档案数字化工作现状与实施计划111104
档案数字化工作现状与实施计划
纸质档案数字化可以使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。在收到浙卫办[201*]24号文后，我单位领导高度重视，就单位目前的档案管理现状提出创建数字档案室的要求。目前在充分调查分析单位档案所有情况后，将进展情况与实施计划报告如下。
我单位现有42平方米综合档案室一间，综合档案室与各业务科室共有室藏档案3945卷。其中只有会计档案与近两年所发文件为保存完整的电子档案（均为文件的原始电子版材料）。针对目前的情况，我们制订了档案数字化工作实施计划分步走实现部分档案的数字化管理。
第一阶段，需求分析与学习阶段。从201*年底开始对整个单位的档案情况进行摸底调查，包括档案的类型、载体形态与状态、室藏数量等基本情况。根据室藏情况制订档案数字化的科学计划，确定下一步电子化需求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案，同时调研档案电子化项目运作公司的相关情况，研究出适合我单位的具体实施方案。相关档案管理人员需要参加对应的业务及技能培训以适应档案电子化之后的工作要求。目标是到201*年上半年，完成该阶段的初步准备工作，完成系统总体框架，生成详细可行性分析报告。
第二阶段，系统整理与试行阶段。按照总体框架，具体实施室藏档案的电子化工作。包括购置服务器、电脑、扫描设备等硬件，完成档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期整理等全过程。考虑到电子化档案管理系统一个长期、流程化运作的系统，从建立开始就必须确保能长期高速、稳定运行。同时相关人员需要积累系统流程和配套软件、数据库使用方面的一定经验，因此在完成档案信息电子化之后需要给予一定时间的试运行过程。该阶段计划从201*年7月开展具体相关工作，具体步骤和完成时间根据需求分析得到的可行性分析报告给出，力争在十二五期末完成。
第三阶段，正式运行与使用阶段。在上一阶段的目标完成后进入档案电子化系统的正式运行和使用阶段，经过了一段时间的业务及技能培训的相关工作人员，参与系统的正式运行，同时在运行中不断完善升级。
二一一年十一月四日
扩展阅读：建设数字化档案馆的规划
档案局关于建设数字化档案馆的规划
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了议程，档案数字化建设是档案馆发展的方向和目标。现阶段，档案数字化建设已被写入我县《201*年政府工作报告》，正式提上我县“十二五”规划议程，为了充分发挥档案馆永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息开发利用中心的职能，促进我县档案事业的发展，推动档案工作规范化、标准化、现代化，更好地为政治经济文化建设服务，特结合我县档案馆实际情况，制订数字化档案馆建设规划：
1、掌握实情，建立档案数据库。档案具有数量巨大、种类繁多、保管分散的特点，因此，档案馆数字化建设不可能一蹴而就，在具体选择上，要优先考虑破损严重、亟待抢救保护的档案、与社会发展密切相关的档案等。我馆现存使用率较高的有婚姻档案86195件；干部档案2818件；录音录像磁带、影片档案526盘；照片档案2980张。我馆将按照分步实施的原则，按专题分步骤进行馆藏档案的拆分整理、档案原文图片扫描和声像档案数字化转换、图片处理、条目录入与原文挂接等工作，此项工作计划于五年内完成，并努力争取三年完成数据库的初步建设。
2、坚持标准，健全著录规则，统一使用标准的著录格式和机读目录格式，实现档案数字信息格式格式标准化，数据交换格式标准化以及档案信息数据库系统软件标准化，在此基础上，依托政府政务平台，合理构建能够衔接兼顾的档案数据库，并纳入网络的整体系统之中，达到档案馆与其他业务信息平台间的互联互通、信息共享。
3、充分运用科技手段，做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作。建立有纸化和无纸化相结合的信息库，解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭，开发利用网络电子文件的归档管理程序，使网上信息及时、完整、安全地保存下来。采取访问控制的方式，保证计算机网络系统运行安全。做好数据库备份工作，定期对系统数据进行备份，对比较大的数据库采用双机备份、多介质多份备份，保证信息安全。
档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。
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