单证员的职业利弊,及其规划
单证员是做什么的
国际商务单证员与跟单员、外销员、报关员有什么不同？
答：国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作（解决单证从无到有的过程）。他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动。
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员，主要工作内容有从事国际贸易交流活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。
报关员的主要工作就是根据国家的法律法规、海关的办事程序判断某些货物需要何种手续并准备相关文件，按要求制作报关单等并向海关申报，还要配合海关查验、缴纳相关税费等。他的工作的主要目的是为了能让货物顺利出口，而单证员的工作则是为了制作符合信用证，合同规定的单证，实现顺利结汇、收汇。
单证员的工作就是负责国际贸易中运输、海关、商检等环节各种单证的管理和操作。主考机构：上海市对外经济贸易教育培训中心。
证书性质：上海地区国际贸易单证从业人员岗位资格考试。报考条件：具有高中以上学历。考试时间：一般安排在培训结束后。
考试内容：该考试包括国际贸易单证操作实务、外经贸英语函电两部分，其中国际贸易单证操作实务又包含国际贸易实务和单证操作实务两部分。
证书效用：考试合格者可获得由上海市对外经济贸易教育培训中心颁发的《国际贸易单证员证书》，可作为上岗凭证。此外，该证书项目被列入“上海市紧缺人才系列工程”，考试合格者还可申办上海“紧缺人才证书”。
报名地址：上海市对外经济贸易培训中心(北京东路47号)。
点评：在国际贸易实施过程中，合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险等各个环节，无一不是通过各种单据凭证来维持。因此，外贸企业对单证员的需求较大，据预测，未来5年，上海单证员缺口在12万左右。由于单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的时效和成败，从业要求较高，而上海现有的20多万名从业人员中，持专业证书的不到10%。因此，具有单证员证书者成为就业市场上的“抢手货”，月薪一般在5000元左右。此外，国际贸易单证操作技能是每个从事外贸业务工作者必备的基本功，大学生进入外贸、外资企业从事外贸工作，一般都从单证操作员做起，因此，求职前最好先考张单证员证书。
单证从业经验心得：外贸经验识别六种陷阱
进出口业务开始前的“陷阱”1、熟人“陷阱”
许多外经贸企业，在资金缺乏、人才外流、信息不灵的情况下，往往通过熟人和朋友介绍业务，而这些业务又在没有证实其真实性的情况下，偏听偏信，把可靠度和可信度寄托在“熟人”和“友情”上，这些熟人往往以××高干的亲戚，××外商的朋友，并以委托书相迷惑，而尽管有些熟人无有意诈骗，但却被第三者欺骗，而牵连外经贸企业。2、代理“陷阱”
在业务经营中，代理方式是目前欺诈风险“高发领域”，许多借权经营、挂靠经营，都是用代理方式来获得外经贸企业的合法认可。其表现形式是：在代理进口中，委托人利用代理进口合同骗取信用证项下货物;在即期信用证中，骗取开证行付款，或在远期信用证中，承兑汇票后进行贴现。在代理出口中，委托人与外商相互串通，在信用证中设置软条款，骗取外经贸企业信用证项下打包贷款。在代理进料加工复出口中，委托人与外商以委托出口为诱饵，骗取外贸公司申领进料加工登记手册等。在上述业务中，外贸公司因不能全程跟踪，外商与委托人串通一气也全然不知，最后，诈骗频频得手，而在案发后，受处罚的却是有进出口经营权的外贸公司。3、客户“陷阱”
现在各经营企业都在急切寻找客户，正因为如此，有些根本就没有生产能力的中间人和生产厂为了谋取不正当利益，他们抓住外贸公司这一心理，串通在一起，进行联合诈骗，向外贸公司介绍××客户是如何的可靠，并拿出准备好的证明客户如何有实力的复印件(事实上很多是伪造的或是借用别的厂商的)进行欺骗。外贸公司在未作任何调查研究的基础上，为抓客户扩展业务，轻信而致上当。4、高利“陷阱”
在许多业务信息源的传播中，最诱人的当然是获得高利，取得丰厚的经济效益，不论是来自哪个方面，设陷者总是将利润提得很高，同时又提出一些看似十分合理的要求和一些给对方可以让步的条件，让你一步一步进人设置的陷阱。比如：①在出口业务上，称每美元可赚2-3元人民币;②在进口业务中称每美元可赚5-6元人民币;③在出口退税上，称退税全给外贸公司;④在代理进出口上往往以高达3%-5%左右的代理费作筹码。外贸公司在急功近利思想驱动下，无论怎样也不愿舍弃这笔难得的生意，放松了警惕性。5、好处“陷阱”
有许多业务信息本身经各种渠道引人外贸公司，一些推销商和中间人，在外贸公司确定做该项业务前，为尽快达到成交和掌握主动权之目的，往往对其业务人员以“好处”作为诱饵，这些“好处”包括给百分之多少的回扣，或许诺另外的酬劳和待遇等，当这些承诺得到外贸公司业务人员的同意后，“业务”即告成交。一旦你掉人其“好处”陷阱后，在美丽的诺言后面并不可能兑现等待的却是另一场“恶梦”。6、资金“陷阱”
随着银行的商业化改制外贸公司的融资变得越来越困难，因此，许多企业一般在捕捉业务信息上，追求的是不动资金的业务。而设陷者正是抓住了这一心态，而称不需要动资金，只需出具全套单据，资金由对方垫付，用简单的条件而诱使外贸公司上当。
国际商务单证员工作2年经验总结
我来讲一讲我做单证的经过！
我是从93年开始做单证的，我做了两年的单证，从机械设备、五金产品、化工产品、纺织品、农产品、电子产品等等。因为我们的公司是外贸公司，什么产品都出口。刚开始到公司，被分配先做单证，虽说在学校学的是外贸专业，可我什么都做不好，被老单证员瞧不起，说什么大学生呀？我高中生都能做好的事，他却老出错。（因为是他最后审核），停止我做单证。那时我是按书本上学到的知识来套用的！脱离的实际的业务操作。我知道我很欠学，但我是个不服输的人，别人能做好的事，我一定能做好，而且一定比他们做的更好！
我开始留心看他做单证，看别人做单证。那时，公司分八个部，每个部都有单证员，独立核算，彼此之间的业务也保密，就是想到别的部门也要经过上级领导批准。我无法看到别人做的单证，我只能想办法！我在同部门里就是看他们作废的单证，当他们要撕掉的时候，我就说给我做草稿纸吧。另外找机会帮他们做他们不想做的事，因为他们不想去做，他们就会教你怎么去做，你就有机会锻炼自己。我还想办法做其它部门的单证（我常在下班时，去其它部门找好友聊天和打牌。从中探听他们的牢骚和单证情况。从中吸取教训。）这样一来，三个月后，我很快就掌握了做单证的经验和技巧，加上学校学到的知识，公司里所有的单证我都会做，并且做的最好，两年内没有一笔单证出错，没有一笔不符点和退证退单，是公司第一位单证员！连公司老总和别的部门经理都要求我去帮他们做单证。我具体的操作规程情况如下：1）当拿到L\/C后，先仔细审查和合同有出入的地方，产品名称、数量、开证行、公司名称、有效期、最迟装运期、有没有软条款、特别的规定等等。如果有的话，请立即与业务人员商洽这些事情，把所有的问题最好一次向外商提出，请他修改L\/C.2）督促跟单员紧跟这份合同（如果没有跟单员，是自己的话，提前完成那些能提前的工作，比如说：INVOICE，PACKINGLIST，FORMA，INSURANCEPOLICY，等等。3）货物装船后，请及时联系船公司或船代理，要求他们先将做好B\/LCOPY传真给你确认。你需要认真仔细地按L\/C上面的要求来核对。发现问题，应该立即要求他们修改。4）所有单证都必须反复核对，一笔L\/C的单证，至少全面核对五次，做到单证相符，单单一致。如果客户有临时要求，可以说服客户修改L\/C，或者做T\/T.比方说：上次我的客户已经开了L\/C给我，但在装柜时，他突然想起还有一些零配件要求装上，（他已经答应他的批发商了，但忘记写在L\/C里了），数量还不少，这时候去改L\/C已经是不可能的事了，我说这样吧，我先帮你装上船，然后我去补办手续，L\/C就不要修改了，零配件的钱，请你T\/T给我们，我们再补做发票装箱单给你。客户很高兴地说：非常感谢，你怎么想到的？我说：这只是一点小经验而已。）交单的时候，也要注意：有没有B\/L背书，I\/P背书等等，发票装箱单是不是做的不好，不规范，有没有忘了一些特别的规定：L\/C号码必须显示，HSCODE必须显示，船代理必须显示，电话传真必须显示等等。
总之：一句话，做单证也不是一件很容易的事！必须有耐心、有恒心、更要细心，祝所有做单证的朋友工作顺利哦！
扩展阅读：全国国际商务单证员工作特点
全国国际商务单证员工作特点
来源：91UP快学堂时间：201*-7-3019:15:00
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外贸单证员的工作贯穿于进出口合同履行的全过程。单证员以外贸单证处理为核心，是外贸企业必备的基础性人才。其工作具有量大面广、时间性强、工作要求高的特点，应具备专业知识、专业技能和严谨的工作态度等基本条件。单证员的素质直接影响外贸企业整体的工作质量，因此应了解商品知识、加强协调能力、增强服务意识、培养团队精神，以不断提高自身素养，全面提升综合素质。
外贸单证员（DocumentationSpecialistofForeignTrade），是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的各种单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。外贸单证员是外贸企业开展业务的基础人才，主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动，它贯穿于进出口合同履行的全过程。一、外贸单证员的工作特点（一）量大面广
在我国的外贸企业中，外贸单证部门的人员配备十分有限，一名单证员往往要负责跟进多名外贸业务员的业务单证，在每天有限的时间内同时处理多笔进度各不相同的业务单据，工作量非常大。在处理每票单据的过程中，单证员需要完成与业务员、跟单员、财务以及客户、货代、报关行、银行、办证机构各方面的沟通协调工作，由此可见涉及面之广。（二）时间性强
单证员在每个业务操作环节都有时间上的严格要求。以出口信用证作为结算方式为例，单证员需要及时催证、审证，若发现信用证与合同不符，要在最短的时间内退回开证行要求改证；因信用证对最迟交货期有具体要求，一定要提前租船订舱，把握好截关、开船时间，确保按时送货并及时制作报关资料安排报关，同时还需考虑到进行必要商检的时间；货物装船后，应尽快核对好提单，并发装船通知给进口商；若信用证有要求办理一般原产地证书或普惠制原产地证书，都可以在装船日之前网上办理，若普惠制原产地证在提单签发日期的7天后办理，则需办理后发证，手续相对麻烦；保险单的签发日期既不能早于报关单日期，又不能晚于提单签发日期；所有单据正本齐全、反复审查无误后要在信用证规定的交单期内尽早向银行提交单证，如果银行审单出现不符点，还能有沟通修改的补救机会。只有把握好时间这条主线，才能分清轻重缓急，高效地完成单证工作。（三）工作要求高
高水平的外贸单证不仅能保证货物按时按质按量运出，又能确保及时收汇，所以对制单人员的要求很高。外贸单证员不仅需要扎实的国际贸易理论知识和专业外语知识、娴熟的计算机操作能力，更需要有良好的沟通协调能力、高度的责任心和严谨的工作态度，能够不断地提高、完善制单技巧，具备独立处理变化多端单证的能力。
二、外贸单证员的作用和岗位及人员现状
（一）外贸单证员的作用外贸最大的特点就是单证交易。
制作一套合格的单证，是外贸实务中很关键的工作。在国际贸易实施过程中，合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险等各个环节，无一不是通过各种单据凭证来完成。单证如此重要，以至于外贸行业中专门派生出一个职位叫“单证员”。以往一些中小外贸企业为了节省成本，把单证工作交给业务员或者财务部制作，经常会因制单人员缺乏专业单证知识造成单据不符，直接影响外贸企业及时安全收汇。越来越多的外贸企业意识到单证环节设岗定人的重要性。单证员的出现是外贸行业中分工趋向细化的具体表现，它划清了外贸企业各岗位的权责界限，使复杂的外贸流程变得简单化、标准化。
（二）外贸单证员的岗位及人员现状由于受美国经济衰退和持续蔓延的次贷危机，以及人民币升值、出口退税率下调等国内外多重因素影响，201*年中国对外贸易出现了下滑趋势，部分外贸企业出现工厂减员、减产等现象。
但在这次全球性的经济危机中，中国经济的表现好于一般国家，201*年贸易额下降了17%，好于业内专家预测的201*年世界贸易额下降幅度超过30%的水平。中国在201*年成为全球第一大出口国，占全球出口份额的比重超过9%。因此外贸人才的需求量将进一步增大，其中以单证员尤其突出。据有关部门统计，广东省国际商务单证人员需求量达20余万人，浙江省的国际商务单证人才缺口达15万人，上海市201*年国际商务单证员人才缺口将超过15万人，江苏省单证员需求达17万。可见单证员岗位的人才短缺问题相当突出。单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的时效和成败，从业要求较高。而现有的从业人员中，通过在实际单证操作过程中自己摸索的人居多，许多是在企业传统的“师徒传帮带”方式下进入角色的，缺乏对单证知识的系统学习，企业又很少提供培训机会，所以出现部分企业单据制作水平低下，造成不必要的经济损失。近年来，国际商务单证员资格认证证书开始受到越来越多用人单位的认可和求职者的青睐，但经过专业培训、持有该专业证书的现有从业人员却不到10%。外贸单证员队伍的整体素质亟待提高。
三、外贸单证员应该具备的基本条件
随着我国拥有出口自主权的企业大幅增长，外贸单证员的需求量增大。但一些企业在招不到专业单证员的情况下，录用一些非专业人员仓促上岗，增加了企业的风险系数。外贸单证岗位应该具备以下基本条件：(一)专业知识知道要怎么做
单证员必须掌握系统的外贸知识、单证知识、外语知识，善于学习更新知识。在扎实的外贸专业知识基础上，还应清楚企业的运作流程，了解产品知识、生产工艺流程，以及掌握货代市场行情和一些贸易国别或地区的政策、单证习惯等相关知识。专业知识丰富，涉及面广泛是成为一名优秀单证员的前提。（二）专业技能知道该怎么做
单证员要求有较强的实践操作能力，单证质量的高低是衡量单证员业务能力的直接体现。在实际的外贸单证操作中，单证员需要有良好的沟通技巧，综合掌握英语、电脑及沟通工具的运用技巧，不断钻研业务、提高单证缮制技巧，降低单证出错率。（三）工作态度知道该怎么做好
单证工作特别需要耐心细致，责任心强。许多单证员都有过因单证制作错误“花钱买教训”的经历，制单过程中最忌粗心大意，急于求成。在面对错误或困难的时候，需要调整心态，直视并勇于承担错误，积极的解决问题。如果没有严谨的工作态度，就会重复犯错。要善于时间管理、勤于记录备案、重视协调沟通，能够在工作中不断思考、总结，养成良好的工作习惯，这些都是高素质外贸单证员的必备条件
四、外贸单证员素质的培养（一）了解商品知识
作为单证员，不可能像跟单员、采购员那样全面了解产品、配件及生产工艺。但是如果单证员忽视了对产品知识的了解，不熟悉企业进出口商品的种类、规格、材质\\包装等方面的知识，就无法做到严格区分商品的不同项目，导致HS编码找得不够准确，直接影响通关速度。因此，外贸单证员除了有国际贸易专业知识外，还应该具备相应的商品知识。在日常工作中，可以到工厂生产线了解生产过程，通过样品剖析等方式，向相关人员学习、充分了解产品相关知识。（二）加强协调能力
由于单证员的工作涉及面很广，能否有效的沟通和协调，对于单证工作的顺利开展有着直接影响。对内来说，单证员必须与业务员、工厂跟单员、财务、客户关系融洽，从容应对、及时化解和消除工作中的各种矛盾。有经验的单证员会发现，九月下旬到十一长假后部分航线租船订舱十分紧俏，常会出现订不到舱位的情况。单证员一方面要掌握多家船公司的航线船期、运费信息，做到提早订舱、确保舱位；另一方面要尽早提醒业务员和客户在不影响买卖双方交货时间的基础上尽量避开高峰期，事先做好提早或推后装船的准备，以备万一。善于沟通协调，才能与业务员、客户、工厂等相关人员达成共识。对外来说，单证员需要与货代、商检办证机构、保险公司、银行等有关部门紧密协作。经常与货代及船公司人员沟通，可以掌握最新的船期、运费信息，在比较中可找出价格优势大的合作伙伴。按信用证要求制单时，有机会与银行审单人员打交道，可以在业务往来中多进行交流，银行审单人员是单证员最好的老师。
（三）增强服务意识
单证员几乎每天都要忙着和货代、船公司联系业务，平时要善于积累一定的业务资源。当业务员、客户需要运费信息时，能够及时、准确地报出运费、船期，最好能多提供几个供客户选择，让客户满意。货物装船后，要及时发装船通知给客户，但是通常此时给出的是预计到港时间，需要跟踪、不断的更新，将货物的最新运输信息反映给客户，在货物到港前几天再提醒客户一次。通过从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务。（四）培养团队精神
外贸企业都希望打造一支思想素质好、业务能力强、能打硬仗的外贸专业队伍。单证工作不是拘谨封闭的，除完成自己本职工作外，应该与相关职能部门多交流，对它们的组织结构、职能有一个基本的认识，这样做起工作来就会多从全局来考虑，认识到单证工作对其他部门和整个公司的重要性。一旦单证环节出现问题，就会产生连锁反应，影响全局。在工作中，要培养自己逐步做到统观全局，学会与人合作，善于调动别人的积极性和创造性，充分依靠集体的力量确保每个业务流程环节准确无误、高效运作。总之，即使是拥有多年制单经验的老单证员，也不能保证所有单证制作无误。一方面，单证人员需要养成自我纠错的习惯，对自己做的每个单据严格把关。另一方，单证部同事可以互相审核对方的单证，通过交叉复审，降低企业风险。企业也要对员工进行定期培训，稳步提高单证员的制单结汇水平。
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