货代操作员应该做些什么
货代操作员应该做些什么？
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我是学广告的，因为现在广告前景不是太乐观，所以该行做货代了，因为以前没接触过这些东西，所以一窍不通，老板人很好，所以目前在培养我。但是...基本操作我大概了解了，但是真是让我做起来还真是糊涂了...我该怎么做呢？最佳答案
一、接受货主询价1、海运询价：
①需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；②主要船公司船期信息；③需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）2、陆运询价：（人民币费用）①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；②各港区装箱价格；③报关费、商检、动植检收费标准。3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
二、接单（接受货主委托）接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：1、船期、件数2、箱型、箱量
3、毛重4、体积各项型最大体积为：(长*宽*高)可装体积，可装重量1×20GP=31CBM6*2.38*2.382517MT1×40GP=67CBM12*2.38*2.385525MT1×40HC=76CBM12*2.7*2.38
1×45GP=86CBM（注：GPgeneralpurpose普通箱；CBMcubicmetre立方米；MTmetricton
公吨；HChighcubic高箱）5、付费条款、货主联系方法6、做箱情况，门到门还是内装三、订舱1、缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。2、加盖公司订舱章订舱：
需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。四、做箱1、门到门：填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。2、内装：
填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
五、报关（有时同时、有时先于做箱）1、了解常出口货物报关所需资料。①需商检②需配额③需许可证④需产地证
⑤需提供商标授权、商标品名⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦需提供商会核价章2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packinglist)，发票，所显示的毛重净
重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联
单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。5、跟踪场站收据，确保配载上船。6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。六、提单确认和修改1、问明顾客“提单”的发放形式：
①电放：需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。②预借(如可行)
需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。③倒签(如可行)需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。
*此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.④分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多
票关单。⑤并单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单⑥异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。七、签单
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。2、是否需要手签。
八、航次费用结算1、海运费①预付(FREIGHTPREPAID)②到付(FREIGHTCOLLECT)2、陆运费①订舱②报关(包括返关之前己经报关的费用)③做箱(内装/门到门)
④其他应考虑的费用：冲港费/冲关费
商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改九、提单、发票发放（提单样本）1、货主自来取件的,需签收2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核
销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证。十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:l、报关数据正确、舱单不正确的
①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；
③提单正本复印件两张；
④装箱单(ContainerLoadPlan)复印件；⑤更正单（三联、正本）。
2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）①船开5天（工作日）内没能及时更正的:先交纳罚款金3000-5000;
货主重新提供的发票、装箱单（Packinglist）货主重新提供报关单
提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"）②船开5天（工作日）内更改的
提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"）正本、正确的报关单
正本、正确的发票、装箱单
扩展阅读：物流货代-物流操作员手册
物流货代:物流操作员手册
第一章序
随着物流大潮在中国的不断冲击，越来越多的物流企业应运而生。物流企业的不断增加也激活了物流行业人才的需求热潮，也应运而生了物流师这个概念。很多人为了进入物流行业而选择了物流师的培训班，希望借助一张证书打通物流行业的门栏。我们在这里不想评判物流师的一纸证书是否有用，我们只知道拥有物流师证书的人还需要有实践经验的结合才可以真正成为一个物流人才。关于物流理论，书市上这种书籍随处可见，但很少见到有关于实际经验的书籍，因此，本着这个目的，才有了这本手册的产生。本手册所要讲述的操作员，实际上在某种以上就是物流师的一种实际变种，虽然不如物流师来的大气，但确是物流行业中最最重要的人才。本手册协作的基础，来源于笔者几年来的实践经验，以及在同三星电子、LG电子等国际跨国企业的合作当中借鉴的先进国际物流理念。碍于笔者的能力以及阅历，本书在某些方面必然会存在很多瑕疵，也请各位尽量提出宝贵意见。
第二章操作及操作员2.1、操作的描述
●狭义的概念：所谓操作就是操控运输作业。亦即负责将客户委托的货物从客户指定的提货地点按照最合理有效的方式运达客户指定的收货地点。在我们日常的运作当中，我们通常将一次运输业务称之为一个承运过程，那么操作就是贯穿整个承运过程的操控作业。这个操作概念在目前的物流行业中是比较普遍的，而且还会继续存在很多年。●广义的概念：所谓操作就是操控信息作用于物流服务。亦即通过收集、整理各种信息，指令、监督物流各环节的运作流程，以满足客户的各种物流需求。这种操作的概念已经不仅仅局限于某一次承运过程，也不仅仅局限于货物本身的操控，它更加注重的是信息的操控，然后通过信息的操作作用于货物的操控以及其他客户提出的需求。在今后很长一段时间内，物流行业的发展趋势也是朝着这个趋势行进的。2.2操作的意义
在现代物流企业里，我们必须明确一个概念：操作是物流的核心。现代物流是信息化的物流已经是大家的共识所在，而通过上述我们对于操作的描述，可以看出操作实际上就是对信息的收集、整理、处理。如果我们把物流行业看作是一台高速运转的计算机，那么操作就应该是这台计算机的CPU。
我们在这里之所以要首先强调操作对于物流企业的核心意义，一方面是提高大家对于操作的重视程度，另一方面本文以下的内容也是基于这个核心意义而展开论述的。2.3操作员
我们将完成操作的人分为两种：执行操作的人我们称之为操作岗位人员；指挥操作的人我们称之为操作员。
在操作流程里，操作员就是指令下达者，操作岗位人员就是岗位执行者，在本书中我们要重点讲述的就是操作员。
在我们的概念里，指挥者应该是这样的：他要有熟练的业务知识；要有人心所向的魅力；还要有面对困难不急不躁沉着应对的能力。我们将操作员定义为指挥者，那么操作员理所当然也应该具有指挥者所应具有的素质。
可能有人会问，如果操作员是指挥者，那么经理又是什么呢？我们套用将军与统帅的概念来区分操作员和经理的区别。操作员相当于将军，是临阵指挥者，经理是统帅，是全盘工作的指挥者。操作员只管指挥打仗，不用管后勤不用管人事调配，不用管业务谈判，而这些工作都是身为统帅的经理们应该去想去安排的。
或者还有人会问，人心所向的魅力对于操作员有什么必要呢？作为指挥打仗的将军，如果无法调动士兵的士气又如何能够提高战斗力，如何能够打胜仗呢？同样，一个业务再熟练的操作员，如果无法调动各操作岗位人员的积极性，就无法提高整体操作能力，同样不可能取得成功。
另外，众所周知，在物流操作中很容易会出现一些令人意想不到的情况，比如天气变化、政策变化、意外事故等等，当碰到这种情况的时候，作为操作员应该沉着应对，领导大家一起使问题得到最有效地解决。
具有熟练业务知识的操作员是一个合格的操作员，同时又具有人心所向魅力的操作员是一个好的操作员，能做到不管操作中遇到任何情况都能沉着应对的操作员是一个优秀的操作员。
第三章操作员的知识层面
3.1掌握委托单位的信息。委托单位是指，给物流公司下达取货指令并最终同物流公司产生经济往来的各公司企业等。委托单位信息包括：
3.1.1委托单位在客户群体中的位置：亦即委托单位在物流公司业务体系中所占比重的大小。这里要注意的是如何判断比重的问题。判断一个客户在公司业务体系中的位置，不单单是按照客户的业务量来衡量的。举个简单的例子：
某物流公司有一个客户A，而A客户隶属于某一大型企业B，A客户的业务量只占该物流公司业务量的三十分之一。单从业务量而言，A客户在该物流公司的业务群体中只能处在中下游。然而，从物流公司的整体运作角度看，A客户又是该物流公司介入大型企业B其他物流项目的一个切入点，通过对A客户的有效服务，有可能会引申出B企业其他部门的业务。所以，从这个角度出发，A客户对于该物流公司又相当重要。因此，判断一个客户在公司业务体系中的位置，除了要考虑业务量，还要考虑该客户的可扩展性和可扩展量等因素。
对于一个操作员而言，清楚客户在公司客户群体中的位置，就可以在操作中有针对性的进行轻重缓急的安排。
3.1.2委托单位的基本信息：指委托单位的地址、联系人、联系电话、公司性质、委托单位的客户信息等；
▲熟知委托单位的地址，这里的地址及包括了委托单位的办公地址，也包括了委托单位的发货地址。对于一个操作员而言，熟知这些地址有助于合理安排车辆的路线；▲熟记委托的联系人和联系电话，这里的联系人是指发货担当。可以帮助操作及时跟客户沟通操作中发生的问题，并且可以做到有的放矢；
▲了解委托单位的公司性质，是因为不同性质的公司它所关注的物流点是不一样，比如私人企业它通常首先考虑的是物流费用，其次才是服务，比如一个生产高档商品的客户，它的利润空间很大，它首先考虑的往往就是服务，其次才是物流费用。因此，掌握公司性质，可以帮助一个操作针对不同的客户采取不同的应对策略。
▲了解委托单位的客户（客户的收货方或倒叫件发货方）信息，可以方便操作同客户收货方的沟通和协调，更有利于提前做好操作准备。
3.1.3委托单位的物流信息：指委托单位的货物基本信息（货物品种、性质等）、发货量信息（日均发货量、月均发货量、发货频率等）、发货时间、发货要求等；▲了解委托单位的货物基本信息(货物品种、性质等),有利于提前做好相对应的包装和选择合适的运输方式。
▲了解委托单位的发货量信息，有助于操作员提前做好操作准备，提高操作效率。▲了解发货时间、发货要求同样有助于操作员提前做好操作准备，提高操作效率。3.1.4委托单位的系统信息：这里的系统信息是指，委托单位要求物流公司提供的提货信息、签收信息等，以及提供这些信息的手段、时间、反馈部门、反馈人等信息。▲提货信息：比如像三星这样的大客户，它的一次性出货量很大，物流公司提货后需要对货物进行再处理（加固包装、称量、制作运单），而这些再处理后的信息必须在第一时间内传给三星。我们将客户需要我们提供的一切与提货相关的信息都称之为提货信息（或称之为PUP信息）。
▲签收信息：包括虚拟信息和实物信息两种。虚拟信息是指根据各合作公司或者分公司口头或传真等形式反馈的签收结果；实物信息是指为货物所制作运单的签收联经过收货方签字后的签收结果。有些用户可能只要求提供虚拟信息，有些客户可能要求这两种信息都要提供。因此操作员在操作的时候，一定要事先考虑好签收联的回收可行性。签收信息也称之为POD信息。
▲提供系统信息的手段：比如电子表格的传真形式，电子表格的E-mail形式，系统接口的对接形式等。现在越来越多的物流企业为了满足客户的各种需求都实现了操作系统化，因此，对于操作员来说，掌握操作业务的基础上对与电脑的操作应用也必须有一定的掌握。
▲反馈部门和反馈人：指我们通常所说的接口部门和接口人员。亦即我们传递信息的接收部门和接收人。
3.1.5委托单位其他信息：比如委托单位发货经办人的性格习性、人际之间的关系等。现在，大型企业在选择物流公司的时候往往不是只选择一家，而是两家甚至是多家进行货物委托，对于操作员而言，掌握了发货经办人的性格习性可以帮助处理好同发货经办人的关系，从而能够有效的提高提货效率。人际关系亦然。
3.2掌握托运单位信息。在了解托运单位信息之前，我们首先来确定一下托运单位的概念。物流公司承接的委托单位委托货物不是直接使用自己的运输机构运输，而是通过其他第三方运输机构进行运输，那么我们称这些除本公司之外的第三方运输机构为托运单位。比如：航空公司、铁路局、EMS等，对于物流公司本身而言都是托运单位。托运单位的信息包括：
3.2.1基本信息。包括：托运单位的地址、联系人、联系电话、公司性质、运输方式等。▲掌握托运单位的地址,这里的地址既包括了托运单位的办公地址也包括了具体的交货地址。掌握这些地址可以帮助操作员合理安排提货业务流程和发货业务流程；▲掌握托运单位的性质，这里的性质是指国营单位还是私营单位等。可以帮助操作员判别托运单位的可信赖度并确定合作方式；
▲掌握托运单位的运输方式：比如是航空、铁路还是汽运等。3.2.2物流信息。包括：运输工具信息，运载信息，运作信息等。
3.2.2.1运输工具信息：包括运输工具名称、型号、规格、启运时间、班次、到达时间等
3.2.2.1.1运输工具名称：比如大列、棚车、厢式货车、货机等
3.2.2.1.2运输工具型号：比如几节车厢的大列、棚车，多少吨、多少方的厢式货车，波音747还是767机型等，不同型号的运输工具它的运载能力和运载空间是不一样的。3.2.2.1.3运输工具规格：这里的规格一般具体指运输工具的具体箱体规格。比如大列的车厢吨位、飞机的货舱大小等。同样决定了运载能力和运载空间。
3.2.2.1.4启运时间：通常都与班次联系在一起，比如某一航班的启运时间，某一次列车的启运时间等。
3.2.2.1.5到达时间：通常都与班次联系在一起，比如某一航班的到达时间，某一列次火车的到达时间等。
3.2.2.2运载信息：包括运载能力、运载安全度、运载时效性、运载费用等
3.2.2.2.1运载能力：可以细分为托运单位总的运载能力和单一运输工具的运载能力；3.2.2.2.2运载安全度：即托运单位在运输过程中保证货物安全的程度，还包括托运单位在运输过程中落货的概率。
3.2.2.2.3运载时效性：即托运单位将货物运输至指定目的地的时效，这里的时候包括最快时效、最慢时效和综合时效。
3.2.2.2.4运载费用：运输当中的各种价格体现，比如公斤单价、吨价、立方价等。这种价格体现通常对应于班次，不同的班次它们的运载费用也往往是不同的，尤其是航空运输。早班班次的价格最高，晚班班次的价格最低。对于操作而言，可以根据客户的时限要求来选择最低价格的班次配载。
3.2.2.3运作信息：包括收货时间、操作时间、运作费用等
3.2.2.3.1收货时间：分为广义和狭义两种。广义上指托运单位从早晨几点到晚上几点可以收取货物；狭义是指针对某一班次什么时候收货（对于物流公司来讲就是什么时候交货）可以配上改班次。举个例子：
广义收货时间：我们合作的航空货代中远达，他们一天24小时收货，这就意味着无论几点都可以交货。
狭义收货时间：比如我们有到上海的一批货，必须装上1175班次才能满足客户的需求，那么我们什么时候交货给中远达可以配上当次航班，这个时间就是狭义的收货时间。
3.2.2.3.2操作时间：分为广义和狭义的两种。广义上指托运单位可以进行货物操作是从早晨几点到晚上几点（收货时间不代表操作时间）；狭义上是指具体承载机构（比如航空公司、铁路局）的操作时间是从早晨几点早晚上几点。举个例子：
广义操作时间：我们合作的航空货代中远达，他们虽然一天24都收货，但并不是你交了货他们就给予操作，他们的操作时间往往是根据航空公司的操作时间来决定的。狭义操作时间：比如国航的操作时间是早8点到晚上8点，所以，即便你货物已经交付了航空货代，如果错过了国航的操作时间，货物也只能存放在航空货代手里。收货时间和操作时间的掌握，对于一个操作而言是相当有帮助意义的。可以减少很多无谓的操作费用。
3.2.2.3.3运作费用：不同于运输费用。在很多托运单位，它们往往是将运输费用和运作费用分开收取的。比如铁路运输，它们会收取标签费、打带费、装卸费等等。有些运作费用是必须的，向装卸费等；有些费用是可以避免的，比如打带费等，完全可以事先打上，发货的时候既节省了费用又节省了发货时间。
3.3.3系统信息。包括托运单据的填写，系统对接要求，信息提供方式等。
3.3.3.1托运单据的填写：不同的托运单位因为系统的要求不同，所以对托运单据的填写要求也是不一样的。航空运单的填写，主要注重的是：收货人，联系电话，体积，重量，货物品名等。收货人有一个字错误哪怕是多一个点都会造成提货提不出来的现象；航空计费是按体积重量和实际重量的大者进行计费的，如果体积或者重量与航空公司的称量值偏差过大，会被认为是故意欺骗，出现货物被扣押罚款等现象；航空运输不得托运危险物品，如果货物品名的填写与实际不符，也会出现货物被扣押罚款等现象。铁路包裹票的填写，主要注重的是：收货人，联系电话，备注等。收货人同航空运单的填写一样，不能错一个字；备注必须填写“凭传真件自提”字样，这样提货人可以通过包裹票的传真件提货，否则只能用原件。汽运运单的填写，不同的汽运公司有不同的要求，但由于汽运公司随意性强，出现填写错误及时发现可以得到更正。大多数汽运公司都有派送业务，所以填写时一定要注明是运输还是运输加派送。
3.3.3.2系统对接要求：在托运单位具有自主系统的情况下，为了方便彼此之间的合作，物流公司可能会希望同托运单位进行系统的对接。最简单的例子就是通过托运单位的网站系统了解报价，班次等信息。再比如，我们每次发货都要先填写托运委托书给铁路，如果我们可以实现同铁路的系统对接，就可以自行打印出铁路包裹票。（对于操作而言，重要性不是太大，能够了解就足够了）
3.3.3.3信息提供方式：目前物流公司同托运单位之间需要提供的信息主要包括这么几种，班次、启运时间、托运单号、签收结果（委托派送时）。而提供这些信息的方式主要包括这么几种，电话、传真、E-mail、网站查询等。3.3.4其他信息。包括人员信息、综合信息等。
3.3.4.1人员信息：指托运单位的操作员及其习惯癖好等信息；经办人员及其习惯癖好等信息。了解这些信息的目的是为了处好同这些人员的关系,以方便进行交货和获得优先操作权。
3.3.4.2综合信息：不同的托运单位之间的横向和纵向比较。所谓横向比较是指，同一条线路的托运单位之间价格、服务、安全性等的比较；所谓纵向比较是指，同一家托运单位不同运输线路的价格、服务、安全性等的比较。
3.3掌握派送单位信息。我们首先确定一下派送单位的概念：接受物流公司的委托将货物送达接收单位手中并根据物流公司的要求反馈签收信息的单位。可以是其他物流公司，可以是托运单位，也包括物流公司自己的分公司。所谓派送单位信息是指：3.3.1基本信息。包括派送单位的地址、联系人、联系电话、公司性质、派送方式等。3.3.1.1掌握派送单位的地址:这里的地址既包括派送单位的办公地址也包括派送单位的货物处理地址。它可以帮助操作员选择最适合派送单位提货的托运单位。比如从北京发货到石家庄，派送单位选择A公司，到石家庄采用汽运运输，汽运运输到石家庄的托运单位有很多，价格也相差不大，但到达石家庄的货场不一样，有的离A公司很远，有的离得很近，为了提高A公司的派送效率，我们就要选择那些到达地离A公司近的汽运公司。
3.3.1.2掌握派送单位的性质：这里的性质是指派送单位是物流公司，快递公司还是货运代理？了解派送单位的性质可以帮助操作员判别派送单位的经营范围和能力，并确定合作方式。
3.3.1.3掌握派送单位的派送方式：比如是自行车派送，摩托派送，还是车辆派送等。派送单位的性质往往决定了它的派送方式，当然也有很多特殊的，所以，将派送单位的性质和派送方式结合起来，可以让操作很好地确定同派送单位合作的货物种类和范畴。例如：快递公司往往采用自行车或摩托车派送，安全系数低，贵重和体积大的货物委托他们派送就不大合适；货运公司大多采用车辆派送，安全系统高，不过速度较慢，所以加急货物委托他们派送就不大合适，等等。
3.3.2运作信息。包括提货人，提货时间，提货费用，派送范围，派送时间，派送能力等
3.3.2.1提货人：提货人有别于联系人，是指我们发货过程中需要在托运单据上写明的名字。可以是单位名称，也可以是某个具体的人的名字。
3.3.2.2提货时间：具体到航空提货时间，铁路提货时间，汽运提货时间等。航空提货需要航班，班次及到达时间等信息；铁路提货需要铁路包裹票的传真件；汽运提货需要提货地址，到达时间等信息。了解派送单位的提货时间，就可以保证在其提货之前把提货相关信息传达给派送单位。比如：我们发往哈尔滨的一票货，走的是铁路，正常到达时间是第二天晚上8点，哈尔滨方面的派送单位B公司的铁路提货时间是早8点，因此，货物发出后，到隔日早8点之间，能够将铁路包裹票等传真给哈尔滨B公司，就可以保证其按时提货。再比如我们发往石家庄的一票货，也走的是铁路，正常到达时间是第二天早3点，石家庄方面的派送单位C公司的铁路提货时间是早8点30分，因此，我们在当晚发完货后到第二天早8点30分之前就要把铁路包裹票等传给石家庄C公司，才可以保证其按时提货。
3.3.2.3提货费用：具体到航空提货费用（不同的航空公司提货费用也可能不一样），铁路提货费用，汽运提货费用等。航空提货费用一般来说是按照公斤单价收的，比如每公斤2毛，3毛等；铁路提货费用一般来说是按照件单价收的，比如每件2元，3元等；汽运提货费用一般是不收取的，如果派送公司收取了，就不正常。
3.3.2.4派送范围：每一家派送单位都会有自己的派送区域划分，也就是说即使一个城市的几家派送单位他们的派送区域也往往是不一样的。派送单位划分派送区域的目的是因为区域的不同会造成派送成本的差异，同样收取我们的派送费用也就不同。就目前而言，甚至同一家派送单位的一个区域内由于派送手段的不同也会出现不同的派送费用。比如，大连某派送公司D公司有一个派送区域甘井子区，如果是车辆派送最低收费80元/票，如果是中转派送（委托当地快递公司）1.5元/公斤，也就是50公斤以下的货物通过中转派送要便宜，当然还要考虑另外一个因素时效，车辆派送的时效肯定比中转派送要快。所以，在了解派送范围的基础上，一定也要了解各个派送范围的派送时效。3.3.2.5派送时间：就是指派送单位的派送起始时间和结束时间。对于加急货物的可加急派送时间。
3.3.2.6派送能力：包括总派送能力和单位派送能力。总派送能力是指派送单位可以为我们提供的派送量的大小，比如一天可派送10家等；单位派送能力是指派送单位的派送工具一次可进行派送的量的大小，比如某派送单位最大车型为金杯车，最大一次可派送能力不超过一吨，那么有大批量的时候就要提前预订车辆。
3.3.3系统信息。包括：运单的更改信息，系统对接要求，信息提供方式等。3.3.3.1运单更改信息：指派送单位会否对我们委托派送的货物进行运单更改，更改后的信息如何与原有信息衔接。通常意义上，除非迫不得已（没有其他合作公司的情况下）我们不建议同需要更改我们运单的派送单位进行合作。3.3.3.2系统对接要求：在派送单位具有自主系统的情况下，可以将我们的系统同对方的系统进行对接，实现信息的及时性；在派送单位没有自主系统的情况下，可以提供我们系统的端口给派送单位，作为我们的终端实现信息的及时性。
3.3.3.3信息提供方式：如果可以实现系统对接，那么就可以通过系统进行信息提供。再没有系统对接的情况下，普遍采取的方式包括电话、传真、E-mail、网站查询等几种方式；而需要获取的信息主要包括这么几种，提货时间、派送时间、签收结果等。3.3.4其他信息。包括：人员信息、综合信息等。
3.3.4.1人员信息：派送单位的联系人接口，比如查询员，操作员等以及各自的联系方式。
3.3.4.2综合信息：不同的派送单位之间的横向和纵向比较。所谓横向比较是指，同一派送区域的派送单位之间价格、服务、安全性、时效性等的比较；所谓纵向比较是指，同一家派送单位不同区域的不同派送手段运的价格、服务、安全性、时效性等的比较。3.4掌握中转单位信息。首先我们要确定一点，这里的中转单位一定是物流公司自己的分公司。在一个承运过程中起到货物中转作用的分公司我们称之为中转单位。所谓中转单位信息是指：
3.4.1基本信息：指每个分公司和自己对位的操作员，联系电话，分公司的地理位置等。人员的对位有利于相关之间进行操作上的沟通；地理位置的掌握有利于选择方便分公司提货的托运单位。
3.4.2运作信息：提货人，提货时间，提货费用，中转范围，中转时间等。
3.4.2.1提货人：可以是分公司名称，也可以是具体某个人的名字；这里要注意的是，因为物流行业人事变动比较频繁，尽量避免使用个人的名字。
3.4.2.2提货时间：通常来讲，分公司内部的提货时间是随意的；但对于一个规范的公司而言，设立具体的提货时间也是必须的。因此，对于中转单位而言，虽然是自己的分公司，也应当看作是合作公司。不应该因为是自己的分公司而造成其重复提货或多次提货的现象。
3.4.2.3提货费用：具体到航空提货费用（不同的航空公司提货费用也可能不一样），铁路提货费用，汽运提货费用等。航空提货费用一般来说是按照公斤单价收的，比如每公斤2毛，3毛等；铁路提货费用一般来说是按照件单价收的，比如每件2元，3元等；汽运提货费用一般是不收取的。了解分公司的提货费用信息，也是为了寻找一种最方便于分公司提货的运输方式。（在保证时效和综合成本的前提下）
3.4.2.4中转范围：对于任何一个物流公司而言，合理的划分中转区域，并相应的设置中转库都是一个必须的课题。因此，对于任何一个操作员而言，了解每个分公司的中转的范围是非常重要的知识层面。比如某物流公司在沈阳设置中转库，负责东北三省区域的货物中转，但对于一些大城市而言（大连，哈尔滨等），统一的中转往往会延误了客户要求的时效，就要单独进行处理，选择直发等手段。
3.4.2.5中转时间：每一个中转库都有它固定的区域中转时间，错过了中转时间就会导致货物被延期。尤其对于中小物流企业而言，由于其派送网络很难做到覆盖面很广，往往需要借助于其他方面的网络进行中转，因此，中转时间就更加严格。对于操作员而言，在发货之前就要考虑到中转分公司的中转时间，并据此进行合理有效的安排运输方式。3.4.3系统信息：已经开通了物流系统的物流公司，所有的信息汇总，传递等都会严格按照系统的要求进行统一处理。因此，对于系统信息的处理也就变得简单。但，对于一些刚刚起步的物流公司而言，在还没有开通物流系统的时候，仍然有必要确定一种合理的系统信息对接方式：比如传递发货信息，托运信息，以及反馈中转和签收信息等。目前比较多的是采用E-mail和传真的方式。也同样存在如派送单位一样的问题，也就是这些信息的传递时间和接收时间是必须要确认的。
第四章操作员的工作范畴和方法
4.1操作员的岗位解释：我们在第一章中对操作员的概念作了定义和解释。那么在一个物流公司里面，操作员的岗位解释是怎样的呢？一般意义上，每个分公司的操作员都有两个直接面对的上级：分公司经理和总公司操作。分公司经理是操作员在行政和日常管理上的上级，总公司操作是操作员在业务上的上级。那么操作员的下级岗位都包含哪些呢？一般意义上，凡是跟操作直接关联的岗位都归操作所辖。通常包括：操作文员，仓库人员（库管、包装组、入库组、出库组、仓库文员），取货发货组人员等。这里的管辖不应当包括人事上的管辖，而是纯粹业务范畴的管辖。
4.2操作员的工作内容。包括：执行操作；危机应对；工作创新；协调合作单位；沟通上下级；人员培训等
4.2.1执行操作：获取叫件信息；分析叫件信息；下达操作指令；监督执行结果。4.2.1.1获取叫件信息：叫件信息分为两种，一种是指客户直接委托承运的货物信息；一种是分公司或者网络公司委托中转或者派送的货物信息。当然，操作员是没有必要亲自去接收这些信息，这些基本工作可以指令信息文员处理。但是，信息文员所能获取的往往是一些基本信息，比如发货方的信息，收货方的信息，货物的数量，重量等，而一些跟操作有关的信息，比如货物的性质，承运方式的指定，发货方式的指定，时限的要求，包装要求，付费方式，报价等，都需要操作根据需要去获取。因为，客户往往不了解这些因素对于运输会产生的影响，所以作为专家的我们有义务帮助客户去确定这些信息。
4.2.1.1.1货物的性质：可以确定货物进行托运的方式。比如易碎物品，铁路的危险系数太高，航空的危险系数也相对较高，无论客户是否指定运输方式，我们都应当劝说客户进行包装加固（当然要收取相应的费用，如何收取费用下面会说明），然后选择最安全的专线运输方式。
4.2.1.1.2承运方式：承运方式是指门到门、门到站、站到站、站到门等服务方式。有的客户往往不提承运方式，但作为操作员必须搞清楚，因为，每一种承运方式他所产生的费用是不一样的。而且，有些地方我们无法做到门到门的，也必须同客户提前讲清楚，不能不闻不问，最后又做不了门到门，引起客户不满。
4.2.1.1.3发货方式：发货方式是指铁路、航空、汽运等服务方式。有些客户对于自己的要求和发货方式有了一定的掌握，往往会直接指定发货方式。有些客户不太清楚发货方式，往往不会指定。对于指定发货方式的客户，如果符合我们的运作要求，我们就要严格无误的按照客户的要求去做，如果不符合我们的运作要求，比如把易碎品让我们走铁路方式，就有可能造成货物的破损，这种情况下我们就要同客户进行协商改成比较安全的方式，如果客户刻意坚持，我们就必须要求客户进行包装加固并上保险，确实没有把握的可以拒绝承运。客户未指定发货方式的，我们要根据客户提出的另外要求，比如时效、价格要求等，选取一种既可以满足客户要求，又达到最低成本的运输方式。4.2.1.1.4时限要求：就是客户要求我们将货物送达目的地的期限。我们在同客户进行业务洽谈的时候，往往是提前约定了各目的地的到达时限。这种按照约定时限进行的运输我们称之为普通时限运输。但客户往往还会在约定时限之外提出其他的要求，比如原定3天到达，由于当票货物急用，要求我们2天或者更短的时间到达，那么我们称这种运输为加急运输。还有一种情况也会经常出现，就是有些客户因为某些原因（比如收货方的人经常出差，只有在某些特定时间点会在），会要求我们在一个固定的时间点内将货物运达目的地，那么我们称这种运输为定时运输。了解时限要求，是操作员考虑采取哪种托运方式的最基本要素。
4.2.1.1.5包装要求：就是客户提出需要我们对所委托货物进行的包装加固。比如：木托，木箱，薄膜等。在客户提出包装加固的要求时，由于客户对自己的货物了解透彻，往往是合理的要求，我们必须按照要求去做，如果客户提出的包装要求根本无法适应运输的要求，操作员应当向客户提出合理化建议，采取更合理的包装方式。再者，有些客户没有提出任何包装要求，但就货物本身而言，要达到运输标准必须进行包装加固的，操作员也应当向客户提出包装建议，并附上包装费用。这里还要强调的一点是：易碎物品的包装。任何一种运输方式都无法保证百分之百的安全，因此在接受客户的包装要求之后，必须明确一点：外包装是否破损应当作为我们最终验收的目的，或者另上保险。4.2.1.1.6付费方式：客户付款的方式。对于一直在合作的客户而言，他们的付款方式都是固定的，不需要另外问询。对于一些不经常合作的客户来说，操作员在接受叫件指令的时候一定要确认好付款的方式。而且，对不经常合作的客户尽量要做到现付。有些客户（包括老客户）都可能会提出对付的要求，关于对付，我们要着重强调一下：凡是有物流公司自己分公司的城市或者说凡是物流公司自己派送的范围内，才可以做对付，否则最好不要进行对付。对于不同的物流公司而言，可能会有不同的规定，但宗旨是一定要保证对付款的安全性。
4.2.1.1.7报价：对于已经合作过的客户来说，我们大都已经确立了一套双方认可的报价体系。但对于很多合作较少或者新合作的客户而言（尤其是小散户），往往需要操作员当时给予报价。那么操作员应该如何报价呢？其实掌握了上面我们所诉述的叫件因素也就基本可以确定报价了。
1）时效要求：时效是确定运输方式的最基本要素；2）货物性质、包装要求：也是确定运输方式的必要要素；3）运输方式：是决定报价的决定性因素；4）承运方式：是决定报价的辅助性因素；
5）付费方式：也可以对报价产生影响，尤其是对付的时候；
6）托运单位：在确定了运输方式之后，就可以选定该运输线路的托运单位；7）派送单位：选择适合派送货物的派送单位
8）综合考虑：托运单位的报价只是单纯的运输成本，因此参考辅助性因素的承运方式，门到门就需要考虑到提货费用和派送费用，考虑到派送费用就需要确认运送目的地的派送单位，确定了派送单位自然就知道了派送费用，那么运输成本加提货成本，再加派送成本，就可以得出综合成本。门到站就需要考虑运输成本和提货成本，相加就得出了综合成本。站到站就只需考虑运输成本，运输成本就是综合成本。站到门要考虑运输成本和派送成本，相加就得出了综合成本。然后用综合成本乘上我们的预定利润系数（假设设定的利润系数为35%），就可以得出报价。举个例子：
有一客户要发2件15公斤的货（资料）到广州，要求2天送到，货款到付。我们试着来确定一下报价。1)时效要求：2天
2)货物性质：资料；包装要求：无3)运输方式：航空4)承运方式：门到门
5)付费方式：到付（货到付款）
6)托运单位：选择A单位，其到广州单价是2.2元/公斤，最低收费60元/票。7)派送单位：物流公司自己分公司，派送成本提货燃油费15元，派送燃油费15元8)综合考虑：提货加发货燃油费30元，运输费用60元，机场提货费15*0.4=6元，派送成本30元，总计成本为30+60+6+30=126元。那么我们的成本单价就是126/15=8.4元。然后乘上我们的利润系数8.4*(1+0.35)=11.34元。那么这个价格能够报给客户吗？我们看到上面我们的托运单位A单位的报价里面：单价是2.2元/公斤，最低收费是60元。如果A单位按照单价收取我们的费用就是2.2*15=33元。但显然他们收取我们的是60元。这个60元是最低收费。因此在考虑报价的时候，最低收费是必须要考虑的因素。我们刚才得出的单价是11元/公斤，远远高出实际的航空运输报价2.2元/公斤，也大大高于航空公司的对外报价7.6元/公斤，所以客户是不可能接受的。但，我们的成本确确实实是8.4元/公斤，按照航空公司的对外统一报价我们也是赔钱的，我们还有做的必要吗？回答当然是有必要。既然航空公司可以设立最低收费，我们当然也可以设定最低收费，通常我们规定的航空最低收费标准是180元/票（门到门）。那么在最低收费保障的情况下，我们就可以合理的进行单价报价了。单价报价其实是按照这样的原则来报的：（提货单价+运输单价+派送单价）*(1+利润系数)。提货单价和派送单价虽然各个公司标准都不太一样，正常来讲都在1元左右，那么单价报价就是：（1+2.2+1）*1.35=5.67元/公斤。这个价钱就比较合理了。不过还不是太合理，为什么呢？因为我们的提货单价和派送单价都会随着货量的增加而减少，比如我们提50公斤的货和提500公斤的货，就成本而言，都是燃油费的成本，因此可以视为相同的，那么我们用了30元的燃油费，50公斤的时候提货单价就是30/50=0.6元；500公斤的时候就是30/500=0.06元。派送单价亦然。那么500公斤的时候我们的单价报价就变成了：（0.06+2.2+0.06）*1.35=3.1元。因此，合理的报价应该是按照货量等级来报的。当然，有些客户为了结算方便，往往要求我们报一个统一价格，那么我们就采用加权平均值来进行处理。像上面的情况，这个客户发50公斤以下货物的概率30%，发500公斤以上的概率是20%，50-500公斤的概率是50%。那么我们就先来算算这几个区域的代表价格：50公斤=(0.6+2.2+0.6)*1.35=4.6元；250公斤=（0.12+2.2+0.12）*1.35=3.3元；500公斤=3.1元。那么我们进行加权平均后得出的报价是：4.6*0.3+3.3*0.5+3.1*0.2=3.7元。在考虑到我们的一些不确定因素，我们报出4元/公斤的单价就比较合理了。当然，还要付加上最低收费180元/票。
我们这里得到的报价还仅仅是运输费用报价，在运输环节当中还有很多其他的报价存在。比如我们上面提到的在加急和定时运输时，我们就要考虑进去加急和定时产生的额外费用，通常我们收取的加急费是在正常运费的基础上增加150%。比如运费单价是5元/公斤，那么加急费用就是5*（1+1.5）=12.5元/公斤。
此外，如果客户有包装要求，还要收取一定的包装加固费。包装加固费用主要是考虑包装物成本和人工成本。通常比较流行的报价方案是：纸箱包装（包含泡沫）是200元/立方；木制包装是500元/立方。比如：我们用纸箱进行包装后的货物体积是2.4立方，那么包装费用就是200*2.4=480元。同样的货物如果是用木制包装，那么包装费用就是500*2.4=1200元。
另外还有几种比较常用的报价，比如：保费，代收款手续费，对付款手续费等。保费：是按照物流公司和客户约定的保险费率（通常是0.5%，0.3%等，没有定数）乘上客户的投保金额。比如投保金额是16000元，保费就是16000*0.5%=80元。代收款手续费：是按照物流公司和客户约定的手续费率（通常是0.1%等，没有定数）乘上客户的代收款金额。比如代收款金额是16000元，代收款手续费就是16000*0.1%=16元。
对付款手续费：是按照我们和客户约定的手续费率（通常是0.5%等，没有定数）乘上客户的运费总金额。比如运费总金额是1600元，对付款手续费就是1600*0.5%=80元。之所以收取对付款手续费，主要是因为对付款存在不安全性。
除了这次主要因素决定了价格之外，还有一些客观因素也会决定价格。最典型的就是客户的重要程度指标。重要的客户可以适当给以优惠。
4.2.1.3下达操作指令。我们在上面谈到了操作的岗位定义，因此，我们知道操作员在整个操作过程中是处于核心地位的人，他需要指挥运作环节中涉及的各个部门。我们将操作员对运作环节中各个部门的下达的操作命令称之为操作指令。
操作员从获取叫件信息到分析叫件信息，已经形成了一套如何处理当前货物的操作方案，如何下达指令要求各相关部门人员去执行这套操作方案，对于操作员来说也是一种必备的知识。在这里，我们通过两种方式来讨论一下指令的下达。◆手工操作◆系统操作①手工操作：在没有系统或者有系统但没有系统指令功能的情况下，使用手工操作进行操作指令的下达。需要注意的一点是，无论是手工操作还是下面我们将提到的系统操作，它们的指令流程都是共通的，不能因为手工操作就可以偷工减料，任意删减流程中的环节。
指令流程我们会在下面的章节中向大家讲述，这里着重提一下下达指令当中的注意事项。
如果大家细心的话可以发现，在我们的操作岗位说明中没有提到车辆调度部门。这是因为，车辆调度部门除了为操作部门提供服务之外还要给其他部门（诸如人事、财务等行政部门）提供车辆服务，因此，我们将车辆调度作为一个独立于操作部门之外的独立部门。因此作为用车大户的操作部门，作为操作部门的指挥人员，操作员必须同车辆调度部门的负责人保持良好而持久的沟通。当然，在很多中小物流企业里，因为车辆较少，没有设立单独的车辆调度部门，而是由操作员兼任的也比较常见。作为身兼两职的操作员必须分清这两个岗位的各自职责，在进行车辆调度的时候必须全面权衡各部门的车辆使用调配。在提供用车需求时，一定要做到合理分配任务内容。举个简单的例子：某物流公司接到一客户A的叫件请求，同时又接到客户B的叫件请求，再加上需要到北京站进行铁路货物托运，共计三个任务。在前面章节中我们讲过操作员应该掌握的知识，在这里就要充分用到，客户A和客户B的地理位置是一条线路，其中客户A需要进行现场包装，客户B货量大，需要箱车，因此，在通知车辆调度的时候可以将这两个任务放到一起，请求一辆厢式货车去执行。那么为什么不把到北京站发货也列入这里面一次执行呢？首先我们知道北京站的线路和客户A、B的线路是不同的，其次厢式货车去北京站受限制，再者客户A和客户B都有提货时间限制，还需要处理时间。基于这三个方面因素，去北京站发货只能另外请求一辆金杯车完成。
在下达指令时要根据任务难易度选择合适的人选和合适的人数执行。这就要求操作员必须明晰叫件信息，同时还要明晰各个岗位人员的各种能力。同时，由于在工作当中人与人的交往有深浅，操作员和下属之间肯定会有交情深的和交情浅的，但是在安排工作当中一定要做到不偏不倚，这样才能够平衡每个人的心态，提高执行指令的效率和效果。
做好指令备忘录。在一天当中操作员会不断发出不同的指令，而每一种指令的完成状态如何，单凭大脑记忆是很困难的事情，因此，操作员应该养成一个做好指令备忘录的习惯。每下达一个指令，就要记录下来，然后在确认该指令已经得到执行，并有了执行结果之后，标记已完成，就可以清楚的知道自己指令的执行情况。在我们后面将讲述的系统操作里面，系统会帮助操作控制，因此，这里所说的指令备忘录主要应用在手工操作或者系统无法提供指令备忘的情况下。
严格使用交接单据。在实际运作当中，我们很多操作员在下达指令时只用口头，或者指令单是随手写的纸条，说的内容和写的内容往往还模棱两可，这样给执行人造成很大的执行难度，甚至会出现误执行。举个例子：曾经有过这样的事情，某操作员给取货组下达了一个指令：到某货场提西安来货，共5件。取货组人员拿到指令出发提货去了，可是却提不出货来，答曰：无此票货。取货组人员于是打电话给操作员，无此票货。操作员再次联系西安方面发货方，得到的答案还是某货场。于是操作员责令取货组人员找该货场人员进一步核实，结果还是没有。就在大家以为货物丢失的时候，货场一员工说：你们确定是到这里来提吗？我们可是有好几个分公司的，于是打电话确认其他几个分公司，果然是货物在其中另一个公司那里。经过这么反复，该取货组本来需要完成3个任务，其余两个任务就无法再完成了。在这个例子当中，我们发现操作员在接受西安方面委托提货时没有认真询问提货具体地址，只问了提货公司名称和电话，没有交接单据；操作员给取货组虽然下达了指令，但作为交接单据的指令单内容简单而模糊，也没有起到交接单据的作用。我们试想一下，如果操作员从西安方面获取交接单据，在审核单据时就可以确认提货地址，而且在下达指令时能够写明关于当次提货的必需信息，取货组人员就可以轻松完成指令任务，节省时间并提高了效率。
②系统操作。开发物流管理系统的目的就是为了能够帮助操作员进行合理有效地操作安排。它有别于手工操作的主要体现是：运作流程和指令流程的程式化。在这里，我们不对系统操作进行详细论述，在后面的章节中我们会结合每一个操作流程来进行讲解。
4.2.1.2监督执行结果。上面我们讲到了操作员如何下达指令，那么下达的指令是否被执行，执行的结果又如何？这就要求操作员在下达指令之后一定要监督执行结果。上面我们提到下达指令会有两种情况，一种是手工操作，一种是系统操作。下面我们就分别讨论一下这两种指令的监督执行。
①手工操作。在上面章节中我们讨论了这种方式下达指令存在很多必须注意的问题，而且手工下达指令也是目前物流行业比较普遍的方式，因此，在这里我们需要着重讲一下手工作操作应当如何进行监督执行。
我们上面说过，下达指令要避免使用口头指令，而且指令单一定要填写详细，那么最有效的监督执行就是在执行人执行完指令内容之后回收指令。可能有人会感到奇怪，有什么必要回收指令呢？这样做的目的有三个：其一，让执行人养成保留指令的习惯，可以随时提醒他们还有哪些指令内容没有执行；其二，可以让自己在事后检查自己的指令有无错误，有无可改进或者提高的地方；其三，也是最直接的作用，作为考核执行人执行情况的参照。在这里，我们试着列举一些常用指令及其执行结果的参照关系：指令内容执行结果去客户处取货
返回有客户签字的运单或出库清单（客户）去客户处送货
返回收件人签字的运单或出库清单（物流公司）去托运单位发货
返回托运单位的托运单据和相关财务票据去托运单位提货
返回相关财务单据及仓库入库人员的交接签字指令单取货入库
返回有交货人和入库人双方签字的入库单取货出库
返回有出库人和提货人双方签字的出库单中转入库
返回有交货人和入库人双方签字的入库单，并返回有入库人签字的清单明细（托运件拆分明细）派送出库
返回有出库人和提货人双方签字的出库单，并返回客户签字的运单签收联或派送出库单
运单件包装单
返回单件所包内容及体积、重量、包装人等的包装记录单合票件包装单
返回合票后的体积、重量包装人等的包装记录单（没有进行合并包装的时候，返回数据不变）托运件包装单
返回合并包装后的单件体积、重量、包装人等的记录单
监督指令的执行情况，除了上述从反馈信息着手之外，还要对不同岗位的人进行阶梯信息反馈，以期达到真正的监督效果。所谓阶梯信息反馈是指，在一个指令中所包含的执行链中，下一级执行方对上一级执行方的信息反馈。正常情况下，下一级执行方为了保证自己执行的顺利，都会对上一级进行监督，以确保自己接手时的完整性，否则就得自担责任。举个简单的例子：包装组人员包装完货物交给出库组人员时，出库组人员肯定要进行检查，确定没有破损或异常才会接手货物，而同样提货人员在提货时，也必然会仔细检查出库组人员交付的货物是否包装完好，有无异常，以免自己承担责任。因此，抛却个人因素，通过这种阶梯信息反馈，可以更确切的了解各个执行部门的执行情况。
实行自我监督。上面我们强调过，操作员应当养成一个做指令备忘录的习惯，以便于提醒自己哪些指令执行完了，哪些指令没有执行完；哪些指令执行的让人满意，哪些指令没有执行好还需要进一步改善，等等。。。但，备忘录是给操作员自己记的和看的，如果自己不给自己实行自我监督，那么备忘录也就失去了效用，会出现搞错了指令的执行，或者发现指令执行漏洞而忘了改善等等。这是操作员实行自我监督的一个方面。另一方面，由于操作指令的下达和监督都是操作员一手进行的，那么好的操作员就可以在监督下属人员执行时顺便可以监督自己所下指令的正确性或者是否最优化。并通过执行结果来进行今后的改善。
②系统操作。同手工操作监督有别的是，系统操作监督省却了各种指令单的回收，系统会在各个岗位执行完成之后自动反馈执行结果。因此，系统操作监督需要进行的是要确保各个岗位执行完成后的录入工作。我们会在此后的系统流程讲述中再作介绍。当然，系统操作监督中也离不开手工操作监督的一些方法：比如自我监督。
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