血站业务档案存在的问题及对策
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血站业务档案存在的问题及对策
湖北省荆州市中心血站郭亦牧
血站业务档案是血液采集、分离、检验、出入库等一系列活动的信息载体，又是宣传发动、输血科研的宝贵资料。血站业务档案质量的高低既能反映血站业务水平，同时也可以反映血站的管理水平。随着《献血法》、《医疗事故管理条例》等法律、法规的颁布实施，血站法律意识、质量意识日益提高，业务档案质量也越来越受到重视，虽然血站可能对业务档案的质量控制虽采取了一系列的措施，但在整个控制过程中，仍可能存在一些问题和弊端。1存在的问题分析1.1档案纸张的问题
目前血站使用的各种纸张尺寸不规范，由于计算机管理系统的广泛应用，当前绝大多数工作靠计算机完成，而这些计算机中的程序设计是固定的，设计者并未考虑到这些表格放入业务档案中是否规范，因此输出打印的报告单也不近相同。如供血科的出库报表，通常情况下需要二联，一联血站留存，一联交付临床用血单位，因此血站多采用242-2的双层压感纸，而成份分离、质控报告等则多用的是A4纸，就是一个科室也可能存在两种不同的纸张，检验科酶标仪用的一般是242-1纸，而检验报告单用的则是A4纸;用纸材质不同，有的纸张质地厚，有的纸张质地较软，不仅影响档案外观，也使档案边缘容易损坏、难于修裱。1．2书写存在的问题
一是无偿献血是面向大众的公益性事业，人们的文化水平难免参差不一，填写各种表格时，书写不规范、字迹潦草、不清楚，涂改、错字、别字现象时有发生，很难确保档案需技术要求。
二是项目填写不完整。最常见的有献血者的工作单位、邮编、身份证号码、献血者声明签字空缺等，造成不完整的原因可能是献血者出于某种考虑不愿留下个人资料，或是我们的工作人员讲解、指导不详细漏填等等。
三是没有按照《血站管理办法》中《献血者健康体检标准》的要求规范填写。比如阴性、阳性、可疑、具体量化的数值用合格代替。
1.3没有严格把好质量关
各科室兼职档案人员，没有系统的进行岗前和岗上培训，缺乏一套系统的、规范的档案管理知识和技能，影响了档案管理人员整体素质的提高和档案质量，长期以来档案管理员一直由科室工作人员负责，而他们一般均为医技人员，未经过正规的档案专业教育，对业务不熟悉，对档案管理工作只是简单的收集、整理等日常基础工作，而不能及时发现存在的质量问题，及时修改；无法对档案信息进行更科学、更先进的开发和利用，对后继的立卷、归档造成不良影响。
1.4没有严格执行档案管理的规章制度
档案的借阅有着严格的管理程序，然而在业务工作中形成的原始资料在尚未成档之前，管理上有可能出现真空。在日常工作中，科室间相互借阅资料的情况时有发生，用后又没有及时归还的现象就可能会造成档案的失丢，造成最后成档时档案不完整。2对策
2.1成立相应的领导机构，对血站档案管理工作实行全程管理，规范各种表格;根据国家强制标准要求，结合实际情况，制订相应的书写规范;重新制定各项规章制度，明确工作职责，使档案管理工作做到有章可循。2.2严格执行各项规章制度是做好档案工作的根本保证。完善各项管理措施，加大管理力度，档案原始资料不超过规定时间按时交档，借阅原始资料不超2周一定要归还，兼职档案员员每月清点原始资料数目，核对清楚，做到心中有数。
2.3执行严格的三级循环监控是提高档案质量的保证。血站要全体动员，要求每个工作人员必须掌握原始资料书写规范，并按“规范”要求标准自查原始资料质量，及时发现问题，及时修改;科室要成立以科主任、兼职档案员为领导的质量控制小组，定期或不定期对科室的原始资料进行检查，发现问题，及时修改，力争将不合格的原始资料消灭在半成品过程中;站级质量控制小组共同参与定期抽查并实行档案室终末质量把关，发现问题，及时退回科室，限期整改，以保证入库档案的标准化。
2.4档案质量要与奖金制度挂钩，实行严格的奖惩制度。每月对各科档案进行检查，被评为不合格的档案，扣发当事人当月奖金的一定金额，一年抽查不合格超过一定的次数，取消当事人评先进的资格;全年抽查为优秀者，年终奖金将予以一定金额的奖励。
2.5兼职档案员应加强专业培训。血站业务档案管理涉及医学、检验、卫生、统计、档案管理学及计算机应用等方面的知识，血站要对兼职档案员加强在职培训，争取让他们参加省、市举办的各种培训班、提高班，并采取请进来、走出去的方法进行学习，不断提高他们的专业水平。
扩展阅读：血站档案管理工作浅谈
血站档案是血站在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是血站的宝贵财富。英语论文格式加强对这一信息资源管理对血站领导决策科学化和血站现代化建设极为重要。准确把握新时期血站发展的特点，加强血站档案管理,是血站档案实行现代化管理的根本任务。
一、血站档案管理中存在的问题
(一)、档案意识不强，档案利用率低
档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
(二)档案管理机构不健全、管理范围不明确
血站档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和血站行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
到目前为止，血站档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级血站在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级血站根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
(三)、档案专业人员素质参差不齐
目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。在血站人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，a对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。
(四)、档案硬件投入不足
由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在血站管理中广泛运用，血站管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
二、加强血站档案管理工作
(一)、加强学习，增强意识
加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。档案管理是血站管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与血站业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使血站领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。血站以医疗服务为根本任务，长期以来对血站档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，才能使档案工作顺利开展。
(二)、重视档案的利用
档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，使血站的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
(三)、健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质
建立科学的档案管理
体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将血站各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。
档案管理人员素质直接影响档案管理水平，血站要将档案人员培养纳入血站人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。
(四)、开发档案资源，实现档案的现代化管理
档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为血站业务、血站管理及患者服务。同时，通过利用档案为血站创造良好的社会效益和经济效益，英语论文格式提高档案在血站管理中的地位和作用，促进档案建设。
要实现档案现代化管理。一方面要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；另一方面要加强档案现代化管理，用计算机储存检索血站的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。因此，血站应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。
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