张剑悦-PPT的三大工作区域及应用
PPT的三大工作区域及应用
张剑悦
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通过学习本课程，你将能够：●学会大纲中快捷键的使用；●懂得应用放映显示区；●掌握打印备注的操作方法。
PPT的三大工作区域及应用
在演示文稿中，主要以编辑区、备注区和大纲区三个可编辑文字的区域为主，它们是PowerPoint的工作环境。
编辑区、备注区和大纲区的大小可以通过显示比例分别进行调整。以Office201*版办公软件为例，显示比例实际是针对不同区域进行调整。如果把光标定在大纲区，就可以针对缩略图或者大纲所占区域大小调整显示比例；把光标定在备注区，可以针对备注文字大小调整显示比例；如果把光标定在编辑区，就可以针对编辑区大小调整显示比例的大小。
演示文稿的制作方式主要有两种：一种是以编辑备注为主的工作模式，当鼠标拖动备注区的时候，就可以把幻灯片的编辑区缩小；另一种是以大纲为导向制作演示文稿的方式，把大纲区拉大，幻灯片就会变小。一、大纲区的应用
演示文稿的制作最终会形成幻灯片的流程和模式，仅在大纲区就能够实现整个演示文稿的大纲文字和结构效果。
1.大纲中的快捷键使用
以大纲为导向制作演示文稿，需要用到两组快捷键：第一组是Ctrl+Enter（回车）键或者直接是Enter键；第二组是Tab（table的缩写）键或者Shift+Tab键。其中，第二组快捷键在大纲中应用得非常广泛。
Ctrl+Enter键和Enter键的使用
首先，打开大纲，把范围拉大，光标定位在大纲区，文字的位已经确定，用快捷键代替鼠标，直接编辑大标题，按Ctrl+回车键把光标切换到副标题，填写副标题的部门、姓名、年月日等信息。接着，建第二张幻灯片。通常每张新建的幻灯片都是由标题和文本两个文字框组成，即标题框和文本框，只要用Ctrl+Enter键就可以打开第二张幻灯片。文字框从副标题到下一个文字框，就是新幻灯片的大标题。当完成大标题的文字，想把光标移到下方的文本时，还是用Ctrl+Enter键，把光标从上一框移动到下一框。同样，当把文本做完，需要将光标移到下一个标题时，还是按Ctrl+Enter键。Ctrl+Enter键，实际是让光标的位随着标题和文本框向下移动。如果光标在幻灯片的大标题，向下移动就到了文本，再让光标向下一个文字框移动，实际就是到了下一张幻灯片的大标题。在大标题打字，Ctrl+回车把光标挪到文本，当前的文本会带有一个黑点。这种文本是有级别的，设了项目符号，叫做一级文本。
Table键和Shift+Tab键的使用
把光标还原到左边的大纲，每次回车都是一个新级层。事实上，文本是可以做成多层级的，想让文本进行升级或者降级，需要用到第二组快捷键，即Shift+Tab键。
先按回车键，之后可以看到一级文本的黑点，然后在打字之前按Table键，此时的文本就变成了二级。需要降到三级，就在Enter之后按Table键。如果想要升级，就在Enter之后按Shift+Tab键，文本就回到二级，Enter之后继续按Shift+Tab，文本就回到一级。这种带层级的幻灯片会更清晰和突出重点，让人一目了然。
对大纲中的文本进行升降级，应该在打字之前使用快捷键，升级使用Shift+Tab键，降级直接按Tab键。这两组快捷键不仅应用到幻灯片大纲中，在实际工作中也会经常用到。比如，Office中常用的Word软件，同样也有级别问题。在Word中做了多级文本，想进行升降级也是用这两个快捷键来完成。
在大纲中使用快捷键的目的，是为了解大纲的应用，更重要的是应用规律。在实际办公时，使用快捷键可以节省很多时间，从而提高工作效率。
2.幻灯片中的快捷键使用
快捷键在幻灯片中一样可以使用。在幻灯片中，选取带有级别的文字，把光标放在一个地方按Table键，把当前文本进行降级，再按Table键又降一级，直至降为一级。想升层级时，按Shift+Tab键。这些快捷键在Word中也可以同样使用，但是要注意前提必须有级别，否则升降级就没有意义。工具栏中有一个项目符号和编号的按钮，在使用时用光标点击整个文本框，取消当前的项目符号，文本就没有级别，再升降级层都没有任何意义，只能让文字进行跳动。也就是说，只有在项目符号或者项目编号的状态下才能进行升降级。
通常情况下，第一张幻灯片默认的是标题版式，即上面是大标题，下面是副标题，根本就用不到升降级，只有对于上面是标题，下面是有级别的文本框的幻灯片，才需要用快捷键来完成。
输入标题时快捷键的使用
光标放到大纲处，在文本框打字，按Ctrl+Enter键会再建一个新幻灯片，不排除光标又跑到标题的可能。在做幻灯片时经常会出现这样一种情况：幻灯片只有一个大标题，下面不是文本，而是图表、表格、图片或者流程图，这时只要光标在标题框直接按Enter键，就会换到下一张新建幻灯片的标题。
在Enter、Ctrl+Enter和Table、Shift+Tab两组快捷键中，前者的作用是让光标位进行移动，从一个框到另一个框的移动，一个标题到下一个标题移动；后者的作用是把下方的文本进行层次级别的改变。掌握好这两组快捷键，就能既控制光标的位，又控制文本的级别。有人曾总结：“光标如果在下方文本，按Enter键会进入下一个文本，也就是下一行、下一段；如果光标在标题，按Enter键就会进入下一个标题，也就是下一张幻灯片。”
添加对象内容时快捷键的使用所有幻灯片的文字完成之后，接下来回到缩略图，为每张幻灯片添加不同对象和内容。以在幻灯片下方插入图表为例。操作是这样的：首先，插图图表不需要文字框，可以通过“格式”菜单选择“幻灯片版式”，此时幻灯片的右边会出现幻灯片版式的调整和选择，选择只有标题的版式，把文字框取消。根据幻灯片内容更改版式，这是非常重要的。接着，在Excel中把图表复制粘贴或者直接在PowerPoint中选择插入图表：在Excel窗口中修改图表数据和内容，然后点击空白处，图表就会直接出现在幻灯片中；在幻灯片下方插入表格，通过工具栏中“插入图表”的方式画一个所需要行列数的表格，松开鼠标后就可以看到一个表单出现在幻灯片里，然后填写内容就可以了。
模板设时快捷键的使用
在整个幻灯片内容做完之后，打开“设计”菜单里的“幻灯片模板”选项，可以从中选择自己喜欢的模板（很多模板都是微软自带的，也可以把自己企业和常用的一些模板放入。）随便选择一个效果，通过点击，幻灯片的背景、文字格式和颜色风格会形成整体一致的变化，只有封面幻灯片是与众不同的。
添加动画时快捷键的使用
对于演示文稿，添加动画也是必备的动作之一。动画的添加和模板的设没有顺序性，先套用模板或者先做动画都是可以的。如果选好模板后再加动画，在最后放映之前应该从上到下把每张幻灯片的动画逐一做好。
放映时快捷键的使用
完成内容、背景、格式和动画后，接下来需要的就是放映技巧和经验。把这些都合在一起，就是完美演示文稿的制作过程，而且效率是最高的。
很多人建立演示文稿，在标题框打字需要转行把字缩小的时候，会选择用“字号”来调节。实际上，更简单的方式是使用快捷键“Ctrl+中括号”，左边的中括号使文字缩小，右边的中括号使文字放大。用快捷键代替鼠标选“字号”调整文字大小，会节省很多工作时间。通常情况下，字体、字号都是根据情况掌握，不要机械、死板地记忆，选择快捷键调整要比“字号”灵活方便。
在日常工作中，很多人的做法是，建一张幻灯片，输入文字，改字号大小，改背景颜色，设计动画，接着建立第二张幻灯片，输入文字，做格式美化，设计动画，再建第三张幻灯片……每张新建幻灯片如此循环，多一张幻灯片，整个工作都要做一个循环。这种方式的工作效率非常低，是不可取的。在公司，之所以分部门工作，就是要形成一条流水线，每个部门都做各自的事情，不干涉其他部门工作，协调一致才能够稳步向前。因此，幻灯片设和应用也要考虑这样的方式，切忌做低效率的事情。二、编辑区的应用
在PowerPoint的三个工作区域中，编辑区是人们最熟悉的区域，然而很多人尽管使用PowerPoint多年，却不见得很了解，甚至从来没有离开白色页面，也没有调整过幻灯片的显示比例。
1.放映显示区的应用
Office中Word软件主要是对文字进行编辑，中间的白色区域就是编辑区，很多人在Word中编辑文字，只在页边距之内的版心完成工作。事实上，想要出页边界很容易，只要选中“标尺”的右缩进按钮，用鼠标向外拖动，就可以看到一条黑线，松开鼠标，这段文字的右边界就出来了，用同样方法，把缩进按钮向左边调整，文字的左边界也就会出来。虽然文字可以写到版心边界，却不能出白色区域。否则无论是在Word中直接看，还是打印出来，都不能看到纸外面的字，即使用文本框插入照片拖到灰色的地方，也是看不见的。
幻灯片与Word不同，显示比例可以自由缩小和调大，可以把文字拖出来，也可以直接在外面绘制文字、插入图片、表格甚至直接绘制图形，总之，离白色区域再远都可以。也就是说，你的心有多大，编辑区就有多大，它没有具体的边界。值得注意的是，对白色区域之外的图片进行动画放映，是看不到的。
【操作演示】
在幻灯片白色区域外画一个圆形，开始放映，看不到圆形的变化；把圆形的1/4放入白色区域，做扇形动画，开始放映，可以看到图形的变化。左侧幻灯片缩略图只显示了1/4的图形，所以放映的时候只能看到圆的1/4部分。把圆形放到白色区域内，幻灯片的两边就为圆做一条切线，此时直接放映，就能看到整个圆了。
以上的操作演示说明：一是幻灯片的白色和灰色部分都是编辑区；二是幻灯片的白色部分是放映时能看到的区域，通常被称作“幻灯片放映显示区”。
Word编辑完成之后，可以打印出来直接在纸张中观看，E-mail给别人，或者直接以电子文档的方式进行浏览。与之不同，幻灯片的命运基本只有一种放映，所有演示文稿都是通过投影放映观看，没有人会看编辑状态。
2.放映显示区外的应用
放映幻灯片时，显示区之外的图形、表格、文字不会被看到，但并不意味着不需要引起重视，相反，其往往发挥更重要的作用。
概括来说，其作用主要有两个：
第一，配合动画效果，画面更加生动。试想一下，在放映幻灯片时，一个球从天而降，文字从下方缓缓向上方移动，星星亮光从左下角快速划到右上角，增加这些是什么感觉？虽然一些图形、表格等放在放映显示区之外看不到，但是通过动画的配合就会使画面更加生动。调整幻灯片的大小，就是为了配合动画效果的实现。很多效果的制作是要配合周围空间完成的，如果不改变幻灯片编辑区的大小，那么很多效果都将做不出来，这样的幻灯片会显得很单调。
第二，遮挡的艺术，增添幻灯片的美感。【操作演示】
画一个椭圆形，把它拉得比幻灯片再大一些，图形上方会出现绿色空点，通过鼠标旋转绿色空点，将这个椭圆变成一个斜向的安排，把椭圆再拉大，大到盖住幻灯片左边的角，再向右拖动它的大小，盖住右上面的角。
整个椭圆做好之后，所露出的只是左上角和右下角两个斜角，这两个斜角暂时是白色的，在空白处点右键选择“背景”，改变背景颜色，选定一个颜色之后（比如蓝色），点击“确定”，再点击“应用”，幻灯片两个斜角就变为蓝色。把当前的椭圆选中，填充“纯白色”，外边的线条颜色通过“线条色工具”做成“无线条颜色”，这时轮廓线就被删掉了。然后在椭圆上点右键，点“于底层”“于底层”，这样之前的文字就会显露出来。点击“放映”，幻灯片中出现了两个斜的弧角效果。这就是“遮挡的艺术”，概括起来就是看得见部分和遮挡部分的配合使用。很多电视节目中弧角的效果也是这么做出来的。当然，还有很多效果都是通过灵活运用实现的，这里就不再一一列举。
总之，在制作幻灯片时，要充分利用好编辑区，无论是在幻灯片放映显示区之内还是之外的图片或文字，都能为幻灯片增加色彩。三、备注区的应用
幻灯片的备注区域，主要是针对幻灯片的内容所做的备忘或者注释，统称为备注。备注的使用方式包括放映备注和打印备注两种。
1.放映备注
以Office201*版本为例，备注的应用模式表现为：选中幻灯片，在下方添加备注信息；第二张幻灯片备注也以同样的方法添加。完成备注后，在Office201*中直接放映，想要看到备注文字，只需在下方点击右键，就会打开一个独立的窗口，显示在第一张幻灯片中所书写的备注文字，将幻灯片切换到第二张也会看到相应备注信息。可见，每张幻灯片的备注都是独立的。事实上，这种应用备注信息效果并不好。虽然备注字比较小，观众看不清文字内容，但通过投影却能看到演讲者正在看备注，这是没有提前做好功课的典型表现。
对此，更好的提示方法是做出“双屏”，通过双屏的效果“独享备注”，即只有自己看备注信息，观众在投影上看到的是全屏。
2.打印备注
除了放映备注外，打印备注也是一种非常重要的方式。虽然不是每个人都有打印的需求，但其同样是PowerPoint很重要的功能。
幻灯片中的打印，直接进入“打印预览”就可以看到打印效果。通常来说，不会用一张A4纸横着打印一张幻灯片，而是选择不同内容分别打印。在“打印内容”选项中，比较常用的选项是“讲义（每页3张幻灯片）”和“备注页”。
“讲义（每页3张幻灯片）”
点击该选项后，通常看到的幻灯片讲义左边是幻灯片的缩略图，右边是很多横线网格，以方便打印出来之后让观众记录笔记，即对应每张幻灯片记录信息。如今很多会议和培训的讲义经常会采用这种打印效果的幻灯片。
采用这种方式打印幻灯片讲义，有两个非常重要的建议和经验：第一，直接打印时要调整页面大小。选择窗口上方“选项”“根据纸张调整大小”，一旦勾选该选项，当前页面上下的页边距会被充分地利用，幻灯片页面就会相对大一些。第二，做讲义之前不要直接打印预览，而是对母版进行调整和设。选择“视图”“母版”中的“讲义母版”，讲义母版可以插入照片和文本框，输入固定的信息，比如作者信息、公司名称、网址电话、公司Logo等。由于是母版，每张讲义的效果都是同步的。
在讲义母版中，最重要的就是调整固定的信息，和Word中做页眉页脚类似。一旦关闭回到幻灯片，在幻灯片中没有任何变化，但是再进入讲义去看，如果之前在打印讲义时勾选了“根据纸张调整大小”，纸的上下边距会被充分地利用，而且提前做了讲义母版，因此，每一张幻灯片的左上角、右上角都有相同的信息。因此，想做好讲义，就要把页眉页脚做好，即调整好讲义的母版，使打印的讲义都符合讲义母板。
“备注页”
在打印内容中，倒数第二项是“备注页”。点击此选项，在幻灯片中添加备注，幻灯片缩略图下方就可以看到备注文字。做讲义调整讲义母版，也是同样的道理，打印备注就应该先调整“备注母版”。备注母板版可以添加图片和固定的文字内容，并进行一系列的设，如缩小、下调文字框的位，放大文字，拉大幻灯片缩略图，左上角添加备注文字等。关闭幻灯片，同样没有变化，进入“打印”页面就会发现每张备注的内容、页面都是一样的效果。
无论打印备注还是讲义，打印之前都要调整好母版，这是打印时的必要准备。实际上，Word才是真正做排版的软件，所以，对于非常重要的讲义、讲稿，建议不要在幻灯片中直接打印，应该通过发送的方式，放入word，这样是最好的方法。
总之，在PowerPoint整个工作环境中进行各种设之前，应该先熟悉环境，对幻灯片进行整体的把握，并对界面有一个整体了解。
扩展阅读：张剑悦-PPT内容设计原则
PPT内容设计原则
张剑悦
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通过学习本课程，你将能够：●了解强调重点原则；●学会多用图型和图表说话；●懂得文字和图片的巧排；●知道运用结合和统一原则。
PPT内容设计原则
一、强调重点原则
强调重点是幻灯片内容设计的核心原则。在设计幻灯片时，要谨记：每张幻灯片都要有鲜明的观点，重点要非常突出。
图1强调重点原则
PowerPoint是幻灯片的英文写法，由Point和Power组成。其中Point意为“点”，Power指“有能量、重量”，概括起来就是“有重量的点”，即“重点”。PowerPoint软件的特点就是观点鲜明（Point），突出重点（Power）。也就是说，只有把Power和Point都做好，才能称之为真正的幻灯片。
1.一张幻灯片不等同于word的一个页面
在Word中，编辑的单位跟页码没关系，其无需打字，只要使用60个回车，就能从一个页面跳到另一个页面，因此，与其说Word的一页纸是编辑的单位，还不如看成是打印单位。相较之，幻灯片不同，一张幻灯片不能等同于word的一个页面。很多人都有过这样的经历：字数太多，当一张幻灯片写不下时，就再建一张接着写。事实上，这是典型的“Word搬家”，这样的幻灯片显然没有达到强调重点的原则，不提倡使用。
2.一张幻灯片等同于word的一个章节幻灯片大纲的英文版叫“Outline”，相当于Word中的标题，属于结构性文字。一般来说，在幻灯片中，只能放入标题和结构性的文字，而不能放入过多的正文。如果实在需要放入较多正文，可以添加在备注中。也就是说，幻灯片中的文字应该是纲要性的，因此等于一个章节，只有章节和标题才可以体现明确的观点和重点。
图2是某人做的一张幻灯片，其表示，由于Word文字多，幻灯片编辑区空间小，只能节选一部分来粘，所以把节选的部分称作“片断”。
图2某人做的幻灯片
由图2可知，此类幻灯片有两个错误：一是标题没有论点，不能叫“片断”；二是所节选的文字没有重点。事实上，该幻灯片三段文字中的第一句都是核心，可直接提取核心内容，把每段第一句做成一级标题，同时把标题换成“实施方案”，如图3所示：
图3修改后的幻灯片
通过对比不难发现，图3的观点表述更加明确，但这仍然不是幻灯片，只是多了背景颜色，没有观点和重点，因此只能称为“多级Word”或者“记事本”。
通常，幻灯片中的重点，要先提取出来，然后做加强。只有把核心明确突出的表现出来，在幻灯片打开时，观众才能够了解所讲的重点，使幻灯片达到质的变化，如果配合动画，就能够达到更好的效果。图4是二次修改后的效果。
图4二次修改后的幻灯片
值得一提的是，图4中的三段文字不一定都要加在幻灯片中，事实上，只要把三个标题做好，其余的由内容演示者说出来即可。须知很多观众不会看过多的文字，文字太多会让人产生疲倦感，也就起不到吸引观众的效果。因此，与其这样，不如将幻灯片打印出来让观众自己看，这样还能节省时间。
总之，制作幻灯片一定要考虑观众的感受，学会换位思考，从而达到重点突出的效果。二、形象生动原则
形象生动原则的特点在于：简短、简洁，便于观众记忆。所谓便于记忆，是指让人们记住幻灯片的观点和重点。在设计幻灯片时，如果文字量非常大，是不方便观众记忆的，只有把幻灯片做得简洁简短，观点才能更加明确和突出。须知相比冷冰冰的文字，人更愿意看形象生动的事物，这也是Excel中把表单信息转化成图表的原因。
1.视觉朗读不可取
在幻灯片设计中，视觉朗读的方法是不可取的。
图5视觉朗读与视觉展示
如图5所示，内容同样是“打开任务管理器的方法”，左边幻灯片的设计即为“视觉朗读”，这种设计方法是不可取的。正确的做法应该是，在放映幻灯片的同时，让观众的思路跟随演讲者而动，使观众时刻牢记演示文稿的观点，而只有形象生动才能够吸引观众，让人记忆犹新，进而达到“视觉展示”的效果（如右边的幻灯片）。
2.文字多也可以做出优秀幻灯片【操作演示】图6所示幻灯片出自某企业的工会主席之手，其经常去地方参加各种会议，但是每年年终总结的述职幻灯片，所受到的关注度都比较低。究其原因，原来其只是对着幻灯片读，观众不爱看也不爱听。该工会主席感觉自己的工作不受重视，想在新述职时将幻灯片进行一番修改。
图6年终述职总结（一）
相较于形式多变的数据类型幻灯片，文字列表型幻灯片由于没有办法转化成其他形式，因此是最难修改的。仔细研究图6中的幻灯片内容，可以找到突破口：每一行的最后都有开会地点，因此可以通过网上地图抓屏找到照片，然后对照地图，在幻灯片中直接标记出相应的地点，配合动画效果，开会地点就会清晰地逐次出现，如图7所示。
图7年终述职总结（二）
在进行PPT演示时，当说到会议主题，只要点击鼠标，地图上所有图标就会紧急集合，地图淡淡地隐去，取而代之的是每一行文字，同时为了体现更好的效果，可在右上角添加党旗Logo。如图8所示：
图8年终述职总结（三）
经过修改后的幻灯片，开会时关注度明显增高，达到了这位工会主席想要的效果。
修改之后的幻灯片的文字量并没有减少，只不过借助地图效果做了一个转化，结果明显提
高了幻灯片的等级，达到了形象生动的效果，使PowerPoint的重点更突出。由此可见，想要提高幻灯片的等级，并不一定要减少文字，也可以借助其他手段实现。
有人曾说：“文字是优秀幻灯片的天敌。”，认为幻灯片中的文字过多就会降低幻灯片的优秀率。事实上，有些文字较多的幻灯片，优秀程度也并没有降低，因此，更精准的观点应该是“多余文字是优秀演示文稿的天敌”。
3.多用图型和图表说话
在PPT的设计中，为了减少在文稿中多使用文字，需要牢记多用图型代替文字和多使用图表两条锦囊妙计。
多用图型说话
用图型代替文字。这里的“图型”是指图形和模型。图形和模型的配合本身已经表达了幻灯片的观点，也就没有必要再写多余的文字，自然而言减少了文字的使用。图型的优势包括表达文字内容、减少冗余文字、表现力强、形象生动四个方面。
图9滑轮模型效果
图9所做的是一个模型效果，其滑轮是固定的，表达份额的大小。经过对其大小和颜色的区分，在数据简单更新的基础上，又增加了动画效果，使滑轮有一个滑动的过程，就形成了比较，如图10所示。在比较的同时形成了对比过程，省略了语言和文字，使观众很直观就能知道份额多少的关系，既形象，又生动。
图10修改后的滑轮模型效果图10中的组合可以分解为很多幻灯片自带的图形，只要进行组合、复制，再配合动画就可以完成。做这样的效果看上去很复杂，事实上，熟能生巧，只要熟练了就会节省很多时间。
在实际操作中，有些效果也可以做得很简洁。【操作演示】
新建一张幻灯片，斜着画条直线，直接在流程图中找到三角形绘制出来，并稍微
调整其位，然后再画一条直线，接着在下方画一个矩形，再接着画个圈，圈住直线和矩形，在画圈时没有包含旁边的三角形，随后按Ctrl键直接拖，变成“复制”效果，通过Ctrl键的配合可以直接拖到指定位。
整张幻灯片只要加上标题，即只需在矩形中点右键添加文字，即使忽略动画制作，这张幻灯片的演示效果也会一目了然。
概括来说，在绘制图形时，有两个小建议：
第一，只要选择Shift键，就能画成规则的图形。按Shift画直线，会形成没有任何锯齿的直线；按Shift键画矩形，会变成正方形；按Shift键画椭圆，会形成正圆。不仅如此，在Office所有软件和PhotoShop等绘图软件中，都可以配合Shift键完成规则图形的绘制。
第二，在幻灯片中复制文字和图形不建议使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因为复制后再粘贴时，粘贴的位还需要再调整，不好操作，因此可以直接画个圈，圈选，按住Ctrl键直接拖到制定的位，再做微调，就可以实现想要的效果。
注意，对于工作中用到的数据对比，平衡关系等情况，在幻灯片设计时，同样也可以利用相应的图形关系绘制。
【操作演示】
按Shift键画一条直线，再画一条向上的直线，可以通过复制多画几条，并将线的位微调，之后画一个圈圈住这些直线，点右键做一个组合，把多个图形变成一个。按住Ctrl键复制，做三个相同的图形。
紧接着，画一段弧，旋转绿色空点将其转成所需要的角度。此时弧的两边都是线，要做跨栏的感觉，就要把右侧的线变成箭头：首先把该线选中，点击“绘图工具栏”的“箭头样式”的按钮，选择样式五，直接单击，右侧箭头就会出现，按Ctrl键拖动。然后，在左侧画一个实心的大圆，右边画一个实心的小圆，在下方用文本框填写每一个的主题。如图11所示：
图11跨栏效果
比如，某企业的研讨会的主题为“如何让消费者轻松越过三关”，其中，第一关是品牌关，第二关是质量关，第三关是价格关。很多人都是用文字表现数据对比的效果，一张幻灯片写一关，结果用了三、四张幻灯片，最后还增加一个小结和总结，这样的幻灯片做出来后关注度非常低；也有人通过“一越过三关”的图型表达，路径动画，随着讲解让圆不断地跳动，让观众联想到一关跳过一关，能够让实际消费人群和有意向人群近似。这种幻灯片的关注度最高，效果最好。
“SmartArt”的运用。在Office201*和201*版本中，有一个非常重要的功能，即“插入”中的“SmartArt”。SmartArt由Smart（聪明）和Art（艺术）组成，概括起来就是“聪明的艺术图式”。当在窗口中点击“SmartArt”时，就会打开各种事物关系，从而省去自己做模型。比如，在“列表”中，有六边形蜂窝状多级列表、上下多级图文列表、图文列表；在“流程”中，有步骤和阶段；在“循环”中，有相互循环的关系，有齿轮咬合相互的关联；在“层次结构”中，有常见的制作组织结构图效果；在“关系”中，有平衡关系、有漏斗做筛选、有矛盾和冲突，还有做工作总结和计划时常用的目标图、同心圆等。通过这些模型，可以在工作时很轻易就能把幻灯片的效果做得非常好。
以介绍今年的优秀员工和销售冠军为例。【操作演示】
选择“图文列表”，点击“确定”，可以在页面上看到三个框，上面是图，下面是文字介绍。由于需要介绍四个人，所以需要添加一个框：选中“设计”，在左边“添加形状”处单击。在幻灯片中点右键编辑文字，直接就可以填写所有人名，然后点击图片框中“插入图片”的按钮，单击图片即可插入。完成以上操作后，在“设计”“颜色更改”中更改颜色，在SmartArt样式中，将其改成三维的光影效果。
图12图文列表效果
在制作幻灯片时，很多其他关系也可以通过SmartArt来展示。【操作演示】
点击“插入”“SmartArt”“关系”中的向右倾斜，如图13所示，天平的右上方是三个，左上方是二个，光标在左侧添加一个形状，两边都是三个，就会自动达到SmartArt平衡关系。
图13平衡关系效果图
接着，更改颜色为“彩色”，点击“样式”做“三维光影”，不用加文字，就可以得到很好的效果。
图14SmartArt的功效
在工作中，经常会制作表示相互关系的图表，比如“目标图”，可以在“插入”“关系”中直接添加。也就是说，在PowerPoint中，只要掌握技巧，做出效果很好的幻灯片是不需要花费很多时间的。
多用图表说话
在进行幻灯片制作时，要想做到形象生动，除了多用图型，还要多用图表说话。图表有直观、表现力强、便于记忆、形象生动的优势，是其它工具无法取代的。
在幻灯片制作中，把结果转化成结论的最好方式就是把文字数据转化成图表。图表的优势跟图型很像，而区别在于图表本身就很形象生动，数据不用文字表达，而是通过柱图、饼图、折线图直观地表示。需要注意的是，由于幻灯片中的图表只是用来表达结论，所以会有真图表和假图表之分。
真图表。如图15所示，这是一个真图表幻灯片，但是效果不是非常理想，观众的关注度很低。
图15非专业真图表
真正的幻灯片应该做到放映时看不到数据，只能看到网格和图例，如图16所示，幻灯片中的三个产品配合动画放映随着单击图表会纷纷出现，这样能够很明显地提升观众关注度，从而达到吸引观众的效果。
图16专业真图表
假图表。假图表在工作中也经常用到，如图17所示，这是一个典型假“模拟条形图”，从中可以看出数据对比的情况。
图17假模拟条形图
不难看出，假图表的表现力比真图表要强很多，不论是光影的感觉，还是朦胧的标题，这种美感真图都很难达到。
制作假图表需要掌握一些方法，以图17所示的幻灯片为例：【操作演示】画一个矩形，在“设颜色”的时候选择“绿色”，并将透明度设成40%。选“颜色填充”时，如果透明度默认为零，就会看不到背景信息，如果透明度调到20%左右，在预览中就会出现若隐若现的效果，而调到40%左右，就会有朦胧的感觉，越调大就会越清晰。可见，清晰度是通过透明度来调整的。
假图表最终所达到就是若隐若现、半遮半掩的效果。在幻灯片中，有很多表现方式和手法可以取得更好的效果和关注度，这是真图表无法实现的，因此，在实际的运用中，假图表比真图表使用更广泛。
总的来说，在两种情况下，必须要用到真图表：
第一，数据同步更新。在Excel中做图表，随机写几个数目，将数据信息选中生成柱图，这就是用Excel数据生成的真表。“复制”Excel中生成的柱图，粘贴到幻灯片中时，应该点击“编辑”“选择性粘贴”“粘贴链接”，如果Excel的数据源发生变化，幻灯片中的数据源也会跟着真图表的变化而自动改变。如果直接粘贴到ppt中，数据源是独立的，即使Excel数据发生改变，幻灯片中的数据也不会发生改变。这也就要求了在选择粘贴链接工作图表对象时，应该注意“链接”（Update），要把Office中所有“链接”都想象成“自动更新”，只要做链接，就可以直接把幻灯片和数据源中的图表自动做同步变化。因此，经常进行数据变化工作是需要用真图表来实现的。
第二，数据要求精确。如果是假图表，非整数数据的表现就不会很清晰。比如，当前幻灯片数据是整数97%，如果是97.64%带小数的数值，假图表就无法实现。在电视节目中，股市行情时时变化和更新，而且数据要求非常精确，表达精确的数据关系，是性命攸关的大事，因此股价图表必为真。
要点提示
必须用真图表的两种情况：①数据同步更新；②数据要求精确。
三、把握细节原则
细节决定成败，把握细节很重要。很多幻灯片无法达到优秀等级，实际上就是因为没有把握好细节，比如，文字的位、形状、大小以及颜色配合，线的直度，网格的平均分布等。
图18幻灯片的细节原则
1.文字、图片巧排列
如图19所示，该幻灯片效果不理想的原因有两个：一是细节没有做到位，表单左侧文字对齐方式不统一；二是Logo的背景有白色的底色，直接影响了美观。
图19不理想的幻灯片
文字对齐很简单，就不再做赘述，重点讲一下取消图片的白色背景方法。【操作演示】
选中照片，点右键出现图片工具栏，点击图片工具栏倒数第二个按钮“设透明色”，鼠标指针此时会变成一支笔，对准白色部分单击，白色变成透明色，幻灯片中的文字和背景就融为一个整体。如图20所示：
图20理想幻灯片
很多人在幻灯片中复制Excel图表时，通常会将Excel图表的白色底也都复制过来，导致和幻灯片格格不入。对于这一问题，只要在Excel中双击，借助透明色将背景设为“无色”，再粘贴到幻灯片中，图片就会和幻灯片融为整体。
如图21所示，这张幻灯片也犯了同样的问题，每个Logo都有白底，而且排列不整齐，造成幻灯片整个画面很凌乱。
图21带白底的LOGO图
【操作演示】
选中一张图片，利用图片工具栏把白底调成透明色，选择“没有线条颜色”取消图片的线条，结果表现为既没白底也没有线条，同样的方法更改剩余图片，之后对图片再进行排列。
排列也有方法和操作步骤。【操作演示】
首先，按shift键画一条直线，然后按ctrl键，拖出两条直线，用选框圈住这两条直线，按ctrl变成四条，再圈住四条直线，按ctrl变成八条直线（这是呈几何级数增长的）。将最上方的线离顶边的位以及最下方的线离底边的位手动调整好，中间的线的位以及是否对齐不用管，然后将八条线全选，双击“绘图”工具栏的“对齐或分布”菜单，就可以达到对齐。对齐分布包括“左对齐、水平居中、右对齐”三种形式，选择“水平居中”，八条直线就会对齐。再次打开“对齐或分布”菜单，选择“纵向分布”调整中间线的位，点击后这些线就各自找到平均点。
图22直线的排列
在幻灯片中，有很多类似的工具和命令能协助实现分布和对齐。不仅网格可以手动做到分布、对齐外，图片和图形同样也可以做到平均分布。【操作演示】建新一张幻灯片，插入几张大小不一的照片。首先，把照片进行缩放，使其大小平均。
然后，将三张照片圈选，利用“绘图”“对齐或分布”“底端对齐”，让三个图形或者文本框的底端在一条水平线上，再进行“绘图”“对齐或分布”“横向分布”，由于两边图形已经做好了定点，中间的照片会通过“横向分布”找到平均的分布点，点击后，图片就会达到了分布对齐的效果。
接着，在三张图片下方画一条直线，满不满一屏都可以，然后“复制”直线，再圈选两条直线，点击“绘图”“对齐或分布”“水平居中”调整直线的位，把下面的直线选中变粗调整位。再将两条线同时选中，选择一种颜色，用文本框在直线下方给对应的图片标注文字。
最后，在最上方添加一个标题。
图23图片的排列和对齐
图23所演示的效果是将大小、横纵不一致的照片，通过对齐分布方式的调整，达到完整的效果。可见，细节可以通过“分布”、“图片的透明”、“对齐”等技术方式得到更好的展示。
2.学会制作假图表【操作演示】
接着图22所示的幻灯片中的上面七条直线选中，做成虚线，第八条线不动，在所有线条的左侧从下往上按着shift键画一个向上的箭头。假图表的数值轴都是有箭头的，下方的分类轴没有箭头。点右键，选择“背景”的“下拉列表”中“填充效果”为背景设颜色（如果面积大，背景最好是渐变色，纯色是单一颜色，做整个背景效果不好），选择“渐变”“单色”中的绿色（根据投影情况来定），选择“角部辐射”，单击“确定”，角部辐射的渐变绿色就变成了幻灯片的背景。
绿色作背景，前景网格颜色选择白色或浅色才会清晰。圈住所有的线，把颜色统一做成白色，可以把线条加粗使效果明显。
图24假图表数值轴制作
同样的效果，可以做成带光影光柱的假图表。
图25柱形图示表
如图25所示，这张幻灯片中的假图表，也是用绿色做背景，点击鼠标从下往上就会升起真正数据的圆柱，这种效果的制作步骤如下：
【操作演示】
在图24所示幻灯片的基础上，进行如下操作：
首先，点击“自选图形”“基本形状”“圆柱形”，从上至下绘制一个圆柱，调整黄色控点，把圆柱的上盖调小，视觉上的三维感觉会更好。
其次，设颜色。进入“填充”“填充效果”“渐变”，用“单色”、“双色”都可以，单色一定选“白色”，双色选“上白下灰”的模式，就会出现从白到灰两种颜色的渐变。在左侧下方“底纹样式”中选择“垂直”效果，即左右是白色，中间是灰色，做成100%透明效果。在颜色控制透明度设中有两个透明度，第一个透明度是调整颜色1，第二个透明度是调整颜色2，配合两个颜色的选择。白色的透明度也调到15%以下。线条选择“无线条色”，按ctrl键复制两个柱体，选择“横向分布”把三个图形等分间距。再次，在透明柱形的内部做一个小的基本形状圆柱形，做具体的数据显示，用黄色控点调整柱形大小。打开“填充”“单色”“蓝色”“垂直”，选择“变形中”右下角的“两边深，中间浅”的样式，透明度要默认的0%。“确定”之后将线条取消。复制两个柱体，放入其余两个大的柱体中，用鼠标拖拽成长短不一的柱形。选中它们，在“对齐或分布”中选择“水平居中”，实心的柱形就在中心了。
最后，画一个基本形状的平行四边形，黄色控点调整大小，点右键“叠放次序”“于低层”，把线条色取消。这个平行四边形衬在柱表下面，相当于图表的底座。用文本框在图表的下方书写文字，分别写出三个柱表的月份，然后文字改成白色，并放大。也要利用“对齐或分布”命令，将文字与柱表的位对准，把字体加粗，并将左边的每一个刻度0、100、200、300做好。放映效果如图26所示：
图26放映效果图
整个假图表在制作过程中，每一步操作都有很精细的调整，把握好细节就体现在操作和命令上。
3.制作表现力有方法
在幻灯片中，假图表的效果通过操作层面的细节体现出来的，掌握细节表现力的规律和方法，再去制作幻灯片，就能为幻灯片中的问题找到完美解决方案。
人的眼睛常常产生错觉，利用这种错觉，往往可以做出很好的演示文稿。【操作演示】
新建一个幻灯片，选择空白版式，点击右键选择“设背景格式”“填充颜色”“渐变”“单色”“绿色”“角部辐射”。
在前景中画两个圆形，第一个按Shift键画正圆，稍微大些，做填充效果，选择“单色”“白色”，“底纹样式”选“斜上”，“变形”效果选左上角第一种（左上角是白，右下角是灰）底纹样式，点击“确定”，当前的大圆就会变成左上角白右下角灰的效果。取消线条色。再画一个稍小的圆，同样选择“填充效果”，选择“单色”“白色”，“底纹样式”选“斜上”，“变形”效果选右上角第二种（左上是灰，右下是白），点击“确定”，取消线条色。
把小圆放在大圆上面，呈现出强烈的凹凸感，简称为“假平凹”。人眼睛的错觉就是这样产生的。
如果把小圆再变小，做成一个椭圆，放在大圆上面，就被勺子挖掉一块一样。按Shift键把小圆做成正圆，对其进行复制，全部选中放在大球上面，就像高尔夫球的感觉。最高境界的演示文稿是做模拟、比喻和讲故事类型的，很多人的年终总结都会选择这种方式。
比如，下载《七剑下天山》的电影海报，用photoshop将七把剑抠出来，七把利剑表示七个产品，根据每把剑的特点显示产品销售情况，整个主题都是由七把剑来展现，这就是故事类型的演示文稿。
再如，在幻灯片中制作一个穿马甲卡通人物，马甲上有三个扣子，每个扣子都有目录文字，只要点击第一个扣子，就会解决第一个问题，跳转到后面的幻灯片，要点讲述完毕后就会再返回卡通人物，接着点击第二个扣子解决第二个问题，如此解决三个问题。卡通人物的马甲好画，扣子却不容易做出来，对此，可先画一个大圆，接着画一个椭圆，再复制两个小圆，做成黑色，把椭圆放到大圆中间，两个小黑圆放在椭圆中间，最后把所有的圆圈选，右键选择“组合”，缩小后纽扣就形成了。
在幻灯片中这种表现力的方法是有规律的，可以利用人眼睛的错觉做成很精美的效果。【操作演示】
首先，按shift键画一个大的正圆，选择“填充效果”“单色”“白色”上白下灰，画一个小圆，选择“单色”“白色”“上白下灰”，点右键将两个圆“组合”缩小。接着，按Shift键画一条直线，把线条变粗，填充白色，点击右键把这条线“于底层”。
再画一个“圆角矩形”，设颜色，填充“单色”为“白色”，“底纹样式”选择“斜上”，“变形”效果为左上白，右下灰的底纹样本，取消线条。
接着点中小圆，选择右键添加文字。
然后把整个效果复制三至四个，修改编号，点击右键在每一个圆角矩形里添加文字，最终制作成了目录摘要，如图27所示：
图27目录摘要制作效果
图27是一张典型的工作中经常用到目录摘要幻灯片，主要靠视觉上的假象在简短时间达到的效果，很多类似的模版都是采用同样的方式制作出来的。四、移动原则
幻灯片的制作除了注意细节外，还要做到移动原则。移动原则是在幻灯片规划构建的基础上，按照一定的规律实行的，由此引出移动原则的两个显著特点：一是逻辑缜密，有条有理；二是让观众的视线随演讲人的思路移动。
图28移动原则
观众观看幻灯片时，能够根据幻灯片的设计关注不同的信息，才是移动原则的根本所在，而这就需要在制作过程中掌握一定的方法。
地图展示是很多人做幻灯片时都会用到的方法。有的人在幻灯片中将地图作为销售额演示图表，每个省最少包括销售额、完成率、目标值3个数据，有的省份甚至多达9个数据，其在幻灯片中画了很多引导线，把字都写在图片之外，导致幻灯片全是密密麻麻数据和引线，看上去很混乱，效果可想而之。
以天气预报为参考对象，每个省会的天气不是在地图中直接观看，而是分成东北、华北、华南、西南不同区域，在演示某一区域的天气时，都是伴随播音员讲述，图表出现闪烁变色，给人很直观的感觉，这是最好的播放方式。因此，相类似的，这张幻灯片可以更改为：把销售情况分为东北、华北、华南、西南四个区域。如把东北各城市的销售数据情况列出来，当观众观看以后，就点击鼠标删掉，接着进入下一个区域，也是以同样的方式，把看过的数据删掉，随着这样点击播放，观众观看幻灯片就会感觉很直观，演讲的效果也就会很好。
总之，修改后的幻灯片就是采用移动的播放方式，让观众的视线跟随幻灯片或者演讲者的思路移动，这是幻灯片制作的重要方式之一。五、结合原则
PowerPoint是一种很灵活的软件，在大原则基础上，可以实施多种形式的具体操作，因此在操作中要遵循结合原则。
结合原则包括两方面特点：一是设计新颖，动静结合；二是文本、图像、图标、多媒体等元素有机结合。
图29结合原则
通过结合原则可以做多种形式的设计，除了插入文字图形图表、flash动画或者音乐、视频等多媒体对象外，还能做出阴影、三维等丰富的效果，当然，即使做出多种效果，没有进行有效结合，也不算真正的幻灯片。没有经过结合的幻灯片通常会出现如下情况：
第一，只有简单的静态形式而没有动画，或者全部都是动画没有静态文本；
第二，只有文字没有图片图形，或者全是照片没有文字等。只有照片没有文本的是图片查看器，只有音乐的是mp3，只有视频就是mediaplayer。
……
事实上，这些仅是局限在表面形式的多样化，不是真正的幻灯片。【案例】
视频演示文稿
某培训机构对学员进行结业考试，要求每人做一张幻灯片进行演说，且不限定内容，结果做出来的PPT千姿百态。
有的学员为了节省时间，将自己喜欢的偶像做成演示文稿，在网上直接搜索到相关的文字介绍，图片视频等相关素材。有些从事保险行业的学员，利用此次机会直接把公司的产品展示给大家。也有学员把自己喜欢的东西做出来，比如台球、篮球等。还有一位学员买了一张盗版光盘《人猿泰山》，将电影截成多个片段，每个片段3分钟，在幻灯片中拉出全屏，放映时才发现整个演示文稿只有片头“人猿泰山”四个字，也没有副标题，演示文稿全是电影片段，整个幻灯片播放花费15分钟。
最终，最后一位学员延期毕业。原因很简单，其没有对幻灯片进行快进、倒退、重新播放等控制。
在幻灯片中可以播放视频文件，但是在放映之前要对其有所控制，包括开始和停止的时间，单击播放还是自动播放等。【案例】
结合效果之“怀念乔丹”
有人为了怀念乔丹退役，制作了一个非常精美演示文稿。
在该演示文稿中，首先是乔丹的文字介绍并配合一些插图，接着讲述“飞人”由来，包括三次扣篮大赛冠军，用文字描述比赛时间，同时在旁边配合相应的扣篮照片。正在这时，从右下角飞出一个很小的视频框，播放10秒钟乔丹精彩的扣篮慢动作，然后切换到下一张幻灯片。凡是介绍精彩投篮的镜头，都有相应的10到15秒的视频片断。整个演示文稿中，文字、图片、视频贯穿始终，再加上一首专门为乔丹做的歌曲《我相信我能飞》作为背景音乐，虽然没有很多动画效果，但效果非常理想。
真正的幻灯片就是要达到这样的效果，视频可以用，但是要简短，达到画龙点睛之意。电视剧中插播的广告片都很简短精炼，通常是5到10秒的时间，在很短的时间内要吸引观众；两集电视剧之间的广告通常都比较长，甚至达到半分钟。这就是通过结合原则突出重点，与演示文稿的制作有着异曲同工之妙。
可以说，移动原则和结合原则都共同指向了PowerPoint功能中的动画配合。六、统一原则统一原则是指幻灯片结构清晰，风格一致，包括统一的配色、文字格式、图形使用的方式和位等，在幻灯片中形成一致的风格。
图30统一原则
当然，统一并不是绝对的，如果幻灯片从第一张到最后一张都是同一种风格，就会缺失个性，因此，统一是相对的。有些人做幻灯片，却将相同的系列和产品填充了不同的颜色，这样做给人感觉不专业。同系列、同种产品、相同观点应做到一致，封面、封尾、中间不同的产品，可以变化不同的风格。
一般来说，做讲义，可以设讲义母版；打印备注，要先做备注母版。在做风格统一时，选择“视图”“母版”“幻灯片母版”，幻灯片都会隐藏，取而代之的是母版视图，而在此基础上需要做到三个统一：内容统一、格式统一和动画统一。
1.内容统一
公司的Logo、名称、网址、电话、演讲者联系方式等信息不应该在幻灯片中出现，可以在母版中体现。【操作演示】
进入“母版”，画一个文字框书写信息，插入公司Logo图片，缩小放在左上角，右边的文字框做出蓝色效果，前期准备做完后关闭“母版视图”，回到幻灯片，每张幻灯片就都会带有在母版中设的公司Logo和文字框。2.格式统一
进入“母版”，用光标点击标题，该标题用来做“编辑母版标题样式”格式美化效果，在其中打字是无效的，要想每张幻灯片都有相同文字，需要插入新的文本框，更改文字颜色、格式和字体，每一级文字都可以根据需要进行分别调整，一般来说，只需做大标题和一级文本即可。回到幻灯片后会发现，每张幻灯片的标题或者新建幻灯片的标题，无论字体、格式、颜色都会和母版保持绝对统一。
很多人都习惯输入文字后就进行字体、字号和颜色等方面的更改，事实上，一旦手动更改了这些格式，这张幻灯片和母版就永远不会再保持同步。须知手动优先级是第一，其与编辑母版无法统一，手动更改后，PowerPoint就不会对其进行默认。因此通常在幻灯片的片头片尾或者文本框的文字做完，就一定要马上做格式美化。如果是用占位符文本，就不用再做格式美化，因为其是用母版或模板做的。这就体现了母版的内容与格式的统一。
3.动画统一在“母版”中可以选中文字，在“自定义动画”中为文字框标题做统一动画，回到幻灯片后每张幻灯片标题动画都是统一的。这种效果显然很单调，所以想使每张幻灯片都呈现不同的效果，通常不在母版中做动画。
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