档案是什么内容？我们只能一一将档号输入到另一个数据库去检索，耗时耗力，而条码中存储的信息，足以使一张催还单上提示借案时间及案卷内容等所有信息，这些信息有利于办案者对办案过程的提醒与回顾，查到档案的流向，有利于保证档案的安全。人们对信息获取的要求是全面、直接、迅速、准确。条形码的尽快应用将进一步加速和满足利用者对获取信息的种种愿望。4）减少取案、放案的错误发生
如库存档案数量巨大，其中档号、封面相似的太多，当我们拿着档号去库房调案和还案时，很多时候都不能快速准确反应出该档号在
数字化档案馆解决方案
密集架中的存放位置，而条形码中"存放地点"的信息将成为档案快速分类上架的唯一标识和最好帮手，它避开人脑先思索档号再转入思索存放地点这一环节，直接按存放地点信息取放档案，改变以往常常出现的一件档案不慎放错可能会"石沉大海"、找回此案就好似"海底捞针"的尴尬局面。因为计算机每日扫描条码后储存的信息，可以快速准确地将错案发生的时间，位置等信息提示给我们，尽快锁定差错范围，条码信息无形中为我们增加了一道保护线和监督岗，令我们的寻找工作如虎添翼（其前提条件是存放地点一旦确定便不能更改）。5）提供档案的跟踪与调控
在不久的将来，档案在办案过程中流动时，进入谁手中，只需扫描一下条码，档案流向清清楚楚，超出规定时间，我们可及时发出提示，起到督促与催办作用。使档案的流动从此走出盲区，让它无时无刻不在我们的监视中。
7、RFID技术的应用
RFID是英文“RadioFrequencyIdentification”的缩写，中文名称为(无线)射频识别，是非接触式自动识别技术的一种。而将这种技术应用于档案馆领域，则直接体现为“电子防伪标签”，它是一个集成了小型天线的储存，有大量产品信息的计算机芯片。这种芯片标签加贴在档案上，即可将芯片中的信息通过无线电波发射出去，借助特定接收装置，就可以获知档案的相关信息和具体位置。
数字化档案馆解决方案
图3-9RFID在数字化档案馆应用示意图
将RFID应用于档案管理工作中不仅能大大提高管理的效率，同时还有助于提高档案管理的安全性。1）非接触式数据采集
RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。2）快速盘点
数字化档案馆解决方案
由于RFID的使用，盘点档案由原来的费时费力的工作变成一项轻点几下鼠标就能完成的简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。3）快速扫描，且一次性数据处理量大。
RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。4）标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用
与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。5）安全性高。
标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。7）可重复使用
数字化档案馆解决方案
现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。8）标签具有EAS防盗功能
配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能。
四、环境要求
1、软件环境
服务器端：操作系统Windows201*操作系统，SQLSERVER数据库；
客户端：Windows201*/98/xp/me，浏览器MicrosoftInternetExplorer5.0以上。
数字化档案馆解决方案
2、硬件环境
序号123456789服务器文本扫描仪条码打印机条码扫描枪数据采集器网络交换机RFID标签RFID读卡器手持式阅读器类型规格HPG6ML3500汉王V60ArogxA2240SymbolLS2208APSymbol3000数量31111待定待定待定待定选配选配待定说明Web服务器、数据服务器、控制服务器各一台10智能密集架11环境控制系统12数字化档案馆系统五、售后服务
方迪科技公司十分重视售后服务和技术支持，愿为用户提供及时周到的售前咨询和售后技术服务。单位宗旨是为用户提供一流的产品、一流的技术、一流的服务、创新开拓，积极为数字化档案馆管理现代化做出贡献，特做出以下承诺：
1）本公司提供免费维护硬件设备一年包修，终生维护。
数字化档案馆解决方案
2）本公司提供免费维护软件一年，并负责系统的升级换代。3）本公司对用户提出的要求在24小时内作出响应。4）本公司免费培训，直到独立操作为止。
友情提示：本文中关于《数字化档案馆规划纲要》给出的范例仅供您参考拓展思维使用，数字化档案馆规划纲要：该篇文章建议您自主创作。
来源：网络整理 免责声明：本文仅限学习分享，如产生版权问题，请联系我们及时删除。
《数字化档案馆规划纲要》
由互联网用户整理提供,转载分享请保留原作者信息,谢谢!
http://m.bsmz.net/gongwen/585961.html
- 上一篇：社区妇女之家工作计划