备品备件采购管理规定
为了加强物资管理，规范备品备件采购行为，确保正常备品备件供应，控制采购成本降低生产成本，特制定本采购规定。
1、严格遵守《东营正和木业有限公司物资采购管理规定》。
2、生产或使用部门根据需要提出备品备件需求计划。正常检修需求计划需提前三天提出；大修计划七天提出。
3、检修需求计划经生产部或技术部审核后，报分管生产副总批准。
4、临时需求计划由车间或使用部室提出，生产管理部门审核。
5、需求计划的提出车间或部室将审核无误的需求计划报分管供应副总审批后，交供应部由供应部负责采购。
6、供应部坚持多方询价、货比三家、择优定点的采购原则进行备品备件的采购。
7、国外备件或技术要求高的备品备件采购需技术部门会同采购。
8、备品备件采购完成，应及时按照财务规定索要发票办理入库手续。及时到财务办理结算及挂帐手续。
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扩展阅读：备品备件采购管理标准
QG/TRSB.02201*
备品备件采购管理标准
1范围
1.1本标准规定了设备备品备件采购内容与要求、检查与考核。1.2本标准适用于设备部备品备件采购。
2引用标准（略）
3设备及备品备件的分类方法设备及备品备件分为A、B、C三类。a.A类为重要设备。
b.B类为一般设备及备件。
c.C类为各种标准产品、各种材料及杂品。
4供货商的选用与管理
4.1采购员负责收集供货商的技术力量、加工制造能力、供货质量及周期等信息。
4.2尽量选择已获得ISO9000证书以及质量业绩出色的供货商进行供货。4.3若候选的供货商已获得ISO9000证书、可免去审核。对未获得ISO9000证书的供货商必要时进行书面审查及实地调查。
a.书面审查：审阅供货商提供的资料,如产品样本、资质证明、单位概况及用户反馈意见等。b.实地调查：到供货商现场考察其技术力量、加工制造能力、供货质量及周期等。4.4对于A类物资的供货商，采购员要填写《供应商评定记录》，经设备部长批准后，建立合格供货商档案,档案中要有产品质量业绩证明等内容。必要时设备部会同使用部门、到供货商现场进行实地考察,并写出考察报告,报主管领导批准后，再采购其产品。
4.5对于B类物资的供货商，由采购员进行评定，择优选用，必要时填写《供应商评定记录》报设备部部长批准。
4.6对于C类物资的供货商，在保证产品质量的前提下，采购员可以直接看样品决定是否采购。以后根据检验结果、实际使用效果及使用人反馈意见，确定其是否为合格供货商。4.7对于出现产品质量的供货商，视情节轻重，采购员可随时取消其供货资格。
5制定采购计划
5.1采购员根据设备及备品备件数据库、各部门申请、大中小修计划、设备事故（故障）报告单、生产实际消耗情况、技术改造文件及公司发展需要等。向合格供货商询价后编制采购计划。采购计划报设备部部长、主管领导批准。
5.2C类物资中的工器具、低值易耗品；B类物资中的铲车备件及各种非常规物资的采购，事先由申请部门填写《备品备件及一般物品申请表》，经主管领导批准后，采购员再编制采购计划。
5.3紧急需要的各类物资，经主管领导口头批准后，可先采购，事后3日内，由申请者补办有关手续。
5.4根据公司要求，按时上报年度采购计划（预算）。
5.5采购A类物资或合同金额在壹万元以上（含壹万元）时，如果条件允许，采购员需向选择的三家以上合格供货商办理比价或经分析后议价、询价后，整理好报价材料,调查市场行情,选择议价对
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象,研拟采购条件,全面公开比价,研拟底价,核对资金预算,经过价格及质量各方面比较后,选定供货商。
5.6采购员应按设备及备品备件采购技术文件要求合理填写采购计划中各项物品的规格型号供货,保证准确无误。
5.7编制采购计划,考虑要周全,要力求合理。不得有影响检修的漏洞。根据工艺规定要求,正确选型,防止品种、规格错误,并减少库存积压。
6采购合同
采购员根据业务需要起草采购合同，采购合同条款要符合国家法律规定。6.1.采购A类物资需签定采购合同。
6.2.需要支付预付款、产品质量有较高要求的采购业务需签定采购合同。6.3.采购合同由设备部部长审核，主管领导审批。6.4.采购合同批准后由具体经办人实施。
7采购实施
7.1原则上采购计划或采购合同批准后，方可采购。急用物品可凭主管领导审批的《备品备件及一般物品申请表》或主管领导口头批准，事后补签采购计划、采购合同。7.2有采购合同的，要严格履行采购合同中的条款。
7.3无采购合同的，采购时，采购员要向选择的供货商详细说明品名、规格、质量要求、数量、付款规定、交货期、交货地点、运输方式、付款办法等,必要时应有传真、电子邮件等书面依据。7.4在采购过程中，采购员要随时掌握供货进度，必要时到供货商现场了解供货工期并检查产品质量，促其按期保质保量交货。
7.5特殊情况下,若有无法按需用日期采购到的物品或遇到无法完成的采购工作或合同执行过程中出现问题,采购员应及时通知使用部门并向主管领导汇报,以便做出合理安排。
8到货验收
8.1必要时采购员可报请领导批准，会同检验人员或使用人员或技术人员到供货商现场验收。一般情况下，货到我公司后再进行验收。
8.2到货的设备及备品备件由采购人员或采购代理人送到其存放仓库交给保管员，必要时保管员按实际数量向采购员开出收货凭证，证明货物已由库房接收。做为以后入库的凭证。
8.3有图纸的各类物资由采购员填写《设备及备品备件验收单》报设备部技术人员验收；无图纸的各类物资由采购员口头通知设备部主管，仓库保管员点货验收。验收合格后，采购员再填写《材料入库验收单》报保管员办理入库手续。
8.4采购员在备品备件验收合格后三日内，按如下要求填好入库单：编码、名称、规格、数量、金额、供货厂商等，凭入库单、出厂合格证、收货凭证或其它证明到库房办理入库手续，保管员在入库单上签字，并收回收货凭证，如无特殊情况，采购员应在到货三个工作日内办理入库手续，最长期限为本地不超过一个工作周，外地不超过三个工作周。
8.5对于新购入的无编码的备品备件，采购人员应及时和保管员联系，共同为其增加合适的编码。8.6入库手续办完后，将数据录入《备品备件、材料登记簿》。
8.7到货后不经入库直接投入使用的固定资产，采购员填写《固定资产购置验收单》，报使用部门负责人、设备部部长审批。
9采购付款及报销
9.1坚持原则,以公司利益为重,货物检验合格,才具备了付清全款的条件。9.2检查发票及内容是否正确。
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9.3检查发票金额是否与定价相符。
9.4结帐时必须搞清楚是否需要扣款,是否有预付款,做好帐务处理。9.5采购员填写付款单据，报主管领导审批后，到财务部办理付款手续。
10采购员基本要求
10.1遵守公司和设备部的各项规章制度，一切行动听指挥。10.2保证产品质量,杜绝三无产品进厂。
10.3严格履行设备及备品备件验收程序，验收合格后，方可办理入库手续；若采购的产品经检验不合格,应及时联系供货商进行修理或更换,必要时进行索赔。10.4及时做好帐务处理,避免帐目不清。
11检查与考核
11.1本标准执行情况由设备部长进行检查。11.2按照公司《绩效考核标准》进行考核。
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