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酒店会议接待程序

酒店会议接待程序

酒店知识201*-06-2418:46:18阅读2611评论0字号:大中小订阅

会议接待程序一、销售部接待程序:

销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:

1、及时与会务方负责人进行联络

(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包

括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,

由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部

发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项

内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议,收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会

议押金;

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下

发至各部门,并保存该次会议的档案;

6、会议接待

发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪

会议进程;7、会议结账

会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,

加深友情;9、会议结束会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部

应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序:

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:

1、会议接待的前期工作

(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;

(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加

床;

(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

(5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;

(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安

排同类客房中处于最佳状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切

宾客入住前的准备工作;

(2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;(3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时

运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。

5、会议嘉宾离店

(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;

(2)前台收银处快速结账;(3)协助客人安排好车辆。

6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:

1、会议接待前期工作(1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接

待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

(2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;

(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,

力求没有疏漏;

(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人,确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求,并为会议

客人预留用餐场所。

2、会议接待中

(1)安排优秀礼仪人员,在会议召开前40分钟到场,引领参会嘉宾;

(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务,准备与会务方负责人结账。

3、会议结束

(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。

4、会议用餐及送别

(1)引领会议客人用餐,并提供优质服务;

(2)做好餐饮帐务的结账工作。

5、送别

(1)恭送会议客人,为宾客留下美好感受;

(2)客人离店后,若遗留下贵重物品,应尽快联系交换客人。

6、整理会议客户资料,总结会议接待得失。

四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单,做好相应接待工作。

扩展阅读:宾馆会议接待服务流程

会议服务流程

一、会前准备

1、掌握会议情况。根据饭店公关营销部门或餐饮预定部门送发的“会议通知单”了解并掌握会议的有关情况。(1)会议主办单位及会议名称。(2)参加会议的人数和会议时间。(3)会议主席台的人数、名单、身份等。(4)会议的茶水、水要等要求。(5)会议室布置要求。(6)会议的服务要求,等等。2、会议室布置:

(1)搞好会议室的清洁卫生工作。(2)布置好会议主席台人员的会前休息室。(3)按主办单位要求悬挂会标。(4)按主席台人数布置主席台。

(5)按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。(6)备好话筒,调试好扩音设备。(7)以盆景花草装饰主席台及会议室。

(8)调好会议室温度,应控制在22摄度到24摄度。3、准备用具并摆放:(1)根据会议人数准备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰缸等用具,并按规定整齐摆放,应确保茶具的卫生与完好无损。如会议需用矿泉水等饮料,则应准备相应的水杯或吸管。

(2)会议材料及文具(纸或笔记本、笔)等应按主办单位要求事先摆好。

(3)如主席台需用名卡,则应按主办单位要求制作并摆放。(4)如会议需用水果,应按主办单位要求的品种与数量准备并摆放(用保鲜膜包盖)。

(5)做好会议主席台人员会前休息室的茶水、毛巾、水果等的准备。(6)搞好公共洗手间的卫生,各种卫生用吕供应充足。(7)搞好衣帽间的卫生,并备足衣架、存衣牌等物品。

4、检查。上述准备工作完成以后,应作一次全面而又仔细的检查。如发现有错漏之处应及时纠正。最好能与会务组或大会秘书处的工作人员一起检查。最后整理好自己的仪且仪容,恭候客人的到来。

二、会议服务

1、迎领服务:

(1)客人前来,迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人,礼貌问候。

(2)及时引领客人进人会议室,请客人入座,以免大量客人拥堵会议室门口。

(3)根据需要提供衣帽服务。

(4)如有需要,应协助会议工作人员分发会议材料。(5)将会议主席台人员引入会前休息室,休息室服务员在礼貌问候后提供茶水、点心或水果服务。

(6)会议客人全部进入会议室后,应及时关上会议室的门,但应事先明确会议工作人员的所坐位置,以便能及时联络。2、会中服务:

(1)客人入座后,会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水,撤去水果盘上的保鲜膜。

(2)适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水。(3)适时换毛巾。一般要求在会议中途休息时为客人更换一次毛巾。如主办单位要求,还应在会中提供点心服务。

(4)会中休息时还应及时清理会议桌上的果皮等杂物,并撤换烟灰缸。

(5)注意观察会议室温度及音响效果,如有不当,应及时报告上级或通知工程维修部门。3、会后服务:

(1)会议结束时应及时打开会议室的门,服务人员应热情送客、礼貌道别。如客人衣帽寄存,应及时取递,协助穿戴。

(2)将会议中的场租费、茶水费、水果费等费用的汇总账单请会议工作人员签单,并及时送交饭店财务记入会议总账。

(3)询问会议工作人员下次会议的有关事宜,以便做好相应的准备工作。

(4)向会议工作人员征求服务方面的意见和要求,以便改进工作。(5)迎领员应将客人送出会议室门口,并引领至电梯口,按好电梯,示意客人进入电梯后道别。

三、会后整理

1、待会议客人全部离开后,关闭空调,打开会议室的门窗通风换气。2、检查有无尚未熄灭的烟蒂及客人的遗留物品,如有则应正确处理(方法与餐厅相同)。

3、将茶具、毛巾等物品分类整理,及时送至工作间进行清洗消毒。4、检查设备、用具有无短缺或毁损,如有,则应开具赔偿单请会议工作人员签单后交财务入账。

5、清理后有垃圾,搞好会议室的清洁卫生,必要时进行消毒。6、关上窗户,、拉好窗帘,关闭电灯等所有电器的开关,锁好会议室的门。

四、注意事项

1、如有年老体弱客人参加会议,应提供特殊服务,并密切关注其情况。

2、应做好主席台人员的休息室服务,在会前、会中休息时提供茶水、毛巾、点心、水果等服务。

3、主席台讲话人如有更换,应及时调换茶具并斟倒茶水。4、如会议内容不便让服务人员知道,服务人员应及时退出会议室,但应备足开水、饮料等。

5、与会议工作人员随时保持联系,以便及时了解会议客人需要,从而做好相应的针对性服务。6、会前、会中如客人要租借设备、物品,或要求其他代办服务,应尽量满足客人要求。

7、在会议进行中,如有电话找与会客人时,应通过会议工作人员寻找客人,不能大声寻呼。

8、在会议进行过程中,应保持会议室周围的安静,以确保会议安全。

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