因公出国(赴港澳)管理办法
因公出国（赴港澳）管理办法
第一条为实现对集团公司人员因公出国（赴港澳）的集中管理，根据国家有关因公出国（赴港澳）的政策规定及公司的实际情况，制定本法。
第二条本办法适用于集团公司总部及下属分公司（中心）、全资、控股单位。
第三条集团公司对员工因公出国（赴港澳）实行统一管理，分级把关，集中办理。
第四条员工为完成项目考察、参加会议、签订协议、执行合同等工作需要出国（赴港澳）时，应将相关的任务、国别、路线、停留时间等事项事先予以明确。需组团出国（赴港澳）时，一般应将人数控制在五人以内。
第五条出国（赴港澳）人员应按以下程序办理相关手续。
集团公司总部以外的下属单位员工出国（赴港澳）时，应先由其所属工作部门填写书面申请，报所在单位法人代表审查后，交集团公司人力资源部审核，最后呈报集团公司总经理批准。
集团公司总部工作人员及下属单位总经理、副总经理因公出国（赴港澳）时，直接向集团公司人力资源部申请后报总经理批准。
第六条员工出国（赴港澳）申请经集团公司总经理批准后，应填写“出国（赴港澳）人员审查表”和“出国（赴港澳）人员审批表”，以上两表连同“出国（赴港澳）人员审查批件”在完成公司内部的审批手续后，出国人员的上报中国航天科工集团公司进行审批，赴港澳人员的上报深圳市政府外事部门进行审批。
组团出国（赴港澳）时，应以出访团为单位，按以上程序统一申请办理。第七条员工因私出国（赴港澳），公司原则上不设审查制度，也不负责相关手续的办理，但以下人员因私出国（赴港澳）应当向集团公司人力资源部及集团公司总经理申请报批：（一）集团公司经理层以上领导；
（二）集团公司各下属单位经理层以上领导；（三）各单位财务主管及出纳人员。第八条根据外事部门的相关规定，且因赴不同国家及港澳地区的签证时间长短不同，所以组团出国（赴港澳）时，应提前预定行程。
第九条出国（赴港澳）人员应提交以下证件材料：
（一）身份证原件及复印件，无深圳市户口的员工还需提供暂住证原件及复印件，且暂住深圳达半年以上；
（二）官方承认的邀请函；
（三）社会保险单，暂住人员需暂住深圳达半年以上；（四）二彩色照片五张。
第十条出国（赴港澳）人员要求政治思想好，业务熟悉，身体健康。以下人员不得担任出国（赴港澳）工作任务：
（一）试用期及实习期未满的；
（二）在政治、经济、外事方面存在问题尚在审查的；（三）受各种处分未满一年的；
（四）与出国（赴港澳）任务关系不大的；
（五）外事部门规定的其它不能办理因公出国（赴港澳）情况。
第十一条因公出国（赴港澳）的涉外具体事宜，由集团公司总经理办公室指派专人负责办理。在办理出国（赴港澳）手续的过程中遇有任何问题，应与总经理办公室协商解决，不得私自到外事部门催办，以免影响正常的工作进程和我公司声誉。
第十二条出国（赴港澳）员工，应按照深圳市政府外事部门的有关规定接受安全教育，参加由国家安全部门组成的学习班，学习有关的外事纪律和政策文件。第十三条员工在境外期间要严守外事纪律，妥善保管护照、通行证、经费等，并注意维护国家尊严和公司的形象与声誉。
第十四条员工在完成出国（赴港澳）任务后，应按照公司的有关制度，写出书面总结，交各级领导审阅。相关人员发现问题时应立刻上报有关部门及领导。
第十五条本办法由集团公司人力资源部和总经理办公室联合负责解释。第十六条本办法自颁布之日起施行。
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切实加强因公出国赴港澳管理工作
因公出国（境）是我国对外开放的重要组成部分，是学习借鉴国外先进技术、管理经验和人类文明成果的重要方式，在促进我省经济社会发展等方面发挥了重要作用。但是，近年来曝光的一些因公出国（境）典型案例，充分反映了一些党政干部以公务活动为名，行公款出国（境）旅游之实，耗费国家大量资财，在国内外造成恶劣影响，严重损害党和政府形象。
近年来，从中央到地方的各级领导，对因公出国（境）管理工作越来越重视，可以说治理公款出国（境）旅游的决心前所未有、力度前所未有、审核审批之严前所未有。因此，这就要求我们大家一定要深刻领会中央和省委、省政府关于加强因公出国（境）管理一系列文件精神，从加强党的执政能力建设和反腐倡廉建设的高度，充分认识加强因公出国（境）管理工作的重要性、必要性和紧迫性，采取切实措施，把因公出国（境）管理工作抓实抓好，抓出成效。
第一、因公出国赴港澳工作任务申报
一、我省因公出国赴港澳工作范围与对象
（一）我省党政机关、人民团体、事业单位、国有控股和参股金融机构，在我省各级工商行政管理部门注册登记的国有企业、股份制企业和其他诚信高、效益好、具有一定规模的外向型企业
（外、港澳台独资企业除外），因本单位对外交往需要派遣团组和人员出国（境）。
（二）经外交部同意，中央各部门、直属机构、人民团体、中央企业以及其他省（区、市）委托我省审批的其在浙机构（企业）人员因公出国（境）。
二、我省各任务审批单位审批范围和对象
根据中央授权或受省政府委托，我省具有因公出国（境）任务审批权的机关和单位共27家：省政府、省外办、省科技厅、省商务厅，杭州、宁波、温州、湖州、嘉兴、绍兴、金华、衢州、舟山、台州、丽水市人民政府，杭州、宁波市外办，浙江省物产集团公司、浙江省国际贸易集团有限公司、巨化集团公司、杭州钢铁集团公司、万向集团公司、宁波慈溪进出口股份有限公司、凯喜雅国际股份有限公司，义乌市人民政府、杭州市萧山区、余杭区人民政府。
（一）省政府负责审批在省人大、省政协担任副省级领导职务和非现职副省级的专家学者，以专家学者身份出国（境）从事与本人专业有关的学术活动；我省党政机关、人民团体、企事业单位中的省管干部因公出国（境）事项。
（二）杭州、宁波市人民政府审批由本市管理的副厅局级人员因公出国（境）事项；杭州、宁波市外办审批由本市管理的县处级及以下人员因公出国（境）。
（三）温州、湖州、嘉兴、绍兴、金华、衢州、舟山、台州、丽水市人民政府审批由本市管理的县处级及以下人员因公出国（境）从事经贸、科技活动的事项（对外承包工程、劳务合作、
对外经援除外）。
（四）义乌市人民政府审批由本市管理的科级及以下人员因公出国、赴港澳从事经贸、科技活动的事项；杭州市萧山区、余杭区人民政府审批由本区管理的处级及以下人员因公出国（境）从事经贸活动的事项。
（五）浙江省物产集团公司、浙江省国际贸易集团有限公司、巨化集团公司、杭州钢铁集团公司、万向集团公司、宁波慈溪进出口股份有限公司、凯喜雅国际股份有限公司在本公司业务范围内，根据人员管理权限自行审批本公司及所属分公司、子公司人员因公出国（境）从事经贸活动的事项。
（六）省科技厅审批本单位、本系统人员因公出国（境）从事科技活动事项，省商务厅审批本单位、本系统人员因公出国（境）从事经贸活动事项。
（七）省外办审批上述（一）至（六）项以外的省管干部以下人员的因公出国（境）事项。
注：1、因公出国（境）团组和人员因故推迟出访，超过批件规定的出国（境）日期3个月以上的，派出单位须重新办理出国（境）任务和人员的审查审批手续。
2、省级领导、省管干部团组出访请示件径送省外办办理。
三、出国（境）前的主要工作
因公出国（境）前的主要工作包括制定出访方案、联系邀请函电、确认公务安排和访问日程、中介机构联系、任务报批、人员审查、团组行前准备、申办证照和签证（签注）等。
（一）制定出国（境）初步方案
制定出国（境）初步方案，主要根据计划管理和量化管理等因公出国（境）有关规定和要求，确定团组主要访问任务、人员组成、访问国家（地区）和在外停留时间、邀请单位等。
1、计划管理
党政机关、参照公务员管理的事业单位组团出访，必须严格执行经批准的本单位年度出国（境）计划，计划外的团组和人员，原则上不办理报批手续。确有必要的计划外团组，组团单位可在计划团组总量不变的前提下进行调整。
大专院校、企业集团因公出国（境）和运动员参加比赛、演员赴国（境）外演出等，不实行计划管理，各单位根据有关规定和实际工作需要派出。
2、量化管理
党政干部因公出国（境），还应符合量化管理规定。省直各部门、人民团体正职（正厅职）原则上每年出国（境）不超过1次，其他省管干部1个任期内出国（境）不超过2次或2年内不超过1次（要求同时具备上述两项条件）；分管外事、外经贸工作的省管干部严格根据工作实际需要安排。除杭州、宁波以外的各市市委书记、人大常委会主任、市长、政协主席，各市副市长，各县（市、区）委书记、县（市、区）长每年出国不超过1次，其他省管干部1个任期内出国（境）不超过2次或2年内不超过1次（要求同时具备上述两项条件）；分管外事、外经贸工作的省管干部严格根据工作实际需要安排。各市市管干部，根据各市制定的量化管理规定执行。
3、主要任务和目的
因公出国（境）应本着务实、高效、精简、节约的原则，切实根据工作需要和双边关系情况，有计划、有步骤地进行.必须有明确公务目的和实质性内容，不得以任何名义进行一般性考察。严禁在换届期间以公务为名、行公费旅游之实的出访和其他照顾性出访。各级领导干部要带头严格遵守党中央、国务院和省委、省政府因公出国（境）的有关规定和其他有关外事规章制度，不组织、不参加各类公款出国（境）旅游活动，不得将因公出国（境）作为福利待遇。
4、团组成员
根据出访团组的任务和性质，草拟一份代表团成员的建议名单。团组结构要合理，出访人员身份要与出访任务相符，一般不执行与本人分管工作无关的任务或本应由下级主管部门或专业人员执行的任务，严禁安排与出访任务无关人员搭车出访。
●出访团组人员应少而精，除大型招商团组外，团组人员总数原则上不超过6人。
●一般应配备翻译。
●严禁拆分组团或组织“团外团”。
●同一地区、同一部门的负责人原则上6个月内不得分别率团出访同一国家（地区），也不得同团出访。
●出访人员一般不得携带配偶、子女同行；直系亲属确有必要同团出访的，须说明特殊理由。
●党政机关干部不得利用职权在企业团组中“搭车”出访，与项目无关人员不得参加企业技术培训。除大型招商活动、签约活动等确有需要随团外，企业人员原则上不得随党政机关团组出
访。
●在“换届”前、工作调动前、退休前等不能搞照顾性出国（境）。
●单位之间跨地区、跨部门长期借调的人员，原则上按行政隶属关系办理；在用人单位工作满6个月以上并有正式借调合同的，在征得借出单位同意后，也可由用人单位办理。党政机关、人民团体、企事业单位招聘的流动人员，须在聘用单位正式工作一年以上（以聘用合同或劳动合同为准）方能派遣因公出国。违反国家有关人才流动政策规定，擅自离职人员，聘用单位不得派遣出国。
5、访问国家（地区）和在外停留时间
应根据国际形势、对外关系和出访需要完成的任务，选择前访国家和地区。避免集中在少数热点国家。
●要根据工作需要尽量压缩在外停留时间，原则上出访1国不超过6天，出访2国不超过10天，出访3国以上不超过12天，离抵境当日计入在外停留时间。
●由友好城市邀请的，必须在友城停留2天以上。●体育比赛、文艺演出、境外承包工程、常驻工作、合作研究、大型招商或展览等重要经贸活动和培训团组，根据工作需要和有关规定严格掌握。
●严禁以各种名义前往未报批国家（地区），包括未报批的“申根国家”和互免签证国家。
●出席国际会议或确有特殊情况需延长在外停留时间和增加出访国家的，须在请示中说明具体情况。
6、邀请单位
●邀请单位应“业务对口、级别对等”，与出访人的职级身份、出访任务相称，不得降格以求。
●政府或政府部门代表团一般应由前访国相应政府或政府部门邀请，人大、政协代表团一般应由前访国相应议会邀请。
●严禁通过中介机构联系公务活动或出具邀请函。●一般不接受境外企业、组织举办的无实质性的庆典、礼仪等活动的出访邀请。不得接受国内企业资助，也不得接受境外中资企业资助或邀请出访。
注：任务批件下达后，原则上不予更换邀请单位。（二）联系邀请函电
出访方案确定后，要尽快与邀请方联系发邀请函电。通过传真告诉邀请方我代表团名单（包括姓名、性别、出生日期、对外身份）、前访时间、停留期限、访问内容（要与任务申报相符）和访问费用（国际旅费、食宿及人身保险）承担方式等情况，请其早日发出邀请函。
通常，我方可商请邀请方先发一份邀请函传真件，核对邀请方的邀请函中代表团人员名单、性别、出生日期、对外身份、访问时间、停留期限、访问目的和访问费用承担等是否有正确，是否符合往访国的签证要求（可向护照签证部门咨询）。特别要注意查验邀请函的有效性和真伪，避免导致拒签、限制入境和损害因公出国（境）声誉。持用无效或假邀请函申办出国审核、审批的，将追究有关单位的责任并予以相应处分。核对无误后，请邀请方快递邮寄原件。
申报任务时提供的邀请函必须与申办签证时的邀请函一致。如遇人员变更、推迟出访或变更出访内容，需及时与邀请方联系，重新发邀请函电。
（三）确认公务安排和访问日程
确认邀请单位，联系邀请函电的同时，应积极与邀请方落实各项访问公务活动的具体内容、程序及细节问题，结合国际航班的客观因素，确定详细出访日程。在制定和安排出访行程时，应掌握以下原则：
1.线路要求顺畅合理，经济。必要时注明航空公司、机型以及起飞抵达时间。
2.行程安排要主次分明，公务活动内容要丰富、翔实，公务活动时间应占出访总时间的三分之二以上（路途时间算作公务活动时间）。
3、应友好城市邀请前往的，必须在该友好城市安排2天以上公务活动。
4.公务活动应注意避开节假日、周末，便于外方落实安排。双休日以外的时间应主要安排公务活动。
5、日程安排应具体说明每天上、下午活动内容、地点，公务活动要注明接待单位、主要会谈人员和会谈内容；培训团组要注明培训地点、课程内容和授课人员。
6.严格按照任务批件批准的国家（地区）和在外停留时间执行出国（境）任务，不能擅自增加出访国家和地区，不能擅自延长在外时间，严禁擅自访问未经批准的申根国家。
（四）中介机构
1、中介机构管理
因公出国（境）团组可根据实际需要，联系具有符合国家职能部门规定资质的中介服务机构，由中介服务机构安排食、住、行等社会化服务。
严禁通过中介机构联系或出具邀请函以及安排公务活动。国家外专局认定的境外培训中介机构可安排与培训有关的公务活动，不得为非培训团组办理邀请函和安排公务活动。
2、中介机构资质要求
使用中介机构前应掌握其总体情况，所选择的中介机构须具备相应资质和条件，其中包括：具有独立法人资格；在国家行政管理部门登记注册，并获准从事相关业务；有固定办公场所、专职工作人员和完善的机构章程；有一定的经营规模和资金保障；熟悉我国和往访国有关法律和规定，具有接待因公出国（境）团组的能力；有良好的信誉和经营业绩；中介机构应根据国家有关规定合法经营。（五）任务报批
（所有团组纸质文件送达之前，都要进行网上申报）1、省管干部团组
（1）组团单位所属省级有关单位或有关市政府向省政府行文请示，请示件径送省外办办理；
（2）省外办提出审核意见，经省委组织部人员审查同意后，送省有关领导审批；
（3）省领导批准后，由省外办出具省政府任务批件或其他批复文件。
2、省管以下团组
（1）省外办审批的因公出国（境）事项，由省级有关单位、有关市政府或其授权的市外办以表格形式（可在省外办门户网站下载）申报。
（2）其他任务审批单位负责审批的事项，按各自规定的程序报批。列入本地区直报范围的企业，可直接向本地区的任务审批单位申报。
3、双跨团组
凡组织本地区本部门人事隶属关系以外人员参加的团组按双跨团组管理，分为自组省内双跨团组、自组省外双跨团组，参加省外双跨团组、参加省内双跨团组。杭州、宁波市政府和市外办在授权范围内审批本市组织的双跨团组，其他各市政府在授权范围内审批本市隶属人员组成的双跨团组；省商务厅、科技厅在授权范围内审批省内隶属本系统人员参加的双跨团组，其他我省自组双跨团组根据授权范围由省政府或省外办审批。
4、任务申报所需材料（1）基本材料
①请示文件或任务审批表一式3份。
省级领导和省管干部团组需向省政府提出请示，其他人员以任务审批表呈报（任务审批表可在省外办门户网站“网上办事”下载）。请示文件或任务审批表须经单位主要负责人签发，原则上不得签发有本人参加的出访请示件。
基本要素应包括：a.团组名称和团长姓名；
b.访问国家（地区）和途经国家（地区）；c.出访时间及在外停留天数；d.出访详细理由、具体任务和目的；
e.邀请单位名称、邀请函（电）原件是否已经审核；f.出访费用来源；
g.党政机关、事业单位组团，须在请示件中注明该团组是否列入本单位年度计划，出访费用是否列入年度预算。未列入年度计划的团组应说明特殊原因，并声明在本单位年度计划总量内调整。
h.省管干部团组，须在请示中说明省管干部届内出国（境）情况、本年度出国（境）情况或最近一次出国（境）情况。如年内多次出访的，须说明上一年度出国（境）情况和本年度每次出国（境）情况。
省国资委管理的省属企业省管干部参团的，提供省国资委审核意见；县（市、区）委书记、县（市、区）长参团的，应在请示报告中注明上述人员已经市委组织部审核。
②团组名单。包括团组成员姓名、性别、身份证号码或出生年月日、工作单位、职务（职称）及对外身份，并注明翻译人员。
③邀请函（电）复印件及翻译件。邀请函必须有邀请单位名称、地址、电话、传真号码，访问时间和停留天数，落款处有邀请人签名。
④日程安排。说明每天上、下午活动内容、地点；公务活动要注明接待单位，主要会谈人员和会谈内容；培训团组要注明培训地点、课程内容和授课人员。
⑤审批单位认为必须提供的其他材料。（2）特殊类别团组另需提供的材料①双跨团组
自组省内双跨团组需提供双跨参团人员所在省级单位、各市或县（市、区）外办的同意函件。
参加省外双跨团组需在表格中注明组团单位名称和征求意见文号，并提供省外审批单位出具的《征求意见函》和费用清单、日程安排，以及《因公出国、赴港澳任务批件》、《因公出国、赴港澳任务通知书》。
②前往申根国家团组
除参加省外双跨团组外，自组前往比利时、法国、德国、意大利、卢森堡、荷兰、葡萄牙、西班牙、奥地利、希腊、丹麦、冰岛、挪威、瑞典、爱沙尼亚、捷克、匈牙利、拉脱维亚、立陶宛、马耳他、波兰、斯洛伐克、芬兰、斯洛文尼亚、瑞士25个申根国家的团组，须提供在该国访问期间的旅馆订单。
③培训团组
我省自组培训团组或参加中央有关单位组织的培训团组，须提供国家外国专家局出具的任务批件或审核件。其中属国家外国专家局资助的团组，提供国家外专局出具的任务批件；其他团组提供国家外国专家局出具的审核件。
④文化交流团组
我省组织的文化交流团组，须提供文化部或省政府、省文化厅出具的文化交流项目立项批复。
⑤参展团组
我省组织参加国外展览或随中央有关单位组团赴国外参展，提供商务部或中国贸促会出具的批文。赴港澳地区招商办展、参展等活动，商务部不再审批。
5、其他有关规定和要求（1）计划管理
党政机关、事业单位团组必须纳入计划管理。计划外的团组和人员，原则上不办理报批手续。确有必要的计划外团组，组团单位可在计划团组总量不变的前提下进行调整。
各地各部门今年开始，于每年10月底前向省外办报送省管干部下一年度出国（境）计划和党组成员名单，报备省管干部以下人员计划出国（境）总量；12月上旬报及本年度计划执行情况。
①省管干部出国（境）计划应包括出访任务、主要人员、时间、前往国家（地区）、邀请方和经费来源，并抄送省纪委（省监察厅）、省委组织部备案。
②省管干部以下人员出国（境）计划包括出国（境）团组和人员总量、前往较集中的国家（地区）团组数量、培训团组和跨地区跨部门（双跨）团组派遣计划等。
③对逾期未上报因公出国（境）计划的单位，必要时暂停审批其出国（境）团组。
④各市省管干部年度出国（境）计划，由各市外办汇总提出意见，经市委外事工作领导小组审核同意后上报；省管以下人员年度出国（境）计划，由各市外办审核后汇总上报。
⑤省直各部门的年度出国（境）计划，由各部门审核汇总上报省外办。
⑥计划内团组出国（境）时，应逐案报批，严格按照审批结果执行出国（境）任务。不符合审批要求的团组，要根据审批单位意见进行调整或取消。
（2）双跨团组
组织双跨团组，包括双跨类培训团组需征求有关外事部门意见，无外事审批权单位不得下发组团通知。
中央和国家机关各部门及其下属单位组织的双跨团组原则上仅限同一系统的省直部门人员参加，省直各部门组织的双跨团组原则上仅限同一系统的人员参加，不得指定具体人选。
省、市有关单位下属或挂靠的学会、协会、基金会、培训中心、服务中心、公司等单位不得组织双跨团组。
（3）培训团组
省管干部和中青年党政干部的出国（境）培训，由省委组织部制定的出国（境）培训规划和年度培训计划，会同省人力社保厅报国家外专局核准后组织实施。其他部门和各地不得擅自组织，也不得抽调各地党委和政府的领导参加本单位组织的国（境）外培训。其他党政干部的出国（境）培训，按照干部管理权限制定年度计划，由各市和省级主管部门向省人力社保厅申报，经省外办提出审核意见，报省政府批准，由省人力社保厅报国家外专局核准后实施，执行计划时按规定逐案报批。
（4）港澳团组①赴港工作
根据香港特区《入境条例》规定，任何人士拟赴港工作（包括各类行业工作、艺术表演、体育活动、学术交流等），必须先办
理工作签注。未获批准而在港从事工作，一经检控定罪，可被罚款港币50000元、监禁2年及遣返原居地。
②多次往返签证
6个月（不含6个月）以内两次或多次进出香港的人员，由省港澳办和宁波、温州市从严审批。
（六）人员审查
省管干部人员审查与任务审批同时进行。《因公出国、赴港澳任务批件》或《因公出国、赴港澳任务确认件》中注明“XXX同志已经省委（XX市委）组织部审核”或“XXX同志已经省国资委审核”字样，不另行办理《人员审查批件》。
省管以下人员由中央组织部、省委组织部授权确定的人员审查授权单位对出访人员进行审查并出具《人员审查批件》。
（七）团组行前纪律教育
代表团出访前应召开出访行前会议，一般由组团单位负责进行，大型团组或重要团组可由当地外事等部门配合教育。
四、因公出国（境）工作督查和责任追究（一）原则
按照谁派出、谁负责的原则，强化因公出国（境）团组派出单位的责任。将制止公款出国（境）旅游作为党风廉政建设责任制考核的一项重要内容，对出现公款出国（境）旅游情况的，既要追究团组责任人的责任，也要追究派出单位领导的责任。
（二）督查主要内容
各级外事部门要会同组织、纪检监察等部门加强监督检查，对虚报出国（境）任务、通过购买邀请函骗取批准；擅自更改行
程、增加出访国家、地区或城市，延长境外停留时间；党政干部挪用其他公共资金，由企事业单位出资或补助，向下属机构或地方摊派出国（境）费用；通过因私渠道执行公务或公款报销因私出国（境）费用，违规下发各类组团通知，高额收费以及其他违反外事和财务纪律的违规违纪行为，必须严肃处理该单位和相关责任人。
（三）责任追究
对违反规定的，一经查实，一律按照《中国共产党纪律处分条例》的规定，视情给予纪律处分，公款出国（境）旅游的费用，一律由团组成员个人承担。擅自延长在国（境）外期限，或擅自变更路线等，造成不良影响或者经济损失的，对主要责任者给予警告或者严重警告处分；情节严重的，给予撤销党内职务处分。用公款出国（境）旅游或者以考察、学习、培训、招商、参展等名义用公款出国（境）旅游，情节较轻的，给予警告或者严重警告处分；情节较重的，给予撤销党内职务或者留党察看处分；情节严重的，给予开除党籍处分。对涉嫌犯罪的，要移送司法机关依法追究刑事责任。
第二、当前因公出国赴港澳工作注意的问题
一、关于纸质文件的问题
（一）所有材料必须一式3份，除出访请示（审批表）必须用原件外，其他材料都可用复印件。
（二）文件必须装订好，一般按照以下顺序排列：出访请示
（审批表）－团组成员名单－邀请函（外文和中文翻译件）－双跨人员本单位（省级）同意函或当地外办预审件（民营企业呈报表）－出访日程－旅馆订单－其他需要的材料。
（三）审批表（请示件）填写常见问题：1、不编文号；
2、费用来源、邀请单位、在外停留天数等信息与邀请函不一致；
3、参加双跨团组不注明组团单位及征求意见文号；4、出访目的和任务太简略；
5、未注明团组是否列入年度计划、费用是否列入年度预算；6、未注明邀请函原件已审核。（四）名单常见问题：1、团组翻译未注明；
2、出访人生日栏未填生日，改填年龄或身份证号。（五）邀请函常见问题：
1、以电子邮件代替传真件来报批；电子邮件形式的邀请函未获外国使领馆普遍承认，暂不能用于报批；
2、缺邀请单位名称、地址、电话或邀请人签名（盖章）。（六）出访日程要尽量详细，分上、下午写明活动内容、地点和对方联系人，培训团组注明讲课人；逢周末要注明，一般不安排公务，如与外方确定要进行公务活动的，要确保执行。
（七）赴申根签证国家要附旅馆订单。二、网上申报常见问题（一）缺少文号；
（二）人员级别填错；（三）出国和赴港澳选错；
（四）非省管干部团组出访任务应不简练，完全复制纸质文件上的相应内容；
（五）邀请单位名称不完整，没有国家（地区）名。三、其他问题
（一）省管干部团组回国后，要及时填写《省管干部因公临时出国情况报告表》并报省外办；
（二）各享有审批单位要在每月5日前，将上月的因公出国、赴港澳和来华审批情况统计表、专项工作报表准确填写后，及时报省外办。
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《因公出国(赴港澳)管理办法》
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