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绝招_如何做出高质量的好看的PPT

时间:2019-05-28 23:19:41 网站:公文素材库

绝招_如何做出高质量的好看的PPT

【绝招一:文字是用来瞟的,不是读的】我们时不时听到这样的言论:“PPT很简单,就是把Word里的文字复制、粘贴呗。”这其实是对PPT的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果,PPT根本就没有存在的必要了。

PPT的本质在于可视化,就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。形象,至少能给你带来三方面的感受:一是便于理解。

文字总是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。PPT就是要把这些文字变得像电影一样生动。二是放松身心。

如果把一本小说贴在墙上,相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧,也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。三是容易记忆。传统的PPT,你需要观众记住的是文字,这个难度太大了,即使记住了也很容易忘记;而形象化PPT,可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论,也许三五年后,人们仍然能够记忆犹新。

改变那种“复制、粘贴”的做法吧!把那些无关紧要的内容大胆删除,把长篇大论的文字尽量提炼,也许刚开始你不习惯,也许你做得还很粗糙,别放弃,总有一天你会让观众赞不绝口的。有的领导会问:“如果PPT没有文字,你让我讲什么?”的确,演示习惯的改变不是一朝一夕的事情,这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一点,带着观众读文字是演示的大忌,杜绝这一条,演示效果会逐步得到提升。

所以,锐普PPT提出了两个观点:1、文字是用来瞟的,凡是瞟一眼看不清的地方,就要放大,放大还看不清的,删!2、文字是PPT的天敌。能减则减,能少则少,能转图片转图片,能转图表转图表。

【绝招二:20分钟是快乐的极限】

传统上,我们总是认为,讲得越多,时间越长,越体现出演示者的重视。这是计划经济时代的标准。现在,无论我们的领导、客户还是普通的受众,时间都极为宝贵,没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告,也没有人去听你的长篇大论。浓缩的才是精品!演示的核心内容是什么?观点!在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。

永远不要担心你的演示过短,如果花费20分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚,你实际上为观众节省了7小时40分,在时间就是金钱的年代,观众当然求之不得。简短的另一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩,会给观众留下更多的期待和回味,甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。简短,也对PPT提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的,哪些内容是非讲不可的,哪些内容是能带来震撼的,据此,该合并的合并,该删减的删减。也许,这是一个反复的过程,但标准只有一个:不要让观众有打哈欠的时间。【绝招三:清晰比什么都重要】

PPT有一个致命的弱点观众容易迷失思路。为什么?

一、PPT毕竟不是电影,其逻辑结构是抽象的,难以把握;

二、PPT是一页页翻下去的,一次只能看一页内容,前面看过的只能依靠记忆。解决的办法有两个:一是事先给每位观众发一份演说纲要;二是给你的PPT建立清晰的导航系统。

导航系统主要包括:一、从片头动画、封面、前言、目录,到切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构(本书第3章将详细介绍);二、每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题,更重要的是标明本章节的标题、本页的主题);三、页码,如果方便的话也尽可能加上。

【绝招四:没有设计就等于垃圾】

传统上,我们把PPT归结为办公处理之类的工具,认为只要简单排版就可以满足需求。随着整个社会审美标准的提升,这一观点正被越来越多的人抛弃。PPT,特别是对外PPT,正成为公司形象识别系统的重要组成部分,代表着一个公司的脸面;设计,正成为PPT的核心技能之一,也是PPT水准高低的基本标准。

无论是汇报、宣传还是比赛、竞标,一个设计精美的PPT最少可以起到以下作用:(1)让观众赏心悦目:美女养眼,精美的PPT养神。(2)让观众产生好感:爱美之心人皆有之,漂亮的PPT自然能让观众多看几眼。(3)赢得观众的信任:人总是有偏见的,精美的设计给人专业、认真、可靠的感觉,内容的含金量也自然得到提升。(4)赢得成功的机会:在职场上,美女与帅哥有更多成功的机,PPT演示也是如此。内容的好坏难以评价,但形式的优劣却显而易见,喜欢而又信任的方案自然是领导和客户的首选。设计非一日之功,但我们可以找到捷径:(1)善用专业素材:专业的PPT模板让你的PPT拥有外在美;专业的PPT图表让你的PPT具备内在美;专业的PPT图片(包括JPG、PNG、AI等格式)让你的PPT充满生机。(2)掌握排版的基本原则:每个人的审美标准是不同的,但总有一些规律是相通的,掌握并遵守这些规则,将使你的PPT设计得到大多数人的认可。这些规则包括:一个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等。(3)多看精美案例:PPT诞生以来的十多年里,整个社会的设计水准都在迅速提高,三人行,必有我师,在平面设计、动画领域,处处都有值得我们学习的案例。【绝招五:炫不是动画的根本】

自PPT诞生以来,动画就一直是最大的争议。一种观点认为,PPT就是幻灯片,就是一页一页翻过的图片加文字,在商务PPT应用领域,根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画;相反,有无数的仁人志士对PPT动画矢志不渝,用自己的创意和努力一次次创作动画的传奇,也得到众多PPT爱好者的欢呼雀跃。近年来,锐普PPT把PPT动画成功应用到商务领域,并得到客户的广泛认同。

动画,不仅仅让PPT变得生动,更能让PPT表现效果数倍提升。

1)片头动画让你的PPT一把抓住观众眼球。电影有片头、游戏有片头、网站有片头,PPT演示也需要片头。演示开始时,观众往往会需要一个适应期,也许还在想着刚才没有处理完的工作,也许还在跟邻座侃侃而谈,也许还在抱怨着观看演示的辛苦,这时候,你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来,精美和创意的片头能立即给观众带来震撼,让观众目不转睛。

2)逻辑动画一幅静止的画面,观众会自上而下全面浏览,缺乏逻辑的引导,观众难以把握重点,看完之后还要思考其中的逻辑关系,实际上浪费了精力和注意力;如果给这幅画面加上清晰的逻辑动画,就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。演示者可以控制对象出现的先后顺序、主次顺序、位置改变、出现和退出等,引导观众按照自己的思路理解PPT内容。片头动画让对外宣传的PPT尽显企业的专业与实力。一束光闪过,该公司的logo由轮廓逐渐变得靓丽十足,让人记忆深刻;紧跟的4张动画页面从不同角度展现了上海及该公司的风貌,同时配以连续抽象的文字和动画效果,消除了页面之间的分割感。3)强调动画以往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容,这有一个很大的弊端,就是要强调的内容会一直处于强调地位,当我们讲述别的内容时,它会分散观众的视线;强调动画,通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果,并能够让演示者自如控制,强调过后自动回复到初始状态。

4)片尾动画与那些戛然而止的PPT相比,加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果:一是作为礼貌,提醒大家演示结束,并给人一定的缓冲时间,准备接下来的活动;二是与片头动画相呼应,做到有始有终,避免给人虎头蛇尾的印象;三是通过贯穿始终的形式,提醒观众回忆内容,强化记忆。

5)情景动画也许你讲述的就是一个故事,故事总是有情节、有过程的,而要用一张静止的画面去表达一个完整的过程,几乎不可能。相反,一套连续的动画,则能把这些过程表现得栩栩如生。以往,我们用Flash、视频来表现这些效果,PPT其实也能够实现。【绝招六:图表是PPT的筋脉】

商业演示的基本内容就是数据,于是图表变得必不可少。最早出现的是柱图、饼图、线图、雷达图等;咨询公司把数据图表转移到对逻辑关系的表达上,于是出现了并列、包含、扩散、综合、层进等各类关系图表,从此,文字也可以不再抽象、乏味了;以ThemeGallery为代表的韩国公司、以PresentationLoad为代表的欧美公司以及以锐普PPT为代表的中国公司等设计公司,则进一步把这一趋势发挥到极致加入了设计的概念,从此,文字可以变得像图画一样精美、形象、栩栩如生。同样,PowerPoint软件就像天生为图表而生的,强大的像Illustrator一样的绘图功能,加上清晰的操作界面、简单的操作模式,让人人都能轻而易举地掌握。很快,PPT图表就风靡全球,与图片配合使用,让演示如虎添翼。如果你的PPT还在受大段文字的困扰,还在为逻辑混乱而发愁,那就赶快学习PPT图表吧。【绝招七:没有策划就没有精品】好的PPT是策划出来的,就像宏伟的建筑是规划出来的。所有的PPT设计师者首先是策划师,有的是无意识为之,有的是用心去做的,但没有策划的PPT必定是失败的作品。不同的演示目的、不同的演示风格、不同的受众对象、不同的使用环境,决定了不同的PPT结构、色彩、节奏、动画效果等,PPT的人介于观众、领导、演示者等多重标准的审视。一个好的PPT作品基于对以上要求的准确把握。我们曾经有一些卓越的设计师,出来的作品很美、很耐看,但却一直得不到客户的认可,为什么?就是缺乏准确的策划。美,不是PPT的唯一标准;经验、用心、设身处地为观众着想,即使画面有瑕疵,也往往能赢得演示者的认同和观众的喝彩。

【绝招八:PPT可以当主角】

西方有一种观点开始在中国流行:演讲者永远是主角,PPT不过是陪衬。其实这完全是站在西方立场上的一种观点,未必适应中国国情。

西方人大多喜欢张扬,擅长演说,甚至在很多人看来演说已经是一种享受,当然不愿意被PPT抢了风头;但中国文化更强调内秀,不愿意抛头露面,擅长演说者更是寥寥,甚至连一些领导在众人面前也不愿张扬,何况一般人?所以,我们常常把自己作为的一员,是我们代表演说,我们不过是一种符号,低调再低调,宁可把PPT作为众人瞩目的焦点。从另一个角度讲:我们是为了演示而演示吗?是为了表现自我吗?当然不是!每次我们都是抱着一定的目的进行演示的,或者为了让观众了解我们的工作,或者为了让观众选择我们的产品,或者为了沟通一些信息,或者纯粹为了博得大伙一乐能找到必须让我们成为主角的理由吗?没有!效果为王,只要能达到目的,不要在乎谁是主角、谁是配角。如果你是一位表现欲极强的演说大师,如果这是一个需要你展示自我的舞台,那你就勇敢地站出来,做主角吧!如果你是一位稍微内敛的工作者,为了工作才进行这次演示,或者这是一个需要低调的场合,那就不必拘泥于大师们的说教,即使你是配角,也能得到最热烈的喝彩。

【绝招九:PPT不是哑巴】

在很多人眼中,PPT是多媒体的代名词。但这个多媒体,却一直因为无声而名不副实。细分析,无声原因有三:一是PPT的商务特点限制了声音的应用,毕竟在商务会议场所,人们需要集中精力思考,无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰;二是PPT软件设计的功能限制了声音的应用,PPT软件生下来就没有为声音的应用做好充分准备,仅仅了这一功能,对声音的编辑、优化等功能,PowerPoint还无心顾及;三是PPT人群实在太广,经理、文员、老师、销售代表、老总、领导、甚至一些小学生都成了PPT技术员,大家相关的知识储备远不够,缺乏声音素材、缺乏声音感觉、缺乏声音编辑的技术,但不知不觉中,有人还是尝试起来,结果声音应用不专业,特别有些动作声音常常引来观众一阵哗然。

于是,有人总结了,PPT勿用声音。果真这么绝对吗?形势正在悄悄变化,PPT有声时代正在来临。(1)PPT早已不再限于汇报演示,企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐等正成为PPT应用的热点领域,声音是不可或缺的元素。(2)平面设计、flash、视频等时刻冲击着人们的视觉,人们正经受着最严重的审美疲劳,单纯靠画面给人的刺激已经大大降低,声音是增强画面冲击力的绝佳武器。(3)PPT设计公司的崛起,让PPT声音的处理专业化,声音素材库搭建起来,各类声音编辑软件应用自如,配音设备逐步完善,PPT中声音运用的规律也已经把握到位。

【绝招十:退“三”进“七”】

要让PPT高人一等有很多方法,率先使用PowerPoint201*/201*,无疑是最有效的捷径。从PPT专业应用角度看,PowerPoint的以下特点都是我们极为推崇的。(1)操作界面更美观、更人性化

●全新的vista般操作界面,让人赏心悦目;

●对文件整体管理的功能集中到左上角的office按钮里,为操作区留出更大空间;●操作区域更开阔、归类更合理,操作熟练后一目了然;

●自定义按钮非常个性化,把常用的功能放在这里调用更快捷;●选择窗格与Photoshop窗格类似,“层出不穷”成为现实,使PPT各项功能全面提升;●放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角,更适应一般人的操作习惯。(2)绘图和设计功能更强大(3)丰富而实用的功能集群这些功能包括:●SmartArt图表,可以把文字轻松转化为图表。(只是目前所的图表种类较少,质感过于单调,从设计的角度并不主张过多应用。)

●为PPT文件减肥,201*版的PPTX格式的文件比201*版的PPT格式文件小了很多。●PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式,并可把其中的部分PPT页面发布出来,供各类场合使用。

●有效防止文档崩溃,在201*版里一旦文档出错,没有保存的数据都会丢失;201*版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。

但201*版也存在一些明显的遗憾:其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映,500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。其二是与201*版的兼容性不够。PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在201*版的PowerPoint中读取。用201*版所作的立体艺术文字、艺术图形在201*版中是无法编辑的,部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果,甚至一些动画在201*版里会发生变形,需要在201*版里对照编辑。但这些缺陷改变不了201*/201*版快速普及的趋势,要想实现超人一等的PPT表现效果,PowerPoint201*/201*无疑是最佳的选择。

扩展阅读:如何做出令人叫好的PPT

10招,让你制作出让人叫好的PPT

如果你现在设计出来的PPT还是让听众倒头大睡,如果您设计的PPT还是杂乱无章、文本过多、美观欠缺,如果你现在设计的PPT还是不能很好的传递你要表达的信息。那么本文提出的这10个建议将帮助您制作出专业且引人注目的PPT。

绝招1:保持简约,而非简单PowerPoint软件可方便地显示图形信息,并支持解说与附录功能。PPT本身从来不是演示的主角。(当然,观众才是主角。)人们来倾听、感受或接受您传达的信息(或二者兼而有之)。不要让PPT喧宾夺主,所以它们不必过于繁杂或充满所谓的“PPT图表垃圾”,您的PPT应力求简洁。

您的PPT应该留有大量的空白空间,或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的PPT图形或文本框来填充这些空白区域。PPT上的混乱越少,它提供的视觉信息就越直观。

绝招2:限制要点与文本数量做PPT前一定要清楚你演讲的对象是观众。如果用一条又一条的要点令你的观众生厌可没有好处。最优秀的PPT可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型PPT,我们所说的“word文档的搬家”就是这个意思。记住,PPT的目的在于支持演说者的叙述,而不是使演说者成为多余的人。

经常听到有人这样说:“对不起,我没有看到您的PPT。听说它很不错,您可以把您的PPT发给我吗?”但如果它们是不错的PPT,没有您的解说,它们就没有多大用处。

所以除了PPT以外,最好还要准备一份书面资料,强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明PPT的详细书面宣传材料,比仅用PPT,更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后,再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物,您就不必用大量文本来填充PPT。

我们将在下面的交付部分说明更多细节,但只要涉及到演说,请记住一点,决不能将背朝向观众,逐字阅读PPT上的文字,这样做是一个失败演说的开始。

这种PPT在教学课件里很普通,它不是一个演说的辅助道具,更像是一个视力检查表。

在做演说时应尽力避免使用这样的文字过多(并让人昏昏入睡)的PPT

可以考虑使用上面这类针对性强的PPT,powerpoint这个软件的名字也叫你这样做,对,关键

字。

这幅的效果更好

绝招3:限制过渡与动画谨慎使用PPT动画与PPT过渡。加入一些动画当然不错,但应坚持使用最精致、专业的动画(类似于您在晚间电视新闻上看到的动画)。

对于要点来说,使用简单的从左至右显示(通过动画菜单)就行了,但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢(然而,今天许多演示还使用这种形式的动画)。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于PPT之间的过渡,只需要使用二到三种类型的过渡特效,不要在所有PPT之间添加特效。

绝招4:使用高质量的图片使用高质量的图片,包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片,购买专业图库,或使用网络上的大量优质图像资源。(但要小心版权问题。)决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸,使它适合PPT的布局这样做只会进一步降低图片的分辨率。

避免使用PPT软件内嵌的剪贴画或其它卡通式的艺术线条。在1993年使用这些内容可能会让人感兴趣,但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况,并不是所有的PPT剪贴画都让人生厌,但还是小心谨慎地使用它们为好。

我经常在PPT中使用人物图片,因为人物照片有助于增加观众与PPT之间的情感联系。如果相片处于次要地位,我就降低不透明性,并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜;如果相片位于主要区域,我希望观众注意它(例如产品图片),那么图片可以变得更为显著,且不必要多少(或根本不需要)文字说明。

避免使用这类低劣的剪贴画

这幅经过编辑的图片在放PPT里显得更专业

在这个字幕PPT中,图片占主要地位

这个PPT来自同一演示,首先经过Photoshop的编辑,图片变得次要,并被推到背景部分

绝招5:建立一个视觉主题,但避免使用PPT软件提供的模板

很明显,在整个演示中,您需要一个一致的视觉主题,但PPT软件中的大多数模板观众已经看了无数次(另外,用模板开始演示的效果并不那么强烈)。

观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样)的独特演示;此外,观众为什么要参加您的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣,因此我们必须避免使用辅助性的图片,如随处可见的PPT设计模板,它只能说明演示非常刻板,或提前就设计完成了。

您可以制作自己的背景模板,它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PPT文件保存为设计模板(扩展名为.pot),这个新模板就会出现在微软标准模板中,方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。

绝招6:使用适当的PPT图表

经常问自己这个问题:“我需要多少细节?”一般制作者害怕在PPT的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法;以下是需要紧记的工具:

圆饼图:用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块,用颜色或碎化的方式突出最重要的块。

柱状图:用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳

条形图:用来比较数量。例如,比较公司四个部门的销售额

曲线图:用于说明趋势。例如,下面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。最后的箭头强调一个问题:我们将来的发展似乎不错。

通常来说,表格最适于比较并行数据资料

但是,表格可能缺乏视觉效果。例如,如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门,最好以条线图(见下图)的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实,用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。

绝招7:PPT配色恰到好处

色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣,改善学习过程中的理解与记忆能力。

您不必成为颜色理论专家,但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类:冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)。冷色最适合做背景色,因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本),因为它可造成扑面而来的效果。因此,绝大多数PPT的颜色方案都使用蓝色背景,黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案,也可以做一些改变,使用其它的颜色。

如果您将在暗室(如大厅)中进行演示,使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开(这是相当明智的),白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内,用深色背景配浅色文字效果不佳,但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。

绝招8:选择适当的PPT字体

字体可传递微妙的信息,所以要仔细选择PPT字体。在整个PPT演示中使用相同的字体,补充字体不要超过两个(如Arial和Arial粗体)。确信自己了解serif字体(如TimesNewRoman)和sans-serif字体(如Helvetica或Arial)之间的差异。含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读,但对于屏幕演示而言,由于幻灯机的分辨率相对较低,使用这种字体可能不够清晰。

sans-serif字体一般用来制作PowerPoint演示,但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。GillSans字体界于serif字体与sans-serif字体之间,看起来专业而友好,并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体,都必须保证在房间后面看得清文字。

绝招9:在PPT中应用视频或音频

适当的时候插入视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明,可提高主动认知能力,这是人们自然的学习方式。在PPT中,不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点,还可以作为变换口味的手段,因而能够激发观众的兴趣。

您还可以在PPT中使用音频剪辑(如采访过程)。但避免使用PPT中的嘈杂音效(如过渡PPT时使用的号角声或掌声)。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。

绝招10:花时间对PPT进行细分根据多媒体学习理论的细分原则,当信息以小块或小片段的形式呈现时,更易于人们理解。离开PPT视图进入PPT细分视图,您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中,您可以将一个PPT分割成二个或三个PPT,这样PPT就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解PPT的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据,增加PPT的视觉清晰度,提高信息传达效果。

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