标书制作管理流程
江西新唐光电科技有限公司高安市汉唐高晶光电有限公司修订版次A0管理规范文件生效日期201*-08-14修订内容第一次发放标书制作管理流程部门行政部品质部采购部资材部财务部销售部审核×××××√签名日期文件编号DPC-SAL-019-A0发放编写人/部门客服部/孙庭珍×××××√××√×√√√××第1页共3页生产部（显示）×生产部（封装）×工程部（显示）×工程部（封装）×客户服务部营销中心研发部管理者代表总经理批准√√×√控制章区1.0目的为了规范本公司的投标工作，维护公司利益，使其投标文件更真实，中标率更高；同时防范各类风险，结合我司实际情况，特制定本管理流程！2.0范围适用于深圳市佛士特光电科技有限公司、高安市汉唐高晶光电有限公司、江西新唐光电科技有限公司的所有国内销售员。3.0权责3.1销售部：国内显示屏销售部/照明部负责收集招标信息，提供招标文件等资料，以及标书文件的最终确认。3.2客户服务部：负责标书的制作，以及收集提供公司相关的资质文件等。3.3销售经理评估4.0定义无5.0作业程序5.1标书简单概括5.1.1标书内容主要包括两大部分：商务部分和技术部分5.1.1.1商务部分：投标函、报价一览表、投标公司简介、资质、法人代表授权书、技术规格和商务条款偏差、其他综合说明，招标文件中的其他要求。5.1.1.2技术部分：系统设计方案、主要设计部分设备介绍或产品样板、项目管理实施方案、项目进度、工程施工及验收、质量管理目标、质量保证体系及质量保证措施、售后服务计划及售后承诺、其他技术说明，招标文件中的其他要求。5.2标书制作日常管理及作业流程5.2.1标书制作申请及审批的具体要求5.2.1.1标书制作的依据：销售员收集到招标信息，上报公司相关领导是否参与投标，公司领导批准后才能投标报名，购买招标文件，并将制作标书指令下达到标书制作员。（销售员必须提供招标文件）5.2.1.2销售员需要标书制作员制作投标文件、或提供公司资质文件、公司项江西新唐光电科技有限公司高安市汉唐高晶光电有限公司文件名称标书制作管理流程文件编号DPC-SAL-019-A0第2页共3页目授权书等，需填《标书制作申请单》，并经客户服务部内勤主管审核同意签字、销售经理或营销总监批准后方可制作。在没有收到审签的申请单的情况下，标书制作员有权拒绝为其制作标书或提供相关文件。5.3标书制作接收作业流程5.3.1标书制作员接到《标书制作申请单》后，按照销售员提供的招标文件及有相关的其他资料，收集资质文件；认真审核招标文件中要求的：1.投标文件的构成，2.技术要求，3.商务要求，4.打分条件，5.授权书等，在做投标文件的过程中时刻围绕招标文件。5.3.2对于提供的资料如有不明之处，制作员要及时与销售员沟通解决，标书初稿期（一般2-3天完成，最长5天），具体视招标文件中的各条件要求及开标时间而定。5.3.3标书电子档成稿后制作员自己先行检查，检查后认为无误便发给销售员检查，销售员需负责标书中报价部分和产品配置要求的填写及标书文件的最后审核（销售员需在2天内确认完成），具体视招标文件中的各条件要求及开标时间而定。5.3.4销售员确认标书无误后，若需要打印的，制作员根据招标文件要求打印复印，签字，盖单，装订，密封。（标书打印费用规定：A.由本公司自己投标的，标书所需费用由销售员向公司申请；B.公司协助客户投标的，标书所需费用由销售员同客户协商；）5.4项目报备5.4.1项目报备要求：各销售员手上若有项目，请将相关资料报备到标书制作员处；标书制作员会根据项目的需要给予第一时间报备的销售员提供公司相关资料，随后报备的同款项目不给予提供公司资料。（目的是为了保证项目的稳妥和周全的进行，有备案记录之后可以保证项目与项目之间，销售员与销售员之间不会发生碰撞！）6.0相关文件无7.0相关记录《标书制作申请单》FRM-SAL-026江西新唐光电科技有限公司高安市汉唐高晶光电有限公司文件名称标书制作管理流程文件编号DPC-SAL-019-A0第3页共3页
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公司标书制作准备工作及流程
投标准备真是体力加细致活，事无巨细，反复查阅，真该有个流程和核对清单，才有主线分工，并能一项项核对。
【标书准备流程】
1.捕获商机、了解招标内容，确定是否投标
2.购买标书（前期尽量多了解客户现状、项目背景和项目需求）3.分析招标文件
4.分工编写投标文件（一般分商务、技术两部分）5.打印检查，定最终报价6.装订与密封7.递送标书【3.分析招标文件】
招标书一定打印出来，将要求要点用笔标注出来，重点页折页脚，打印装订前对照检查。同时电子版方便查找，可按关键字“偏离、需求”等查找要点。
细读招标文件，将商务、技术要求和评分要点用MindManager单列出来，准备标书时参照。
【4.分工编写投标文件】
投标文件分为多个独立文件（封皮、封面、封条、报价部分(开标一览表、分项报价明细表)、商务部分、技术部分、技术附件、其他（投标授权书、投标保证金复印件等）。这样方便检查、修改和打印。
系统建设方案等放在技术附件中，技术部分对应招标文件技术应答章节要求，引用技术附件章节。这样既保证了建设方案的完整性和持续性，又确保了适应不同的技术应答文件要求。
商务文件、技术文件篇幅较长(超过200页)，强烈建议提供“标书导读”，对照评分项，给出响应篇章索引，便于专家评分。
围绕招标项目需求、技术偏离表组织和编写投标技术方案，才能做到提纲接领，响应要点。
各分项报价要符合常理，合情合理，能解释清楚。
如果项目在分公司所在地实施，且客户很在意本地服务。标书主要技术人员一定要添加分公司的技术人员，电话需留分公司电话。项目负责人的简历一定要符合本项目的规模和资质要求。如简历表在商务、技术方案中都有，需要一一对照，看有无不妥。附了人员简历材料的需要检查，如10年毕业，缺有5年工作经验等问题。
【5.打印检查，定最终报价】
几部分文件装订为一册的话，建议每部分间插半透明彩页纸一张，标示各部分内容，便于专家翻阅检索。
【6.装订与密封】
根据标书厚度、体积，用牛皮纸等包装并贴封条后，可放入纸盒保护，加透明胶条密封和作提手，应对投标路途情况。最好用硬皮纸做标书封面
【7.递送标书】
封条、电子文档光盘、质疑应答等文件可预留多份备用。
【特别注意实现】
商务部分中公司资质材料，一定要检查打印稿中公司组织机构代码等编号清晰，审计报告、验收报告、合同等需用盖章签字的扫描件。
专家组可能提的问题：
1.简要介绍下系统建设情况、工期、人员投入？2.服务器是如何选择的，是否满足应用需要，如何扩展？3.如何考虑系统运维、用户培训、技术支持？4.项目能否降价？
投标文件制作技巧
一、招标中碰到的几个问题
1．有的人在截标时间之后才送来文件，其实迟到一分钟都不允许；2．标书规定，在投标书上必须有投标人或其授权的代表签字，并加盖单位公章，但有的投标人忘了签字，造成一个不可挽回的错误；
3．制造厂授权书十分重要，但有的投标人没有此授权，或拿了授权书，但没有法人代表签字，也被看成不合格的授权书；
4．交期明显与要求不符，使用户单位不敢要这批设备；5．主要指标只有一项不合格，也被淘汰出局；
6．投标保证金不足，或开立的银行级别太低，亦成为废标理由；
7．在设备标中，如分几个包，投标人可投其中一个包或全部的包，但一个包内的配制，一定要报齐；
8；中标人的投标应当符合下列条件之一
（一）能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；（二）能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。
由以上可以看出，光报价低，不能成为中标的理由，有的投标人在开标时听到自己的报价低，以为十拿九稳了，这是不对的。二、制作投标文件应注意的问题
1．对招标人的特别要求要注意，再决定是否投。如招标人在业绩上要求投标人必须有几个业绩；如土建标，要求一级以上的施工资质；再如，要求投标人资金在多少金额以上。再如，参加国际标的必须获得有进出口经营权的企业方可参加，等等。2．应认真领会1）前附表各要点2）招标文件各要点
3）投标文件部分，尤其组成和格式
4）保证金应注意开立银行级别，金额够不够，币种，以及时间5）文件递交方式时间地点，以及密封签字要求6）几个造成废标的条件7）参加开标仪式；8）积极作好澄清工作
3．投标文件应严格按规定格式制作，如开标一览表，投标函，投价表，资格声明，授权书等，包括银行保函格式亦有统一规定，不能自己随便写。
4．技术规格的响应
投标人应认真制作技术规格响应表，主要指标有一个偏离即会导致废标。次要指标亦应作出响应；
认真填写技术规格偏离表，优多少，差多少5．价格的选择
应报出有竞争力的价格
6．服务维修网点与承诺，一定要写齐，包括备件供应与价格，有的报几年内不变。
培训人员，时间、内容、培训用仪器、地点是免费还是收费应分清。7．编制要点
①注意签字与加盖公章②正本每页小签③报价不能缺项④正本与付本数量
⑤制造厂授权应正规，以制造厂的信函出具⑥修改地方要签字
⑦打印，装订成册，密封
⑧开标一览表与投标保函单独封存⑨提前送交投标文件
⑩有效期的计算，若60天，保函有效期则应为90天。
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