船代外勤工作指导书
船代外勤工作指导书
一.办理进口手续
1.船舶进港前阅读进出口单证人员、调度、计划委托人员（集装箱船舶为航线业务员和进口放货人员）在船舶通知单和单船作业记录上的记录，了解装卸调侃、明确费用负担方。
2.进港前，了解该论的卫生检疫手续办理情况。如是靠泊检疫，应通知船方确保在卫生检疫结束后无一般人员上下船。如是锚地检疫，应及时联系船方/卫生检疫单位进行检疫。在检疫通过后，立即通知引水进行引领。
3.在船舶靠泊之前、确定船舶靠泊时间后，及时通知有关检查检疫单位准确的靠泊时间，以便其自行登轮办理进口手续。4.登轮后，协助船长准备办理进口手续所需的单证、表格。对有格式要求的单证，严格按照规定的格式填报。取得经船长签字/盖章的表格和船舶证书等资料，到有关检查检疫单位办理进口手续。办理完以取得放行单或进口申报完毕的有关证明为准。5.进口手续办理完毕后，通知船方可以上下人员，开始作业。
二.装卸货单证交接
1.再次了解有无过境危险品，落实危险品的申报情况。在船舶开始装卸货前，将港监批准的船舶载运危险货物申报书（进口、出口、过境）交船长。
2.对必须凭正本提单卸货的船舶，在开始卸货前将背书完好的正本提单交船长，取得船长签字的收据，做相应记录。3.取得舱单、积载图、提单副本等卸货单证和收货人单证（如有）。
4.将装货清单交船长协助船长/大副配载，并取得船图。对装运危险品货物、且又申请监装的船舶，将有关船图转交港监（集装箱船舶例外）。作好转交记录，并确保船舶开航前取得监装证书。
5.由船长签署作业申请、吊竿负荷证明。6.有关单证的分转：
●舱单、作业申请、吊竿负荷证明。●舱单、积载图转进口单证人员。
三.提单（仅限散杂货船舶）
1.按出口单证人员要求，向船长索取该航次所需的空白提单。如船长申请使用外代提单格式，申请应明确船公司/租船人/经营人全称。申请交出口单证人员，在单船作业记录上做好记录。
2.船长委托外代签单，由船长出具授权书。注意授权书的措辞和可接受性。授权书交出口单证人员，在单船作业记录上做好记录。
3.如船长签署提单，注意应将船长签署的全套提单取回交出口单证人员，由出口单证人员审核委托方有关要求、落实有关费用后放提单予发货人。
四.装卸准备就绪通知书
1.装卸准备就绪通知书缮制与否，视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求而定。2.通知书的递接受有关契约的约束。通常船舶在递交通知书应符合以下条件：●船舶抵达港口锚地●在LAYCAN日期之内●进口手续/检疫通过
●船舶一具备立即开始作业的条件●在办公时间内
3.如委托方对通知书的递接无明确他示，有关租约无不一致约束，在上述条件满足后，可接受NOR。4.若委托方/租约对NOR的递接时间、抵达地点等有明确要求，按其指示办理。5.以船舶通知单列明的身份签署通知书，如：（1）代表港方（2）代表买/卖方（3）代表承租人（4）见证人/代理人
6.NOR前妥后，取回正本和三份副本。必要时，将船舶备妥情况以适当形式通知有关方。
五.装卸时间事实记录
1.装卸时间事实记录缮制与否，视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求而定。
2.装卸时间事实记录详细记录船舶抵港至作业结束期间的有关船舶装卸的所有事实及其起始时间。记录时间具有连续性和不间断性。
3.装卸时间事实来源于船舶在港期间与船长等等有关方核对的数据、时间和有关天气情况记录。每天至少登轮一次，核对的主要内容如：●船舶抵港、起锚时间、靠泊时间、进口手续办理时间
●船舶排压舱水时间（排水前船长须向港监和卫生检疫单位递交申请批准，申请内容主要包括压舱水数量、压入时间和地
点、排尽所需时间、计划开始排水时间、清洁情况等）。●开装/卸时间、装卸进行时间、移泊时间、完装/卸时间●非停工作业时间及其原因、坏天气记录
●船舶规范、TPC/I数据、备车时间、作业舱口数、实装/卸数量、货名
4.船舶开航前，与船长核对确认并按船舶通知要求（无明确要求，以代理身份）的身份签署装卸作业事实记录。取回记录正本和三份副本。
六.检验和证书
1.接委托人/船长的申请，联系办理有关的船舶证书或安排有关项目的检验。●船舶各类适航证书●船舶吨税证书
●除鼠/免于除鼠证书
●货物损坏检验、货物封舱、干舱检验
2.将申请转有关单位、或电话通知有关单位直接登轮办理，同时告知对外结算人员落实备用金/再索汇，做好通知/转交记录。3.与船方/有关单位落实证书办理情况，保证检验项目的顺利完成，将有关证书/报告交船长，在单船作业记录上做好记录。
七.供应
1.供应主要指燃油、淡水、伙食、船用物料的供给。
2.接到委托方/船方有关供应的要求后，应联系对外结算人员落实费用支付状况。3.在费用落实后，将有关供应要求以书面形式或电话方式通知公司的合格供方安排供应。4.及时联系供方/船方，了解供应进展，做好必要的记录。5.对委托方要求的供应必要是告知其安排情况和完成情况。
八.船舶修理与检修
1.一般情况下，接到委托方/船方关于船舶修理的申请后，应先电话联系对外结算人员落实费用，同时电话通知公司合格供方在传播靠泊后登轮进行修理费用评估。在落实费用、委托方/船方接受报价的情况下，安排供方进行修理。2.若修理项目小或船长支付现金，只只需船方同意即可安排供方进行修理。3.若危及船舶安全、必须进行抢修，可边安装修理、边与委托方联系。
4.检修主机及船舶关键机器、船舶明火作业、港内救生演习、主机试车等，须事先以书面申请形式向港监报批。5.与船方/供方落实修理的进展情况，做好必要的记录。需要时，应及时通知委托方。
九.船员安排1.船员遣返
●了解遣返人树、遣返地区、机票情况、出境地，会同对外结算人员估算费用。●落实费用。
●填写有关出入境表格，前往公安部门办理海员证/护照签证。
●陪同被遣返人，前往海关、边防办理入境手续。要求被遣返人保存好有关证件、证明，处境是备查。●将有关船员资料发至处境地外代，请安排接机、食宿、机票、送机等事宜。●及时与处境地外代联系，保证遣返申请人了解有关的遣返情况。●及时填写遣返收费表，接清费用。2.船员入境、上船
●获悉船员入境的消息后，安排有关的入境地接机活动、做好入境地至本地的旅途安排。●入境船员抵港后，陪同前往边防、海关办理处境手续后安排上船●作适当通知和安排，保证有关方了解船员入境上船情况。3.船员就医
●船员就医前，船长应出具就医申请。申请一分交医院（公司合格供方），一份留底。
●按约定/要求时间，带患病者前往医院进行治疗。●就医结束后，将医生诊断书交船方。
●若需住院治疗，应先取得船长/委托方的同意，并通知对外结算人员落实费用。4.船员死亡●获悉船员死亡后，应及时将船名、船员姓名、性别、年龄、国籍、死亡原因等报告委托方。●立即报告卫生检疫、边防公安等口岸当局，由其按规定安排法医，出具死亡证明书等。●将有关情况及时报告公司。
●根据委托方要求，充分考虑和尊重各国风俗习惯，根据有关当局的决定，安排尸体火化或将尸体运回。
十.备件转递
1.携带有关备件单证（空运单等），委托报关员按照海关规定办理转关证明。
2.带转关证明，使用海关监管车，到中转地提取备件；或将转关证明寄往中转地外代，由其安排提取，并负责送至本港。3.备件经海关查验后送船，办理交接。货物回执交海关。4.必要时应将备件的转递情况统战有关方。
十一.期租船的交船和还船
1.接到船东/租船人关于办理期租船交船/还船的书面要求后，应了解船东/租船人对存油水量测量/船舶状况检验的要求、明确租船人/船东全称和交/还船时间、地点。
2.根据船东/租船人的要求，以书面形式向船舶检验机构提出有关的检验/测量申请。申请一份交对外结算人员，一份存档。3.及时与检验机构联系，保证检验/测量的按时进行。在检验/测量结束后取回检验/测量报告。
4.根据检验/测量报告缮制交/还船证书，并与船长分别代表租船人和船东签署。取回至少四份经签署的证书。
十二.海损事故及海事声明签证
1.获悉海损事故发生后，应立即报告部门经理，如须抢救则先联系港监实施抢救。
2.接到船长递交的海事声明及所附航海、轮机日志摘要后，应及时转交港监办理签证。一般情况下应在船舶抵港24小时内将海事声明送交港监。若遇特殊情况无法按时递交，先电话联系港监、取得其超时限办理的允诺。这一情况应作好记录。3.及时取回签妥的海事声明送交船长，留存副本一份。
十三.办理船舶开航手续
1.将预计开航时间，以适当的方式通知船长，请船方做好合理安排和充分准备、完成在本港需办理的各类事项。2.携带有关表格和单证到个口岸检查单位办理出口手续，取得离港证、检疫证、关封、边封等证明。3.开航前与船长核对并记录有关信息：
（1）离港吃水（2）离港存油水（3）实装卸货数量（4）ETA下港（5）完工时间
4.将核对无误的出口舱单、危险品清单（如是危险品）等交装货船船长；确保卸件杂货船舶在开航前取得溢短单、残损单，卸散货船舶已完成了水尺公估。装货船舶应取得船图。
5.将离港证、关封、边封（下港为国内港的外轮）等交船长，做好有关记录。如离港手续办完后，出现变更情况，应设法予以更正。
6.对需要引航员引领的船舶，电话联系引水站，确定开航时间，安排引航员引航。
十四.开航后的工作
1.及时（不晚于半个工作日）将卸货船SOF、NOR、装货船的SOF、NOR、M/F、S/P、B/L等单证传送委托方。集装箱船舶按船公司指示办理。
2.将散杂货装货船的舱单转有关装卸公司。
3.按适当顺序装订往来电、整理留底申请、证书及装船单证并附以清单。4.在三个工作日将有关的船舶档案交部门内有档案整理人员统一归档。
十五.按部门要求，填写有关的供方服务记录。
十六.本岗位所使用的受控表格：
1.危险品清单（散杂货船舶）2.通知书（散杂货船舶）3.时间表（散杂货船舶）4.船舶通知单5.舱单
扩展阅读：外勤工作指导书
广州元亨国际船务代理有限公司东莞分公司船务部岗位工作指导书
外勤工作指导书
1.0船抵港前
1.1接委派船舶，确定单船操作外勤，外勤主管根据外勤的具体情况确定操作外勤，在公
司的黑板上著名外勤名字，外勤根据所指定的船舶了解船舶动态和制作相关联检单证；
1.2.了解单船信息：根据调度的船舶预抵计划了解工作任务后，仔细阅读有关往来的函电，
详细查看船舶档案，了解船舶和货物资料及船方的委办事项（例如加油/水、备件、修理、船员更换、船长借支等），详细了解舱图（船舶装卸货物的分舱情况），并掌握船舶靠泊作业计划安排；
1.3准备办理联检的相关单证、交接事项（与调度/单证的交接）、联检单位的预约准备。1.3.1备妥船舶办理进口手续所需单证（锚地油船需准备进、出口单证），输入联检部门所
需（卫检/边防/海事）的电子口岸数据内容并及时申报；收齐需转交船长的各类文件（提单正本）、船员信件、备件（若有，如海图、船用机舱备件等）、快件等以备登轮时及时转交船方；
1.3.2从单证科取得进、出口货物单证，如进、出口舱单、提单、电子舱单输单日期（同时
了解单证是以什么号码输电子舱单，如IMO号码还是船舶呼号）、正本提单以及进口岸申请书、危险品申报单（油轮/化工品）等；1.3.3如为进口卸货船舶，需向调度人员或单证询问本航次的卸货条件，如是凭正本提单卸
货的，向单证人员索要正确背书的正本提单，并复印三份，一份由外勤人员签收给单证人员；一份在外勤登轮后，将正本提单出示给船长，若船长需收回正本，应让船长在复印件上签收；随后在当天将船长签收的提单复印件交进口单证业务员留存，并要求其退回先前外勤签收的复印件并让进口单证业务人员在该复印件上确认已收到船长正本提单收据，由外勤人员留底归档。当收货人在船到之前提供正本提单有困难时，需从调度处得到允许卸货指示（船东或者租家的卸货指令）；
1.3.4如为出口装货船舶，需向单证询问使用何种格式提单，是否需要向船长索取船方空
白提单；船长宣载；向大副要装货预配舱图；是否需要安排检验检疫局装货前验舱（油轮或化工品船要求签发干舱报告方可装货）；以及其他装货注意事项；1.3.5与调度、单证、财务交接清楚，并做详细记录，以备检查；
1.3.6根据港口计划和公司调度人员提供的船舶实时动态信息，随时主动跟踪船舶进港动
态，如引水上船时间、抵达码头时间，合理安排时间接联检单位准时登轮查验；并预约好货主和其他相关方的登轮人员。
1.3.7*船到之前需要外勤准备的单证如下：总申(进出口一起、进口4份/出口4份)、货申
（进出口一起，进口3份/出口3份）、NOR（3份）、航海健康申报书（2份）、出入境检疫申报单（2份）、登陆证申请表（2份）、公司舱单、无货舱单、吨税申请表（没有有效中国吨税的用）、入境健康申明卡、进口岸申请书、危险品申报单（液体货物用）。
*需要跟船方取的资料：船员名单（7份）、船员物品（4份）、船用物品（4份）、靠
港记录、上港出口纸（正本，如果上港是国内，复印一份留底，一份给结算）、吨税执照（如果有，取正本）、船舶证书复印件（包括REGISTRY/TONNAGE/LOADLINE/IOPP/CONSTRUCION/RADIO/
EQUIPMENT/MINIMUMSAFEMANNING/CLC/DOC/SMC/ISSC/SANITATIONCONTROLEXEMPTIONCERT）、安检报告，船员适任证书复印件
2.0船在港
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2.1首次登轮
2.1.1外勤业务员首次登轮时，与船长核实和查询以下有关信息，并在外勤单船工作记录单
上作记录。
1）船舶规范：当发现主要数据与单船作业卡记载不符时，应及时通知调度，并作
记录。如涉及净吨数的更改，必须以书面形式通知财务结算员和调度。2）引水登轮和N.O.R递交时间。3）船舶抵港时间及检疫通过时间。（ALONGSIDETIME/INSPECTIONTIME）4）靠泊时间。（BERTHINGTIME）5）装卸作业开始时间。（TIMEOFLOADING/DISCHARGINGCOMMENCED）6）船舶抵港存油、水量。（FO/DO/FW）7）船舶抵港前后吃水。（FOREDRAFT/AFTERDRAFT）8）船舶吊具安全符合等。
9)知会船长本港的保安等级级别以及其保安专员的姓名和联系电话、传真，靠港
期间需严格核查上船人员身份，并交船长本港《港口设施保安符合证书》复印件。
10）其它需要了解的情况。
11）是否有中国的有效吨税执照。
2.1.2协助船长填报/签字盖章及索取如下文件：
1）总申报单（一般是进出各4份）2）货物申报单（进出各3份）
3）船员名单（一般是7份，如有变动则在出口前拿新名单）4）船员物品申报单（4份）5）船用物品申报单（4份）
6)旅客名单（如有）
7）航海健康申报书（进出各一份）
8）国际航行船舶船舶概况A表和A表证书复印件一套（registercert/tonnage
cert/loadlinecert/ioppcert/constructioncert/equipmentcert/radiocert/safemanningcert/doccert/smccert/issccert/clccert(油轮)，所有船员适任证书复印件。
09）上一港出口岸许可证等。
10）如上一港来自国内港口，外籍船需向船长索取关封、边封、入境检疫证的复印
件；如果船舶为中国籍，需索取港监签证本，海关监管簿，若中国籍船舶空载来港，需办理港监签证手续及海关手续(外贸船).
11）其它口岸单位需查验的证书、文件，如涉及正本证书、文件，需出具相应书面
收据与船长进行交接，一般需要索取的正本证书是国籍证书和吨位证书（用做购买吨税执照）。
12）外籍船舶须向船长索取有效的吨税证书（包括台湾吨税），如无效，则要求船长
填写吨税申请书，并向调度确认购买30天还是90天的吨税，同时确认证书原件交给哪一方;对于非营运船舶（如船舶来港修理等），则不需吨税执照，但外勤在进口时必须自己制作一份航修证明，出口时去港务集团总调签一份航修证明。
13）外籍船员，除波兰、乌克兰、罗马利亚等前东欧国家外，要求登陆的，必须写
登陆申请表（2份），办理登陆证。台湾籍船员需登陆时，向其索要证件照一张，并需要出示海员证或台胞证。美国籍船员除非事先申请有效签证，否则不予签发登陆证。具体情况需按最新颁布的出入境管理条例和边防有关规定执行。
2.1.3递交装/卸货准备就绪通知书（N.O.R）。船长通过电传/传真/电报或书面形式向我方递
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交或发出装/卸准备就绪通知书，一般根据船舶是否已具备装/卸准备就绪条件，如船舶是否已抵达港口，船舶本身是否已就绪或根据租约规定的条件等确认收到通知.2.1.4如船长要求加油、加水、物料、伙食供应、修理、船员看病、申请岸吊等额外委办事
项，需经计划调度向委托方书面确认费用后方可安排。此类事项皆需船方提出书面申请，并在单船工作记录表上作好记录。
2.1.5将应递交船方的备件、文件、信件、电函、或物品转交船长签收，并在单船作业卡内
作好记录。
2.1.6如船方需申请办理货物、船舶设备等如救生艇、C02系统检验或办理装运港加封边的
货舱启封等业务，需及时经调度给委托方书面确认后方可安排，并在单船记录本上做好记录。
2.1.7以上所有资料必须第一时间内递交/通报有关部门。所有重要文件或资料的交接必须
做好登记。2.2船舶动态
2.2.1抵港动态。船舶靠港后，在30分钟内将船舶抵港动态电话报调度拟电发出。抵港应
至少包括下列内容，但不限于此：1）抵桂时间PILOTSTATION2）N.O.R递交时间
3）引水上船时间PILOTONBOARD4）存油水ROB
5）前后吃水FOREDRAFT/AFTERDRAFT6）联检通过时间JOINTINSPECITON
7）如船未靠泊，应报告上引水时间、预靠时间及预开工时间8）如船舶已靠泊并开始作业，则加上下列内容：（a）靠泊好码头时间
（b）商检水尺公估时间（对散货船而言），商检测量
（SOUNDING/ULLAGE/CALCULATION）时间（对液体船而言）
（c）开工时间OPERATIONCOMMENCEDLOADING/DISCHARGING
COMMENCED
（d）预完工时间ETCD/ETCL2.2.2在港动态FRESHMOVEMENT
1）对在港作业船舶，油轮派人驻船；靠泊码头船每天至少登轮二次，每天向公司调
度报告两次动态。
2）对于每天报动态的作业船舶，上午登轮时间不晚于0945时，下午不晚于1645
时，如果由于理货不能及时提供理货段结表，则应询问船方大概卸货数量然后报给调度，待段结表出来后再次报调度具体数据。对于突发情况，如可能影响船舶安全和装卸货作业的情况或意外事故发生，应即刻登船处理，并通知计划调度。如船长要求外勤上船，外勤应在尽可能最短时间内登轮。
3）业务员每天上船前，应先与港口调度、理货联系核对作业时间、作业工班、作业
停顿时间（了解停工原因），掌握生产作业进度及有关委托业务的进展情况，上船与船长、大副核对相关内容，并记录在单船记录本上。4）及时向调度汇报船舶每日动态（上午0945前，下午1645前），以便调度及时拟
电向委托方报动态。遇有特殊情况，随时向调度汇报，以便视情处理或请示委托方后处理。
5）掌握船舶每天装卸进度，做好事实记录，记录事项必须有始有终。
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6)代表有关方正确缮制装卸时间事实记录。
2.2.3外勤每次登轮必须戴好安全帽，注意个人安全。在登轮前留意船舶四周情况，确定
安全后再登轮，尤其是在锚地用软梯登轮要更加注意。
3.0进口联检、送单。（见附“各港区联检单证”、“各港口部门联检手续”）4.0在港作业
4.1在码头装/卸货的船舶，办完联检后及时通知码头调度开工，并掌握开多少工班，用港
机还是船机作业（如是件杂货，在船到港之前了解清楚货物的件重），在装卸/货前必须在船，直到正常装/卸货时方可离开，并把开装/卸时间报调度，随时跟踪船上装卸货动态，出现特殊情况时，及时现场协调，并将具体情况汇报给调度。
4.3在作业过程中有发生特殊事件的，而货主不懂英文的，外勤需代书写抗议书，写好后
交给货主，由货主当面找船长解决签章，并予以协助。（一般是油轮）
4.4在船舶作业过程中必须记录好装/卸货、天气、突发事件、移船等情况，根据以上情况
如实的做好事实记录，经计划调度审查确认或货主或公司领导有特别要求需经审核后方能递船长签字、盖章。如果船长需要在事实记录上做批注的，则要弄清楚船长所批注内容，如果有异议的则电话通知调度经批准后方与船长签字盖章。
4.5散货和液化船在完货前半天通知货主/代或报关行做好商检和海关人员的登轮查验工
作。（目前海关基本不上船检查）
4.6完货前半天将出口联检单证准备好，并将各联检单位所需单证分配好让船长签章，以
便做好出口工作的充分准备。
4.7完货后及时取得理货报告（散杂货船）/大副收据（装货船）或商检报告（散货和液化
船）/（一般情况下锚地卸货的油轮或者半夜完货出口的船舶可提前递交保涵（老港和新港）给海关科长特批，同意提前办出口手续，后补干舱报告），在2小时内办好联检出口手续并将出口纸复印留底。办好后及时登轮将有关单证交船长，并让其起外勤工作记录本上签字盖章（一般交船长的有吨税执照/海员证或护照/国籍证书/吨位证书/离港证/检疫证书/关封边封），同时跟船长索取船舶的离港动态。5.0卸货船作业
5.1将船长签字盖章后的舱单、舱图及公司舱单等有关卸货单据送交理货。如船方有加固、
分票、倒舱、扫舱等特殊作业申请时，应及时通知调度落实由谁支付费用后再联系港口有关方面安排，并做好记录。
5.2卸货完毕后，杂货船作业要从理货公司索取理货证明书、“货物溢短单”（如有）、“货
物残损单”（如有），散货船或液体货船作业跟理货索取散货交接单以及商检签发的商检（水尺）报告或干舱证明的副本或复印件，上述文件在完货后与NOR/SOF第一时间一并扫描发给委托方以及传真一份SOF给总调。杂货船有NOR/SOF/理货证书/货物溢短单/货物残损单，散货船有NOR/SOF/散货交接单/商检报告/货物残损单，油轮有NOR/SOF/商检报告/干舱报告/泵记录/抗议书。6.0装货船作业
6.1从单证处取得报关单送到海关打装船单，并将海关确认后的装船单和大副收据、
shippingorder（装货单）、公司舱单送到理货处，并复印一份装船单给理货签收，同时复印一份给单证。
6.2落实装船用的供应材料、铺垫、加固、绑扎等项工作时，与计划调度员和公司财务联
系落实备用金后及时联系有关分承包方做出安排，力争避免影响装货作业，并在单船作业卡上做记录。
6.3对我司无委托方/船公司现成空白提单纸的装货船，应根据计划调度员的指示，在登轮
时向船方索取该船舶公司/租船人/经营人的空白提单每票至少三正五副。及时转交单
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证部门，如船方无空白提单则应反馈单证业务部，由单证部联系船公司解决并在单船记录卡上做记录。
6.4船长委托我司签发提单时应先征得委托方书面同意。由船长出具“签发提单授权书”
（一般是由外勤制作船长签字盖章）并转交给单证部门，做好交接工作。单船档案中应留存授权书复印件备查，并在单船记录单上做记录。
6.5委托方指示需由船长签发提单时，将单证人员制好的提单交船长审核无误后签字、盖
章，再将签妥的提单送交单证人员，并复印一份签收。7.0缮制装、卸时间事实记录
7.1根据船方、港方/理货提供的在港船舶装卸作业时间记录，缮制装卸时间事实记录。缮
制完的事实记录交调度审阅，共同定稿。装卸时间事实记录须至少包括以下项目和时间：
1）船抵桂山时间、上引水时间；1）船舶到港时间；2）船舶通过联检时间；3)靠泊、移泊时间；
4）开始装卸及装卸进行时间、装卸完毕时间；绑扎完成时间（装件杂货船）；拆管时
间（液体船）；
5）非作业停工时间及其原因（下雨或台风）；6）影响作业天气记录。
7）中国的法定节假日（春节/国庆/五一/端午节/中秋节，在事实记录的批注栏写上）。7.2装卸作业完毕后，与船长核对并共同签署装卸时间事实记录。将签妥的足够份数（一
般3份）的事实记录交船长1份，留底两份，并按委托方指示将事实记录电子邮件发送或邮寄给委托方及相关方；在单船记录本上做好记录。8.0各类证书的申办及项目的检验申请。
8.1接委托方/船长的书面申请并与调度落实费用后，联系办理有关的船舶证书或安排有
关项目的检验/申请。这包括：1）船舶各类适航证书；2）船舶吨位证书；
3）卫生控制证书/免于卫生控制证书；4）卫生证书；
5)水尺公估计量证书；6）各类船体设备检验；7）各类货物及其损坏检验；8）各类货舱封舱、干舱检验等；9）货物残损评估检验；10）还船检验/B+C检验；
8.2将书面申请及时转交有关单位，随时催促并与船方落实进展情况。将收到/取回的有关
证书或报告交船长签收，并将副本一份与书面申请留底一份存放在单船档案袋内，并在外勤工作记录上记录。
9.0船长借支（按“送船长借支程序”操作，先把借支单及送船长借支计划表填好后找公
司领导签字后到财务领取借支）10.0购买船舶吨税
船到港前与调度确认该轮是否持有中国的有效吨税，若无则与调度确认买吨税的天数
（30天或90天）。在第一次登轮索取单证时将“吨税执照申请书”给船长签名、盖
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章，并连同“国籍证书”、“吨位证书”原件和复印件在办理海关进口手续时交到海关，取得海关打印打印的“吨数交款单”，根据“吨数交款单”的具体数额到财务申请支票，然后到中国银行黄埔支行交费，拿回盖有银行章的“吨数交款单”的第一联和第六联，第一联交给财务，而拿第六联到海关打印“吨税执照”。（注：南沙海关要求取回第五联）
11.0送快件、备件（按“外勤科快件/备件检查、签收程序”操作）
当收到调度转交送船的备件/快件时，要仔细检查备件/快件的外观是否损坏，然后与
调度签收12.0加淡水、加油
当接到船方要求加淡水、加油申请后与调度确认相关费用后，联系与已公司签合约的
合格供应商供船，并跟踪动态，并告知船方相关情况，直至完毕。一般情况下，在船到港之前租家或者船东已经安排加油的相关事情，外勤主要是跟踪什么时间能加油，并告知船方。
13.0期租船的交船与还船
13.1细阅调度转来的有关船东/租船人关于办理期租交船/还船手续书面指示，掌握以下信
息：
1）租船人/船东全称；
2）交/还船时间、地点及其他条件；
3）存油水量/船舶状况的检验要求（如需要）
13.2根据船东/租船人的要求，安排验船师于适当时候进行存油水数量/船舶状况检查（按
要求）。检验结束后应及时取回检验报告，扫描发送给相关方。14.0海损事故处理及海事声明签证
14.1船舶发生海损事故应立即报调度和公司领导，及时登轮了解事故现场协助各方妥善处
理，按港监要求洽船长出具海事报告，并做记录。
14.2如船舶在航行中因海上风浪或其它因素需递交海事声明，收到船长递交的海事声明
（一式三份）后应及时转交海事局办理签注受理，受理结束后取回两份交回船方。一般情况下，船方应在船舶抵港24小时内开始开舱盖、装卸货作业前递交。遇特殊情况无法及时递交时，应先电话通知广州海事局的通航处，取得其超时限办理的许可，目前如果船舶是节假日（国庆/春节等）到港的船舶，海事声明交到交管中心，待节日过后延期审理。海事声明具体申报如下：
1）海事声明上除船长签字盖章外，还需船上任意两名高级船员（一般是大副和轮机
长）的签字证明。
2）呈送海事处《海事声明》和声明时段的航海日志复印件共三套，每一页都盖船章
并签字，同时盖骑缝章。
3）通航处审理后在《海事声明》上给予签注备查，一份正本，两份副本。通航处留
底副本一份，其余两份交予船长。
4）按规定缴纳海事声明签注费。
5）海事声明签妥后应及时取回送交船长，与船方签收并记录。15.0船员更动（遣返）：
15.1如在有船员需在本港上/下船的，需首先与调度落实好费用（船员更动手续费/签证费/
交通费等）。如船员需安排住宿，必须与调度落实住宿费用由谁承担。
15.2办理船员更动须向边检审批，递交更动表一式两份，没有中国签证（目前不需要签证
的国家是乌克兰/罗马尼亚/波兰）的需办理签证。15.2.1办理G类护照要求如下：
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A．外国人护照加护照复印件（护照有效气在半年以上）B．机票加复印件C．委托函件D．船员名单E．公司书面报告F．相片
15.2.2办理F类护照要求如下：
A．船在船厂则需船厂的证明B．如住酒店则需住宿证明C．其他则跟G类一样
15.2.3目前需要邀请函的国家如下：印度、菲律宾、越南、缅甸、巴基斯坦、印度尼西亚、
伊朗；免邀请函的有俄罗斯、日本、韩国、丹麦、新加坡、马来西亚；可入境15天免签过境的国家有克罗地亚、新加坡、乌克兰。15.3中国籍船员
1）对于中国籍船员的上船离境手续，须持船员派出单位开出的海员出境证明及海员
证并同船员本人到边检联检队办理出境手续及在海员证上加盖边防的出境章。
2）对于中国籍船员的下船入境手续，须持船员更动单（一式2份）及海员证到边检
联检队办理入境手续及加盖入境章。
15.4外国籍船员
1）外国籍船员的上船离境手续，须持有效签证的护照（免签国家用海员证即可）同
船员本人到边检联检队办理出境手续，边防在护照或海员证上加盖出境章，同时船员在出境卡上签字。
2）对于外国籍船员的下船入境手续，须持在广东省公安厅办理的有效签证及护照（免
签国家用海员证即可）并同船员本人到边检联检队办理出境手续，边防在护照或海员证上加盖入境章，同时船员在出境卡上签字。
16.0交通、通讯、邮递
如船方或委托方代表使用以上各项服务，须由船长出示书面的委托申请，与调度落实
相关费用后再安排；16.1交通
凡船长或委托方代表要求我司提供交通车、船服务或外勤为船舶服务使用交通工具均应填写我司统一印制的交通车船费单，并给调度签字后交给行政部安排出行车辆；16.2通讯
凡船长或委托方代表使用我司电话、传真、手机或要求提供的相关通讯服务均需填写我司统一印制的通讯收费单；16.3邮递
凡船长或委托方要求我司代为邮递信件、物品时，应事先与调度确认费用由谁支付后方可安排，并须填写我司统一印制的邮递收费单。17.0移泊
因生产需要或应船方申请或台风期间悬挂风球时移泊，外勤业务员应注意下列事项：按调度与港口、引航确定的移泊时间至少提前两个小时以书面形式通知船长，以便船方有足够的时间做好移泊准备，并做好记录。如果由于码头船舶拥挤需要移泊让位其他船的，须跟船方解释具体情况，争取船方的配合。
18.0检修主机及其他船舶主要关键机器，在船上进行压舱水的排放，明火作业，船体油
漆，在港内进行救生艇演习等都须事先经海事处批准。船方必须以书面提出申请，外
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勤业务员将申请转交港监批准备案后，取回审批单船方方可进行。19.0船舶开航手续19.1事先了解：
1）船舶作业预计完工时间。
2）所有船舶证书仍然齐备有效（特别是有效吨税执照）。3）船方委办一切事项是否都已办妥。
4）本次挂靠港期间有无船员变动。如有则向船方索要变更后的新船员名单。5）向调度了解备用金有无到帐，并由公司领导审批“开航船舶审批表”。6）对于散货卸货船，在完货时，如水尺数量比提单数量少0.3％（总数），必须第一
时间通知调度，通报公司领导决定该轮是否按安排船舶离港。
19.2出口联检办理（见附“各港区联检单证”、“各港口部门联检手续”）
19.3办完联检手续后，取得港监《国际航行船舶出口岸许可证》在开航前将交船长，并签
收。取得“许可证”时，必须详细检查打印内容，如有错误需要求海事人员及时改正。1）若船舶装货出口，需从理货处索取“大副收据”原件，积载图，理货证书等。2）若船舶卸货出口，需从大副或理货索取以下文件：-散货船：水尺测量报告（首尺和尾尺，从大副索取）、散货交接单/残损单（理货）-杂货船：理货证书/装载积载图（理货）-液货化工品船：液舱测量表（装卸前和装卸后）、干舱证、泵记录表及相关卸货证书。19.4向船长索取船舶离港信息，并填写在“单船记录本”上；内容包括离港存油水、离港
前后吃水、预抵下一港时间（如果船舶经过琼州海峡，取预抵琼州海峡时间），并将以上信息报给公司当值调度。
19.5将已办好的文件在船舶开航前交给船长并签收，装卸时间事实记录经船长审核后签字
盖章确认，一般船长一份，代理三份；提前一个小时通知船长引水登轮时间，让其做好开航准备。
20.0在船舶离港后即时电话或书面通知调度至少包括下列内容，但不限于此：1）完工时间2）引水上船时间
3）离港时间、预抵下一港时间4）离港水尺数量5）离港存油水量
21.0在船舶离港后7个工作日内将“单船航次结算单”/车单并同其他相关费用确认函电交
调度审核后，连同报销单交船务部总经理审核签字，然后把“航次结算单”和相关费用确认函电交结算主管并签收；报销单交财务主管并签收；从船方收到现金须交到财务并签收。
22.0船舶开航后7个工作日内应按归档要求，将单船档案袋内所有相关有用的资料整理妥
当并予以在单船档案目录上登记，再把档案袋交外勤主管审批后交行政部档案管理员。
附：
一、联检单证（沙田各码头）(一)进口（联检文件）
卫检（船舶到港前，预交费及申报）
1.总申，2.货申，3.船员名单，4.船用物品，5.卫生控制证书/免卫生控制证书复印件，
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6.航海健康申明书，7.入境检疫签证申报表（新版本），8.靠港记录,9.舱单，10流程表，11健康申明卡。海关
1.总申，2.货申，3.船员名单，4.船员物品，5.船用物品，6.随船舱单，7.离港纸复印件，8.吨税执照原件及1份复印件（中国或台湾的有效证件，如无有效吨税执照，则须带国籍及吨位证书原件下船（各要1份复印件）9.吨税执照申请书（无有效吨税执照时用），10.联检表及申明，11，靠港清单
◆国轮免吨税执照，须加海关兼管本，进出口都须船长签名盖章，同时办理手续时海关盖章签字；如转内贸，要加兼营本及船长申请书）◆如果上港是国内的外籍船则须上港的关封.
边防：（船舶到港前发送网上申报）
1.总申，2.船员名单，3.船员物品原件（每个船员签名,每页船长都须签字盖章），4.海员证或护照（看船员名单定,中国籍/乌克兰/波兰/罗马尼亚船员用海员证），5.外轮加船员登陆申请表2份，有船员更动加船员更动表一式2份。
海事：（提前交进口岸申请书）
1.总申，2.货申，3.船员名单，4.船舶概况（A）表，5.上一港出口纸，6.A表，7.危险物品申报单（如有）,8.A表上证书复印件，9.安检报告，10.船员适任证书复印件.
◆如外籍船上港是国内：
卫检：免检,但需向卫检报告并递交相关资料海关：外轮加关封（向船长索取），国轮按正常手续办边防：外轮加边封（向船长索取），国轮免办
海事：外轮正常手续办（上一港口出口纸复印件交结算），国轮需带船员到海事处签证。
(二)出口（联检文件）
卫检：（船舶到港前，预交费及申报）
1.总申，2.货申，3.船员名单，4.船用物品，5.卫生控制证书/免卫生控制证书复印件，6.航海健康申明书，7.入境检疫签证申报表（新版本），8.靠港记录,9.舱单，10流程表。11.出口联系单(盖章后取回,最终目的是办理海事手续的下一港出口纸)◆下港国内免检
海关：1.总申，2.货申，3.船员名单（无变化免），3.无货舱单，4.吨税执照原件及1份复印件，5.散杂货加理货信封，6.油轮或化工品加干舱证或OBQ/ROBREPORT,7.联检表及申请书，8.出口联系单(盖章后取回)
◆外轮下港国内加关封(与下港代理取得下港海关的详细地址)。
◆国轮下港国外+海关监管本；国内如转内贸，+兼营本、船长申请、海关兼管本。◆如有装货：1.准船单（有理货章1正＋1复），2.理货证书3.公司舱单
◆MATE’SRECEIPT原件及有船长盖章签字的公司舱单在办完手续后交给单证用做签发提单;给船长2份公司制作的舱单.
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边防：（提前进行网上申报）
出口联系单，1.总申，2.船员名单，3.海员证或护照（看船员名单定）,4.中籍船或全为中国人的外籍船+自查报告表
◆外轮下一港国内做边封,不需收回船员登陆证.◆国轮下一港国内在海员证上加盖入境章（进口港为国外港口，如进口港是国内港口免盖，同时看该轮是否转内贸）
◆有船员更动加船员更动表2份（中国船员上船须加其单位开的出境证明，边防在海员证上盖出境章）
海事：1.总申，2.货申,3.船员名单,4.出口联系单◆外轮按正常手续办
◆国轮下一港国内只办签证手续（一般船员自己办理，如由代理代办则须拿齐所有船舶证书、安检报告、2份签证报告单、船章、交签证费用(空船签证免费）六、各种货类船舶的操作流程
目前我司代理的船舶种类主要有以下化工船、煤船等。（一）化工船。
目前我司代理化工船的货主主要同舟化工，宏川化工。卸货码头只要是同舟石化码头，三江石化码头，金明石化码头，飞虎石化码头等。（1）联检资料参考上文操作流程。另外需要船方跟码头签一份安全协议，双方
签署盖章后我们拿一份（复印件也可以）交到海事处。
（2）完货后，应督促商检人员尽快完成干舱检查并出具干舱证明，凭干舱证明
到海关物流科办理出口联检手续。
（二）煤船（卸货）
目前沙田煤船的卸货地点主要是海腾码头。
（1）相对于其他货物船舶来说，煤船在操作上相对来说比较简单些。关于联检手
续，可以参考上文所写的操作流程。
（2）一般情况下，没有相关方明确要求停止卸货的情况下，煤船可以在雨中作业。（三）木薯干
卸货地点主要是海腾码头，主要代理广东省物资的货物。
（1）木薯干属于轻泡忌水货物，所以即使是下小雨，也必须停卸。操作木薯干
船时如果天气不好，注意督促码头停卸和协助船方开关舱，并注意记录好停卸，开卸时间。
（2）木薯干是要通过驳船过驳的，所以要到海关批过驳申请。在船到之前，应
跟码头沟通好过驳船只的船名和过驳数量。批过驳申请所需资料：过驳申请一份，过驳船只资料一份，过驳船只的监管本（押在海关物流科用于货物放行），货物通关单（到报关行取）
（3）当货物卸完后，等报关行报关完毕，取得海关通关科放行章，我们凭复印
件到海关物流科换回驳船的监管本。等船东收到运费后同意货物放行，将监管本交还给码头。
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七、船代常用中英文翻译
1.总申，GENERALDECLARATION2.货申，CARGODECLARATION3.船员名单，CREWLIST
4.船用物品，SHIPSTOREDECLARATION5.卫生控制/免卫生控制证书复印件，SATINATIONCONTROLCERTIFICAT/SATINATIONCONTROLEXEMPTIONCERTIFICATE
6.航海健康申明书，MARINEDECLARATIONOFHEALTH7.入境检疫签证申报表，ENTRYQUARANTINEDECLARATION8.靠港记录,VOYAGEMEMO
9.出境检疫签证申报表EXITQUARANTINEDECLARATION10.船员物品，CREWEFFECTIONDECLARATION11.公司舱单CARGOMANIFEST
12.船舶概况表，SHIP‘SPARTICULARFORM（A），船头FORE，船尾STERN，前吃水FOREDRAFT，尾吃水AFTERDRAFT，舱壁BULKHEAD，驾驶台WHEELHOUSE/BRIGE，机舱ENGINEROOM，备件SPAREPART，物料PROVISION，甲板DECK，黄旗YELLOWFLAG，缆绳LINE，前缆FORELINE，倒缆SPRINGLINE，修理REPAIR，右舷STARBOARD，左舷PORTSIDE，锚地ANCHORAGE，垫料DUNNAGE，浮筒BOUY，碰垫FEEDER，舷梯GANGWAY，船体HULL，旗杆STAFF，舵RUDDER，螺旋桨PROPELLER，滞期DEMURRAGE，速遣DESPATCH，上下颠簸PITCH，左右摇晃ROLL，舱口围板COAMING，水流CURRENT，损耗、磨损WEARANDTEAR,过多的、过分的EXCESSIVE，SLING吊索，碰垫、护舷FENDER，扶手（栏杆）HANDRAIL，船体、船壳HULL，(旗)杆STAFF，舵RUDDER，13.积载图，STOWAGEPLAN
14中国吨税执照CHINATONNAGEDUESCERT
15.吨税执照申请书APPLICATIONFORTONNAGEDUESCERT16.理货证书TALLYCERT
17.散货交接单BULKCARGODELIVERYCERT18.干舱证书TANKDRYCERT19.量舱报告ULLAGEREPORT20.泵记录PUMPLOGBOOK21.压载水BALLASTWATER22.安检报告PSCREPORT
23.水尺报告DRAFTSURVEYREPORT
24.卫检QUARANTINE，边防IMMIGRATION，海关CUSTOMS，海事MSA（MARINESAFEADMINISTRATION）
25.准备就绪通知书NOTICEOFREADINESS
26.船长CAPTAIN/MASTER，大副CHIEFMATE/CHIEFOFFICER，见习生CADET，水手SEAMAN，水头BUSUN/BOATSWAIN，轮机长CHIEFENGINEER，大管轮SECONDENGINEER，驳船BARGE，船吊SHIPCRANE，岸吊SHORECRANE，码头STEVEDORE，工班GANG，绑扎LASH，引水PILOT，小快艇FASTBOAT，提单BILLOFLADING，积载图STOWAGEPLAN，质量证书QUALITYCERTIFICATE，数量证书QUANTITYCERTIFICATE，产地证书ORIGINCERTIFICATE，海事声明SEAPROTEST，清关CUSTOMSCLEARANCE，残损货物单DAMAGEDCARGOLIST
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27.下船SIGNOFF/DISEMBARK，上船SIGNON/EMBARK，回国REPATRIATE，登陆证SHOREPASS，登轮证BOARDINGPASS
28.BOISTEROUS狂暴的；恶劣的，BENEFITEDINTERESTS受益方，INCESSANT连续不停的，PROSECUTION进行、执行、实行，DETERIORATE变坏，CUSTODY监管、保管，PARLOWCHART(n.)温度记录表，IRREGULARITY不规则，SUBSTANTIATE证明、证实，CONSTRUE解释，EXGRATIA通融地、照顾情面地，WITHOUTPREJUDICE(TO)以不妨碍、不影响（权力为限），PROVISIONLAL暂行的、临时的，PRORATA按比例、成比例
文件编号：版本号：修订号：发布日期：页码：
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