电力物资采购过程中风险的产生与控制
电力物资采购过程中风险的产生与控制
随着社会主义市场经济体制的健全，企业在市场经济中的有关经济活动更加规范。物资采购工作作为企业经济活动的重要环节之一，其规范、合理的运作，对于一个企业降低成本、提高整体经济效益起着举足轻重的作用。尤其在电力系统，一旦物资采购过程出现问题，会自接影响到电力企业的安全生产和电网的安全运行，从而对整个社会的安定造成巨大影响。如何防范物资采购环节的潜在风险，从源头上进行事先预防、事中控制、事后处理，是电力物资部门必须高度关注的问题。
1电力物资采购过程中风险的产生
所谓采购风险，就是指在物资采购过程中，由于种种原因，导致所采购的物资无法按照合同或规定要求及时准确的送达现场，从而给整个工程实施在时间上和成本上造成巨大影响的各种不确定的因素的总和。在电力物资采购过程中，由于受到各种因素的影响，主要有以下几个方面潜在的风险：
1.1质量风险
物资质量风险是指由于供应商没有或无法完全按照合同质量条款要求提供物资，导致所采购的物资在质量上与合同所规定的要求不一致，或者不能满足合同或通用规范的要求，从而使该物资无法应用于实际工程当中，给整个项目的实施造成严重的影响。
1.2数量风险
电力公司是一个大型的系统化的企业，在生产、基建、营销等各个领域都在力争做到“零库存”，在物资采购过程中实行的是“以销订购”的方式，即根据计划用量进行物资采购工作，这一做法在很大程度上减少厂库存积压。降低了生产成本，但随之而来的数量上的风险也是不可避免的。由于大部分电力设备都是根据用户需要生产的，需要较长的生产周期，一旦采购的物资数量无法满足实际需要，就给整个工程造成影响。
1.3交货时间风险
交货时间风险是指所采购的物资不能按照合同规定的时间按时交货，导致工程无法顺利进行，从而使施工进度严重滞后于计划工期。
随着全国范围的供电紧张现象的出现，各省、市电力公司都在加大电力基础设施建设的投入，电力物资采购数量也随之大幅度增加，一些专业电力设备生产厂家纷纷出现生产饱和现象，产品供不应求，小范围的卖方市场已经形成，传统的交货周期已经不适合现在的市场发展。因此，在制定采购计划时，如果不及时调整交货周期将难免会产生交货时间方面的风险。
1.4运输风险
由于电力系统所需物资多种多样，采购范围遍布全世界，运输方式也有公路、铁路、船运、空运等多种方式，受外界不可抗力影响较大，出现各种风险在所难免。
1.5资金风险
是指在物资采购过程中物资采购资金的安全因素和资金运作过程中因国际汇率变化而导致的风险。在电力物资的采购过程中，根据实际需要和供货商的要求，一般不得不采取一定比例预付款的付款方式。然而，这种方式风险较大，一旦供货商未按照合同规定履约，或受到其他客观因素影响，就会让本企业完全处于被动状态。
1.6采购价格风险
是指由于市场原材料价格波动、关税、汇率等发生变化对所采购的物资价格所产生的影响，从而影响到整个工程的成本控制，增加支出，进而影响到企业的整体利益。
就电力系统而言，一个工程，从计划到签订合同再到交货需要很长的周期，而与之相关的电力物资原材料市场行情每天都在变动子无法预测，一旦交货时的市场价格同签汀合同时相差较多，无论高或低都会给物资采购过程带来巨大风险。
2对于物资采购过程中潜在风险的预防及控制2.1完善物资采购管理制度，做到管理出效益
一般情况下，在电力生产、基建过程中，物资采购资金占到总投资的40%左右。因此，强化和规范物资采购管理，把好物资采购关，千方百计降低采购成本是至关重要的。以江苏省电网201*年基建项目为例，全年总投资131亿元人民币，其中物资采购支出约50亿，如能通过自身管理将采购成本下降1个百分点，其直接经济效益就是5000万元。加强物资采购管理，企业要建立健全内部规章制度，各个职能部门严格按照规章制度办理业务，加强内部沟通与交流，定期对工作进行跟踪、检查、考核，做到有法可依、有章可循，发现不符合实际的情况应及时作出更正。
物资采购管理部门要强化市场调研职能，及时了解市场信息，充分利用现代化设备，建立完善的物资采购管理供求网络，全面把握物资资源、质量、价格、供求情况。同时还要及时了解企业内部物资的使用以及保障状况，变静态管理为动态管理并及时针对反馈的内部信息进行调整，完善供应方式。为了实现对供应过程有效的控制，企业必须做好以下几方面的工作。
基础工作。建立物资的技术、管理标准，为采购工作提供行为准则。
计划工作。在科学决策基础上做好计飞，j的编制与组织，为招标、采购工作提供重要的依据。
定价工作。通过集中招标、议标、询价比价等方式公平、公正、公开的确定产品价格，杜绝人为因素的影响。
质量控制。通过各种途径，严把质量关，把质量风险控制到最小。合同管理。加强对合同的管理，避免因为合同界定不清而引发的经济纠纷。
2.2加强供应商状况的管理，控制物资采购风险
越来越多的企业意识到了建立一个完善的供应商网络并对供应商状况进行管理的重要性。
加强对供应商状况管理，不仅要了解供应商所提供物资的名称、规格、性能、质量、价格、供货方式，还应该深入了解供应商的生产情况、经营状况、资信度、声誉、服务质量、历史业绩等，并与其同行业进行横向比较，实行优胜劣汰制度。通过这种物流信息的对比，就可以在复杂的市场竞争环境中准确的找到优质低价、有保障的供应商，从而提高物资采购工作的效率和质量，将资金风险降到最低。
2.3选择合适的采购方式
电力系统所需物资多种多样，对于不同的物资要采用不同的采购方式。这样既便于充分了解市场行情，掌握相关产品生产、资源情况。同时，通过比较鉴别，选择合适的供应商和供货方式，可以降低物资采购过程中的直接成本，在一定程度上控制采购过程中的风险。
一般来说，从控制企业支出、节约采购成本角度出发，物资的采购可以采用集中与分散相结合的方式：
一是对于大宗物资或大批量的货物，可采用集中招标、集中采购的方式。集中批量订货，可使企业享受到最优惠的价格，采购人员的订货频率降低，进一步节约管理经费和定购费用；同时有利于进行物资的宏观调配，减少物资储备，稳定进货渠道，加速企业资金周转。
二是对于一般物资可采用分散采购，由企业各二级单位根据自身情况通过招标或议标的方式进行采购。
在物资采购过程中，可以充分利用社会库存，实行“零库存”或“以厂为库，以库为厂”，避免因为重复采购所造成的资金占用量大、流动资金周转效率低下的状态。
2.4加强合同管理，提高物资采购风险防范意识
签订经济技术合同是物资采购过程中最重要的环节，其目的是明确合同双方所应承担的权利、义务以及违约责任。
(1)要明确合同对方的授权范围
由于电力系统所需物资范围广，供应商较多，很多特殊物资的经营都需要有相应的权限，这就需要物资采购部门在签订合同之前对对方授权人的授权事项、授权权限、业务范围进行确认，避免无效合同产生。
(2)要把好合同签订关
物资采购部门尤其是经办人要认真学习合同法，了解经济合同的有关条款，认真进行分析、判断，明确合同双方的权利、义务和违约责任。通过双方协商，认真订立技术经济合同，特别是物资名称、数量、价格、技术要求、包装、运输、交货、检验、付款、违约责任等条款要进行明确的规定，选择准确的贸易术语，避免造成不必要的纠纷。
(3)建立完善的合同会审和监督机制
对每一份合同草签以后，应该按其具体内容根据相关规定进行严格的合同评审，从不同角度对合同的合理性提出修改意见，以确保每一份合同的合法性、科学性。合同签署完毕后，相关职能部门应该对其实施情况进行跟踪监督，一旦发现对方在合同执行过程中有异常现象要及时处理，必要时追究对方的违约责任，以维护本企业的合法权益，将合同风险控制到最小。
2.5合理选择交货方式和运输保险，控制运输风险
在物资采购合同的签署过程中，要严格根据不同货物的具体性质，选择合理的运输方式，同时严格区分货物运输的责任范围、时间界定。需要本单位承担运输风险的，按照有关条款办理合理、足额的运输保险，以避免由于货物运输过程中的损坏或丢失给工程造成巨大的经济损失。
2.6加强物资检验控制，把好质量关
在电力物资采购过程中，加强物资出厂前的检验，是防范采购过程中质量风险的重要措施和有力保证。对于货物的检验，既要使物资本身的技术要求和标准满足相应的通用标准，同时还要充分掌握工程项目对货物的具体要求和规定。这些检验除了要求供应商出具相应的检验证明外，也可以委托双方都认可的第三方检验并出具检验报告；对于特殊要求的物资，还可以委派相关技术人员进行生产监造，或在出厂前进行检验和验收，以达到在交货之前控制物资质量风险的目的。
2.7严格业务流程，规范业务职能
在物资采购过程中，要加强采购程序建设，严格内部采购程序管理，
建立一支高素质的业务经办人队伍。定期对从事采购的业务人员进行思想教育和业务培训，提高业务人员的业务水平以及防范风险的能力，自觉地将企业利益放在首位，确保电力物资采购工作顺利、有序的进行。
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关于电网企业物资采购与管理策略探讨
随着电源和电网的大力发展,电力建设处于新一轮的高潮期,电力物资的需求量相应增大。目前,我国电网已进入超高压、远距离、大容量、交直流输电并存的发展阶段,电力生产建设对电力物资质量的要求不断提高。电力企业物资采购管理工作直接影响到电力生产成本和电力建设工程造价,关系到电力生产的安全稳定与经济运行,关系到电力企业的整体经济效益。当前电力安全生产非常严峻、电力供应紧张的形势下,一方面,电力生产建设对电力物资需求的质与量的要求不断提高,电力物资供应的任务十分繁重。本人在长期从事500kV输变电工程建设和生产物资采购中,对如何防范物资采购风险,确保生产、建设物资及时准确到位做了一些思考,不足之处,望广大同仁批评指正。
二、电力物资采购风险识别
1.电力物资采购风险概念。电力物资采购风险是指物资采购的预期目标与实际结果出现偏差的可能性。电力物资采购风险是广义的概念,采购风险贯穿于整个采购过程的各个环节,涉及到采购计划的制定、供应商选择、采购决策、订单处理、采购运输、验收入库、直到使用寿命结束为止的过程中所面临的各种风险,而不仅限于向供应商购买物品的过程。2.电力物资采购风险的分类。根据电力物资采购风险的形成机理,常见的采购风险可分为外因型风险和内因型风险两大类。2.1外因型风险。主要包括意外风险、市场风险、社会风险和供应商风险。2.1.1意外风险。物资采购过程中,严重的自然灾害和灾难(如台风、洪水、地震、火灾等)、战争、叛乱、动乱等不可抗力因素,以及无法控制和不可预测的信息系统和设备故障、通讯故障等都可能导致物资订购、运输和存储等工作无法正常开展进行,从而出现意外风险。2.1.2市场风险。虽然物资采购遵循公开、公正、公平的原则,但受客观条件限制,市场变化的不确定性会导致不能完全保证采购到质优价廉的商品,难以实现预期采购目的,形成市场风险。包括:市场信息虚假、货币汇率变化、国内外经济形势变动。2.1.3社会风险。电力物资采购活动的过程会受到社会的影响,包括有关社会经济制度、物资采购有关的法律、法规及相关政策等诸多因素的影响。包括:政策变化、体制改革。2.1.4供应商风险。由于市场环境的复杂多变,物资采购相关法律环境的约束与保护薄弱,执法手段力度不足,供应商不规范行为会带来价格、合同和质量等方面的风险。包括:支付风险、价格风险、合同风险、质量风险。2.2内因型风险。主要包括决策风险、计划风险、采购订货风险、运输风险、验收风险和存量风险。2.2.1决策风险。管理层或主管人员由于管理或业务水平,以及责任心方面的原因,针对各种情况作出不利或错误的决策,会引发决策风险。包括:立项论证不足、屈从领导意见、人员专业水平不高。2.2.2计划风险。物资采购主要是通过编制和实现物资供应计划来进行的,物资计划的编制和各类集中采购物资的需求计划上报等环节出现问题都可能带来计划风险。首先,电力市场需求实际走势和调查预测的偏差会从宏观方面直接影响到生产、基建计划,并间接影响采购计划制定的适应性。其次,因工程项目设计时缺少相关完整具体技术指标、后期设计变更和应急项目未经严格审批等会造成采购计划频繁调整,影响到前期按照招标结果签订合同和后期顺利地执行订货合同。因此,计划管理技术不科学,计划管理工作不严格会导致物资需求计划编制和上报过程出现问题。由于以上原因,采购数量、规格型号和技术参数、交货进度、运输计划、使用计划、质量计划等与采购目标发生较大偏离,出现计划风险。2.2.3采购订货风险。采购订货风险源于物资采购业务人员不能正确理解管理人员的意图或未按物资采购程序规范操作等。一是选择供应商风险,物资采购供应没有遵循国家和本企业的相关法律、法规和程序选择供应商,出现采购信息不公开、采购政策不合理、采购程序不规范、采购过程不公平等问题。其次是采购订货合同风险,主要是对合同风险管理不严格,在物资采购订货合同正式签订时,未对合同中的条款进行深入研究,查找是否有潜在的合同风险,对物资采购产生不利影响。2.2.4运输风险。电力工程技术资金密集,所用物资设备品种多样、数量巨大,生产周期较长,供货厂家遍布各地,采购范围广泛,运输距离远,专用设备较多,并且运输方式有公路、铁路、水路、空运等多种方式,受外界影响较大,在运输中会出现各种风险。2.2.5验收风险。物资运输到仓库或工地现场前要进行数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收,符合合同要求,手续齐全,才能接受,但是在验收过程中,往往存在验收风险,数量、质量和品种规格等问题是物资验收过程中较易发生的风险。验货时未能严格按规章制度进行操作,接收不符合合同规定要求的货物,从而引发产品验收风险。
三、电力物资采购风险评估
1.电力物资采购风险评估范围。文中讨论的采购风险是指贯穿于采购过程的各个环节,包括采购计划的制定、供应商选择、采购决策、订单处理、采购运输、验收入库直到使用寿命结束为止的过程中所面临的对电力生产、技改、基建等有重要影响的各种风险。根据以上对物资采购风险的分类,采购风险评估针对外因型风险和内因型风险展开。2.电力物资采购风险分析评估。电力物资采购风险评估是指在风险识别的基础上,把风险发生的概率和损失程度结合其他因素综合考虑,得出系统发生风险的程度以及可能性和可控性、可预见性。通过评估分析可以看出,电力物资采购风险管理主要分为两类,处于高风险区的一级风险,包括供应商风险、计划风险和采购订货风险,处于中、低风险区的二级风险,包括意外风险、市场风险、政策风险、决策风险、运输风险和验收风险。
四、电力物资采购风险应对
1.采购风险的主要对策。在风险控制中通常采用的风险对策有:风险回避,风险控制,风险转移,风险自留,风险分散等。1.1风险回避。当风险潜在威胁较大,不利后果严重,又无其他有效对策,采取主动放弃,改变目标和行动方案来回避风险。风险回避是将风险影响降到最低,也不再将其他风险或获利情况作比较讨论。1.2风险控制。通过采取多种措施减少风险发生的可能来减小损失。它是建立在对所有可能风险给予明确分析测定之后实施的应对措施,主要针对已知风险和可预计风险。1.3风险转移。又称为合伙分担风险。其目的是通过若干技术手段和经济手段,将风险部分的或全部转移给其他人承担。实施这种策略的同时,也转移了可能由风险带来的利益。1.4风险分散。主要是通过增加承受风险的单位数量以减轻总体风险的压力,使得多个单位来共同承受风险,从而使风险管理者减少风险损失。2.电力物资采购风险对策的选择。通过对电力物资采购所面临的现实风险和潜在风险的分析和衡量,针对各级风险发生的可能性,损失影响以及风险承受能力,制定如下的风险控制对策如表2所示。风险因素控制对策中仅对每种风险因素给出一到两种主要对策选择,而在实际物资采购风险管理中要根据实际的情况选择几种风险对策的组合。3.电力物资采购主要风险应对措施。供应商风险、计划风险和采购风险作为电力物资采购风险的主体,成为风险管理中的监控焦点。针对电力物资采购运作的实际情况,宜采取如下应对方法:3.1供应商风险应对。加强对供应商的选择和考核,按照严格准入、量化评价、过失退出、动态管理的原则,制订出一套可操作的供应商管理办法和流程约束、规范供应商行为。首先严把供应商准入关,对供应商的质量体系和质量保证能力进行调查、审核和评价,到现场进行生产能力和技术水平的实地考察,并结合供应商的业绩权威部门、运行单位和同行评价,综合确定合格供应商准入资格;其次,在合同履行的过程中,建立完善设备监造、催交协调机制,加大设备催交力度,及时协调解决设备催交催运中发生的问题。最后,要开展对合格供应商的考评和动态管理,按考评标准要求对一个评价周期的合同供货质量、合同履约率、准时交货率、到货合格率、价格水平、合作态度、售后服务等进行综合评价,并进行指标的量化、备案记录,实施对合格供应商的动态管理,需要特别指出的是,除了常规的周期考核评价外,对于供应商出现严重质量问题、诚信危机等须立刻启动专门的评价评估和采取果断措施止险。3.2计划风险应对。物资需求计划管理工作是物资管理工作的主线,是实施物资归口管理、集中采购和集约经营的关键。物资采购必须实行计划管理,所有物资采购应有计划并严格按计划执行,根据下达的生产、技改、基建项目计划,会同工程建设和生产运营等项目管理部门,按季度、月度准确、及时地编制和上报本单位物资需求计划。在上报计划时要严格按需求计划表要求,结合各项目工程的实际需要,科学地确定合理的交货期,既保证生产厂家有合理的生产周期,又不将交货期拖的太长,尽量减小市场原材料价格波动对物资工作带来的影响。此外,因项目或计划变更,由变更单位按程序对原报需求计划进行修订,报上级审核调整后方可执行。应急物资按应急需求制定计划,并注意及时更新变动。3.3采购订货风险的应对。物资采购供应按照公平、公开、公正的原则和落实招标采购按制度化、程序化、规范化进行,确保采购信息公开、采购政策合理、采购程序规范、公平公正地评标、确定供货厂家和产品价格,尽量消除人为因素对采购决策的影响,做到技术上可靠,经济上合理。严格订货合同管理,规避合同订货风险。所有物资采购均应按审批的物资招标结果和采购计划,进行技术协议的签订和确认,及时签订合同。在合同谈判中发生的对技术方案、数量、价格、交货期有重大变动的,应及时办理相关报批手续,在得到批准后,方可签订合同。合同签订应严格执行国家法律法规和企业内部合同管理有关规定,并按流程进行合同审核,所签合同应按规定进行鉴证。
五、结语
综上所述,电力企业物资采购供应过程中任一环节出现问题,都会产生风险。从经营角度讲,可能造成资金回笼和资金周转的风险;对电力生产建设而言,可能造成交货期延误,或购进质劣价高物资,影响电力生产、建设项目的工程进度,给今后电网的安全运行埋下隐患,从而带来不利的政治、经济、社会影响。强化和规范物资采购风险管理,把好物资采购关,直接关系到电网企业安全供电、电力建设工程的优质按期投产和公司及各投资方的整体经济效益、工作效率和所能提供的最佳综合社会效益。
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