09年办公室质量工作总结及改进建议
09年办公室质量工作总结及改进建议
本年度办公室主要负责质量体系中的6.2条款，同时对部门内部的4.3.2，4.2.4，5.4.1，5.5.1，5.5.3，6.3，6.4，8.2.3，8.4，8.5等条款严格按照GB/T19001-201*和ISO9001-201*要求予以执行并对发现问题及时予以纠正。保证了质量管理体系在办公室的持续有效运行。一、严格质量文件和质量记录的控制，保证工作场所的质量文件和质量记录均为有效，以便指导实际工作。
质检中心发到我部门的质量体系文件共有七本，包括质量手册、程序文件、法律法规汇编、标准汇编、岗位职责及入职要求、管理制度汇编和质量记录格式表。办公室严格按照文件控制程序予以控制，确保了文件的有效控制。
办公室控制使用的记录表主要有年度培训计划、月度培训计划、培训记录、培训考核登记表、培训申请表、公司发文签收登记表。
二、严格执行公司下达到办公室的质量目标，按计划执行、保证年度质量目标的实现。
201*年1－5月份，由于多方面原因，未安排员工培训，六月份开始，办公室严格按年度员工培训计划实施了员工培训。
办公室09年控制的质量目标有两项，员工培训率不小于90.5%，培训合格率不小于95.5%。根据质检中心统计：员工培训率99.11%，培训合格率98.62%，完成年度质量目标。
三、部门人员熟悉岗位职责，内部沟通有效，使工作能够程序化、科学化开展。
办公室组织全体人员学习质量体系文件，使员工掌握自己岗位的职责和部门职责，并了解质量体系工作程序，使部门日常工作按要求、按程序开展。
同时办公室注重部门内部沟通工作，采用电话、传真、网络、便函等形式，保证内部沟通渠道畅通。
四、关注员工培训，严格按照年初制定的培训计划执行。
根据公司质量管理体系文件要求，办公室于年初制定了《201*年员工培训计划》。五月份之前未实施员工培训，六月份后，我们按月分解，逐月安排，使员工培训顺利进行。全年共计组织各类培训45期，参训人员675人次，每次培训结束后均跟踪进行了考试、考核。通过培训，员工的综合素质和操作技能明显提高，收到了较好的效果，完成了员工培训率90.5%的目标。
在每次培训结束后，办公室都要组织严格地考核，对考核不及格的人员实行补考制度，补考不及格者按《员工培训制度》予以处罚。本年度培训的675人次均参加了对应的考试，完成了培训合格率95.5%的质量目标。
五、严格基础设施和工作环境管理，保证其满足工作需要。办公室负责公司后勤生活环境和基础服务设施管理，办公室后勤科制定了各种专项管理制度，并有专人对后勤生活环境予以管理。定期检查，发现不足，及时纠正，确保生活环境能够满足员工需要和公司整体管理要求。
基础设施中办公室负责各类通讯设施、公务车辆、网络电脑和各类工作、生活必须的用品、用具的管理。办公室有专人负责电话、传真的维修保养，并按要求定期缴纳话费，确保通讯畅通。制定公务用车专门管理制度，严格执行派车单制度，做到优先公务，合理调配、见单出车。劳保用品发放做到制度指导、员工监督、及时采购、定期发放。有效维护了员工的合法权益。
六、按程序对部门质量管理的过程实施监视和分析，发现问题及时制定预防和纠正措施，确保部门质量管理持续有效。
办公室的质量目标主要有员工培训率和培训合格率。按规定办公室每季度度进行一次统计，并将统计结果报质检中心考核。发现问题及时纠正。
质量体系在办公室内部形成共识，认为确实对我们的工作有促进作用，今后应用创新的思维，使其与我们的工作、生产相结合，为企业发展带来更多益处。
办公室201*年4月16日
扩展阅读：校长办公室201*年工作总结暨201*年打算
校长办公室201*年工作总结暨201*年打算
根据《南京中医药大学201*年党政工作要点》分解任务的要求，我办紧紧围绕学校重点工作，结合实际，制订了切实可行的工作计划，实施情况良好，现将一年工作情况总结如下：
一、根据学校201*年党政工作要点承担的重点工作
1、第26项：“重视现代大学制度建设，制订实施学校章程。根据学校章程的规定，对党委会、常委会、纪委会议事规则，校务会议事规则，各学术机构章程或工作条例等有关制度进行修订。积极深化管理体制改革，按照层级管理和责权利统一的原则，科学界定校、院（系）二级职能，逐步推进二级管理，试行院系、二级单位年度党政工作目标责任制。本着归口集中管理的原则，对有关管理职能进行梳理和调整。”
校长办公室是全校服务性枢纽部门，在保障学校日常服务工作正常运转的同时，高度重视制度建设，强化规范化管理，注重成效考核，不断努力提高服务质量。201*年，校办根据工作实际，建立和健全了党政联席
会议、合同管理、实验废弃物管理、重要会议纪要、领导干部接访、
印信管理、公务接待和公务用车等系列管理规章制度，进一步深入了我校校务公开水平，强化了规范化和科学化管理，有效精简了工作流程，切实提高了工作效率。
2、第28项：“要加强对学校无形资产的运作和管理。”
为进一步规范合同管理，根据国家有关法律和法规要求，结合我校实际情况，我办在多方征求意见的基础上，起草了《南京中医药大学合同管理办法》，并经多次修改和完善，提交校务会议审议通过后，于201*年9月正式印发。同时，校长办公室还作为合同管理的重要职能部门，严格审核各类合同的报批手续，认真做好有关登记存档和印
信使用等工作，至今共计处理各类合同90余份。同时，我办还无形
资产的管理开展了前期调研活动，将在南京中医药大学章程确定后，着手校名、校徽等注册工作，切实推进无形资产管理工作。
3、第30项：“要进一步加强汉中门校区的管理。”
作为汉中门校区管理工作领导小组办公室，校长办公室坚持每月至少召开一次领导小组会议，定期排查汉中门校区管理工作中存在的问题，及时协调解决随时可能出现的问题，有效建立和健全了汉中门校区管理工作领导小组例会制度，并通过每次会议纪要的印发，进一步保障了各项会议决定的顺利执行和有效落实。同时，我办还根据实际工作需要，主动调整了汉中门校区管理工作领导小组成员，有效加强各职能部门的协作，切实保障了汉中门校区的正常运转。至今，汉中门校区管理工作领导小组例会已顺利召开7次领导小组例会，3次为现场办公协调会。
4、第34项：“进一步加强数字化校园建设，确定数字化校园的体系结构，制定应用系统的信息化标准，不断提高行政管理和教学、科研的信息化、自动化程度。”
根据南京中医药大学数字化校园建设方案招标的结果，将对我校建立一个数字化校园，建设办公自动化系统，实施高校资源计划（URP），校长办公室网络中心与各相关部门进行了充分沟通，展开了全面的调研与论证，结合我校实际，形成了项目实施方案，并根据条件成熟情况，逐步实施。网络中心还在保障日常网络维护的同时，不断完善管理制度，进一步优化网络资源，推广和完善校内电子政务，优化和健全校务公开网的建设，并通过对我校人事管理系统、科研管理系统和资产管理系统等应用建设进行深入的调研与分析，协助相关职能部门建立所需的应用系统，有效提高了我校网络应用的范围和应用深度，
为推动学校教育信息化和数字化校园建设进程，和学校管理的现代化做出不懈努力。
5、第43项：“要以人为本，重视民生，努力把群众最关心、最直
接、最现实的问题解决好。各级领导干部要进一步确立为师生服务的观念，切实转变作风，深入实际，努力解决师生员工在工作、学习、生活中遇到的各种困难和问题。各责任部门必须采取切实措施，认真落实解决。”
校长办公室一贯高度重视师生群众各类来信和来访，正确处理和对待校长信箱、人民来信和来电来访，认真负责每周校领导接待日的接访工作，及时做好各类反映问题的分类、登记和反馈等工作，通过主动与有关部门协调，认真了解情况，尽快帮助解决问题，对于暂时难以解决的困难，做到耐心解释，确保事事有回音，件件有落实。同时，继续深入校务公开水平，坚持重要会议信息公开制度，通过网络将学校工作和对师生反映突出问题的公开答复及时面向师生，切实建立起便捷有效的网络服务平台和全新的督查平台，更加透明地接受师生员工们的监督。全年累计处理各类来信、来电和来访数百件，其中校长信箱登记处理55件、电话登记6起。
此外，校长办公室还进一步贯彻省有关文件精神，起草并印发了《南京中医药大学关于在全校开展领导干部接访活动的贯彻实施意见》，有效地在全校范围内深入确立了领导干部为师生服务的观念。
二、其他工作
校长办公室从事着包括文书、秘书、事务、档案、信息等各类常规性工作，与学校正常运转的各个环节密切相关。为切实提高服务质量，在人员正常流动的基础上，校长办公室通过不断调整分工、进一步明确职责，
建立健全规章制度，切实改进工作作风，不断提高服务质量。
1、认真做好日常事务管理。坚持各项原则和规定，进一步严肃行政公文管理和各类印信使用，全年共接收和处理上级来文610份，校内行文539份，收发传真上千次，使用各类印信逾万次。我办还通过认真做好每周会议安排、会议室管理和有关会务工作，严格审核并网络发布各类校务公开信息，严格礼品、纪念品的采购和管理，细化信件、包裹和报刊等收发和管理工作，深入强化和落实学校总值班工作和安全稳定工作，积极发现、汇总和上报各类稳定信息，以及采用单车核算办法，切实落实节能减排目标，有效强化公务用车管理等，扎实做好校办内务，做到全年无一例因管理失职而造成的重大事故或投诉，有效保证了学校日常工作的正常运转，切实为学校中心工作服务。
2、深入校务公开，强化监督管理。坚持做好校务会议、校务工作会议、汉中门校区管理工作会议等纪要的起草和印发工作同时，继续推进学校重要会议纪要公开的制度，并通过校园网络，有效强化督查督办职能，切实面向师生建立起便捷有效的网络服务平台和全新的督查平台，督促检查、协调落实了有关会议决定的落实和贯彻。全年共计起草和印发校务会议纪要28份，其他会议纪要9份，督办部门会议纪要76份；
3、切实做好各项接待工作。坚持“高效、节约、大方、得体”原则，认真做好各类接待工作的同时，以有利于学校事业发展为出发点，积极探索和改进行政接待工作的有效措施，在总结现有行政接待经验的基础上，不断完善制度化、规范化和程序化的公务接待工作规程，并对全校各类行政接待和礼品使用进行了细化的扎口管理，全年累计登记学校各类行政接
待和礼品使用917次。
201*年，校办共牵头筹备了南京中医药大学康缘科技创新基金设立大会、国务院学位委员会中医学中药学学科评议组对我校博士学位培养质量调研、201*南京国际中医药论坛和江苏省委教育工委巡视等多次重要接待工作，以热情的服务赢得了各级领导和来宾的好评和认可。
4、有效做好节假日的安全稳定工作。校办作为一个全校性的核心枢纽部门，积极参与学校重要工作的协调、落实和突发事件的处理工作。在落实学校总值班工作的同时，继续坚持了节假日和特殊时期的值班制度，在元旦、“五一”、“十一”、寒暑假以及毕业生离校期间等时期，校办坚持了校领导、校办主任和具体工作人员各个层次的24小时值班制度，并安排有专人密切监测网络动态，随时处理突发事件，确保了校园稳定。
5、认真完成年鉴和统计工作。编印了201*卷《南京中医药大学年鉴》，全面拓宽校务公开和信息公开的形式，扎实推进了我校年鉴制度化建设进程。此外，校办还认真做好全校兼职统计员队伍建设，高效完成了年度基层统计报表各类数据的填报工作。
6、踏实做好校园网络建设和维护工作。网络中心在认真做好校园网日常管理工作，和学校主页的建设与信息维护同时，进一步完善网络管理与维护体系，强化网络管理制度的建设，优化网络资源，不断提高网络应用的范围和深度，推广校内电子政务，积极推动学校教育信息化和数字化校园建设。201*年，不仅完成了图书馆等有关建筑的弱电工程验收工作，并以此为基础逐步开展其它建筑物的弱电验收工作，初步解决了多年来遗留的一个大问题，还完成了学校英文主页、网上民主评议等系统的建设工作，
并协助其它单位进行相关网站的建设和维护工作。
在搞好业务建设的同时，网络中心还注重加强队伍的思想道德建设，以及技术队伍建设。在完成国家中医药管理局中标教材（计算机网络基础与应用）的编写与出版工作的同时，鲍剑洋主任撰写的“Web服务器流量的自相似性分析与其性能的改善”一文更是喜获江苏省高校网络技术专业委员会优秀论文奖。
7、严格细心地做好档案管理工作。档案馆坚持每周馆务会制度，定期组织政治理论和业务学习，努力打造服务性团队，形成了全员自觉参与机关作风建设的良好机制。全年共计归档2793卷、基建档案21卷、名人档案368件，接待各类查档利用456人次、共计1810卷次，提供档案原件复印5000多页，输入卷内目录7424条、案卷目录680条，收集、整理、归档电子文件1652件，刻录光盘5盘,扫描各类文件178件。还为25名毕业生进行了成绩单、毕业证书、学位证书等书面认证工作，为238名学生提供有关学籍证明材料。校史馆、本科教育成果展累计接待校内师生201*余人，外校来宾约450余人。
201*年，档案馆不仅认真完成了南京中医药大学201*年大事记的撰写工作，还组织召开了学校档案工作培训会议和档案工作评比活动，进一步在全校范围内加强了档案工作队伍建设。并根据学校中心工作部署，认真筹备了改革开放三十周年办学成果展，共征收实物近300件。目前，档案馆正在积极争创今年底评选的江苏省“三星档案馆”，撰写全宗介绍和索引，并打印档案目录达14000余份，编写装订档案汇编41本等。
8、努力做好服务师生员工的其他工作。校办是个综合性服务部门，日
常服务工作琐碎。校办人员坚持从小事做起，从大事着眼，在确保日常工作的基础上，认真完成校领导交办的各类任务，并根据实际工作需要，大力提倡人性化服务，通过开通短信温馨提示，建立失物招领网络平台，根据部门调整而及时统计和制作各处室机构门牌，订制行政办公索引等，主动延伸工作职能，更好地服务于更多师生员工。
9、党群工作扎实推进。校办所在的机关党委第六支部按时组织和交纳了全年度党员党费，正常开展各类支部学习和党日活动，有效地增强了党支部的凝聚力和战斗力。201*年，支部转正了一名共产党员，一名同志获“优秀共产党员”称号，一名同志被新列为入党积极分子，两名同志递交了入党志愿书，表达了向党组织靠拢的决心和积极态度。我办还积极响应学校号召，精心组织了学校第29届运动会、院长杯乒乓球比赛、教职工歌咏比赛等报名参赛工作，取得了优异成绩。全年共计新进职工1名，退休职工2名，辞职1名，使用临时用工人员2名。
此外，校长办公室根据学校党政工作计划，在确保正常工作的基础上，服从校领导的统一指挥，充分发扬奉献精神，合理调配有限人力，采取直接参与或充分协调的工作方法，及时、高效地完成了一些承办或牵头部门所转交的工作。校长办公室全体成员坚持以服务为宗旨，一如既往地不计名利，不计个人得失，甘于奉献，积极投入。一年来我办在工作中取得了一些成绩，有了新的进步，这不仅是部门全体同志共同努力、勤奋工作的结果，也是校领导和各部门的关心、理解和支持的结果。
三、领导班子建设及党风廉政建设情况
领导班子团结协作，全体工作人员恪尽职守，继续加强机关作风建设，
以“勤政、廉洁、规范、高效”为目标，进一步建立和健全了有关管理规章制度，不断提升规范化管理水平。并通过学习教育和专题讨论等形式，不断增强了全体干部职工的廉洁从政意识，巩牢了思想道德防线，进一步从思想上、政治上强化了大家的廉政意识、纪律意识、责任意识，积极创建学习型、落实型、服务型、制度型、创新型服务新窗口，在力抓机关作风建设的同时，共同认真做好各项日常综合性服务工作。
四、存在不足、整改措施及201*年工作计划
在总结成绩的同时，我们清醒地认识到，我们的工作离领导和师生们的要求还存在一定差距，岗位设立与工作任务增长的不协调，影响了工作任务的落实与完成，特别是在强化部门常规管理、提高服务质量和效率、加强工作创新性和拓展性等方面还亟待进一步加强。
在新的一年里，我们将高度重视，在学校党政领导下，坚持以人为本的原则，围绕学校中心工作和重点工作，根据部门工作实际，我们将进一步推进强化规范管理与管理文化建设相结合的工作理念，在建立健全有关规章制度，推进规范化和科学化管理，切实提升服务水平的同时，进一步加强政治与业务理论的学习和研究，重视信息调研工作，强化校办的咨询和参谋职能。并通过深入推进校务公开，继续开展领导干部接访工作,切实转变机关作风，进一步提高为广大师生员工服务的能力，继续推进网络数字化建设和档案信息工作，为学校跨越式发展做出更大的贡献。
主任（签章）：
校长办公室201*年12月18日
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