船舶代理外勤岗位工作流程
船舶代理外勤岗位操作规范版本号201*0225
船舶代理外勤岗位操作规范
一、目的：确保代理船舶按计划顺利进出港作业，为委托人及船方提供及时、准确、有效的服务。
二、适用范围：适用于港口业务中心船务部的外勤登轮人员为保证船舶正常靠泊、顺利作业、完货离港等业务所完成的工作。三、岗位职责
1.在船舶进港前按照与调度交接的情况准备船卷，保证后续工作顺利展开。2.在船舶靠港后以及离港前登轮办理进、出口相关业务。3.到各相关官方单位为船舶办理相关进出口业务手续。4.为船方办理其他待办事宜，不间断为船方服务。5.船舶离港后完成相关完船信息的申报和审核。
四、相关单据：船务工作记录、费用记录、抵港报、离港报、费用分摊表、船舶信息表、联检单据(COMMONNOTICE、PAPERLIST、港务收费单、进口总申报单、出口总申报单、进口货物申报单、出口货物申报单、船员名单、船舶出口岸手续联系单、船用物品清单、船员物品清单、国内港口来船检疫申报单、开往国内港口检疫申报单、出境检疫申请单、收费凭证、船舶检验检疫收费单、船员健康卡、船员登陆申请、吨税申请、综合服务收费单、船舶在港安全作业报备书、进口健康申报单、出口健康申报单、自查报告、枪支弹药申报单、船舶概况报告单、船舶借支单、吊缸报备单、刷漆报备单、放艇报备单、动火报备单、排压舱报备、船员看病申请单)。五、工作步骤：
1．船舶进港前的准备工作（备卷）：
1．1．接到船舶调度员交给的《船务工作记录》后，核实调度撰写在船务工作记录上的交办事项；
1．2．阅读关于该轮的所有来往邮件，查看本轮该航次需办事项与船务记录是否一致齐全；
1．3．核实危险品信息、检疫申报信息及港监申报信息是否齐全；1．4．核实调度录入的本航次船舶信息表并录入其它数据；1．5．打印并整理联检所需单据；
1．6．预填写“船务工作记录”、“港监资料”袋、“费用记录”；1．7．确认该航次进口操作人员、订舱中心人员及现场业务人员；1．8．检查我司向船方提供的手机是否能够正常使用；
船舶代理外勤岗位操作规范版本号201*0225
2．进口登轮：
2．1．将相关单据及手机交船方；
2．2．向船方收取业务和联检所需单据，包括：总申报单、货物申报单、船员名单、船用物品申报单、港序表、吨税正本及复印件、国际吨位证书、上港离港证、海关关封、边防边封等；
2．3．让船方在所需单据上签字盖章并逐一核查有无遗漏，包括：港务收费单、登陆证申请、船舶检验检疫收费单等；2．4．向船方收取船舶抵口信息；
2．5．与船方核实并安排本航次船方所需办理事宜，与相关单位沟通安排；3．在船舶靠泊两小时内以电子邮件形式发送船舶抵港报告；
4．办理和协助官员上船办理船舶联检手续。边防巡查官员在船舶靠泊后会登轮办理进口核查，其他官方单位不时也会登轮进行检查，我外勤人员应积极配合官方单位进行联检；5．办理船方要求的其它事宜；
6．在收到港务局的确切开船动态后一小时内通知船方，通过手机转达开船信息并叮嘱船方离船人员及时归轮；7．出口登轮：
7．1．与船方核实有无其它需求和事宜；7．2．取回我方进口时交船方的手机；
7．3．向船方收取船舶在港作业时间记录及船舶离港存油水及离港状态；7．4．交船方离港证及其它相关单据并让船方签收。办理完开船手续后登轮将相关单证交予船方，包括吨税正本以及离港证，按照船舶航线不同还可包括海关关封和边防边封（限于下港开往国内的船舶），并请船方负责人签字确认；
8．从理货公司获取相关货物信息，包括：进口理货日报、残损单证、溢短单证、出口理货日报、退关清单和完船船图；9．船舶离港后的记录工作(结卷)：
9．1．填写“船务工作记录”并记录该轮在港期间发生的一切事宜；9．2．将相关数据录入海关系统并发送；
9．3．将相关数据录入海运系统并制作“离港报”及“结费清单”；9．4．船舶离港后两小时内以电子邮件形式发送离港报至相关部门；9．5．将货物信息录入“卫检货物清单”；
9．6．根据需要录入泛洋“SPOCIS”系统及“Vesselschedulemonitor”系统；9．7．根据需要传真相关数据至下港，联系方式参考传真清单；
船舶代理外勤岗位操作规范版本号201*0225
9．8．转相关单据至所需部门，包括进口以及作业区的结费部门；9．9．整理相关单据并填写“完船归档清单”；
9．10．填写费用记录，清楚记录所有与费用有关的事宜；9．11．核实CPI记录的所有事项并填写；
9．12．递海关出口关封复印件（如有）及其它单据，完成核销。
声明：我本人已收到港口业务中心船务部《船舶代理外勤岗位操作规范》，并且已完全明确该岗位操作职责及权限！签字：
姓名范朝鸾李刚肖建于文阳焦德帅
签字确认
扩展阅读：船代外勤工作指导书
船代外勤工作指导书
一.办理进口手续
1.船舶进港前阅读进出口单证人员、调度、计划委托人员（集装箱船舶为航线业务员和进口放货人员）在船舶通知单和单船作业记录上的记录，了解装卸调侃、明确费用负担方。
2.进港前，了解该论的卫生检疫手续办理情况。如是靠泊检疫，应通知船方确保在卫生检疫结束后无一般人员上下船。如是锚地检疫，应及时联系船方/卫生检疫单位进行检疫。在检疫通过后，立即通知引水进行引领。
3.在船舶靠泊之前、确定船舶靠泊时间后，及时通知有关检查检疫单位准确的靠泊时间，以便其自行登轮办理进口手续。4.登轮后，协助船长准备办理进口手续所需的单证、表格。对有格式要求的单证，严格按照规定的格式填报。取得经船长签字/盖章的表格和船舶证书等资料，到有关检查检疫单位办理进口手续。办理完以取得放行单或进口申报完毕的有关证明为准。5.进口手续办理完毕后，通知船方可以上下人员，开始作业。
二.装卸货单证交接
1.再次了解有无过境危险品，落实危险品的申报情况。在船舶开始装卸货前，将港监批准的船舶载运危险货物申报书（进口、出口、过境）交船长。
2.对必须凭正本提单卸货的船舶，在开始卸货前将背书完好的正本提单交船长，取得船长签字的收据，做相应记录。3.取得舱单、积载图、提单副本等卸货单证和收货人单证（如有）。
4.将装货清单交船长协助船长/大副配载，并取得船图。对装运危险品货物、且又申请监装的船舶，将有关船图转交港监（集装箱船舶例外）。作好转交记录，并确保船舶开航前取得监装证书。
5.由船长签署作业申请、吊竿负荷证明。6.有关单证的分转：
●舱单、作业申请、吊竿负荷证明。●舱单、积载图转进口单证人员。
三.提单（仅限散杂货船舶）
1.按出口单证人员要求，向船长索取该航次所需的空白提单。如船长申请使用外代提单格式，申请应明确船公司/租船人/经营人全称。申请交出口单证人员，在单船作业记录上做好记录。
2.船长委托外代签单，由船长出具授权书。注意授权书的措辞和可接受性。授权书交出口单证人员，在单船作业记录上做好记录。
3.如船长签署提单，注意应将船长签署的全套提单取回交出口单证人员，由出口单证人员审核委托方有关要求、落实有关费用后放提单予发货人。
四.装卸准备就绪通知书
1.装卸准备就绪通知书缮制与否，视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求而定。2.通知书的递接受有关契约的约束。通常船舶在递交通知书应符合以下条件：●船舶抵达港口锚地●在LAYCAN日期之内●进口手续/检疫通过
●船舶一具备立即开始作业的条件●在办公时间内
3.如委托方对通知书的递接无明确他示，有关租约无不一致约束，在上述条件满足后，可接受NOR。4.若委托方/租约对NOR的递接时间、抵达地点等有明确要求，按其指示办理。5.以船舶通知单列明的身份签署通知书，如：（1）代表港方（2）代表买/卖方（3）代表承租人（4）见证人/代理人
6.NOR前妥后，取回正本和三份副本。必要时，将船舶备妥情况以适当形式通知有关方。
五.装卸时间事实记录
1.装卸时间事实记录缮制与否，视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求而定。
2.装卸时间事实记录详细记录船舶抵港至作业结束期间的有关船舶装卸的所有事实及其起始时间。记录时间具有连续性和不间断性。
3.装卸时间事实来源于船舶在港期间与船长等等有关方核对的数据、时间和有关天气情况记录。每天至少登轮一次，核对的主要内容如：●船舶抵港、起锚时间、靠泊时间、进口手续办理时间
●船舶排压舱水时间（排水前船长须向港监和卫生检疫单位递交申请批准，申请内容主要包括压舱水数量、压入时间和地
点、排尽所需时间、计划开始排水时间、清洁情况等）。●开装/卸时间、装卸进行时间、移泊时间、完装/卸时间●非停工作业时间及其原因、坏天气记录
●船舶规范、TPC/I数据、备车时间、作业舱口数、实装/卸数量、货名
4.船舶开航前，与船长核对确认并按船舶通知要求（无明确要求，以代理身份）的身份签署装卸作业事实记录。取回记录正本和三份副本。
六.检验和证书
1.接委托人/船长的申请，联系办理有关的船舶证书或安排有关项目的检验。●船舶各类适航证书●船舶吨税证书
●除鼠/免于除鼠证书
●货物损坏检验、货物封舱、干舱检验
2.将申请转有关单位、或电话通知有关单位直接登轮办理，同时告知对外结算人员落实备用金/再索汇，做好通知/转交记录。3.与船方/有关单位落实证书办理情况，保证检验项目的顺利完成，将有关证书/报告交船长，在单船作业记录上做好记录。
七.供应
1.供应主要指燃油、淡水、伙食、船用物料的供给。
2.接到委托方/船方有关供应的要求后，应联系对外结算人员落实费用支付状况。3.在费用落实后，将有关供应要求以书面形式或电话方式通知公司的合格供方安排供应。4.及时联系供方/船方，了解供应进展，做好必要的记录。5.对委托方要求的供应必要是告知其安排情况和完成情况。
八.船舶修理与检修
1.一般情况下，接到委托方/船方关于船舶修理的申请后，应先电话联系对外结算人员落实费用，同时电话通知公司合格供方在传播靠泊后登轮进行修理费用评估。在落实费用、委托方/船方接受报价的情况下，安排供方进行修理。2.若修理项目小或船长支付现金，只只需船方同意即可安排供方进行修理。3.若危及船舶安全、必须进行抢修，可边安装修理、边与委托方联系。
4.检修主机及船舶关键机器、船舶明火作业、港内救生演习、主机试车等，须事先以书面申请形式向港监报批。5.与船方/供方落实修理的进展情况，做好必要的记录。需要时，应及时通知委托方。
九.船员安排1.船员遣返
●了解遣返人树、遣返地区、机票情况、出境地，会同对外结算人员估算费用。●落实费用。
●填写有关出入境表格，前往公安部门办理海员证/护照签证。
●陪同被遣返人，前往海关、边防办理入境手续。要求被遣返人保存好有关证件、证明，处境是备查。●将有关船员资料发至处境地外代，请安排接机、食宿、机票、送机等事宜。●及时与处境地外代联系，保证遣返申请人了解有关的遣返情况。●及时填写遣返收费表，接清费用。2.船员入境、上船
●获悉船员入境的消息后，安排有关的入境地接机活动、做好入境地至本地的旅途安排。●入境船员抵港后，陪同前往边防、海关办理处境手续后安排上船●作适当通知和安排，保证有关方了解船员入境上船情况。3.船员就医
●船员就医前，船长应出具就医申请。申请一分交医院（公司合格供方），一份留底。
●按约定/要求时间，带患病者前往医院进行治疗。●就医结束后，将医生诊断书交船方。
●若需住院治疗，应先取得船长/委托方的同意，并通知对外结算人员落实费用。4.船员死亡●获悉船员死亡后，应及时将船名、船员姓名、性别、年龄、国籍、死亡原因等报告委托方。●立即报告卫生检疫、边防公安等口岸当局，由其按规定安排法医，出具死亡证明书等。●将有关情况及时报告公司。
●根据委托方要求，充分考虑和尊重各国风俗习惯，根据有关当局的决定，安排尸体火化或将尸体运回。
十.备件转递
1.携带有关备件单证（空运单等），委托报关员按照海关规定办理转关证明。
2.带转关证明，使用海关监管车，到中转地提取备件；或将转关证明寄往中转地外代，由其安排提取，并负责送至本港。3.备件经海关查验后送船，办理交接。货物回执交海关。4.必要时应将备件的转递情况统战有关方。
十一.期租船的交船和还船
1.接到船东/租船人关于办理期租船交船/还船的书面要求后，应了解船东/租船人对存油水量测量/船舶状况检验的要求、明确租船人/船东全称和交/还船时间、地点。
2.根据船东/租船人的要求，以书面形式向船舶检验机构提出有关的检验/测量申请。申请一份交对外结算人员，一份存档。3.及时与检验机构联系，保证检验/测量的按时进行。在检验/测量结束后取回检验/测量报告。
4.根据检验/测量报告缮制交/还船证书，并与船长分别代表租船人和船东签署。取回至少四份经签署的证书。
十二.海损事故及海事声明签证
1.获悉海损事故发生后，应立即报告部门经理，如须抢救则先联系港监实施抢救。
2.接到船长递交的海事声明及所附航海、轮机日志摘要后，应及时转交港监办理签证。一般情况下应在船舶抵港24小时内将海事声明送交港监。若遇特殊情况无法按时递交，先电话联系港监、取得其超时限办理的允诺。这一情况应作好记录。3.及时取回签妥的海事声明送交船长，留存副本一份。
十三.办理船舶开航手续
1.将预计开航时间，以适当的方式通知船长，请船方做好合理安排和充分准备、完成在本港需办理的各类事项。2.携带有关表格和单证到个口岸检查单位办理出口手续，取得离港证、检疫证、关封、边封等证明。3.开航前与船长核对并记录有关信息：
（1）离港吃水（2）离港存油水（3）实装卸货数量（4）ETA下港（5）完工时间
4.将核对无误的出口舱单、危险品清单（如是危险品）等交装货船船长；确保卸件杂货船舶在开航前取得溢短单、残损单，卸散货船舶已完成了水尺公估。装货船舶应取得船图。
5.将离港证、关封、边封（下港为国内港的外轮）等交船长，做好有关记录。如离港手续办完后，出现变更情况，应设法予以更正。
6.对需要引航员引领的船舶，电话联系引水站，确定开航时间，安排引航员引航。
十四.开航后的工作
1.及时（不晚于半个工作日）将卸货船SOF、NOR、装货船的SOF、NOR、M/F、S/P、B/L等单证传送委托方。集装箱船舶按船公司指示办理。
2.将散杂货装货船的舱单转有关装卸公司。
3.按适当顺序装订往来电、整理留底申请、证书及装船单证并附以清单。4.在三个工作日将有关的船舶档案交部门内有档案整理人员统一归档。
十五.按部门要求，填写有关的供方服务记录。
十六.本岗位所使用的受控表格：
1.危险品清单（散杂货船舶）2.通知书（散杂货船舶）3.时间表（散杂货船舶）4.船舶通知单5.舱单
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