如何当好乡镇党委秘书
如何当好乡镇党委秘书
一个偶然的机会，看到了一个乡镇党委秘书的自我总结，根据自己
在基层的工作经历，感觉他写的很实在，于是就摘抄过来了。
乡镇党委秘书在乡镇党委工作中处于重要地位。党委秘书直接对乡镇领导，乡镇部门和农村群众，工作面广，内容复杂。那么，如何当好一名合格的乡镇党委秘书呢？总结起来主要做出以下几点工作：一、坚持一个根本。
即坚持服务镇党委中心工作的根本。镇党委工作千头万绪，中心工作是经济建设，主要任务是加快农村经济发展，党委秘书必须坚持以经济建设为中心，紧紧抓住发展这个主题，牢固树立科学的发展观。在其位，谋其政，行其权，尽其责，服从分配，服从安排，任何情况下都自觉做到一切为经济建设服务，不断提高服务质量和水平，创造性地为乡镇中心工作大局服务。二、搞好两个服务。
一是为领导服务，有了领导机关才有秘书工作，为领导服务就是为人民服务，要以为人民服务的宗旨为领导服务，这是党委秘书的政治合格标准。要围绕乡镇党委的中心工作，以为领导当好参谋和助手为着力点，想领导所想，谋领导所谋，积极主动地想问题、办事情，超前规划，及早安排，主动服务，使领导感到得心应手；二是为群众服务，乡镇党委秘书不是指挥员，而是一名不折不扣的服务员，必须要端正态度，增强服务意识，急群众所急，想群众所想，办群众所需，尽最大努力为群众搞好服务。一名合格的党委秘书，要做到为领导服务是一个“能人”，会服务、服好务，确保领导满意，为群众服务上，是一个“完人”，能够扎实的各项协调服务，灵活处理各种关系，切实为群众办实事、办难事、办好事，确保群众满意。三、把握三个重点。
一是办文，党委秘书要努力提高自身素质，平时多积累，多思考，善于向书学习，向领导学习，向实践学习，打牢文字基本功，扎实掌握各类文稿格式、行文和内容要求。在文稿起草时，既要“吃透”上情，热爱党和国家的路线、方针、政策，又要“吃透”下情，了解本乡镇的具体情况。要注意多征求领导意见，正确把握领导意图、领导的思维特色和说话方式，能够站在领导的角度和高度上去处理问题、掌握问题和分析问题，与领导的思想、思路同频共振，准确贴切地表达领导意见。特别是善于发现和捕捉领导讲话的闪光点，进行加工完善，让领导的意图得到充分体现，从而尽力写出适合领导口味、风格、习惯的文稿，增强其针对性、适用性和可用性；二是办会，党委秘书要在分管领导的具体指导下，对会议的召开有全局意识，能够超前筹划，科学安排，使会议的每一项工作、每一个环节都做到组织精心，实施严密，操作规范，使会议务实高效、有条不紊的召开；三是办事，乡镇党委秘书要遵循秘书工作无小事，不论领导交办的什么工作，都要及时完成，不能因小事而不为，做到既不厌小事，又不漏大事。要解放思想、更新观念，善于抓大局、谋全局。当高参由做好当前工作向搞好超前服务转变，由被动地完成领导交办的任务向主动服务、创造性工作转变。要学会运用市场化的法则来提高办事效率和服务质量，增强工作的时效性和针对性，保证党委工作面对严重艰苦的工作和瞬变的市场，运筹帷幄，驾驭全局。党委秘书还要在迎来送往时，态度要热情，服务要周到，一些关键应酬场合，发挥冲锋陷阵的作用，为领导挡好驾、圆好场，顺利完成接待任务。
四、理清四个关系。
一是奉献与索取的关系，乡镇工作很难干，党委秘书更苦，要做到淡泊名利、无私奉献，守得住清贫，耐得住寂寞，受得了辛苦，经得起诱惑，扎扎实实做事，堂堂正正做人，在平凡的岗位上实现自己的人生价值；二是创造性与服务性，要做到帮忙而不添乱，努力探索新形势下党委秘书工作新思路、新办法，敢于打破旧观念，创造性地开展工作；三是紧急情况处理与正常工作程序，有紧急情况需要处理而领导不在时，要先与有关部门协商确定方案，切忌自作主张、盲目行事；四是口记与笔记，对于重要事情，领导批示、重要电话，党委秘书要认真记录，当时不能作记录的要口记、心记，事后及时记录。平时要多了解情况，绝对经得起领导的提问，以便更好地为领导服务，为经济建设服务好务。
扩展阅读：怎样当好秘书
怎样当好秘书秘书，有两种概念：一种是指单独为某一领导掌管文书和协助处理日常工作事务的文秘人员，如县长秘书、州长秘书、省长、部长秘书等；另一种是指掌管和办理机关单位文书，以及协助单位处理日常工作事务的文秘人员。如县直机关、企事业单位和各乡镇党政机关办公室及其专职人员。再小的机构，只要具有法定代表人的单位，都要设立秘书机构和职数。我今天讲的主要指县级以下机关单位的秘书及其秘书工作。
秘书工作很繁杂，任务繁重。既要办理各种来文，又要当机关单位或负责人的代言人；既草拟各种公文，还要处理单位日常各种事务，整天忙忙碌碌。形象的说，就如一个人体内的胃功能，每天都要容纳各种酸甜苦辣的食物，又根据人体所需的营养成分，将经过消化过滤后的精华输送到各所需的功能，又还要弃其槽粕，把不需要的东西排出体外。胃在人体的各功能中，虽然不比心脏重要，损坏了还可以切除一部分，食物者也不很那么爱惜。但它无怨无悔，一如既往地默默发挥其功能作用，让人尽可能地享受口福，活蹦乱跳。秘书工作亦如此，由于其岗位的职责是服务的。所以文秘人员尽管忙也忙了，累也累了，却往往不被同事所理解。总认为既然是搞服务工作，就得服务到位，稍有差错或失误，理解的人能说出几句善解的话，不理解的人，把所有的责任往你身上推，噼里啪拉批评一通。所以说当秘书难，当好秘书、称职的秘书更难。“好秘书”这个水准是无度的，这个领导说你好，那个领导不一定说你好。同时，人不可能十全十美，既有强项，也有弱处。而领导的思维方式，处理问题的方法、领导艺术，以及性格和爱好等均不同。如果不善于观察领导处事方法方式，不善于掌握领导的思维方式和爱好，不善于理解领导的指示意图，尽管你辛辛苦苦写出的文字材料再能说明问题，只要不符合“口味”、往往“枪毙”重来是避免不了的。只要你善于从领导批改之处多加几个“为什么”，就不难发现自己的差距所在。因此，要当一个称职的秘书，必须具备一定的政治水准、学识基础、业务素质、职业道德和良好的性格品质。
一、具备一定的政治理论和政策理论水平秘书的首要任务是办理公文，其次才是协助处理单位日常工作事务。公文肩负着传达贯彻党和国家方针政策的任务。作为机关单位的文秘办公人员，即机关的代言人，也就是公文写作者，应当具备较高的政治理论和政策水平。只有这样，在撰写公文过程中才能正确分析问题，提出解决问题的实效性方法措施，党和国家的各项方针政策才能在本地区、本部门、本单位、本乡镇得到正确的贯彻与落实。如果没有一定的政治理论水平和政策观点，就无法当好机关的代言人，就无法反映出机关领导人的指示意图，无法反映出机关的政治意向和根本利益。所谓政治意向，就是本机关单位、本乡镇贯彻落实党和国家的各项方针政策的实质性措施效果。所谓根本利益，即是否正确处理好部门利益、个人利益与人民整体利益之间的关系。这就是公文的第一性，即政治性。机关、团体、企业事业单位和各乡镇党委政府的公文与党和国家的经济事务，与人民群众的社会生活密切相关，是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法令，处理行政事务，推动经济建设和社会发展的重要工具。因此，公文写作者要认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论，学会运用马克思主义的科学态度观察事物，分析问题和解决问题，运用科学的理论观点分析本单位本乡镇的实际工作和问题，积极为领导提出建设性和建议或意见，当好领导的参谋和助手。要认真学习党和国家的各项方针政策，学习中央、省、州的文件和党政领导的重要讲话，不断提高政策水平，使撰写的公文充分反映本机关的政治意向和目的，提高公文质量。
学习政治理论和政策，要主动去学，不要被动地学；要带着问题、寻求答案这样的目的和心态去学，重点要点之处，能背的背，能摘录的摘录，有利加深印象。学习也象拾豆，黄豆掉在地上了，泥、石、豆混杂，不可能一把掠取，而是需要一颗一颗的拾取，尽管烦锁，但所拾的豆是实实在在的。现在一讲学习政治，也有相当一部分人觉得不耐烦，有厌倦感。但作为文秘办公人员来说，要积极主动去学，注意掌握新的政策和新的提法。比如改革开放初期，提出“国家富强，人民富裕”简称为“国强民富”，我们省也提出“兴黔富民”的奋斗目标，而现在的提法已改变了位，即“民富国强”、“富民兴黔”。不要简单地看提法改变无关紧要。其实，这是党和国家大政方针的政治意向，农民是国家的根基，农民富裕了，国家才能富强。又如以前对“社会发展”与“经济发展”的提法是“要努力为社会发展和经济建设作出贡献”，而现在的提法是“经济社会发展”，位调换是党的基本路线确定，即以经济建设为中心。以上所举的例子，如果我们不注意核实，就很容易造成影响。
另一方面，作为县级以下机关单位的重要公文，其中相当一部分是套上级的。这并非不可，因为下级是执行上级的方针政策，不可能另出台一套政策。关键是如何套用法。套用得好，就是一份好公文；套用不好反成累赘，就犯了“人云亦云”的错误。辛辛苦苦撰写的公文，却缺乏适用的意义。
二、要具备一定的学识基础
文秘办公人员学识基础的好差，也是直接影响公文质量的主要因素之一。文秘办公人员不必是某一领域、学科、行业等方面的专家，却必须是与文书办理有关的领域、学科、行业等方面的通才。我们所需要办理的公文来自各领域，各行业单位，如果不具备一定的学识基础，虽然不是内行人，但至少能够懂点内行事，说点内行话。对各行业的有关政策、法律、法规、业务知识等都有所了解。因此，文秘办公人员应当努力学习，熟悉掌握党和国家的现行方针政策，法律法规，正确理解其精神实质，从而使实际工作有所遵循。同时，还应该广泛学习政治、经济、文学、历史、哲学、社会学、心理学、科学管理等方面的知识，不断拓宽知识领域，具备较为广泛的学识基础，建立合理的知识结构，奠定坚实的文书知识基础。三、要具备相当的业务才干业务才干是以业务知识为基础，文秘业务知识广泛，需要学的知识很多，但公文知识和常用应用文知识是主要的。
公文是公务文书的简称，是指党政机关、人民团体、企业事业单位在处理各种公务活动中所使用的具有特定格式的一种应用文。它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示或答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等的重要工具。党的机关公文有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等十四种类；行政机关公文有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三种类。
常用文体在文秘办公使用上，主要有计划、总结、简报、调查报告、规章制度、大会工作报告、述职报告、领导讲话稿、演讲稿等，公文和掌用应用文写作的格式和结构掌握并不难，关键是准确选用文种和写好正文。每一种公文体式的正文都有不同的要求，这是由公文的特点所决定。公文具有四个特点：即政治性、权威性、规范性和时效性。要使公文具备这些特点，不认真学习和刻苦钻研业务知识，是当不好机关或领导代言人的。
目前，在行政机关公文中存在的问题较多，归纳起来比较普遍的大致有以下几个方面
（一）公文内容存在原则性错误。如前面所说的“社会经济发展”、“兴雷富民”的提法，也还不时在公文或工作报告中出现，这是政治导向的问题。又如某单位代县委、县政府起草一份关于组团外出考察调研的方案，原标题“中
共雷山县委、雷山县人民政府关于组团旅游考察调研方案”，这一份方案先写考察学习的目的，然后写组团方案及人员名单，第三写考察路线及时间，第四写交通工具的安排。从这一份方案的主次排列，路线及时间安排等谋篇方面看，是经过公文写作者一番的思考以后形成的，也是经过修改几次以后打印出来的。这一份公文拿给领导审稿时，认为不只对旅游产业开发方面考察，还要对农业产业结构性调整方面考察调研，即要加这个内容，完善后提交县委常委讨论。因为这项工作是县委、县政府既定的工作任务，无可非议。但是从公文的标题看，由于语句不完整而存在了原则的错误，“组团旅游考察学习”本身含有组团去观光旅游，而不是考察学习。用公餐组团观光旅游是政策不允许的。所以这个方案的标题应改为“县委、县政府关于组团外出对旅游及农业产业结构调整考察调研方案”，这样一来，直观地点明了组团考察调研的内容，目的及要求，对使用公餐这一原则问题也就说明得很清楚。
公文内容存在原则性错误，虽然不多，若不注意审核，一旦形成公文印发，影响是大的。出现失误，虽然不是公文写作者主观有意，但与作者的业务素质是有直接关系的，也是与公文写作者是否对公文认真负责的态度有直接的关系。
（二）公文要么理由不充分，要么画蛇添足。请示或报告，是上行文公文，即向上一级政府或主管部门请示解决工作中的难题，或报告工作开展情况。有的请示写得很简单，先是主送单位，然后就是要求转发“某某工作意见”或“某某工作方案”，最后是结尾。然后第二份材料是代上级机关起草转发或呈报的公文。有的请示解决公务经费，但说明为什么要使用经费，或怎样使用经费的理由不很充分。有的请示，只强调工作难处，对于如何解决难处的意见或建议都只字不提，这是一种现象，而且比较普遍。
另一种现象就是为了强调理由，把一些多余的背景材料大篇幅地写进去，使本来可用一页纸完全可以说明清楚问题的请示公文，加七加八，至少有两三页纸；有的请示解决公务或业务经费的公文，把本乡镇的地理位，概况等陈述一番后才转到正题。这种写法并不错，但这是画蛇添足。如在本县、本州内，对你乡镇或你县所处的地理位和基本情况是清楚的，至少在州内或省内不交待也是知道一些基本情况的。必要交待基本县情或乡情，这种写法只能针对不了解你乡镇、你县的基本情况，对请求事项起辅助作用。如乡镇向省政府或州直有关工作部门呈文请示；县政府直接向国务院或有关部委、以及省政府有关工作部门呈文请示的公文，根据理由需要，可以交待你的地理位、基本情况及现状，但不能长篇陈述。同时，受文单位领导同志不可能有很多的时间来研读请示公文，一般只看理由和所请求的事项，能解决的给你答复，不能解决的，也就石沉大海。后一种情况是常见，但严格地说请示公文不论能否解决，都应该答复。一般是书面答复或电话答复。所以《国家行政机关公文处理办法》有关规定要求，请示公文成文日期之下左侧，即主题词上方应附注请示单位的联系人姓名、联系电话、以便联系。这方面指的是向州、省以上的请示公文。
（三）请示报告文种混淆滥用。这是目前行政机关公文存在的普遍现象。领导交待写个报告，文秘人员也就写个报告。要清楚，请示与报告是两种不同的行政公文，而且利用率比较高。下面我就两种公文的区别使用讲一下，希望大家在以后使用中得到帮助，同时也不希望出现这种混淆不清的现象。
报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问所使用的一种陈述性公文；是下级机关向上级机关汇报工作取得上级对自己的工作指导的重要形式。报告写作以叙述为主要表达方式，因其行文的主要目的是反馈信息，沟通联系，所以不需要上级回答，汇报性特点比较突出。按新的《国家行政机关公文处理办法》规定，报告不得夹带请示事项。
请示，是下级机关向上级机关或业务主管部门请求对某项工作或某个问题作出指示，给予答复，审核批准时使用的一种上行文公文，一般有“求示性请示”、“求助性请示”和“求准性请示”。求示性请示，是请求上级给予指示，裁决的请示。主要用于工作方面的请示。正文内容繁简因请求事项而定，原由部分一般均采取开门见山的写法，用语要求简明扼要。求助性请示，如请求增补或解决经费、设备等。一般来说，此类请示内容含量大，因此，请示目的要写得充分，理由要具体。不仅要说明过去的情况，而且还要考虑到将来；不仅要说明现实情况，而且要深入到实际问题；不仅要从本单位、本乡镇、本部门的利益出发，而且要从上级或领导者的角度考虑问题。从我们接到此类请示公文的内容方面看，大部分存在的问题，要么不写经费使用的具体概算，要么脱离实际臆造，如需要1000至201*元可以解决的经费，至少要写上5000乃至1万元，由领导来逐项审核。这也是请示得不到答复的关键所在。没有具体的概算，脱离实际问题要大额。我县的财力大家是清楚的，只保工资正常发放，其他方面过紧日子，无具体的理由或者一看数额惊人，实在无法解决而来之高搁，不了了之。求准性请示，即请求上级批准、允许的公文，如超出本机关单位职权处理范围的事项，因情况特殊需要变通处理的事项及按照上级规定应当请示的事项等，此类请示的理由更要写得充分，事项更要写得明确，否则将很难得到上级的批准。
报告和请示的使用区别：二者都是上行公文，但有着本质的差别。首先，功能不同。报告是呈阅性公文，不需要上级机关的回答。而请示是呈批性公文，主要作用是向上级机关请求指示或批准，必须得到答复，才能据以办事。
其次，内容含量不同。请示必须一文一事，内容较单一，写清楚要请示的问题和理由即可；报告的内容往往较多，综合性报告大都涉及多个事项，也往往只是一个事项的几个方面，内容比较详细、具体，因而容量较大。
再次，行文时间不同。请示必须在事前行文，不能边办事边请示，更不能“先斩后奏”。报告的行文时限较宽，可在事前、事中或事后行文。
请示公文写作还要注意一个问题，就是用词要得当，不能随意，如“请及时批准”、“请务必研究批准”或“务请批示”等不容疑、带有强制性或指示性用语。
另外，请示的主送机关只能一个，两个以上的主送机关一般不予办理。同时，请示公文一般不得越级呈文和不能直接交给领导同志个人，除非是领导同志交办或因事项特殊，一般都要求按照公文办理程序办理。
（四）公文用词等不规范。一是行文不规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号，如：根据《雷山县人民政府工作规则》（雷府发［201*］4号文件）精神，结合本单位实际，提出以下实施意见”等等，决不能“根据雷府发［201*］4号文件精神”这么简单。这是本公文的政策依据，必须说明清楚。二是前后用语不一致，如前用“计划生育”，后用“计生”，前用“乡镇人民政府”，后用“乡镇政府”等等。该简称的、属专业术语的，前后要统一，不能随意，尤其力戒口水话。三是公文结构的层次序数不规范。应该是第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）。四是公文中的数字不规范。除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语等的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，包括年月日，如“一个”、“一句话”、“三令五申”等词组外，“1999年3月20日”不能写为“一九九九年三月二十日”。对于数量词单位，要使用文字，不能使用符号（除表格以外）如“5公里”，不要写成“5km”。五是文题不对。如某镇政府的一份公文，标题为“关于镇政府机关单位联系村级教育工作的通知”，作为镇府发的文件，是具有权威性的文件。这份公文的政治意向是经济社会要发展，教育是基础，措施是为了加强村级基础教育工作，镇机关单位要联系和帮助村级教育工作，效果和目的是提高“九年义务教育”和普及率，完成扫盲教育任务。“单位联系村级教育”是公文的中心，可是这份公文在正文只提到“根据×××的要求，决定自×年×月×日起实行镇机关单位联系村级教育工作制度”，关键的是哪个单位联系哪个村，以及联系村级教育的要求却不放在正文之中，该份公文把各单位联系村级教育用表格式附件材料。为叙述清楚，可以用表格，但不应作为附件材料，这样就失去了公文的权威性，其格式也不符合。
还有一份镇政府发的公文、标题“某镇农业办×年工作计划”，这个标题应改为“某镇政府关于印发镇农业办公室×年工作计划的通知”或者改为《某镇人民政府关于二00二年农业生产工作计划的通知》。“某镇农业办×年工作计划”文件标题，一是文字不规范，二是文种错误。农业工作是镇政府工作的中心，不容疑，但农业办是镇属工作部门，是以农业办的角度去提出工作思路的，不一定代表镇政府，所以这份公文已把职权颠倒。标题改正后，使这份文件形成了由镇政府批转印发镇属工作部门的工作方案意见，说明了这份公文已经镇政府批准或领导同志审核同意，印发各村及有关单位执行。这些问题希望以后要注意。
六是公文页码位不规范。大多数的公文页码都放在每页下端的中间，有的为“第×页”、有的为“1”，有的为“-1-”，按照新《办法》规定，页码打印在每页下端右侧，即最后一行字例数第3字格一行的正下方，规范全用为“-1-”、“-2-”。还有一个问题要注意，比如转发所属工作部门的工作意见、方案的封面页不打页数，而是从该部门的意见或方案起打印页数，这是错误的。第一页是该份公文的关键，不打页数说明第一页不属该公文中。一份公文是由几页的内容组成，排除了首页，这份公文就失去了作用。七是主题词标引不规范。公文应当注主题词。其作用：①便于计算机规范管理公文；②便于按类组卷归档管理；③便于提供编制公文主题检索标识。标引主题次序应根据公文标题涵义由大到小排列，一般由3-5个，最多不能超过7个词组。上行文要按照上级机关的要求标注主题词。目前在行政机关公文都按照国务院办公厅1989年1月发布，1994年4月修改的《国务院公文主题词表》标引。标引的方法与拟写档案案卷题名的方法基本相同，只是减少了公文单位名称，例如：
①标题：关于印发《雷山县人民政府工作规则》的通知主题词：行政事务规则通知②标题：县人民政府办公室印发县农业办公室关于实施坡改梯工程意见的通知
主题词：农业坡改梯意见通知
③标题：县林业局关于实施退耕还林工程奖励方案的通知主题词：林业退耕还林奖励通知
④标题：关于×××等同志任免职的通知主题词：人事任免通知
从以上四个例子中，主题词的第一个词是国务院公文主题词表规定的，即该份公文中心词，属性为“类”，第二个词为“别”，即“类”的细化，第三个词是对“别”的细化，即该项工作的措施，最后一个词是“文种”，不论有3个词或4、5个词，最后一个词均属文种。
县政府各工作部门的公文，第一个词必须标出本部分属性词，如农业、林业、教育、卫生部门的业务词。在这里表示的是工作的属性，而不是机关的名称。然后是公文的主要内容，再次是开展这项工作的手段和措施，即意见、方案、办法等，最后是文种。
乡镇政府的公文主题词，基本上是按照上一级政府的标引方法标注主题词。
（五）标点符号使用不准确。标点符号的主要作用是指重点的停顿和所用的语调表达出来，使读者知道话的结构和语气，能够理解它的意思。公文上的标点符号要讲究，不象一般文章或信件上可以随便使用标点符号。公文是传达贯彻政策的工具，标点符号使用要严格，力求达到正确、尽量减少失误。否则，语句写得再好，标点符号用错了，往往把原涵义意思弄反了。一般在法律文书上对标点符号的使用也很严格，用错了，人家就抓你的弱点辩剥。公文也是如此，标点符号用错了，受文单位根据文件的内容去执行。如果是原则性的问题，其影响是可想而知的。所以公文写作者在较审稿时，不能只看是否用错字，还要检查每一个标点符号是否用对，用准确，确保受文单位正确贯彻执行。
（六）印章用印不严肃，失去了公文的权威性和严肃性。公文用印盖得东弯西倒的现象在政府行政机关公文中比较普遍。这不是工作忙碌的缘故，而是用印者工作太不认真了，直接反映出文秘办公人员的基本素质。一枚印章是代表一个机关单位的法定权威，是法律赋予的职权威信，是代表权力的象征。因此，机关单位的印章是不能随便乱用乱盖，尤其在公文上使用，更要求严格，如机关名称字体为弧形的，始终两底端的字平各盖在成文日期上。一般是盖年盖月留日；如机关名称字体上为弧形，中间有空，下为横形字体的，中间空格平齐盖在成文日期上，一般盖年盖月留日，因为日期是公文的时效性具体依据。
以上六个方面在目前行政机关公文中比较常见的现象，也是直接影响公文质量。还有语法错误，逻辑条理不清，错、漏字较多，排版不规范，印刷质量低等等。
在具备业务水平方面，除了加强公文知识和常用应文知识等的学习和钻研以外，还要学习新闻通讯报道写作知识，多写新闻通讯文章。至于是否被采用或采用率不高，这是由题材所决定，同时也是与体裁和写作质量有一定的关系。是否被采用是次要的，而通过采写新闻通讯报道文章，提高写作方法，提高分析问题的能力才是主要的。这是自己从事多年文秘工作的一条经验。在这里首先说明，公文写作用语端庄，格调严肃，用词朴实得体，无形象描写，不堆砌华丽词等。而通讯报道文章用语用词不受约束。这就是公文写作与新闻写作的不同特点。我介绍的经验，主要指通过学习新闻写作知识，尤其是通讯报道写作知识，掌握写作技巧，对公文写作有很大的帮助。写新闻，是经过采访得到第一手材料以后，首先进行一番的提炼素材，弃粗取精，确定你要宣传报道的主题，又根据主题进行谋篇。先写什么，后写什么才能吸引读者，让读者有味有意地读下去，然后又考虑读者对象选择用词，才能达到通俗易懂、提高宣传效果之目的。写一篇新闻通讯报道文章所经过的过程，与起草一份公文的过程大体是一致的，掌握写新闻通讯文章的技巧，对公文写作有很大的帮助。领导布让你写一份材料，你得根据领导的指示意图，准备一定资料后，对材料进行分析，酝酿，谋篇，然后才下笔写。公文写作中，要注意角度，你虽然是一般工作人员，但要站在领导的角度上思考问题、分析问题，提出解决的问题，如果仅以自己的角度考虑问题是当不好机关领导同志的代言人。又如写一份单位年度工作总结材料。
一年的工作很多，但不可能象记流水账式把每一项工作都写下来，面面俱到，而是对一年的工作进行总体的回顾，选出最能够反映出单位的主要职能职责、业务工作任务、效果及取得的经验方面写出来，把开展工作时的基本思路，采取了哪些措施，达到的效果，尤其要注意以工作计划为依据写总结。通讯写作亦如此，在众多的素材中，也只能选择最佳的最有价值说明主题的材料用在文章上，这一点大家不妨去试一试。
秘书工作很繁杂，要做的工作很多，因此，写总结时，要注意平时积累资料。还有一种情况，由于各种原因，使本单位的工作未能全面完成任务，也要客观公正地总结，既写成绩，又要总结经验教训，才能实事求是地反映本单位的真实情况。要注意养成心细耳灵，眼勤手勤的习惯。心细，即时时处处、事事都要做个有心人，注意了解领导的意图，留心观察工作动态，做到心中有数。耳灵，即耳朵要灵活，对领导布的工作任务一点即明，同时还要注意听取单位领导和同志对自己工作的意见和想法，以便及时纠正不足。眼勤，即眼观八路，多看文件学政策，多看书本学理论，多观察事物分析问题掌握其发展规律，多看工作是否到位，以便主动补位。手勤，即为本机关或单位负责人提供办文、办事、办会时手脚要勤快，服务要到位，尽量减少失误。
除此之外，还要练就沉着冷静、处变不惊的本领。要学会对问题进行条分缕的方法，对众多的工作、急重缓急的问题，要冷静思考，科学处理，妥善解决。还要掌握公文办理程序，熟练各类公文处理业务，减少工作失误，提高工作效率。公文的办理程序：收文登记填写处理笺送领导阅示办理反馈。
四、具备良好的职业道德修养作为一名文秘办公人员，不但要有较高的政治理论、政策理论和文化知识水平，有熟悉秘书各项工作业务、熟练公文运作方法和程序、理顺繁杂业务工作关系、能够有条不紊、迅速准确搞好服务的能力，而且还要有爱岗敬业、吃苦耐劳、扎扎实实的“孺子牛”精神和作风。把秘书工作当作一种职业，尤其是要当作一项事业来致力投入。
秘书工作既是一个管家，鸡毛蒜皮的事都要管，又是机关或负责人的代言人，有时受领导委托直接管理重要事务，可谓说小有小，说大有大，繁杂无度，整天都在忙忙碌碌，周而复始，枯燥无味，默默奉献。往往年终个人工作总结时，说不出一件具体的实绩，真可谓“无烟工厂”只见其不停地运转，而不见其冒烟见形。可是，秘书岗位，又是一个单位，乃至一个机关运转的中枢，各项工作都要经过这一中枢功能协调运转，所以是一个重要的职位，尤其是一项强迫自己适应和千方百计、想方设法完成任务的职业和事业。人无压力则无动力，无动力则碌碌无为。当一名称职的秘书，只要感觉工作有压力，就一定会产生承担压力的勇气。同时还要正确认识秘书工作的重要性，正确对待革命工作的分工，树立正确的世界观，人生观和价值观，就能够全身心地投入工作；摆正位子，正确定位自己，就能够发挥“螺丝钉”的作用，兢兢业业，任劳任怨搞好服务。
五、要具备良好的性格
良好的性格是秘书人员的职业要求。性格是一个人个性中最重要心理特征，它决定着一个人的行为方式和价值取向，决定一个人在职业中的成就和人生价值的实现。秘书在社会组织中处于辅助性被动地位，其工作性质决定了秘书在大多数时候，都是按照领导的意图办事，工作效果的好差，主要取决于秘书本身的主观条件。作为领导的参谋和助手的工作性质，决定了秘书必须具备良好的性格品质，才通适应工作岗位的客观要求。因此，必须自觉地、有意识地加强性格修养。
首先，要自信。自信就是深信自己有能力去完成所担负的各项工作任务。秘书人员的自信主要表现在对工作的积极性和主动性。一个自信心强的秘书，不仅会具有较高的工作热情，而且也会产生战胜困难的巨大勇气。相反，缺乏自信会使人在工作中缩手缩脚，犹豫不决，优柔寡断，直接影响工作的正常开展和工作成效。
其次，要诚实。秘书诚实的性格体现在两个方面：一是对党、对人民、对领导讲真话，忠诚老实、不弄虚作假，不阳奉阳违；二是要诚实地对待自己，如实反映自己的优缺点，不夸大、不隐瞒，以求得领导和同志的热情帮助，不断纠正工作中的不足。
第三，要谦虚。毛泽东同志曾经说过“谦虚使人进步，骄傲使人落后”。谦虚是人们所公认的一种美德，是一个良好的性格品质。秘书人员是否具有谦虚的品质，对工作的开展有着重要的影响。秘书的工作首先为领导服务，作为领导的助手，就必须认真按照领导的意向创造性地工作。如果妄自尊大，处处认为比领导高明，事事坚持自己的意见，就不可能真正尊重领导的意见，更不会把周围的同志看在眼里，长此以往，就无法很好地开展工作。因此，秘书人员不论才能大小，都应遵循自己的角色规范，谦虚、踏实、服从领导，尊重他人，正确把握自己的角色，才是秘书应有的思想水平和修养水平。当然，谦虚和诚实并不矛盾，谦虚不是虚伪，也不是无原则的谦让，诚实不是狂妄，也不是懦夫。
第四，要宽容。俗话说：“宰相大肚能撑船，能容天下难容之事”。秘书人员当然不比宰相，但也应有这样的度量。宽容是指一个豁达容忍，有气量，不过分计较枝节问题，能够谅解别人，容纳各种不同意见和语气。这主要是表现在能以大局为重，不计较小事，在非原则性问题上善于作出让步，表现能够团结与自己意见不同、甚至反对过自己的人一道共事；表现在不嫌贤妨能、对待那些比自己有才能的人，绝不心胸狭窄，故意刁难。“人非圣贤，熟能无过”，工作中，相互之间的磨擦和纠纷是不可避免的，不能要求别人不犯错误，没有缺点。秘书人员应具有豁达的气度、宽容的品质，虚怀若谷，不计得失，不计前嫌，善于淡化矛盾和冲突，才能与上级与同志保持良好的人际关系。工作也才能得到上级和同事的配合和支持。
第五，要学会幽默。幽默是一个人智慧、学识、风趣的综合表现，体现了积极乐观的人生态度，反映了人的内在精神的自由。幽默是一种善意的微笑，是一种高雅的会意过程，使人达到一种高层次的审美境界。因此，秘书人员要学会幽默，积极培养这种优秀的性格品质。
这不仅是因为幽默体现着一个人的处世哲学和机智聪敏，而且还因为幽默具有强大的感染力；能够创造一种轻松自由的环境气氛，成为人际交往的润滑剂。如我县的一位领导，在某一乡镇负责换届选举工作时，为了实现组织意图，在投票选举的讲话中，他不正二八经按照组织动员的那一套方法作指示，而是采取了极其幽默又富有哲理的方式作动员讲话，把严肃的气氛激活了，最后以全票通过，实现了组织意图。类似例子很多，大家可能也有同感，所以作为文秘办公人员，要富有幽默感，对工作很有促进。
第六，处理好角度关系。秘书作为辅助领导的角色，有着从属性、参谋性、服务性的本质属性。这种属性决定了秘书的全部工作要服从领导，秘书工作要从属于领导的活动而运转。因此要做到参政而不越权、参与而不越位，要当好自己的角色，这是作为秘书人员值得认真处理好的关系，否则，就本末例，严重影响工作。
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