财务费用报销管理制度
费用报销管理制度
一、目的
为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，结合公司的具体情况，特制订本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工。
三、主要费用项目的标准和规定
（一）市区交通费
市区交通费：指因公离开办公地址所在的县、市区域内所发生的交通费用。1、一般情况下，限乘公交或地铁。
2、报销的士费，必须是特殊的事由（即乘坐公交或地铁无法满足工作需要的情况下，才允许报销的士费）
3、要凭正规发票(公交车票、出租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。（二）差旅费
差旅费：指因公离开办公所在地，到其他城市处理公务所发生的各项费用（包括所乘坐的交通工具费用、在外地旅馆的费用以及出差期间的伙食补助等）1、出差前必须填写《出差申请单》，经批准后方可出差；部门第一负责人以下人员由部门负责人批准，部门负责人以上人员由其直接领导批准。2、报销差旅费时必须提供经批准的《出差申请单》。
3、出差返回后必须及时填报《出差结果报告》,并附在出差报销单后给核准人及财务审核。
4、因公出差可以在费用标准内一人住一个房间。相同性别两人同时出差到同一地点时，住宿费用只能按照其中较高标准的一个报销，不能以两人标准累加。5、出差期间发生招待费的，当餐不能报补贴。会议期间含食宿的，不能报当餐补贴及食宿费用。
注：A、A级城市：（北京，上海，天津，深圳，厦门、杭州及各省会）城市市区。
B、B级城市：A级城市以外的地区。
●交通工具：飞机须总经理批准；正常出勤工具：动车，火车●住宿标准：A级城市300元/天，B类城市200元/天●伙食补助标准：早餐10，中餐20，晚餐20元（三）业务招待费
业务招待费：指因公需招待应酬客人所产生的费用
1、各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得公司同意，否则不予报销。（招待前，需填写《业务招待单》，经批准后方可招待，外地招待的可先电话请示，后补手续。）
2、报销业务招待费时，须提供经批准的《业务招待单》3、1000元以下由部门负责人批准，1000以上还需总经理批准。（四）员工借款
1、员工个人向公司借款，应向总经理请示，经同意后办理借款手续，财务在次月发放工资时就将借款扣回。（填写借款单，）
2、出差借款：员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由总经理指
示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。（五）办公费：购书、印名片、购买的办公用品（如：传真机、打印机、墨盒、复印纸等）、公司分支机构登记注册费、刻章费、复印费、邮寄费、办公室租赁费用及办公场地的物业管理水电费等，印刷宣传彩页（大额的，需要附上合同）（六）车杂费：车辆使用的汽油费用、车辆维修费、租车费用、车辆过路过桥费、停车费、车辆年审及驾驶员证件审查等费用
四、报销过程的要求和规定
（一）取得的原始票据
1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹，除伙食费（购菜、米、面）以外的原始单据必须加盖有销售方的章。2、发票抬头必须填写公司全称：莆田市城厢区乐图风尚家具设计工作室
（二）报销单填写规定
1、填写报销单时规定用黑色水笔或钢笔填写，报销单要求字迹端正正确、用途明确、时间清楚、大小写金额准确规范、所有内容不得涂改；
2、报销单封面原则上不允许更改，如需改，请在错误的文字或数字上划一红线，再用黑笔在旁边写上正确的文字或数字，另外再签上更改人的姓名；
3、市内交通费、伙食费、业务招待费等费用的报销都填写《费用报销单》；差旅费的报销填写《旅差费报销单》；
4、费用项目名称、金额要与附件发票的内容一致；（三）报销流程
1、将付款凭单传递给财务会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。
2、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。
3、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。
4、特殊事件急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。（四）报销时间规定
为了便于财务部集中时间月末结帐，各员工发生的费用必须在发生费用一个月内报销，报销时间为每月28日之前。
说明：1、对虚报多报费用的，经查实后，公司除追回责任人虚报多报的费用外，另处虚报多报金额3倍以上（含3倍）5倍以下（含5倍）的罚款并通报批评，情节严重的将给予辞退、开除等处分，触犯法律的将追究其法律责任。
2、在报销单上签字的证明人、审核人、批准人等，若因不负责任，给作弊者以可乘之机，导致公司财产损失的，应承担相应的经济责任，即对其处以被多报虚报同等金额的罚款，同时给予通报批评或辞退、开除等处分。
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公司各项管理制度及财务报销制度
一、差旅费管理及报销条例
1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人
签署意见、分管领导批准后方可出差。
2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，总经理审批后方可借款。
3、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用包干标准规定，经总经理审批后方可报销差旅费。
4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导或总经理签署意见后方可报销。
5、出差人员回公司必须于一星期内向财务提交经相关领导审批后的有效报销单据，如个人原因延误、超过一星期报销差旅费用的，每一天按30元罚款。财务每月24、25日为付款日，如超过当月25日未能向财务提交相关有效单据的，财务将在次月25日再进行报销付款。
6、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。
费用标准
总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“实报实销，超支不补”。
A.公司总经理(包括随行人员)因公外出，实行实报实销。副总以上级别才可乘坐飞机并得到总经理同意，任何人不得乘坐飞机头等舱和轮船头等舱。
B.其他人员受公司指派因公外出，按出差不同区域实行不同的补助标准：（1）住宿标准（金额单位：元。下同）：
地区/人员总经理副总经理其余人员201*80201*80特区直辖市省会城市实报实销18016015010012080省辖市县级市及以下（2）伙食补助费：
地区/人员总经理副总经理其余人员
60605040特区直辖市省会城市实报实销504040304030省辖市县级市及以下（3）市内交通费：
地区/人员总经理副总经理其余人员101088特区直辖市省会城市实报实销555533省辖市县级市及以下（4）交通工具标准：
工具/人员总经理副总经理其余人员
飞机普通舱预申请火车软卧软座硬卧硬座硬卧硬座轮船二等舱三等舱三等舱长途汽车实报可乘可乘出租车实报实报预申请备注：不需要住宿，并在外停留6小时以上者，每人每天补助20元，不带车者可报销往返公共汽车票。
报销办法
（一）住宿费报销办法
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。
4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。（二）伙食补助费报销办法
中午12时前离开本市按全天补助；中午14时后离开本市按半天补助；中午14时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。（三）交通费报销办法
1、订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。
2、对于自带车辆人员，交通补助费不予报销。（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。3、驾驶员外出油料费实报实销（不再报销其他交通费油），行车途中的违章罚款一律不准报销。4、出差人员原则上不得乘左出租车，但下列情况除外：（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；（4）陪同重要客人外出的；
（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的（四）其他
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。（五）、补充规定
1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。2、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。
3、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。
二、外聘人员探亲假管理条例
a、需休假者，需提前二十天提交申请，经主管同意，并安排时间，再报总经理批准，方可回家探亲。
b、探亲假标准三次/年，每次不得超过15天（从休息之日起至到厂报到日止），超规定时间按天数计算扣双倍工资，探亲假当月不在享受正常工休。
c、探亲假每年不足三次按两次计算，第三次探亲假因工作原因不能满足的，年底一次性补发201*元加班补助。
d、探亲假期间工资按工资总额的每天70%计发。
e、探亲人员回公司必须于一星期内向财务提交经相关领导审批后的有效报销单据，如个人原因延误、超过一星期报销探亲费用的，每一天按30元罚款。财务每月24、25日为付款日，如超过当月25日未能向财务提交相关有效单据的，财务将在次月25日再进行报销付款。
交通费报销办法
1、探亲人员来往交通费一律按火车票（硬卧、硬座）、公共汽车票报销。
2、探亲途中的市内交通费，可按起止站的直线公共电车、汽车、轮渡费凭据报销，但乘坐市内出租车辆的开支，应由职工自理，不予报销。
3、职工探亲不得报销飞机票，因故必须乘坐飞机的，可按火车票（硬卧、硬座）、公交车、船票价报销，多支部分由职工自理。
三、采购人员管理条例
（一）采购流程图
流程接收请购单采购申请作业要求1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单1、接收已核准并审批的请购单1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供记录表单请购单责任单位/人需求部门请购单询价记录表采购员采购员询价比价议价应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价，2、询价伍佰元以上的物资需上报总样品提供确认经理说明情况。1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为申请单采购员供应商选择原则1、依优质低价原则进行选择询价记录表1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同需求部门/企管部/采购员采购员签订采购合同进度跟催1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生验收入库采购合同采购员异常及时处理1、库管员按采购需求进行验收（核对数量与质量），库管员入库单/需求部门送货单发票支付凭证库管员采购员财务对帐/整理付款资料办理入库手续，并开出入库单。1、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，财务审核，总经理审批，最后到财务部办理付款结算。(二)采购报销制度
a、为满足采购人员工作需要，采购员可提前向财务申请一定金额的借款，填写“借款单”，并注明借款日期与还款日期（最长还款期不得超过一个月），由财务负责人与总经理审批后方可付款。b、需要再次借款时，必须结清之前所有借款款项。未结清前欠款项无论任何原因，财务不予再次借款。如有延误采购工作由采购人员自行承担。
c、报销采购的费用，非总经理签字同意的支出，必须向财务提交有效货物发票和运输发票等。收据及手工书写证明不能作为报销凭证。报销单据上必须有采购人员的采购签名、财务负责人的审核签名、总经理的审批签名方可报销。
d、超过千元以上金额的采购，除财务和银行休息日，采购人员应首先考虑承兑、支票或网银付款。减少现金往来。
四、公司其他费用报销制度
1、话费：财务每月25日统一报销付款。
中层以上干部、采购、销售员、客服人员方可报销话费，话费余额不得超过100元。2、招待费：财务每月25日统一报销付款。特殊情况需要借款的经总经理批准，向财务填写“借
款单”，并说明借款用途、还款期限（不得超过一周），由总经理签字后方可借款。业务招待人员应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可参与可不参与，不参与”，“可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。业务招待费的使用严格执行分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。
备注：以上报销事项，报销单据必须是填写无误的有效发票发票（其他票据除总经理签字同意），报销单据上一律由经手人签字，财务负责人审核，（发现虚假发票与实际付款金额不符的，一律没收报销单，严重者张榜公示），总经理签字方可进行报销手续，并于付款。
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