信访事项办理工作中存在的问题与对策
信访事项办理工作中存在的问题与对策
●罗芙蓉
新修订的《信访条例》实施以来，信访工作进一步法制化、制度化、规范
化，尤其是对信访事项的办理、复查、复核“三级终结”方面，有了更加明确的规定，对推动“事要解决”起到了积极的作用。信访事项实行办理、复查、复核“三级终结”，是《信访条例》规范信访工作行动，维护信访秩序保护信访人合法权益的重要举措。本人深感在实际工作中，还存在一些问题。
一、存在的主要问题
1、从办理程序看，办理机关层级过高。根据《信访条例》规定，信访人
提出信访事项，多数能由直接有权处理的一级机关办理，但也有不少的信访事项初次办理的层级过高，如信访人直接向上级机关提出诉求，或上级机关领导批示的信访事项，往往由直接有权处理机关的上一级甚至上二级机关办理，既不利于信访问题的及时、就地解决，也给信访事项的复查复核工作增加了困难。
2、从办理质量看，有待进一步提高。从我市市级受理的答复、查核信访
事项看，部分信访事项办理质量不高，主要表现在以下几个方面，一是对信访人反映的问题事实认定不清，有的回避问题，有的避重就轻，有的对组织应当承担的责任一推了之；二是处理的政策依据不明确，常用“不符合相关政策”等言辞敷衍了事；三是答复问题答非所问，对信访人提出的问题不正面回答，使信访人反映的问题得不到解决，造成越级重复上访。
3、从答复材料看，行文不规范。不少信访事项答复材料，或是没有信访
人基本情况和反映主要问题的表述，或是对事实的调查没有说明，或是没有讲清处理问题的政策依据，没有告知信访人可以向上一级机关申请复查、复核的渠道，极少数甚至只有一个结论，或是将主送上级机关的办理情况报告直接代替答复意见，缺乏严肃性，加大了复查、复核机关重新调查取证的工作量和难度。
4、从办理时效看，工作效率有待提高。《信访条例》对信访事项的受理、
办理、复查、查核等各个工作环节提出了明确的时间要求，但在信访事项的实际办理工作中，仍有少数事项久拖不决，尤其是在信访事项的复查和复核阶段，由于受理、呈报、转送等环节占用了大量时间，多数信访事项不能在规定时限内办结，信访人不满意。
5、从三级终结效果看，对信访老户强制手段缺失。应当说，凡已三级答
复终结的信访事项，均能够做到依据事实，对照政策办理，按照《信访条例》规定，此类信访事项已属各级行政机关和信访机构不再受理范围，但仍有极少数信访人，坚持过高和无理要求，缠访闹访，有的甚至采取过激行为，越级赴省进京上访，出现“事已决、访不息”的现象。从现行政策和法规看，对此类信访人员缺乏有效的处置手段，基层在处理时，感到十分棘手，工作难度大。
二、对策与措施
上述问题的存在带有普遍性，原因是多方面的，但归纳起来，不外乎有以
下几个方面：从主观上看，一是对新颁布的《信访条例》学习、宣传、培训力度不够，部分具体承办人员依法办信访意识不强，缺乏时效观念，不能按照《信访条例》的相关规定办理信访事项；二是信访机构对基层指导、督促，尤其是对信访事项的审理工作力度不够；三是少数部门领导和工作人员责任心不强，群众观念淡漠，不能正确处理局部利益与群众利益的关系，对群众提出的合理诉求不予认真解决；四是在办理信访事项时存在“三怕”，一怕得罪人，纠正了以前的做法，得罪领导和同事；二怕连锁反应，引发新的矛盾；三怕累，给自己增加麻烦。从客观上看，信访法规和其它法规不配套，给无理纠缠的老上访户创造了生存的空间。
妥善处理上述问题，我认为最重要的有三条，一是要在解决认识问题上下
功夫。思想是行动的先导，只有认识到位，才能保证措施落实。因此，各级领导和广大信访干部要进一步增强做好新时期信访工作的责任感，从认真贯彻十六届六中全会精神、构建社会主义和谐社会的高度，重视信访工作，切实解决群众的实际问题，维护群众合法权益。二是要在《信访条例》学习、宣传、培训、贯彻工作上下功夫，增强各级领导依法高效处理信访事项的意识，提高基层依据《信访条例》要求办理信访事项的能力。三是要在制度落实尤其是在落实责任追究制上下功夫，规范信访工作行为。
具体做好以下几个方面工作：
1、加强基层信访业务培训和指导。培训工作要有针对性，解决“干什么、
怎么干”的问题，培训内容主要包括：信访事项受理程序及相关要求、信访事项办理应着重解决的问题及法律政策依据、答复材料的规范要求等等，努力提高初信初访的一次性办结率；指导工作要有实效性，解决理论与实践脱节的问题。信访部门工作的同志“腿勤、手勤、嘴勤”，不仅要经常动口、动手，还要深入办案第一线，帮助解决基层在实际工作中遇到的问题，使更多的信访事项得以首办终结，从源头上减少复查复核的信访量。
2、科学确定首办单位，降低办理层级。按照多数信访事项在本地终结的
工作目标和“属人”、“属事”两个原则，确定办理单位和复查、复核机关。政府工作部门可以参与信访事项的调查处理，但原则上不应作为首办单位答复信访人，由下一级出具答复意见，使三级终结层级更加合理清晰。
对少数跨部门、跨地区的信访事项实行联合办访，一次终结。有的信访事
项，其内容涉及方方面面，有的跨部门、跨地区，有的涉及上下级政府，既有执行上政策问题，也有解决实际困难的问题，在信访事项办理工作中，靠单一的承办部门难以解决。诸如此类，可以采取协调会、联合调查等多种形式联合办理。对联合办理的信访事项，由于其办理、复查、复核的部门均参与处理，其结果应视同具有“三级终结”的法定效力，不再进入复查、复核程序，实行一次性终结。
3、加强对信访事项办理的督办和审理工作。对超时办理、久拖不决的事
项，要加大督办力度，力争在《信访条例》规定时限内办结；对已经办理或已复查答复信访人，申请复查复核的信访事项，按照信访事项办理工作要求，从“事实是否清楚”、“证据是否确凿”、“适用政策法规是否准确”等方面，认真审理，对明显存在问题的办理、复查意见，责令办理、复查机关重新调查处理，确保办理和复查工作的质量。
4、完善政策法规，努力解决“事已决，访不息”问题。
“事已决，访不息”，是普遍存在和十分棘手的问题，亟待解决。具体表
现有以下三种情形：有的是信访人无理缠访，有的是有政策但现实无渠道解决（如企业困难），有的信访事项符合情理，但无政策依据。
解决上述问题，要区别情况，分类处置。对无理缠访的，建议制定与《信
访条例》相配套的法律法规，为强制处置提供法律依据。在国家尚未出台相关政策法规的情况下，各级信访部门要加强与各级人大机关的联系，呼吁和敦促各级人大常委会尽快出台该方面的地方性法规；对因受条件限制政策难以执行的问题，各级政府要高度重视，积极创造条件，尽最大努力解决；对群众提出的合理诉求，在不引发新的矛盾的前提下，应予解决，对涉及面广，一时难以解决的问题，各级信访机构要充分发挥协调和参谋助手作用，要注意做好调查研究工作，为各级行政机关适时调整和完善政策提供依据，力争早日妥善解决。
作者单位：铜陵市信访局
扩展阅读：信访事项办理讲课材料
信访事项的办理和督办
授课人：张志年
一、信访事项的办理
根据计划安排，由我大家一起学习《信访事项的办理和督办》，分两部分讲：一、办理。讲三个内容：（一）办理的涵义；（二）办理的主体；（三）办理的步骤；重点是如何作出信访答复意见。二、督办。讲三个内容：（一）督办的涵义；（二）督办的方式；（三）报结材料的格式和要求；这个内容是我讲的重点。
大家都知道，行政程序一般由程序的启动、进行和终结三个阶段组成。“信访事项的办理与督办”是信访程序的进行和终结阶段。在过去的信访规范和工作实践中，这方面存在的主要问题是：对信访事项的办理缺乏实质性的规范，未涉及到具体的办理规定和要求，仅简单规范了信访事项的转、交、送和直接办理几种处理方式；办理期限不一，随意延期，导致久拖不决的现象时有发生且得不到责任追究；信访终结手段缺乏、层次过低、信服力弱，往往是终而不结。为从根本上解决这些问题，《信访条例》设第五章共十二条，专门就信访事项的办理、复查、复核、督办作出了比较详细和具体的规定。
（一）办理的涵义
办理是指有权处理的行政机关依据职权，对已经受理的信访事项进行研究论证或者调查核实后，依法作出决定，予以处理的行为。
（二）办理的主体
办理的主体是对信访事项有权处理的行政机关。包括镇（区）人民政府（管委会），市级机关各部门（下属具有独立法人资格的事业单位），如：建设局房管处。
（三）、办理的步骤
根据《信访条例》对信访的定义，行政机关对信访事项的办理主要分为两大类：一是对信访人反映的情况、提出的建议、意见类的信访事项的办理；另一种是投诉请求类的信访事项的办理。由于两类信访事项性质不同，行政机关在办理时方式、方法、程序及法律责任均有所不同，需要予以分类处理。
《信访条例》第二十九条规定：“信访人反映的情况、提出的建议、意见，有利于行政机关改进工作、促进国民经济和社会发展的，有关行政机关应当认真研究论证并积极采纳。”这是对办理反映情况、建议、意见类信访事项的办理所作的原则性的规范。其自身的特点决定一般不适用强制性的程序，不一定启动信访调查等。如：1、前两天受台风影响下大雨之后，一些路段被雨淹了，有些居民就上访反映路的下水管道设施不行，请政府解决；2、有的居民来访反映个别路段路灯白天也亮着，浪费电；3、还有居民反映有住户在居民楼上开棋牌室，影响居民的生活，像这些都属于这一类的信访事项，通过我们就转告有权处理的部门、社区请他们协调解决，就不需要
进行立案调查。
《信访条例》对投诉、请求类信访事项的办理有着严格的程序和责任规定，要求必须经过信访调查，提出办理意见、书面答复信访人等步骤；信访人对办理意见不服的，还可以寻求复查、复核等途径。
（一）开展信访调查
在受理信访事项后，要推动信访程序进一步的展开，信访办理机关必须依据自己的职权进行信访调查，以便在查清事实的基础上作出相应的决定。
（1）听取陈述。调查处理信访事项，应当听取信访人陈述事实和理由。
（2）调查核实。必要时可以要求信访人说明情况，提供有关证明材料；需要进一步核实有关情况的，可以依法向有关组织和人员调查、取证。在书面答复意见出台前，可以咨询专业人士或请相关部门联合会商，吃透政策和法律法规后，给出答复意见。
例一：今年以来，我们有几个镇都有原系乡农机站电工、机工上访，反映“要求按照皋办[201*]94号、95号文件发放生活困难补助”。九华镇，在开展信访调查方面比较好，吃透文件精神，有找信访人谈话的记录；有原始材料；有镇研究讨论的记录，最后确定符合文件的对象。皋办[201*]94号文件规定享受生活费补助的对象：“本人为原小集体单位正式人员，且所在单位升格为全民事业单位，男满60周岁、女满55周岁”。皋办[201*]95号规定实行生活困难补助的对象：“201*年3月底前已经办理退休手续的原各乡镇机关、事
业单位中不符合《关于清理乡镇机关、事业单位编外和临时人员有关问题的答复口径（十一）》规定条件的编外人员”。申请人原系乡农机站电工、机工，不是小集体事业单位的正式人员，且在清编前未经镇或市有关部门办理过退休手续，因此，不属皋办[201*]94、95号文件规定的调整对象。
例二：某镇信访人张某就其“要求享受清理时的经济补偿”的信访事项多次上访。按照信访程序镇政府进行了答复：信访人是1991年到兽医站工作，1996年离开兽医站办拉丝厂。201*年清编时不属于兽医站临时人员，不在清编之列。郭园镇根据如皋市委市政府[201*]12号文件精神出台了《关于清理机关、事业单位编外和临时人员的实施意见》，文件明确了兽医站的清理对象为现有临时聘用人员，因申请人张某清理前已不属兽医站临时人员，故没有列入清理的对象，现要求享受清理时的经济补偿不符合文件规定。镇政府作出处理意见后，不服申请如皋市人民政府复查。我们在复查时感到有以下问题必须要调查清楚。1、信访人目前手上有检疫证说明他1999年时还参与这项工作，如何解释。后调查得知〃〃〃〃〃2、信访人1996年办拉丝厂，如何能在工商税务部门能不能找到相应登记，如何能找到也能说明已经离开兽医站；3、后来又听说信访人租用原茧站的房子办了养鸡场，我们调查时又找到原站长会计，进行调查取证，并请他们出了证明。其实这些调查工作应该是我们镇上做的工作，作为市在复查时，不应该花这么大的精力。
对重大、复杂、疑难信访事项，必要时可以举行听证。近几年来，我们对如皋港周某反映劳动合同纠纷问题、高明镇缪某反映农
业税的问题、磨头镇的徐某反映60年下放的问题、如城镇的徐某反映拆迁问题都进行了公开听证。听证会上我们邀请了市人大代表、政协委员、律师、相关部门负责人参加。信访人和有关镇政府及职能部门都出席听证会，陈述意见，出示证据。通过质询、辩论、评议、合议等方式查明事实，分清责任。（3）作出答复意见。
1、作出办理意见的依据和标准。
《信访条例》第三十二条第一款规定：“对信访事项有权处理的行政机关经调查核实，应当依照有关法律、法规、规章及其他有关规定，分别作出以下处理，并书面答复信访人：
（1）请求事实清楚，符合法律、法规、规章或其他有关规定的，予以支持；
上半年，开发区喻某上访反映村组分配不公，都属于定量人口，但分配时比其它人少几千元，村里认为是村民代表讨论通过，应该生效。信访人上访后，因为事前开发区事业局拿答复意见没有与信访办商量，信访办认为信访人诉求有一定的道理，村民议事，也要公正、公平，不能因为信访人不是本组的，原来是知青，后来落户进来的，就可以少分配。通过多次与村协调，沟通，村再次召开村民代表开会，同意补足。
（2）请求事合理但缺乏法律依据的，应当对信访人做好解释工作；
（3）请求缺乏事实依据或者不符合法律、法规、规章或其他有关规定的，不予支持；如：吴窑镇丁广余，属农村低保户，多次到
镇上访，要求镇帮助买手机，买32寸的彩电等无理要求。2、信访事项答复意见书格式（1）文本格式
标题：关于×××信访事项的答复意见正文：
第一部分:信访人反映的具体信访事项的受理情况。包括：(1)收到信访事项的日期。如果是由其他机关转送、交办的，要写明转送、交办机关和本单位收到日期。（2）受理的信访事项。如受理多个信访事项，应逐一写明。
第二部分：信访事项的事实认定情况及处理意见。包括：（1）对信访事项发生的时间、地点、主要事实的认定。（2）作出处理意见所依据的法律、法规和政策。（3）处理意见。对多个信访事项要逐一答复。
第三部分：告知对答复意见不服的救济途径。告知信访人如对答复意见不服，可自收到本答复意见之日起30日内向上一级行政机关申请复查。
落款：包括作出答复意见的单位名称及日期，并加盖单位公章。（2）答复意见的要求
A、信访事项答复意见书必须由有权处理机关作出，不能以信访办的名义答复信访人。答复意见书加盖镇（区）、机关行政公章。
我们以前有个别镇是以信访室名义进行答复的，也没有政府公章这是不符合要求的。
B、信访事项答复意见书要有针对性。对信访人所提出的问题不
能避而不答，多个信访事项要逐一进行答复,答复意见要明确具体。
下面是一个镇的“答复意见”：信访人多次越级上访，上级开具转送单要求进程序。
某某等同志：你们反映承包田被强占的问题，现答复如下：根据镇土地利用总体规划和城镇建设总体规划，你们的承包地已调整为工业预留地，不属农田保护区，且涉及到你们的地全部办理了土地换社保，确保其生活不受影响。我们探讨以下几个问题：1、信访人反映承包地被镇政府强占，一共涉及多少地？2、信访人反映的承包地是属于什么性质？通俗说有没有上承包证？3、镇政府用这块地做什么用，是办企业还是农业开发，采取的什么方式？是征用、租用还是土地流转？4、符合不符合相关法律法规？5、农田保护区的地调整为工业预留地，需要不需要有相关报复和手续？6、能不能提供出镇土地利用总体规划和城镇建设总体规划？这块地在不在规划的红线范围内。这6个问题必需要搞清楚才能作出答复意见。
C、信访事项答复意见要有准确性。用词造句通俗易懂，表述准确，简明扼要，不使信访人在理解上产生歧义。
D、信访事项答复意见书的形成要有严格的报批审查程序。一般信访事项由单位分管领导审核签发，重大信访事项由单位主要领导审核签发。
E、信访事项答复意见要符合法律、法规，作出的处理意见要有充分的政策、规定和依据。
刚才我们也提到的一个个案：某镇一名原兽医站临时人员张某清理前已离开岗位，清编时没有列入清理的对象，要求享受经济补
偿金的问题。答复意见中提到镇党委、政府根据如皋市委市政府[201*]12号文件精神出台了《关于清理机关、事业单位编外和临时人员的实施意见》，我们在复查是也要求镇政府提供该文件，镇上一时提供不出来，以前看到有这个文件的，现在找不到，如果上访人要求你提供那你怎么办提供不提供？
某镇信访老户多次越级上访，反映如港公路拆迁时补偿比较低的问题。镇政府作出的答复意见是：“201*年，如港公路拓宽房屋被拆除，补偿已到位。”信访人不服申请复查，在复查中我们要求镇提供：1、201*年如港公路拆迁时关于拆迁补偿的文件依据；2、信访人领取补偿款的手续。镇上反映当时没有市里没有下发文件，只是市领导动员讲话搞里有，现讲话搞也找不到？领导的讲话搞能不能作为文件政策的依据，我们姑且不谈。我要说的就是，现在连领导的讲话稿也找不到。所以说我们作出答复意见一定要慎重，没有充分和政策依据不能轻易的下结论，以免被动。如果信访人申请复查，有可能被否定，那么就更加被动。
F、信访事项答复意见书须在法定期限内送达信访人，送达方式包括直接送达、挂号邮寄送达等。答复意见书抄报上一级机关和同级政府信访工作机构。上级机关或同级政府信访工作机构交办的，要向交办机关报送办理情况报告；其他机关转送的，要向转送机关通报办理情况。
G、告知救济
前一段时间，劳动局的陈林科长，与我谈的时候讲了一个老户如城镇纪焱，从201*年开始上访，要求计算在新疆支边的期间的工
龄的问题，我们多次答复，特别是陈书记接访期间三次答复，但他还是上访，我们能怎么办。那我就问他你是如何答复的，最后，有没有给他救济途径，你们多次答复他还是上访，说明对你的答复意见不满意，如果你在答复意见当中指明救济途径，你对答复不满，应该通过什么途径来解决，他不会老是纠缠你，后来，根据我们的建议，给了两个救济途径给之后信访人向市政府来申请复查之后也没有找这个部门。
作出办理意见后，镇（区）、部门就当在给信访人的书面答复中告知不服办理意见的救济途径与期限。（一般三种情形）
如你不服本答复意见，可在收到本答复意见30日内向市人民政府申请信访复查。（属于信访复查、复核的范围并且无法通过行政复议、行政诉讼、仲栽等其它法定途径得到救济的），
如你不服本答复意见，可在收到本答复意见30日内向市人民政府申请信访复查，或可通过诉讼、仲栽、行政复议等法定途径解决；
如你不服本答复意见，可通过诉讼、仲栽、行政复议等法定途径解决；
L、作出办理意见的期限
M、延期：在办理信访事项过程中，对信访诉求情况复杂的，经本机关负责人批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日，并告知信访人延期理由。法律、行政法规另有规定的，从其规定。
二、信访事项的督办
（一）督办的涵义
督办是指各级人民政府信访工作机构为了使信访事项得到依法及时妥善的处理，依据法定职责对同级人民政府工作部门和下级行政机关处理信访信访事项、执行信访决定的情况予以检查的行为。这一概念可以从以下几个方面把握：
1、督办的主体专指县级以上人民政府信访工作机构。《信访条例》将督办规定为县级以上人民政府信访工作机构的法定职责，并在根第六条第二款第（四）项表述为规定：“督促检查信访事项的处理”在第三十六条对督办作了专门规定；同时，在第四十一条明确了人民政府信访工作机构“应当履行督办职责而未履行的”要承担相应的责任。
近几年来中央、省、南通市工作组先后来过我市对信访案件进行督办，有的是直接来我市，有的是我们派人携带相关材料到省、南通市去汇报。
2、督办的对象是同级人民政府工作部门和下级行政机关。这里既包括了对信访事项有权作出处理决定的行政机关，也包括了信访决定的执行机关。
3、督办的内容是信访事项的处理（包括执行）情况。具体分为两类：对信访事项的个案的督办和对信访事项总体处理情况的督办。（1）对信访事项的个案的督办。国务院《信访条例》最鲜明的
特点就是赋予信访部门督办权。《信访条例》第三十六条第一款列举了六种需要人世政府信访工作机构对个案进行督办的情形：
1、无正当理由未按规定的办理期限办结信访事项的；2、未按规定反馈信访事项办理结果的；
常见的表现：一是反馈方式不当，如只进行口头反馈；二是主要内容缺失，如反映材料中主要事实和观点不明；三是到期未予反馈。
3、未按规定程序办理信访事项的；
常见的表现：一是法定步骤省略，如未能将办理意见书面答复信访人、未开展信访调查；二是法定步骤颠倒，如先作出办理意见后再走过场听取信访人陈述；
4、办理信访事项推诿、敷衍、拖延的；5、不执行信访处理意见的；
常见的表现：一是公然抗拒，如公开拒绝履行信访事项处理意见中规定的义务；二是变相抵制，如以各种借口声称执行困难。包括不执行信访复查、复核意见
6、其他需要督办的情形。主要指虚假处理等实体性违反《信访条例》行为的督办权力。
（二）督办的方式
1、电话督办。人民信访工作机构发现处理信访事项的行政机关违反程序规定，或者是信访事项结案时间到了，还不上报的。这种方式方便快捷低成本的督办方式。
2、书面督办。人民信访工作机构通过发函或催办通知形式，要
求处理信访事项的行政机关整理书面材料，汇报工作进展情况。
3、实地督办。人民信访工作机构直接派人到督办对象和信访当事人中调查了解情况，掌握第一手材料，并提出相关建议，促进信访事项的办理和执行。这种方式工作效率高、效果好。
4会议督办。召开会议，组织与处理信访事项有关的行政机关共同协商，使各方意见和看法得到充分的交流，有利于形成共识，促进信访事项依法及时处理。
5、联合督办。因为信访事项涉及面广，专业性强情况复杂，单靠信访工作机构督办可能力不从心，效果也不会很理想；而有关职能部门是承办机关的主管机关，对其约束力大、督促力度大，又熟悉相关法律政策，了解情况，督促容易见效。充分发挥职能部门的长处，开展联合督办，密切配合，可以形成合力，效果会更好。
（三）报结材料的要求和格式
从平时的了解和实际情况看，有关部门、镇报送的结案材料不够详细，有的三言两语、有的连基本情况也说不清楚。因为交办的形式有好几种，有访上交的，有信上交的，报结的要求也不尽相同，现就信访交办督办件的材料报结提几点建议：一、文本格式
（一）标题：要求表述简明、清晰、信息传递明了。一般为“关于××信访问题的情况汇报”，如情况特殊，可以直接在标题上体现，如“关于××去京非正常上访的情况汇报”或“关于信访老户××信访问题的情况汇报”。
（二）正文：
第一部分：信访事项的受理情况。包括：（1）收到信访事项交办函的日期、交办机关的名称及交办编号。（2）交办信访事项的具体内容。（3）向信访人送达受理告知单的时间和方式。
例：我们单位交办了的信访问题。汇报时可表述为“年月日，镇村组致信南通市信访局领导，反映其住宅预留地被本组徐建兵强行占用盖房问题。根据皋信访交[2]号交办函的要求，现将有关情况汇报如下：”第二部分：信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。包括：（1）信访人基本情况。（2）调查核实、会议研究、领导审批、确定处理意见等工作过程。
第三部分：对信访事项的事实认定结论及处理意见。包括：（1）经核实认定的主要事实。（2）作出处理意见的法律、法规及政策依据。（3）处理意见。多个信访事项的处理意见要逐一写明。第四部分：将信访事项处理意见向信访人进行答复的情况。包括：（1）书面答复意见的送达方式及日期。（2）信访人对书面答复意见的态度。最后部分，应该是信访人对处理意见的态度，是满意还是基本满意或者是不满意。
（三）落款：包括信访事项承办单位名称及日期，并加盖单位公章。
二、有关要求
（一）信访事项办理情况报告要事实清楚、定性准确、用词恰当、言简意赅。
（二）信访事项办理情况报告须经信访事项承办单位的分管领
导审核签发，重大信访事项必须经单位主要领导审核签发，并在文头标明。
（三）信访事项办理情况报告使用A4纸，文头纸使用单位文件纸。落款加盖单位公章，不能盖单位内设处室章。
（四）信访事项受理告知单、信访事项答复意见书作为办结报告的附件一并上报交办机关。
（五）上级机关交办的信访事项，办理情况报告抄送同级政府信访工作机构。
（六）交办件报结的时间要求：对交办件的报结要按交办函、交办单规定的要求，按时报结。对不能按期报结的，将根据情况，进入催办、督办、查办程序，列入考核，并与考核绩效工资挂钩。
（七）建档。为了今后备查，同时为了对我们的工作负责，我们办的每一个案件，处理的每一个信访问题，特别是报结材料，按三级处理进程序的，给信访人有书面答复意见的，一定要形成卷宗。要有办案记录，统一用A4纸专门的记录稿纸，不能简单的记在本子上。
附：1、〖信访事项答复意见书样本〗
2、〖信访事项办理情况报告样本〗
〖信访事项答复意见书样本〗
××市××镇人民政府（红头）
хх镇信答201*хх号
关于×××（等）信访事项的答复意见
×××（等）：
你于×××年××月××日向×××写信（或到××部门上访）反映的信访事项，根据属地管理、分级负责和谁主管谁负责的原则，已于×××年××月××日交由我镇调查处理。根据你信访反映的问题和上级交办意见,我镇人民政府受理的信访事项有：1.××××××××××××。2.××××××××××××。（该部分写明受理的信访事项）
镇政府对你提出的信访事项十分重视，经调查研究，确定了处理意见。现答复如下：
1.关于××××××××××××的问题。经查，你反映的情况属实，符合×××××××文件规定，镇政府同意××××××××××××。你可于×月×日到镇政府经管办办理相关手续。
2.关于××××××××××××问题，根据××市××区《关于×××××××的规定》，你本人不属于文件规定可以享受×××××××待遇的对象，镇××站作出的××××××决定是恰当的。
你提出的××××要求不予支持。
（以上1、2部分写对信访事项的事实认定情况、处理结论及作出处理结论所依据的法律、法规和政策。）
如对本答复意见不服，你可自收到本答复意见书之日起30日内向××市人民政府申请复查。
〖信访事项办理情况报告样本〗
××镇人民政府
16×××年×××月×××日
××市××镇人民政府
×××201*×号签发人：×××（标明签发人）
关于张××信访事项的办理情况报告
××市信访局：
你局信(或访)交字（201*）××号《信访事项交办单》，我镇于201*年6月16日收悉。张××于201*年5月20日向×××写信(或到×××部门上访)反映：××××××××××××。根据你局的交办函，我镇于201*年6月26日向张××挂号邮寄了《信访事项受理告知单》。（该部分写信访事项的受理情况。）
张××，男，46岁，××镇××村人，现在××镇××站从事××工作。自201*年5月以来，张××多次就××××××××问题向×××部门进行信访。我镇对张××提出的信访事项十分重视，由镇经管办、信访办、司法所进行了联合调查。镇政府于×月×日由副镇长王××主持召开会议进行了研究，确定了处理意见：（该部分写信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。）
1.关于××××××××××的问题。张××反映的情况属实，符合×××××××文件规定，镇政府决定××××××××××××。
2.关于×××××××××××问题，张××反映的情况与事实不符。事实是××××××××××××。信访人提出的要求不符合××市××区《关于×××××××××的规定》，决定××××××××××××。
3.关于张××与×××××公司合同纠纷的问题,根据《信访条例》规定，该问题不属于行政机关信访事项受理范围，我镇已告知其不予受理并建议其申请仲裁或向×××××人民法院提起诉讼。(以上1、2、3部分对信访事项逐一作出是否属实以及是否符合有关规定的认定，并写明处理意见及依据的相关法律、法规和政策。)
我镇于201*年7月22日向张××以××方式送达了答复意见书。张××对答复意见表示满意。（该部分写明处理意见的送达方式、送达日期及信访人对答复意见的态度。）
特此报告。
附件：1.《信访事项受理告知单》
2.××市××镇人民政府《关于张××信访事项的答复意见》
×××镇人民政府二○○九年七月二十四日
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