纸箱跟单员须知

纸箱跟单员须知

跟单员手册

一、跟单员的工作时间

1、同工厂车间的作息时间相同。

2、每月有四天休息，在不影响工作的情况下，可自行轮流调整休息。

二、一个端正、四个熟悉

1、一个端正是指：跟单员必须端正工作态度，不能把个人的“喜怒哀乐“表现

在工作当中，要有团队精神，一切以团队为主，团队的成就就是你的成就，团队的快乐就是你的快乐！2、熟悉公司的产品；3、熟悉公司的客户；

4、熟悉跟单的工作职责和工作日程；

4.1负责客户资料的管理，建立健全的客户资料库（客户的名称、地址、联系人、联系电话、手机、传真、邮箱、开户帐号等等）；

4.2负责客户订单的处理（由接到订单到货到客户手上顺利出货）；4.3负责客户的投诉处理，对客户的投诉做好记录（投诉的问题和解决的过程及方法）

4.4负责协调订单前期的设计、制作、调色、打样、校对、签样等工作；4.5负责协调制印版和模版的工作；

4.6负责与生产车间沟通、协调各订单的生产执行情况；4.7负责协助财务部门的账单核对及汇回款情况；

4.8负责收集客户信息、意见、建议等反馈处理情况和记录工作；4.9负责保管客户提供的各项资料，包括电子文件、样品等；

4.10认真完成上级交办的其他工作。5、熟悉工作流程和人际关系

5.1接单：客户订单有两种方式，电话订单和传真。对于老客户的电话订单，必须与客户就尺寸、用料等确认无误后，并明确符合公司要求后方可接单，一般情况下不提倡此类接单。5.2审单：

5.2.1确认该订单是否符合公司的接单要求，如是老客户的老品种，可直接下单，老客户的新品种和新客户的订单必须要样板确认后方可下单；5.2.2订单审核的具体要求：

a.审核订单信息是否完整，包括规格尺寸、楞型、外（内）径、唛头、用料、价格、交期等，发现不明确或不完整的及时与客户沟通；

b.交期审核，是否符合公司接单要求规定，不符合条件的，及时与客人沟通；c.规格、颜色、箱型、制造条件的审核；

d.用料、价格审核，符合生产制造条件的方可下单，否则与客户沟通，符合公司要求或上级主管认可后方可下单。5.3核价

5.3.1对于老客户老材质按固定价格进行下单生产；

5.3.2对于新客户或老客户新材质必须经客户书面签认单价后方可下单；5.3.3对于老客户老材质客户要求降价的，请示上级主管，信息确认后及时给予客户答复。5.4下单

5.4.1生产流程单下单的具体内容和要求

a.客户名称b.客户订单号c.客户订购的箱型

d.客户订购的规格（正常为外经长x宽x高，单位为厘米或英寸）e.客户订购的材质f.

客户订购的数量

g.客户预计交货的时间h.客户要求的印刷颜色i.j.

是否有其他特殊制作要求

计算出所需订购纸板的规格（坑高x坑长，以英寸为单位）

k.计算出所需订购的纸板数量l.

总面积，根据成品规格、数量计算出的平方数

5.5改单

5.5.1接到客户传真或电话要求改单时，先查询此单是否生产，如生产完毕向客户说明情况，如没有生产，可根据客户要求以书面通知生产的相关部门按新要求生产，当更改内容较多时，应请客户提供文件以做更改凭据；

5.5.2对于客户要求暂停作业的，接到通知后立即查询生产情况，未开始生产的立即暂停一切作业，并将发放的作业单全部收回。如在生产过程汇总，立即通知相关未生产部门暂停生产。可分为以下几种情况：A、未排产B、已经排产未生产C、已分纸未印刷D、已入库E、已送货对于A、B两种情况可接受暂停

对于C、D、E三种情况立即通知客户，无法更改的以书面形式通知客户，并协调如何处理，并将相关处理情况上报上级。5.6接受客户咨询或投诉

5.6.1客户咨询：客户来电咨询订单生产情况，应及时回答，对于不能确定的情况，应向有关上级咨询，明确后及时给客户回复。

5.6.2对客户电话要求急要的订单，生产部门能够当天完成的，及时联系仓库送货，生产部门来不及生产的，与客户沟通力求客户满意。

5.6.3接到客户投诉，应形成书面记录，交内勤主管汇总后，交相关部门处理，形成处理意见后及时反馈给客户。5.7定期统计

5.7.1定期统计库存对于纸箱客户订单量比较大的，每周统计库存情况后反馈给客户，再根据客户要货计划酌情下达任务给生产部门。

5.7.2每天上午了解所负责客户产品入库情况和超交期情况，对超交期库存及时反馈给客户，自行与客户沟通交货时间，对客户自提的入库产品及时通知客户提货。

5.8定期整理客户资料

5.8.1及时将客户电子档案更新，确保下单时完整无误；5.8.2每季度把所有资料按类、按日期装订成册，以便随时查找。

扩展阅读：跟单员注意事项

跟单员注意事项

1.跟单员工作的重要性主要表现在：

1/.跟单员需要面对客户、面对订单开展工作。

2/.跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。

3/.随着商品市场的多样化、小批量化译介节奏的加快，其工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

4/.跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。

2.所谓“跟单员”是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品（或服务）运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心枢纽。

3.广义跟单员：厂长、总经理，以及所有围绕着订单去工作、对出货交期负责的人，都是跟单员。4.业务跟单：严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。

5.生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。

6.在小公司：跟单员就是内勤业务员（或叫业务主管）、生产计划员（或计划主管）、物控员（物控主管）、采购员（或采购主管）。

7.跟单员的特性：动态性、核心性、抽象性、积累性、综合性、跨越性。

8.主导性的你：心中不妨把别人看成是自己的部下，你不做我做，结果导向对最终结果负责，以整件事的成败论英雄，对别人的不配合负责，没有理由可讲。

9.跟单员的成功模式：基础值：稳定、可靠；必然、必然性；增长的必然性；投资性：长线“投资”；积累而势不可挡；稳步发展：志在必取；99%的勤奋：扼住命运的咽喉。

10.成功的跟单员应可扮演及具备以下角色或能力：1.谈判者；2.与工程人员共事的能力；3.绝佳人际关系处理能力；

11.客户落单方式主要有电话（口头）、传真、E-mail三种方式。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。

12.客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。

13.付款方式有T/T（电汇）、L/C（信用证）、D/P（付款交单）、D/A（承兑交单）。

14.工厂《装箱单》的制作：制作《装箱单》首先应明确此次出货产品的品名规格、数量、箱数、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、麦头。

15.货柜规格的选择：现普遍使用的有6米柜、12米柜，还有加高12米柜。最好的方法就是根据货柜的内尺寸，结合纸箱的尺寸，构想货柜里的不同摆放方式，看一个货柜到底能装多少箱的货物。16.审单需做以下几点：品名规格、单价金额、数量、交期、付款方式、包装方式、出货方式。17.网印就是OEM产品，需按客户要求网印客户品牌或技术参数在产品上。18.船样就是完整包装的产品样品，可以发货上船的程度。19.出货单由行销部开立，有会计联、营销联、资材联、保安联。

20.货出工厂后，有部分不良产品，客户投诉，退回的产品，需写《退货单》给仓库作收货的凭证。再写《客户抱怨处理单》给质保部讨论，是何种原因，如何避免此类现象的发生作出总结。

21.评审内容：1.技术开发部评审产品的技术性能安全及工艺、包装要求，明确是否需要进行产品开发，增设相应的模、夹、量具及设备，并制定出相应的《产品物料清单》与产品工艺要求应按评审规定的时间下发到相关部门。2.品管部评审产品所需的检测能力、品质控制能力，是否需要编制《质量计划》，如需编制《质量计划》应在评审时确定《质量计划》发放到相应部门。3.采购部评审订货产品的所需的原材料、外购件、外协件的采购能力。4.制造部评审产品的交货期、交货数量及生产能力。22.制造企业五大职能要素：销售管理；生产管理；财务管理；人事管理；物料管理。23..制造企业生产的两种类型：需求计划型；订单生产型。

24.生管工作特点：1.提前计划性：要有“赶鸭子上架”的雷厉风行的习惯；不求完美逐渐确定，敢于调整自己的计划；有的计划早做与晚做的工作量都是一样的，我们及早去做就是很合算的。2.准确及时性。3.全面完整性。

25.生产能力（简称产能）是指生产设备在一定的时间内所能生产的产品数量，产能统称以标准直接工时为单位。

26.制定生产计划应遵循的原则及要考虑的因素：交货期先后原则；客户分类原则；产能平衡原则；工艺流程原则；工作部门因素；时间因素。

27.物控目标：适时；适质；适量；适价；适地。

28.常见的规定采购要求的文件：采购合同；图样；标准；样板；技术协定书。29.采购主管的三把伙：抓采购进度跟踪表；抓供应商资料表；抓物料库存金额检讨表。

30.收料流程：货物验收，应做到进出验收，品质第一。货物的验收工作，是做好仓库管理的基础。一般来说，仓库货物的验收主要包括四个方面：品名、规格；数量；品质；凭据。

31..产品交货条件一般有：FOB船上交货（指定起运地点）、FOR铁路交货（指定起运地点）、FOT货车交货（指定起运地点）、自提（供方厂区交货），供方承担的奉贤和费用到指定的交货点为止。32.物料管理技巧：定量包装；区别建卡；流水帐。33.生产部管理基本目标：工时降低；损耗降低；辅料降低。

34.制定工时标准的方法：用马表（秒表）测量中等程度作业人员在各环节工作中的时间耗用量并记录下来汇总合计即得；用现有平均生产水平为标准推算；通过分组比赛评奖去获得较高的生产率水平然后再来推算出工时标准。

35.推行5S运动（整理、整顿、清扫、清洁、素养），因为它是养成（好习惯），屏弃（草率），建立（讲究）的基础工程，也是做好品管工作，提高工作效率，降低生产成本的先决条件。工作有条不紊、一丝不苟、管理落实到位才是5S的精义。

36.在工厂里，检验制度通常包括：进料检验IQC；制程检验IPQC；最终检验FQC；出货检验OQC；品质稽核QA。

37.ISO9000的原意是“质量保证体系”也就是提供了一种企业用以保证其产品或服务质量的管理的要点、原则、规范等，它要求一个企业必须有哪些制度、哪些记录、哪些工作指南等等最后去“保证质量”。而实际上，由于企业管理是一个完整、联系的整体，于是从质量保证这一条主线上所展开的管理体系，却恰恰对整个企业的管理起到非同寻常的作用。ISO9000=“质量保证体系”+科学的管理体系+科学管理指南38.成品入库单既是成品库存管理之入库凭据（成品一旦入库，成品仓权责人员即有责任对其未来去向要有交代），同时也作为制造（组装）计件工资计算之依据，有成品仓敢认帐收到成品，可保产品正确无误。39.成品出货单是成品仓权责人员对其入库成品之去向的交代，为确保去向之合理明确，成品出货单之客户代码/名称不得为空，否则系统将不予确认和接受；成品出货单是客户方面应收款之依据，因此，客户代码/名称只能从系统中选择而不能由作业人员临时输入，因为货款是否可以收回，不是仓管员的权责范围，故客户之登录（以供此处选择）须经总经理签核。

40.采购工作有两个日常动态数据处理大项：一是按订单展开计算物料的需求量（这就是人们常说的MRP物料需求计划）；二是由收货信息转换为物料的进度跟踪。

41.企业管理电脑化进程内容：基于局域网下的资源共享；国际规范化管理信息系统MIS导入；基于Internet平台及电子商务环境下的ERP系统导入。

42.软件设计指导思想是面对企业管理实际，以国际规范化管理为样板将其规范化、标准化，然后通过专案开发，将其管理纳入电脑管理系统。

43.在工厂管理中，有如下几种力量会阻碍形成良好的资讯传递习惯：工作中懒惰的习惯；对良好资讯传递的重要性不以为然的无知；流氓习气者有意识的资讯阻碍和资讯独占以达成和保持自己的垄断和“权威”地位；心胸狭隘者下意识的资讯阻碍和资讯独占以达成和保持对别人的排斥和对自己的保护。

44.表格化的妙处：立体化地传递信息；整体性、完整性；作者、读者均可享有俯瞰之势、信息交流空间充满人类智慧的灵光、读者可以轻松而高效率地阅读世界因此而更美丽。45.合作沟通的基本原则：自信；助人；友善；热忱；关切。

46.沟通管理重要性：人际之间借着沟通传达信息，在企业里，企业犹如一部大机器，良好的沟通就像润滑剂，企业这部大机器就能快速运转。主管与部属之间如缺乏良好的沟通，轻者打击士气，造成部门效率低落，重者相互之间形成敌意。1.管理人员应塑造自己的管理威信。2.尊重组织伦理。3.布建沟通管道。4.建立工作感情。

47.贸易术语又称贸易条件、价格术语或价格交货条件，它说明价格的构成及买卖双方有关风险、费用和责任的划分，以确定买卖双方在交货和接货过程中应尽的义务。

48.当进口财货是要课税时，则有良种税率可以适用：从价税、从量税或复合税，从价税是最常用的进口税。

49.合同中的商品检验条款1.以离岸品质、数量为准。这种规定方法的基本涵义是货物在出口方装运前进行检验，取得的检验证书作为最后依据，货物到达进口国后的检验不能作为提出异议的依据。2.以到岸品质、数量为准。这种规定方法的基本涵义是货物到达进口国卸船后的检验证书作为最后的机遇，装运前的证书不具效力。3.以装运地的商品检验证书作为议付依据，货到目的地后，买方有复验权。这种规定方法的基本涵义是同时承认进出口双方的检验证书的效力，因此比较公平。

50.提单是海上货物运输合同的证明。1.提单是承运人或其代理人收到货物的收据。2.提单是承运人凭以交付货物的具有物权特性的凭证。

51.贸易合同的形式，可采用正式的合同、确认书，也可采用协议、备忘录等各种形式。确认书的内容比合同简单一些，一般只包括主要的交易条件。其中，由卖方出具的确认书称为“销售确认书”；由买方出具的确认书称为“购货确认书”。

52.目前销售包装上常使用物品条码标志：UPC，EAN。

53.押汇又称买单结汇，是指议付行在审单无误的情况下，按信用证条款买入受益人（出口方）的汇标和单据，从票面金额中扣除从议付日到估计收到票款之日的利息及手续费，将余款按议付日外汇牌价折成人民币，拨付外贸公司。

54.汇付的方式：电汇T/T；信汇M/T；票汇D/D。

55.信用证业务的特点，信用证是目前使用最为广泛的支付方式，它有三个特点：银行信用；信用证是一种自足的文件；信用证业务是“单据买卖”。

56.管理是指利用拥有的资源，建立过程控制，完成增加价值的转换（或称产生新的价值）过程。资源包括人员、资金、设备、技术、方法、情报及时间。

57.效率管理的极其重要的组成部分，它是指输入与输出的关系。对于给定的输入，如果你能获得更多的输出，你就提高了效率。管理就是要使资源成本最小化。效果当管理者实现了组织的目标，我们就说他们是效果的。因此，效率涉及是活动方式，而效果涉及的是活动的结果。

58.等级链从最高层管理到最低层管理的直线取权代表了一个等级链，信息应当按等级链传递。59.管理者的五个必要条件：掌握处理工作的相关知识；熟知植物责任的相关知识；改善的技能；教育技能；处理人际关系的技能。

60.管理沟通的四个满意：与上级沟通；与下级沟通；与前后关联部门同事沟通；与自己沟通。61.下达命令的三大原则：明确具体；确认了解程度；激发部属执行意愿。

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