行政助理岗位说明书

时间：2019-05-29 05:29:35 网站：公文素材库

行政助理岗位说明书

岗位说明书职务描述职务名称直属上级行政专员行政科科长所属部门所辖人员行政科0职务代码定员人数GA-HZH-0062薪资等级工作性质十级全职●工作目的：协助行政科长做好信息的接收传递和文稿的校印整理工作；做好每位来宾的公关接洽工作，同时树立良好的企业礼仪服务形象。●工作要点：1、熟悉公司的各级组织机构及相关的职能职责；了解部门的管理方式及运作流程，以便能很好的对来电咨询者起明确周详的指引解说作用，树立公司良好的外部沟通氛围。2、详细的了解公司各部门重要联络人员的联系方式与业务辖属范围，以便在外部来电来人咨询时能够及时准确的起到指引传达作用。3、来宾的公关接洽与预约登记。4、会议室整体环境的日常维护与整理。4、参与会场的组织策划与先期准备，同时提供周到的现场会务服务。5、会议室重要资产的统计管理与日常维护。●工作活动内容：1、职责内容：职责内容（主要工作内容）协助行政科长做好文字工作。公司内外函电收发和报刊分发工作文档与传真及登记备案各种重要讯息与日常安排事项各种上报信息领导交办事项对外重要事项部门资产的登记管理，办公耗材的使用统计、更替、维护与申领计划定制，办公设备及辅助设施的日常管理与维护办公用品来宾的预约登记、接待安排并随时提供现场咨询来宾厂区参观的导引与简介，宣传资料的发放与登记保

权限管理（本职责所拥有的权限）频次/周期输出载体作业依据（制度及流程等）公文写作（日、周、月、（即输出的结果）季、年）文件领取登记记录台帐台帐台帐台帐校稿、修订、编撰每日保管与查验安排排版、复印通知、记录收集、分类、整理与反馈传达反馈、执行沟通、接洽每日每日每日每日每日不定时管理与维护每年台帐公司固定资产管理制度申购、收集与统计每月接待、咨询不定时台帐台帐、台帐导引、简介不定时台帐、台帐岗位说明书管企业重要宾客（政企）或参观团体的接洽安排与登记管理会议室及指定区域的卫生会议室重要设施及辅助设备集团对外接待制度接洽、登记不定时台帐、台帐清洁与整理日常、维护每日每日现场现场6S管理确保会议室水、电、气等设备的正常运及时服务行与及时服务企业重要活动、集会的会务准备及礼仪接待工作2、工作关系描述：关系类别对象公司内部（部门）部门内部（岗位）不定时现场准备及礼仪接待不定时现场关系描述沟通频次（日、月、季、年）公司外部（部门、岗位）●工作难点：1、信息沟通传达的及时性与准确性。2、各项日常事务并行处理的沟通力、协调性与时效性。3、如何与性情暴燥的宾客进行有利于本厂的交流和沟通。4、及时的反馈宾客的建议并细心的听取投诉与抱怨。5、提供服务的周到性、全面性与持续性。●工作禁忌：1、工作粗心大意，不注重方法原理，对于重要电话记载内容有遗漏、错摘现象，导致无法及时、准确、真实的传达来电人的本意。2、办事不细致耐心，缺乏对公司全面情况的了解，无法准确、细致耐心的聆听来电咨询并作相应的解答。3、对所负责的打印、复印、传真文件未进行有效登记，电话转接、传真收发不及时。4、办公设备维护管理不严，耗材领用计划缺乏控制，导致公司财产损失。5、工作态度不端正，办事拖拉，导致信息的传递不具时效性和连贯性。6、处事不细致，办事拖拉，不能很好的做好会务前准备工作●职业规划方向：横向：纵向：行政科科长职务规范●生理要求：年龄：20岁~30岁性别：不限外貌：无畸形、形象一般

听力：正常视力：矫正视力正常健康状况：无残疾、无传染病声音：普通话发音标准、语音和语速正常身高：女性：1.55m~1.70m男性：1.60m~1.85m体重：与身高成比例，在合理的范围内均可岗位说明书●任职资格：1、工作背景及经验：1、具备一年以上大中型企业工作经验，担当过商务礼仪、办公文秘、等相关职务。2、专业知识要求：熟悉日常的办公自动化作业流程，懂文件的收发登记，熟悉商务礼仪的内部细节与操作流程。3、专业及学历要求：商务、公关类专业，大专以上专业4、语言要求：CET-4以上5、岗位/技能/职称资格：普通话标准，善于人际间沟通与交流，懂商务礼仪服务，能熟练运用计算机进行快速的文档编撰、校验、编排与打字复印。●岗位能力要求：工作细致耐心，有责任感，有良好的沟通能力●岗位素质要求：1、有良好的职业道德和工作观，对所负责的事物坚持到底。2、工作耐心细致，办事一丝不苟，具备严谨的条理性和保密性原则。3、具有敏锐的洞察能力和快速的逻辑思维判断能力。4、具备较强的公关协调能力，能够快速的与周围环境进行融合，并且能够及时有效的起到信息沟通、传递及反馈作用。5、工作主观能动性强，富有积极进取的人生观，具备良好的心理素质，能够承受一定的工作环境压力。●工作条件：1、工作时间要求：正常工作时间8小时/天，5天/周；2、班制：长白班3、特殊时间：平均加班时间小时/天，天/周，平均出差时间小时/天，天/周；4、工作环境描述：噪音高温尘毒眩目潮湿脏污（根据职业健康普查范围列项）5、作业风险描述：（根据危险工种范围及常发生作业工伤描述）6、作业设备或辅助工具说明：计算机、打/复印机、传真机及相关办公设备的操作●考核指标序号123456合计岗位绩效衡量比例：80%得分汇总：均衡得分：序号1浮动指标考核项目评分标准分值/比例得分固定指标考核项目评分标准分值/比例100得分岗位说明书23合计岗位绩效衡量比例：20%得分汇总：均衡得分：得分汇总：评分等级：级编制者：发布日期：

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行政助理岗位职责说明书

一、岗位标识岗位名称岗位人数二、岗位概述协助上级完成人力资源管理与行政服务支持等各项工作。三、岗位职责1.负责岗位招聘信息的发布，应聘简历的初审，应聘人员的预约及接待。2.负责办理员工的入职、转正、离职等手续以及每月的工资和考勤结算。3.负责各岗位说明书的编制与更新。4.负责资料归档、文书档案及人事档案的管理工作。5.负责公司物业管理（房屋、水、电等），做好办公设备的维修维护，确保各设备正常运转。6负责公司环境卫生、绿化的管理，办公区的布置与调配，检查办公区环境卫生清洁工作。7.做好公司车辆的管理与调度工作。做好车辆档案管理，协同司机做好车辆的维修保养、加油、洗车记录工作。8.监督各部门的办公行为（网络、传真、电话）。9.负责会议日常会务组织工作，并整理好会议记录。10.组织各类文娱、体育活动。11.协助部门领导做好行政人事部其它的工作。四、工作规范1.对同事热情，积极主动帮助同事，做好行政服务工作。2.当到访客人较多时，应主动帮助前台接待客人。3.爱护公司各类办公设备，定期查看养护设备。4.养护办公室的鱼缸及各类绿化植物。五、岗位要求个人素质具备良好的口头和书面表达以及沟通能力，具有一定的临场应变能力，工作细致要求经验要求工作经验2年以上文员、助理等行政相关工作经验技能要求

行政助理1人所属部门直接上级行政人事部行政总监岗位级别直接下级一般职员无认真，责任心强，能承受工作压力，具敬业精神。教育背景大专及以上学历电脑应用熟练，熟悉WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，能承担日常设备的维护工作。

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