项目招标组织及投标书商务标书编写
项目招标组织及投标书商务标书编写
一、招标前准备工作
1、与客户联系确定招标时间；
2、到客户指定的招标网站购买标书以及准备购买标书的款项；（一般招标是由招标代理公司进行，而不是客户本身来运做这件事）3、在招标网站上确认我公司已经购买产品以及确定支付相关费用；4、确定招标文件的商务、技术两部分的具体编写人员；5、通知领导做好财务及其他部门的配合工作；
6、如果出现围标的情况，要通知其他两家单位准备好相应的公章，以便宜我公司做好其他两家标书后在第一时间把标书送过去盖章；
二、制做标书的过程：（以商务为例）
1、确定标书的上交的时间、地点，确定招标代理公司的名称和联系方式。一般配会体现在标书中的“竞争谈判邀请函”或“投标函”以及招标须知“中；2、确定标书的正本、副本的份数，招标的项目不同，要求的公司投标的内容封装形式也会不一样，一般标书的封装是正本是留给招标代理公司或者客户存档之用、副本是要在招标现场为招标专家传阅使用的。所以要确定该项目的招标正副本要求是几正几副；
3、要注意是否有单独封装的内容，比如浙江省安规招标要求，就要要求把报价函和分项报价表等内容单独封装。商务和技术以及竞价保证金均是单独封装的，而有的招标要求是商务和技术以及报价函等均是合在一起的，这一点一定要注意；
4、标书是否要求带电子文档；如果有要求，也要看清是以什么封装形式的；5、要了解此次招标是否要交竞价保证金、确认保证金的金额和递交的时间、地点。确认除保证金外是否要交其他费用，如代理费和招标过程中因招标产生的费用；6、标书编写工作：
标书的编写要根据招标书的具体内容进行编写的，一般标书是会把标书的格式带出来，如浙江省电力公司数字安规的标书是以应答文件的编写为主，具体文档的编写是在应答文件的构成和要求里体现出来；山东泰安电力学校的标书是以附件里直接体现；
一般标书含有以下几点内容：（商务部分）（1）报价函；（2）分项报价表；（3）竞谈保证金；（4）报价一览表；（5）商务（技术偏差表）（6）法定代表人授权委托书
（7）有效的营业执照（有本年度年检记录的副本复印件）（8）有效的税务登记证明（复印件）（9）银行资信证明（供应商应当提供在首次报价截止日前三个月内由
其基本结算银行出具的银行资信证明的原件或复印件）（按照谈判文件格式填写）
（10）效的质量控制体系认证证书
（11）供应商的近三年经会计师事务所审计过的资产负债表、损益表、
现金流量表及审计报告（复印件）
（12）资格审查文件（按照谈判文件格式填写）
（13）采购代理服务费承诺书(格式见”供应商须知”附录10)（14）谈判文件规定的其他应提交的文件
每一项我们只要把相关的内容填好了，同时把财务相关的内容做好以后。
交由领导做最后一遍审核，通过后即可装订。三、装订工作：
装订工作一般是在公司打印原样一份，然后到公司指定的复印部复印其他的份数。在装订的过程中一定要注意正副本的封皮差异。在制做标书同时也要注意给公司预留出一份，以做留底。四、盖章工作：
标书一般是以公司公章为主，在封皮的地址处加盖公章，在封皮的右上角加盖正副本章。在标书内部凡是要求加盖公章的都要盖上，最后要加盖骑缝章。
在标书的外部封皮上四角和中间加盖公章，在封口的贴条两处加盖公章。五、招标的其他准备：
一个是将标书按照指定时间、地点交到负责人手里，另外一般招标现场要经过三次唱标的，那么我们标书里的价格也不是最终价格。
扩展阅读：招投标书如何编制
标书是整个招标最重要的一环。标书就像剧本是电影、话剧的灵魂。标书必须表达出使用单位的全部意愿，不能有疏漏。标书也是投标商投标编制投标书的依据，投标商必须对标书的内容进行实质性的响应，否则被判定为无效标（按废弃标处理）。标书同样也是评标最重要的依据。
1．标书的分类
（1）按招标的范围可分为国际招标书和国内的招标书。
国际招标书要求两种版本，按国际惯例以英文版本为准。考虑到我国企业的外文水平，标书中常常特别说明，当中英文版本产生差异时以中文为准。
（2）按招标的标的物划分，又可分为三大类；货物、工程、服务。
根据具体标的物的不同还可以进一步细分。如工程类进一步可分施工工程、装饰工程、水利工程、道路工程、化学工程……。每一种具体工程的标书内容差异非常大。货物标书也一样，简单货物如粮食、石油；复杂的货物如机床、计算机网络。标书的差异也非常大。2．编制标书的四项原则
a．全面反映使用单位需求的原则；b．科学合理的原则；
c．公平竞争（不含歧视性条款）
d．维护本企业商业秘密及国家利益的原则；全面反映使用单位的需求的原则：
我们招标将面对的使用单位对自己的工程、项目、货物了解程度的差异非常大。再加上项目的复杂程度大，招标机构就要针对使用单位状况、项目复杂情况，组织好使用单位、设计、专家编制好标书。做到全面反映使用单位需求。这方面我是有教训的。举例（略）：
科学合理的原则：技术要求商务条件必须依据充分并切合实际；技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立，不能盲目提高标准、提高设备精度、房屋装修标准等等，否则会带来功能浪费，多花不必要的钱……
公平竞争（不含歧视性条款）：招标的原则是公开、公平、公正，只有公平、公开才能吸引真正感性趣、有竞争力的投标厂商竞争，通过竞争达到采购目的，才能真正维护使用单位利益、维护国家利益。作为招标机构编制、审定标书，审定标书中是否含歧视性条款是最重要的工作。作为政府招标管理部门，监督部门、监督部门管理监督招标工作，其中最重要的任务也审查标书中是否存有歧视性条款，这是保证招标是否公平、公正的关键环节。
维护企业利益、政府利益的原则：招标书编制要注意维护使用单位的商业秘密，如我们给联想公司招八条电脑生产线（为了保护联想公司电脑制造技术秘密而变换图纸），也不得损害国家利益和社会公众利益，如噪音污染必须达标，为了维护国家安全给广电部招宽带网项目分包时就非常注意这个问题。3．招标书共有主要内容
招标书主要内容可分为三大部分：程序条款、技术条款、商务条款。包含下列主要九项内容：
a．招标邀请函；b．投标人须知；
c．招标项目的技术要求及附件；d．投标书格式；e．投标保证文件；
f．合同条件（合同的一般条款及特殊条款）；g．技术标准、规范；h．投标企业资格文件；i．合同格式。
一般无论工程还是货物都包括以上几部分内容。
招标邀请函：招标机构编制，简要介绍招标单位名称、招标项目名称及内容、招标形式、售标、投标、开标时间地点、承办联系人姓名地址电话等。开标时间除前面讲的给投标商留足准备标书传递书的时间外，国际招标应尽量避开国外休假和圣诞节，国内招标避开春节和其它节假日。
投标人须知：本部分由招标机构编制，是招标的一项重要内容。着重说明本次招标的基本程序。投标者应遵循规定和承诺的义务。投标文件的基本内容、份数、形式、有效期和密封、及投标其它要求。评标的方法、原则、招标结果的处理、合同的授予及签订方式、投标保证金。
这里须说明的以下几点：
a．提供投标书的份数多少应根据标的物大小、参加评标专家人数而定，以便于评标为原则。4－5份、5－15份。
b．评标方法、货物、服务、工程各不相同，下面在讲评标方法中再价绍。c．投标有效期要保证到签约后28－30个工作日。
d．国际招标必须要投标保证金，国内招标因开保证金证明困难，而且保证金证明的信誉不好，我们尽量推选投标保证金制度。
标书技术要求及附件：是招标书最要的内容。主要由使用单位提供资料，使用单位和招标机构共同编制。
下面以机床为例说明编制技术要求和附件时应注意的事项。
当然项目不同对编制标书有不同的要求，但我们这里不涉及不同点，只讲共同点。设备的技术要求及附件包括的主要内容有：设备规格、技术参数、质量性能指标、控制方式及自动化程度、工艺流程、检查验收方式及标准，还包括对原材料、零配件、工具、包装的具体要求，以及安全、环保、节能、劳动保护等方面的要求。附件通常包括典型零件加工图纸等。
以机床为例说明技术要求及附件的编写。标书大致可分为11项。就11项内容简要说明。A．招标编号：便于项目管理，由招标公司编号。B．设备名称：注意准确，符合国际、行业规范。C．数量：单位明确、防止误会，数量准确。
D．交货日期：要求合理的工期，避免因工期不合理，排斥潜在投标者。一般工程3－6个月，大型工程8－10个月或更长。E．设备用途及技术要求：这部分内容主要有四个方面内容：
第一方面为工程、网络设备或布线产品的基本要求。基本要求主要描述设备用途，设备的应用对象，如需附图纸，作为附件附在后面。为了维护企业的商业秘密可根据要求另设计招标标用加工图纸。这部分是重点，是技术部分的核心，要详细描述网络设备或布线产品的各种功能要求。基本要求中还应描述网络应用等要求。
第二方面为技术要求及主要参数。根据工程的需要提出主要参数，主要参数最好提出一定的范围，数据尽可能多的涵盖各厂相应型号的数据。
第三方面为网络结构。提出原则要求各投标详尽描述网络结构等，便于对网络的应用性，先进性等比较。
第四方面为系统集成及软件开发服务。应根据需要合理提示，以防在签约时出现价格问题。提示如下。
F附件及备件：这部分前期工作中往往忽略考虑，但附件、备件有时价值很高，如光纤模块等。附件及质保期内的配件应包括在总价内。质保期以外的零配件建议供应商提供推荐零配件清单并分项报价，以便取舍。
G技术文件：写明所需技术文件的种类、份数和文种。要求提供各种合格证书要求提供各种精度检验证书及性能测试记录。H培训及技术服务a)安装调试要求b)人员培训要求
I验收方式和标准：采用国际通行的标准，或我国承认的国外标准、欧洲标准等。另外不应排斥符合要求的其他标准。
J报价和保价方式：标书必须要求分项报价，这样便于评标和签约。
K包装、运输要求很重要，关系到货物能否按时无损地顺利到达使用单位手中。投标书格式：此部分由招标公司编制，投标书格式是对投标文件的规范要求。其中包括投标方授权代表签署的投标函，说明投标的具体内容和总报价，并承诺遵守招标程序和各项责任、义务，确认在规定的投标有效期内，投标期限所具有的约束力。还包括技术方案内容的提纲和投标价目表格式，目前我们争取做到性能对表在标书售出时一同交投标商，以便招标者对所有投标者的文件进行同口径的比较。
投标保证文件：是投标有效的必检文件。保证文件一般采用三种形式：支票、投标保证金和银行保函。项目金额少可采用支票和投标保证金的方式，一般规定2%。投标保证金有效期要长于标书有效期，和履约保证金相衔接。投标保函由银行开具，是借助银行信誉投标。企业信誉和银行信誉是企业进入国际大市场的必要条件。投标方在投标有效期内放弃投标或拒签合同，招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受的损失。
合同条件：这也是招标书的一项重要内容。后面谈合同部分时再谈。此部分内容是双方经济关系的法律基础,因此对招投标方都很重要。国际招标应符合国际惯例，也要符合国内法律。由于项目的特殊要求需要提供出补充合同条款，如支付方式、售后服务、质量保证、主保险费用等特殊要求，在标书技术部分专门列出。但这些条款不应过于苛刻，更不允许（实际也作不到）将风险全部转嫁给中标方。
设计规范：有的设备需要，如通讯系统、网络设备，是确保设备质量的重要文件，应列入招标附件中。技术规范应对施工过程、工程质量、检验标准作出较为详尽的保证，也是避免发生纠纷的前提。技术规范包括:总纲、工程概况、分期工程对材料、设备和施工技术、质量要求,必要时写清各分及工程量计算规则等。
投标企业资格文件：这部分要求由招标机构提出。要求提供企业生产该产品的许可证，及其他资格文件，如ISO9001、ISO9002证书等。另要求提供业绩。
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