采购跟单
采购员工作流程
i进货订单
"进货订单"是进货业务的起点。
在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。
ii进货开票
当进货业务发生时，需要做一张"进货单"。
进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。
"进货单"存盘后生成一张"未审核进货单"；
只"保存"不"审核"的"进货单"不增加商品库存；
只有经过审核的"进货单"才增加商品库存，同时增加"应付账款"；
在进货开票时可以选择"最近进价"或"进货价"作为缺省进货单价；
在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。
iii进货审核
进货单保存后生成一张"未审核进货单"。
"未审核进货单"通过"进货审核"便成为"已审核进货单"。
"进货审核"使商品的库存数量增加，同时增加"应付账款"。
iv进货退回
本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。
本模块可以处理"原单进货退回"和"非原单进货退回"。
"进货退回"将减少库存数量。
v进货结算
采购员工作流程
"进货结算"模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。
"进货结算"的结果使"应付账款"减少。
vi预付款管理
在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。
做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。
当"进货结算单"上的"付款总额"大于"付款合计"时，系统自动将余款转为预付款。
预付款应可输负数。buyer.top-sales.com.cn
采购部工作流程与管理制度1、总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责：
1)负责组织公司所销售产品的采购。
2)对库房的管理工作负责。
3)做好销售员与供方之间的联系工作。
4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。
5)对本部门员工制度执行情况负责。
6)对本部门员工的专业知识培训负责。
7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问
采购员工作流程
题及时向公司领导提出奖惩建议。
9)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。
3、库管员职责：
1)早盘查（点货备发）、晚清帐（当日工作当日完）。
2)提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态，即时登报信息，直至合同完成、存档。
3)负责库房日常管理事务。
4)检查库存产品状况。
5)按规定收发物料。
6)物料进库储位的筹划与排放，
7)填写库房相关数字登录到ERP。
8)配合盘点库房产品工作的具体执行。
9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10)对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。
11)维护和管理搬运工具。
4、流程：
1)采购流程：
A收到销售部从ERP发来的订单
B审批确认
C询价、比价
D采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）
采购员工作流程
E签订采购合同
F复印后，将原始合同整理装订年末存档
2)付款流程：
A在ERP内录入付款申请单
B采购部经理审核
C副总经理审批
D财务部付款。
3)收货流程：A直发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货
b.供货方传真提货单
c.通知销售内勤已发货
d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认
e.采购员办理入库手续
f.销售部内勤办理相应的出库手续B转发：
a.根据合同执行进程督促供货方按期交货
b.供货方传真或邮寄提货单
c.通知办公室相关人员提货
d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续
e.采购员清点货物并办理ERP入库手续
4)收进项发票流程：
a.催供货方开具发票
b.核对开票内容
c.录入ERP
d.将发票交财务部签收。
5)出库流程：
a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请
b.库管员备货并复核
c.交办公室发货
d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度：
1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。
2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。
4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。
5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤
6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按
操作规程准确登录ERP。
8)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册
9)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。6、库房管理制度：
1)库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。
2)保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。
3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4)任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。
5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。
6)接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。
7)出库返回单，应由销售内勤保管（需方签字）。
8)对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。
9)库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。
10)违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
扩展阅读：采购跟单业务管理规定
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管理规定
文件名称:采购跟单业务管理规定
文件编号:TX-C.05.01版本:A
页码:第1页共7页
生效日期:201*年12月01日
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文件修订、批准页
修订记录：
版本修订日期修订（内容）说明文件审批：编制/日期：冯洁、黄丽华品管部体系管理标准化审查/日期：周鸿部门审核/日期：张晓引其他部门会签：李国平批准：刘越斌
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1．0目的
1．1规范采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程；1．2规范库存物料变更及库存物料控制流程；1．3适应SCM系统业务操作方式。
2．0范围
2．1本规定适用于TCL空调器(中山)有限公司采购部采购跟单主业务的控制管理。3．0定义
3．1长线物料：物料采购周期超过周滚动计划提前期；3．2短线物料：物料采购周期在周滚动计划提前期之内；3．3采购周期：从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0职责
4．1内销计划部提供《XX年XX周滚动生产计划》；
4．2海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划；
4．3设计开发部编制标准BOM，技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM；
4．4制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、
生产计划更改；
4．5制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单；
4．6设计开发部提供小批试制通知单，由制造生管课录入SCM系统；4．7采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进；
4．8采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对，并与销售部门沟通，作好长线
物料及其它紧缺物料的备货控制；
4．9制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理；
5．0流程与规范
5．1采购跟单业务操作流程与规范5．1.1长线物料采购业务规范
5．1.1.1内销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划，外销计划科须于每月的10号
或之前提供下月度的紧缺长线物料（如压缩机等）滚动需求计划（N月10号提供N+1月四周滚动计划）；
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5．1.1.2压缩机采购根据审批后的“年度生产大纲”、“四周滚动计划”按其相应的供货周
期提前下达月需求采购订单，每月再根据“周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期；
5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据“四周滚动计划”，由相关采购员于每月18号前下达下月
的整月需求采购计划，物控计划校对、采购课长审核后，采购员根据采购计划下达手工采购订单，并每周根据“周包装计划”进行调整订购；
5．1.2短线物料采购业务规范
5．1.2.1总装正常批次物料：制造部生管课须按“周包装计划”每周二12：00前在SCM
系统中下达第N+2周周包装作业计划，采购员于每周二22：00前根据SCM系统采购建议下达请购单，经物控计划校对后下达采购订单，采购周期（包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天，共3天）需≥12天（示意图如下）；
5．1.2.2两器物料：两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12：00前完成流程审核，两器排程若有变更必须于当天20：00前完成。总装物料的回料期为9
天，即比包装计划提前二天回料；对两器物料，端板回料期为5天，其余两器物料回料期为6天；
5．1.2.3小批试制物料：制造部生管课根据设计开发部《小批试制通知单》直接录入SCM系统，生产时间按采购会签时间给定；
5．1.2.4提前备货物料：因采购环境的变动，造成短线物料采购周期超出周滚动计划提前期由采购员根据周滚动计划或出口机要货计划的机型编制相应物料的备货计划，格式见备货通知表格1-1，物控计划员根据物料属性和相关预测数据信息校对备料计划；5．1.2.5补充条例：
5．1.2.5.1返包机/包修机的物料申购按照《物料申购管理规定》相关要求进行处理；5．1.2.5.2因各种原因需补订物料的，具体申购要求见《物料申购管理规定》；
5．1.2.5.3采购请购量计算公式为：订量=批量*单量*（1+损耗百分率）+安全库存（A）-4下达请购单及采购订单1天总装物料采购周期≥12天
9天总装物料回料期端板5天，其余物料6天两器物料回料期检验期提前期1天1天TCL空调器(中山)有限公司体系文件
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在途量-可用库存，但结果须大于等于最小订购量（Min）和小于等于最大订购量（Max）；5．1.2.5.4SCM系统中的“安全库存量”由制造部提出，采购部会签后维护到系统，“最小
订购量”、通用物料“采购批量”由采购部各采购员提出申请，采购部物控计划校对审批后维护到系统；
5．1.2.5.5正常物料请购单直接由物控计划员校对后生效，采购订单须经采购课课长批准生
效，物料采购变更订单须采购课课长审批生效。
5．1.2.5.6物料供应异常情况，需及时填写反馈，格式见物料信息反馈单表格1-2，制造部生
管课会签后根据确认后的交货期调整相应生产计划，供应链管理课会签作为考核供应商依据。
5．2物料控制流程和规范
5．2.1因设计、工艺变更造成的制品，由技术部门给出相应处理方案，因计划变更造成制品
由计划部门负责在后续计划中协调处理，制造部物控员做好记录和跟踪，每月发出一份制品统计表；
5．2.2制造部物控员根据“变更通知单”中的设计处理方案和库存对变更所造的制品给出处
理意见，仓库根据制品处理意见对制品进行处理。对于报废、呆滞、用于特定机型或批次当中的物料首先必须做相应的移位处理，即货位的相关移动。
5．2.3合格状态物料，因变更或其它某种原因致使不能使用，设计开发部或技术工艺部必须
通过“变更通知单”或技术、工艺通知单对库存进行处理和说明。仓库管理课进行相应的移货位处理，采购员根据技术文件进行补采购作业；5．2.4采购部物控计划负责对以上各点操作进行跟踪、监控。
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6．0工作流程图
采购跟单主业务流程内销计划部/外销计划科制造部设计开发部技术工艺部采购部采购课采购部供应链管理课年度生产大纲存档、传递长线紧缺物料产销平衡流程根据供应市场情况制定“年度订购计划”，并报部长批准和公司领导终批1、压缩机、辅料、铜管、铝箔长线物料月度需求采购计划及采购订单2、短线物料备货计划演变周滚动生产计划周包装计划无BOM编制标准BOM编制制造BOM根据包装计划调整长线物料及备货物料采购有BOM采购流程在SCM系统下达周包装计划及两器生产计划下达短线物料请购单及采购订单出口机要货计划出口机合同评审演变出口机预测滚动需求计划确定、存档、传递TCL空调器(中山)有限公司体系文件
采购跟单业务主流程文件编号：TX-C.05.01
7．0相关数据及表格
7．1备货通知表1-17．2物料信息反馈单1-2
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采购备货通知单
供货厂家：序号物料代码123物料名称备货数量交货时间备货原因备注：具体数量和交货日期以订单为准，若有疑问请与TCL空调器中山采购课联系.TEL：FAX：3134977
通知日期：编制：审核：批准：
物料信息反馈单
序号机型/物料名称数量批次号下单日期订单号供应商订单交货日厂家回计划生备注复交期产日期原因分析及解决方案生产部意见供应商管理课意见
8．0相关术语
8．1周滚动生产计划；8．2周包装计划；8．3出口机要货计划；8．4冻结货位；
8．5
可用货位。
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