工程机械小公司债权部工作流程
工程机械小公司债权部工作流程
第一、客户资料及相关手续的办理。
客户资料的收集及销售协议的签订以后均由销售部门负责，债权部不再参与该项工作。要求销售部在五个工作日内将客户相关资料、银行还款卡、借条、销售协议及销售合同报告整理齐全提交债权部，逾期将按公司规定作出惩罚。大区经理罚款200元，业务员罚款100元。要求提供客户资料真实有效、齐全无遗漏；销售合同报告填写详细，融资与分期一定标注清楚；首付垫款借条数额及利息率填写清楚，借款人夫妻均要签名按手印。第二、前期风险调查与考核。
该工作由债权部独立完成，重点侧重于客户基本信息核对、家庭收入、工程施工情况、银行资信能力及还款能力。债权调查不再与销售联系，独立调查的时间及方式完全由债权部自己安排。凡发现业务人员提供虚假客户资料、向客户做虚假承诺及购机款项等与实际不符的严格按公司的惩罚措施作出惩罚申请，交公司处理。鉴于在前一段的前期调查中发现的诸多问题，如某些客户存在不良嗜好影响还款，个别客户在其他公司属于劣质客户等，前期风险调查与考核势必要提到重要的位置。第三、融资合同签订、邮寄及对融资公司首付款的支付。
融资合同的签订、邮寄由债权部指派相关专员完成；对融资公司首付款的支付，债权部在融资合同签订完毕后及时出具付款申请，待公司总经理签字后交财务部支付；同时要求财务部在五个工作日内对融资公司开具购机发票。车辆返利直接归财务部负责，由财务部与融资公司核对，债权部不再被动参与。第四、后期催收
综合利用短信、电话及实地走访等多种方式进行融资款及首付款的催收。每月还款日之前五天发送短信，还款日前三天进行电话沟通，还款日当天电话核对。如还款日未收到客户款项，权衡各方利益作出是否停车的决定。对于欠款严重又存在恶意拖欠的客户坚决不手软，车辆直接拖回。停车、拖车后势必会对公司销售环境造成一定负面影响，但债权部会尽最大努力避免负面影响扩大化。
债权工作流程示意图
扩展阅读：工程机械债权部的重要性
国内市场发展现状和国外市场发展历程表明，分期付款、按揭和
融资租赁等信用销售方式肯定将成为未来中国工程机械市场占据主导位置的几种销售方式。信用销售不仅极大地刺激了产品销量的提升，同时也因为回款周期长、不确定因素多而给生产厂家和代理商带来很大的市场风险。在这种市场大背景下，工程机械代理商必须尽快建立和完善债权管理部门，以应对信用销售带来的市场风险，使自己的企业处于安全运营状态。在此，笔者总结最近两年对工程机械代理商债权部的认识和了解，总结如下：
一、债权部是每一个工程机械代理商必须建立的部门
很多工程机械代理商都感叹挣钱不易，特别是信用销售方式引入工程机械行业之后，销售管理成为一项很复杂的工作，而且是马虎不得的工作。尽管如此，部分工程机械代理商对市场风险的认识仍旧停留在口头上，而没有落实到实际工作中，市场运作还是重销售而轻债权。事实上，正是由于缺乏有效的债权管理，不少代理商不但多年来的累计利润全都“漂”在市场中，还负债经营，一旦资金链崩溃，即造成不可挽回的破产局面。
因此，笔者建立每一个工程机械代理商都应该建立自己的债权部，最起码也要有专人负责债权管理工作。原因有两个，一是全款销售在整体销售中最终只会占据一小部分，无论是整机、配件，还是有偿服务，信用销售都将是主体；二是在信用销售流程中，一个完整销售过程是以全部货款按时回收作为终结点的，产品售出仅仅是销售流程的前端部分，债权管理即是对回款风险进行有效控制，保证整个销售流程的安全完成。
在工程机械代理商委员会201*年代理商生存状态调查报告中显示，接受调查的代理商中设立债权管理部门的比例不到50%。最近两年来，随着代理商对于债权管理的认识有了很大的提高，设立债权管理部的代理商越来越多。那么，多大规模的工程机械代理商需要建立专门的债权管理部呢？笔者以为，年销售额在5000万元人民币以上的代理商都应该建立专门的债权部，聘用专职债权管理人员，而不是由销售人员或其他岗位人员兼任。5000万元人民币相当于60台左右中吨位的挖掘机或200多台5吨级的装载机，如果以40%首付比例计算，债权部至少要管理3000万元以上的资金，这对于代理商及合作厂家来讲都是一个不小的数目。俗话说，“商人重利”，债权管理部恰好是帮助代理商安全获利的重要保证。
二、设立债权部的意义不仅仅是控制回款风险
一些代理商认为，设立债权部的意义主要是控制应收账款风险，说白了就是盯住回款。其实，应收账款管理只是债权部职能的一部分，设立债权部的意义并不限于此，防范风险和利用风险也和控制风险一样重要。
1.防范风险：防范风险主要指事前防范，即债权部在产品真正售出到达客户手中之前应该做的风险防范工作。主要包括两个环节，一是债权部在销售部与客户签定销售合同之前对客户信用进行考察，剔除那些存在高风险因素的客户；二是债权部在销售部向客户交付产品之前对客户首付款进行审核，阻止销售部向那些没有按照合同规定支付首付款的客户交付产品，避免在合同执行初期就形成拖欠款。
2.控制风险：控制风险主要指在销售合同履行过程中对客户还款进行有效管理，减少拖欠行为。主要是计划回款和督促回款，这也是现阶段工程机械代理商在债权管理方面做得最多的工作。
3.利用风险：利用风险主要指通过对客户信用规律的分析和总结，根据信用度对客户实施分级管理，维持或扩大信用规模，使自己的抗风险能力成为市场竞争的重要武器。与风险防范和风险控制不同，利用风险似乎还是一个比较新鲜的话题，绝大多数代理商可能还考虑不到这个问题。市场风险是任何代理商都要面对的，抗风险能力强的代理商自然有更强的生存发展能力，市场风险就像一把利剑，能力差的代理商总在规避它，而能力强的代理商应该思考如何利用它，使之成为一道保护自己、打击对手的竞争屏障。三、债权部的三大主要职能
工程机械代理商在建立债权部的时候基本上分为两种模式，一种是按照债权管理流程划分为三块，即负责产品售前风险控制的销售风险管理、负责产品货款回收的应收账款管理和负责处理法律纠纷的法律事务管理；另一种是按区域市场进行划分，即根据管辖区域的大小安排若干名债券管理员，每名债权管理员都有相对应的管辖区域，统一负责销售风险管理和应收账款管理；法律事务则仍然由专人负责，往往是法律专业人士或律师来负责此项工作。无论是采用哪种模式，债权部有三大主要职能：
1.售前销售风险管理：指债权部在销售部向客户交付产品之前对销售风险进行的管理，主要包括客户信用考察、客户信用档案建立与更新、销售合同审核、销售合同台账建立与管理、银行及担保机构接洽、产品交付审核、销售条件调整建议等，通过淘汰信用不合格客户和严把产品交付关，将售前销售风险控制在最低水平。根据权威机构研究结果，实施事前控制，可以减少70%的销售风险。
2.售后应收账款管理：指对售出产品的回款进行管理，这也是代理商普遍最重视的一个环节，但也容易引起误解，以为风险管理就是对应收账款进行管理。售后应收账款管理职能主要包括债权统计报表编制、债权分析、回款计划制定与分解、回款计划进度监督、技术手段（如GPS）管理、外部机构（银行）对帐、内部机构（财务部门）对帐、拟采取强制手段客户名单制定等，通过对应收账款的有效管理，降低客户还款逾期率和减少拖欠款客户数量，提高回款率。尽管售后应收账款管理是保证代理商正常资金周转的最重要环节，但与售前销售风险管理有着密切关系，售前把关不严，售后承受的压力必然加大。
3.法律纠纷管理：指对超过合同约定期限的拖欠款客户采取法律行动，包括向拖欠款客户发出催款律师函、配合公安或法院追回售出产品、起诉拖欠款客户等。相对而言，法律纠纷管理职能比较单纯，但这也是代理商能够采取的最后手段，也是代理商被逼无奈的选择。需要指出的是，代理商对法律手段的使用应该更加主动，利用法律手段强化客户的守法意识。否则，被动使用法律手段可能最终能够解决严重拖欠款问题，但也暗示其他守法客户可以拖欠款，对代理商从整体上改善拖欠款状况并没有太多的帮助。
四、真正提高债权部在代理商组织内部的地位
中国工程机械市场正处于从数量营销向质量营销过渡的阶段，尽管数量营销给代理商带来的弊端显而易见，但继续扩张规模仍然是现阶段大多数工程机械代理商的首要目标。正是由于销量的重要性，代理商对债权管理的重视程度并没有真正体现在日场营销运作中，突出表现在代理商经常因为追求销量而让债权部为销售部开绿灯放行，直接导致债权部为此而降低债权管理标准甚至形成虚无管理。
每年上半年都是工程机械产品销售旺季，代理商的工作重点就是积极促进销量提升，销售部承受了巨大的压力。而下半年则因为厂家或银行回款的压力，代理商的工作重点就转向收款，债权部的工作才开始被企业重视。这种“上半年抓销量、下半年抓回款”的状况如果循环往复，代理商的经营安全根本得不到保证，投机色彩很浓。不顾一切上销量必然是以降低甚至牺牲客户信用标准为代价的，销量越大意味着销售风险越大，意味着回款压力越大，债权部并没有发挥债权管理的作用。因此，代理商在继续扩充规模的同时，必须将债权部视为保障企业经营安全的重要闸门，销售上量必须与债权管理相得益彰，债权管理应该从始至终，贯穿整个销售年度。
提高债权部在组织内部的地位不能是一句空话。在日常营销运作过程中，债权部必须在以下几个环节发挥作用：
1.参与产品销售政策的制定，特别是销售条件的制定；
2.销售合同审核，在审核上债权优先，即只有债权部审核通过的合同才能签署；
3.代表企业向销售部门下达回款计划，销售部门必须无条件执行。
那么，强化债权管理部的权力会不会影响销量提升呢？不会。首先，债权部是依据代理商企业事先确定的标准开展工作的，这些工作标准并不是债权部自己制定的，而是综合了销售、财务、市场等多家部门意见，最终由总经理拍板定夺的。其次，如果市场环境发生变化或代理商内部资金状况发生变化，都可以通过重新调整债权管理标准来对债权部的工作进行调控。也就是说，债权管理部是依据企业制定的标准实事管理的。
五、代理商应注意债权部与销售部门、财务部门之间的工作衔接
其实，工程机械代理商的债权管理工作并不是由债权部一个部门来完成的，销售部和财务部也是承担债权管理工作的重要部门。销售部负责销售产品，债权部负责货款回收，财务部负责资金管理，三者之间是相互制衡的关系。因此，在实际债权管理工作中，工程机械代理商需要重视三个部门之间的工作衔接：
1.强调完整销售的真正含义是售出产品并全部回款；
2.强调三个部门在债权管理中担负的共同责任；3.定期组织三个部门召开工作协调会，建立协调机制；
4.统一规定三个部门的统计口径，减少、消除因统计口径不一致导致的工作摩擦；
5.增强财务部的营销意识和服务意识，在财务统计中要考虑债权部的需要，减少重复劳动
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