制定外事接待方案指南
接待方案是外事接待工作的重要方案依据，是参与接待的各部门及有关人员都必须遵循的指令性文件，在接待工作的全过程中起着规划、指导、沟通、协调的作用。因此，为了保证外事接待工作的顺利进行，在外宾来访前，接待单位应认真、细致地制定好接待方案。1．制定接待方案的依据
制定接待方案的依据一般有两种：一是对本部门、本单位邀请的团、组或个人，主要根据邀请目的和外宾的国别、身份、地位、要求等，结合我方的实际情况，制定接待方案；二是对上级有关部门指派或有关部门及其对口单位委托接待的团、组或个人，应根据上级或者有关部门的安排、部署和要求，结合地方的实际情况，制定出周密、完善、可行的计划。我们在外事工作中第二种接待方案较之为多。
2．接待方案的基本内容
接待方案一般应包括来访者的基本情况、礼仪活动安排、生活安排等几个部分。来访者的基本情况一般写在导语部分。应写明来访者的国籍、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。这是接待方案的重要组成部分，要力求语言简炼、精确；礼仪活动安排部分应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。对宴请的安排，方案中还应写清宴请方式、参加人数、宴会规模及标准等具体内容；生活安排部分要写明客人下榻的宾馆、依不同身份安排什么等级的房间、日常伙食标准、乘车什么车辆等。如遇来宾在生活上有特殊要求，应在这部分反映出来。例如伊斯兰教国家的客人来访，在日常伙食一项上就需注明“清真”字样。
除上述三部分外，接待方案中还要明确接待费用由谁负担，如自费、由上级或有关部门报销、本单位结算、由地方外事费核销等。另外，根据接待规格，如需安排新闻报道，也应在方案中写明；安全保卫是外事接待中的一项重要工作，接待方案中也应包括这方面内容。如没有特殊要求，可写“由公安部门协助安排”。3．接待方案的附属材料
除正式接待方案外，还应准备好必要的附属材料，以做为接待方案的补充或供执行方案时参考。附属材料一般包括活动日程、外宾名单等。重要的接待任务还可有领导讲话稿、会谈方案等。4．接待方案的审批程序
接待方案草拟后，经本部门主管领导审签，并加盖本单位公章，送外事归口部门审批。经外事部门批准的接待方案，打字后发各有关单位实施。如邀请外国人去我国非开放地区活动，接待方案则应先报省公安厅、省军区审批后，报省外办审批，上述单位同意后，持公安部门开具的旅行证方可前往。5．应注意的几个问题
制定接待方案是一项很严肃的工作，必须有高度负责的精神，严密细致的工作态度，并注意如下几点：
（1）必须弄清外宾人数、国籍、性别、饮食习俗以及代表团成员的个别要求等情况，做到心中有数。
（2）方案一经批准，要认真落实，各项工作都应有专人负责安排。外宾到来之前还应逐项检查落实情况，发现问题及时补救。
（3）在接待过程中，有时会因某些具体情况的变化，打乱原定方案的安排，因此，事前应有充分准备，以应付突变，不致于措手不及。
（4）外事接待方案属保密文件（视外宾情况和身份而划定密级），有关人员不应向无关人员泄露。6．接待方案的基本格式
接待方案一般为文字方案和表格方案两种格式。重要团组和人员来访，或活动内容较为复杂，一般应拟文字方案，如系一般人员，活动内容又较简单，也可采用表格方案。接待单位可根据本单位的实际情况，制作自己的方案表格。例：文字文案基本格式密级文号
****关于接待×国××代表团的方案（此方案业经省外办同意）
应****邀请，以×××为团长的××国××代表团一行×人，201*年×月×日由××口岸入境，来我省进行为期×天的友好访问。请各单位本着热情友好、内外有别、注意节约的原则予以接待。具体安排如下：一、迎送、陪同
代表团出入境时，由×××等前往口岸（或机场、车站）迎送并全程陪同活动。代表团抵离×地进，请×××到车站迎送。请×××、×××分别陪同代表团在×地活动。参观××单位时，请组织迎送，并备花篮。二、会见、宴请代表团抵长当晚，请×××在×××宾馆会见厅会见代表团全体成员。会见后举行宴会。届时请×××等迎送人员出席。设×桌，标准每人××元（酒水在外）。三、生活
代表团住××宾馆，团长住套间，团员每人一单间，房间备烟、水果、饮料。日常伙食标准每人每天××元，午餐备啤酒，晚餐加白酒。四、车辆
请××车队备××车×台，迎送站时加行李车一台（行李车进出站台）。五、参观
在×地拟安排代表团参观××等单位，请各单位负责同志出面接待并书写欢迎标语。
六、零用费和纪念品
由**赠给团长××元、团员每人××元人民币零用费，赠送每人少量纪念品、一本影集和部分活动照片。七、新闻报道
请省市报纸、电台发在长活动综合消息（由××单位供稿）。×××会见时，请××电视台拍发电视新闻，××报发新闻报道时配发照片。请××日报社派一名摄影记者随团在长春活动。
八、安全保卫工作请公安部门安排。
九、请××铁路分局、××机场协助安排代表团乘机、车事宜。请海关给代表团以免验礼遇。十、费用
代表团交通费、接待费由省总负担，在各地活动费用由当地垫付，与省总结算；宴请费由当地负担。联系人：×××电话：×××××××附：活动日程表代表团名单送：×××、×××单位
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团市委公务接待方案
一、接待团名称、背景资料二、接待时间三、接待地点四、出席人员名单五、议程六、工作安排
（一）接待前准备工作
工作内容确认接待团名单确认接待团到达时间制定接待方案并呈批落实我委参加人员，确认参加接待的领导准备领导讲话材料欢迎牌或横幅会议室布置：座位牌、横幅、水果、茶水、PPT准备纪念品用餐事宜住宿安排观光安排接机安排车辆安排其他负责部门负责人备注（二）接待时工作安排
工作内容茶水、水果维持会场秩序、引导发言会议主持拍照、合影负责部门负责人备注（三）接待后工作安排
工作内容起草会议纪要场地卫生清洁撰写新闻稿、手机报负责部门负责人备注
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