会议管理规定
会议管理规定
为规范规范公司内部会议的召开程序和纪律管理，保证会议资料和信息的安全性，提高会议的质量和效率，确保有效沟通和决策，加强决策执行力度和监督机制，特制定本规定。
1．会议分类及定义
1.1公司级会议
1.1.1系由公司组织、由多部门人员参加的会议。
1.1.2主要包括股东会议、监事会议、CST会议和周（月/季/年度）例会等。
CST会议：指每月定期召开的经营管理会议。CST是英文CoreStrategicTeam的缩写，意为核心战略团队。
公司周例会时间为每周一上午八点，由总经理主持。周例会会侧重于各部门本周工作计划安排及总体工作部署和上周工作完成情况以及各部门间需沟通协调事宜。部门例
会可放在周一公司例会后召开以便于传达公司指示。
1.2专业会议
系公司的技术、业务综合会议，包括项目开发计划讨论会、营销推广/分析/总结会、工程质量分析会、工程进度协调会、设计联络会、安全工作会议等。
1.3部门会议
系由各部门自行组织、参与的会议，包括部门经营会议、专题讨论会、例行会议等。
2.工作职责
2.1会议主持人
负责确定议题、召集、主持会议、审核会议纪要和跟进会议决议完成情况等。
2.2会议秘书
2.2.1协助会议主持人草拟会议通知、召集会议、收集和整理会议资料、处理全程会务、负
责记录和编写、分发、归档会议纪要、收集会议决议完成情况等；2.2.2对于会议内容和参会人数较多的大型会议，应指定会议组织部门履行会议秘书的工作
职责。
3.会议的组织原则
3.1应避免会议过多和重复，因此经常召开的同类会议应一律纳入例会制。原则上例会应按规定的时间、地点组织召开。
3.2与会人员应在会前就议题进行充分研究和沟通；主持人应良好掌控会议节奏，以提高会议效率、缩短开会时间。
3.3会议的目的、程序、结论均应明确。如无法当次达成一致结论，应于会后继续深入研究、
沟通和协调，并另行组织专题会议讨论。
3.4对于准备不充分、内容重复和作用不大的会议，应予以取消；对于参加人员重复、内容
接近、时间相适的会议，应安排合并召开。3.5各种会议出现交叉时，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
3.6涉及商业秘密内容的讨论，应召开专门会议，限制参会人员，以防泄露机密。
4.会议的组织程序4.1会议的召集4.1.1会议发起人应向相关主管（如有）口头提报会议计划，批准后由会议主持人指定会议秘书实施；
4.1.2根据会议主持人的授意，会议秘书原则上应于大型会议前7个工作日、小型会议前2
个工作日填写并向参会人员发送《会议邀请函/反馈表》。
4.1.3参会人员应于收到邀请函后1个工作日内向会议秘书及时回复是否参会和对会议议题、时间和地点的意见和建议以及前次会议决议（如有）的执行情况。
4.1.4对于CST等大型会议，会议主持人应根据会议秘书收集的反馈意见发布正式的会议通知，发布时间原则上不晚于会前5个工作日。
4.1.5会议秘书应确保将会议邀请函和/或会议通知送达每位参会人员，并及时收集反馈信息
后提报会议主持人。
4.1.6小型会议和例行会议应简化会议召集程序。4.2会前准备
4.2.1会议主持人、组织部门和与会人员都应分别作好参会准备工作。
4.2.2汇报人如需编制会议报告，应认真准备、及时完成，并于会前2个工作日将报告电子版发送会议秘书。
4.2.3会议秘书至少应于会前1个工作日完成会议资料的汇总、整理工作并发送参会人员参阅。如会议需要，应打印、复印或装订成册。
4.2.4参会人员或议题汇报人应于会前认真研读会议资料，必要时应组织相关部门及时、充
分沟通，以提高会议效率。4.2.5小型会议可适当简化会前准备工作程序。
5.会议纪律
5.1参会人员应按时到会，并在《会议签到表》上签到（当有公司外部人员参加时）。
5.2因故缺席者须向主管领导申请批准、委托参会代表后通过回复《会议邀请函/反馈表》通
知会议秘书。5.3参会人员应以彼此尊重的态度认真倾听他人发言并积极发表个人意见。5.4所有参会人员应关闭手机铃声；有重要电话应在会场外接听。
5.5不可大声喧哗或交头接耳；不应频繁出入会场、无故离席或早退。
5.6会议结束后，参会人员应自觉将座椅归位，将茶杯、纸巾等个人用品带离会场。5.7公司的股东会议、监事会议、CST会议、年度计划总结会等正式会议应着正装。
6会议纪要的编制、发送和归档
6.1会议秘书负责做好会议记录和纪要。
6.2会议纪要内容应实事求是、简明扼要、准确完整，切忌做成冗长繁杂、不明重点的简单记录。
6.3涉及公司商业秘密的文字信息应予以删略。
6.4会议纪要应在会后3个工作日内编写完成、提交会议主持人审核后送相关人员签署（如果需要）并发送参阅人员。
6.5一般会议的会议纪要需发送所有参会人员参阅；例行会议的会议纪要需发送所有固定参会人员，对于临时参会人员，应视实际需要发送相关内容。
6.6会议纪要由会议主持人指定人员归档。归档管理参见公司《档案管理规定》。
7会议决议执行情况的跟踪
7.1对会议形成的决议和决定必须认真贯彻执行，由会议指定的负责人和负责部门组织实施，并及时将执行情况报告主管领导；
7.2例行会议的会议秘书应协助主持人跟进会议决议的执行情况，并记录在会议纪要或下次
《会议邀请函/反馈表》中的《前次会议决议事项执行情况反馈表》，及时提交会议主持人。
8．相关文件
《档案管理规定》
《会议邀请函/反馈表》《周例会纪要示范格式》
扩展阅读：办公室会议管理制度
九华大愿文化有限公司
办公室会议管理制度
目的
为规范企业会议管理，提高会议质量，特制定本制度。
第一章会议类别
公司级会议：1、每周例会
（1）会议时间：每周六下午。
（2）参加人员为公司中层管理以上员工。
（3）各部门本着真实的原则，向会议总结上周工作内容、重点，根据实际工作需要，提出本周工作可行性计划并以书面形式上交综合管理处汇总，上交时间为周五下午3:00前。（4）会议纪要由综合办负责整理，并作存档，各相关部门负责落实会议决议。2、专题会议：
（1）系全公司性的业务综合会、运营会议，由总经理批准，主管业务部门负责组织。（2）主管部门负责通知、组织各与会人员，并作会议纪要，经会议主持人签字确认后，报
综合办存档。
第二章会议秩序和纪律
1、严格遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准。2、会议期间手机应调至静音状态，特别事情到会议室外接听。
3、会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。
4、凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评。
5、会议应按规定时间准时召开，组织会议的科室会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。
6、会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。7、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。1、会议记录原则
会议记录由专人记录。对会议内容做真实全面客观的记录。
第三章会议记录2、会议记录员应遵守的规定
（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，会后需要整理《会议纪要》。（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
第四章会议室管理
1、管理和使用权限
（1）会议室由综合办负责管理，各科室如因会议需要使用会议室，须事先向综合办申请，由综合办统筹安排。
（2）会议室卫生由综合办安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。2、会议室设备管理
会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
第五章附则1、本制度由综合办负责解释。
2、本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
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会议签到表
会议主题会议时间会议记录人员序号
部门姓名序号部门2
姓名九华大愿文化有限公司
会议记录
会议主题：会议时间参会人员会议记录员参会人员会议内容
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