秘书处第一个月总结大会
秘书处第一个月总结大会
开场白一、发通知
1、给不认识的人发通知，首先要交代自己的身份（旅游学院秘书
处干事），如果是正式的通知，落款写：旅游学院团总支学生会或旅游学院办公室。
2、通知内容尽量简洁。但该有的内容要有。
3、怎样才算完成了发通知这个任务？问：泳敏，陈驹，张颖。要确定每个人都收到通知，如果他一直没有回复，可以发多次通知给他。如果这个通知比较紧急，要打电话确认没有回复你的那个人是否收到通知。要确定每个人都通知到位，这样才算完成了发通知这个任务。
4、发通知要注意时间。中午12：45，晚上11：00过后不要发通
知，要不然会打扰别人休息。（扰人清梦啊）二、申请
1、一教的课室是申请的，二教的是霸的，实验楼的课室晚上是到校学生会申请
的。
申请完课室，要在使用课室前到课室在白板的角落上写上备注。格式如下：旅游学院于今天下午3：30--5：30借用此教室开秘书处第一次工作会议。如有不便敬请原谅。旅游学院201*/11/3
2、补充：申请借用电源、申请男生进女生宿舍或女生进男生宿舍的批条。
申请书（申请借用电源）
尊敬的保卫办：
旅游学院定于__月__日~~__日在中心花园举行第一届旅游形象大使决赛，故须申请借3号楼的电源。望校区领导批准。望校区领导批准。申请单位：旅游与环境学院申请单位负责人：批准单位负责人：
申请书（批条）
尊敬的保卫办：
旅游学院定于__月__日~~__日在_________号宿舍楼进行旅游形象大使比赛的扫楼宣传，故须申请11个同学进入4、6号楼的学生宿舍。望校区领导批准。申请单位：旅游与环境学院申请单位负责人：批准单位负责人：
3、团工委可借物资
1）音响设备：音箱2个、无线麦克风3个、有线麦克风2个、
咪架1个、小咪架2个、大声公1个
2）胶凳1000张、红色折凳30张、长桌子20张、
舞台红地毯2块、3）司仪台1个
4）抢答器1套（10个）5）三轮车2辆
6）活动中心蓝色棉凳126张，桌子5张7）会议座位牌10个＊注：没有嘉宾台红布跟假花4、由于近期一教长廊活动板摆放比较混乱，阻碍过道进而影响同学正常通行。校学生会已
发通知，要求各学院严格根据《校学生会办公室申请流程及相关表格》里的相关规定申请、使用活动板。若有发现违规现象，将按照《黑名单制度》的相关规定予以警告或列入黑名单处理。
现在我要特别强调申请和使用活动板程序。
申请：①大组织最多3块，学院最多2块的原则。
②A、活动板的申请一般需要先留言，最多可提前一周在“活动板留言本”上留言，最长使用时间为一周。为了确保活动正常进行，特别是大型活动，例如下个学期的旅游文化节需要申请活动板，就要可提前一周去留言。在我们学校有很多活动，申请活动板最好都是提前一周去留言。这个可以转达给你们跟进部门的部长。
B、校学生会办公室的同学会根据“活动板留言本”上的留言，按照“先到先得，
兼顾公平”的原则，进行安排。最后会在当晚以电话的形式通知申请人到办公室办理申请手续。
C、申请人须在接到通知的两天内到办公室办理申请手续，并交100元押金，误
期将当作自动弃权处理。未办理完手续就用板，一经发现严重警告，情况严重的记入“黑名单”
D、每板最多一个星期，没有续借手续。使用完如果还需使用，写申请书经由团
工委张老师批准。
E、借用的活动板只能放置在一教二教，一饭二饭三饭，另外一教的摆放有特别规定。
使用时：A用板期间要保证板无损坏
B宣传板借出两日后要见其海报，否则活动板会被收回。C归还时须自行撕掉自己的海报。
D不能出现连扳现象，即两块板贴一张海报。E还板的时候要联系办公室负责人，在一教长廊当面检查活动板的摆放情况以及是否完好，才能拿回押金。
5、黑名单制度
活动板：
1．不按照活动板使用说明的内容做的，一经发现，视其情节轻重给予警告或列入黑名单2．私自换板、撕毁板号、逾期不还板、不把板搬回一教长廊并排列好的，发现后给予警告，
被办公室同事发现却屡劝不改的，直接拉入黑名单
3．校学生会不论申请的人是谁，只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单
教室：
1．一般不得使用双面胶，透明胶，使用前要确保用完后能清理干净，不留痕迹。白板不得
用油性笔写字，只能用白板笔写，如果可以的话，每个小秘都自备一支白板笔，方便霸课室。白板写完后要擦干净，活动后要清理干净课室，桌椅要摆放整齐。一旦发现不合要求，该单位将被列入“黑名单”
2．私自换教室，破坏教室设施的发现后给予警告，被办公室同时发现却屡劝不改的，直接
列入黑名单。3．不论申请的人是谁，我们只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单桌椅：
1．不按照仓库&404桌椅使用说明的内容做的，一经发现，视其情节轻重给予警告或列入
黑名单2．破坏仓库或404桌椅、逾期不归还桌椅的，发现后给予警告，被办公室同事发现却屡劝
不改的，直接拉入黑名单3．校学生会不论申请的人是谁，只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单惩罚措施：活动板：被警告三次之后列入黑名单，被列入黑名单的学院或组织扣除当接下来一个月的活动板一块，第二次进入黑名单的,扣除接下来一个月两块活动板，以此类推。教室：被列入黑名单的学院或组织一个月内只能申请前半段即7点到9点的教室仓库桌椅：被列入黑名单的组织或学院一个月内不得申请桌椅
三、工作汇报
要及时、主动汇报工作进度。
四、多部门多职务间协调（在各个部门里面，都要表现自己。也要
学会合作。发表自己意见，也要聆听别人的意见。）五、在办公室值班
1、要有礼貌，见到老师、师兄师姐要热情大方地问好。你们代表的是旅游学院的形象。
2、要主动学习。有什么不懂可以问。但是自己先思考，真的不
知道怎样解决再问。
六、每个小秘说这个月自己的主要工作，和大家分享交流工作经验。（问维聪，怎样申请视频讲座的课室，在申请的过程中遇到了什么问题，最后是怎样解决的。）
扩展阅读：学生会秘书处工作总结
秘书处第一学期几点工作总结
此学期，为各个年级开学的第一学期，是为各种工作打基础的阶段，本学期内院学生会完成了：迎新工作，招干工作，以及一系列学院活动的工作，以下为秘书处的几点工作总结：一．第一阶段的迎新工作，由于院学生会此次负责校内引领工作，需要人手较多，此阶段，
秘书处的主要工作是协助主席团进行人员的调配安排以及作为机动小组。此期间能较好的完成下达的任务，时刻坚持在岗位上，但也有存在几点不足：1.缺乏对整个迎新流程的熟悉程度。2.在人员调配上，由于后期工作量激增，到校新生人流增多，导致排班人员安拍出现一点混乱。
二．第二阶段的招新工作，为期一个月的招干工作，极大的考验了院学生全体同仁的毅力，
此期间，秘书处的主要工作是负责摊位报名表的收集以及分类，面试课室的前期准备工作以及上宿舍的人员安排，基本流程有条不紊。三．第三阶段是一系列的活动工作，秘书处在工作中主要负责：前期的物资申请，会场布置，
购买物资，请假证明等，以及日常工作中的值班，会议记录的。在此阶段秘书处建立健全了一整套的《广东工业大学华立学院学生会干部考核条例》《广东工业大学华立学院学生会干事考核细则》《广东工业大学华立学院学生会干部干事承诺书》考核制度，通过《广东工业大学华立学院学生会干部档案表》为在任的全体主席部长建立了资料库，以备下届查询备份。秘书处的各项工作在此阶段基本进入正轨，干事的专业化技能也逐渐提高，但由于是第一学期，干事的培训处于起步阶段，秘书处的整体工作技能仍然有待提高。
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