外贸跟单员的工作
每一位外贸跟单员若想工作的更出色，获得更好的业绩，其工作流程的熟知是必须的。以下是外贸跟单员工作流程全过程，请参考。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。上次我们讲了如何接单，接单之后就该审单了。
二．审单：即审核合同
1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查产品代码是不是自身的产品，与我们的产品资料能否对上号。
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定“约”字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对、总额有没有加错。新客户下单，要查看我们给他的报价。
2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币（英镑，港币，欧元）。
（5）价格条款的审查：出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB船上交货价（指装运港的价格条件）
C&F运费付至指定目地的交货价
CIF成本+保险费+运费（指目的港）价格
（6）付款方式审查：
A.付款方式是否能接受？
B.支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
A．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
B．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
C．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要的是唛头印刷。
（8）交货期的审查
跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短，可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：2．准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：
（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。
（2）新品的成本，价格要进行核算。
（3）新品的制作要留有实样。
（4）客户的来样要保存好原样。
接下来的深圳职位资料是：生产跟单工作内容生产跟单的岗位职责
扩展阅读：业务跟单工作内容总结
销售总调工作内容
销售总调工作流程：
接到新的排产交接单（业务员，商务部经理签定）按合同审核签名确认
复印
厂长签名并做排产时间安排毛总签名（批准生产）分发各主管
产前会
落实最终图纸派发各相关人员，
生产过程中的跟进出货前准备（对帐、收款、准备装箱单、落实车辆、搬运工等）出货（和成品仓管一起核对和装车
数量，与接货人做好产品交接，监督装车质量）售后跟踪排产单及图纸等相关资料的回收、存档
整个流程中各环节应注意的事项：一、排产单的审核过程：（同业务员沟通，信息达到完全一致）
1.1合同的审核：接到排产单时要求业务员提供订货合同以供校对审核，
核对内容主要包括：产品型号、名称、规格、数量、木皮、油漆颜色、布料等，排产单上所有内容要与合同相符，如有疑问及时同接单业务员沟通，全部确认好后于排产单上审核人处签名确认。另对于合同中的有关条款，如是否含税金、运费等此类信息不需在排产单上体现而做为跟单员必须掌握的，在审核合同时自己做好记录。合同核对于完毕后交财务主管处保管和财务做帐用。
1.2图纸的审核（业务，设计，商务部经理签名）：合同与排产单一致后，再
审核图纸与排产单是否一致，核对内容主要包括：图纸上所标注的工程名称，产品型号、名称、数量、规格、木皮等相关信息。如有不符的及时和业务员沟通，由业务员提交准确的图纸或排产单，如有更改的需业务员于更改处签名确认。
二、排产单生产过程的跟进：（同生产部、品质部、物控部的信息交流）每日走巡车间（次数不限定），掌握各订单的生产进程，监控生产质量。
对各订单的交期有个基本的预见性，对于延期交货的订单要主动同生产厂长沟通，落实最终出货时间，将准确时间通知业务员，再由业务员同客户沟通，如业务沟通失败需再同生产部协商时间，如时间上未能达成一致应及时将信息汇报给相关业务员和上级领导。走巡车间时应随身携带生产图纸、笔、卷尺，随时翻看图纸，图纸和排产单就是标准，在每日跟进的过程中熟悉产品名称、型号以及工艺要求。在此环节中要逐渐掌握相关的家具专业知识，及产品的工序流程。同时需了解产品发货前之相关物料到位（主要是五金，大理石，玻璃，面料，纸箱）有问题及时与下单业务或者商务部经理沟通
2.1家具专业知识（学习中）：
木皮的认识：木皮的种类、木皮的厚度、什么是木皮拼花等；中纤板的认识：中纤板的厚度：3MM、5MM、9MM、12MM、15MM、18MM、21MM、25MM，中纤板的尺寸：1220*2440MM，中纤板的等级：以甲醛含量来划分，分为E0级、E1级、E2级、E3级，我们工厂常用的是E1级的环保中纤板。
实木的认识：实木种类（工厂90%以上用橡木，其余有水曲柳、西南桦、沙比利等），
配件的认识：门铰、导轨、合页、玻璃托、挂衣杆等，
2.2工序流程：木工车间：板式线板式开料、发外贴皮拼花类、冷压、精
裁、封边、排钻、拼装、清磨
实木线实木开料、机加（打眼、出榫、锣机、砂光、机磨等）、拼装、清磨
油漆车间：排底得宝（保护木眼、防潮）、擦色、白身磨、底油、油磨、修色（打色磨）、面油
软包车间：放样、按模钉架、介绵打底、车裁、扪布包装车间：珍珠棉、加护角护边、外加纸箱。
三、出货前准备：（同财务部、业务员、客户、货运部等的沟通）
3.1要求验货的：接到消息后即通知生产部做好相应的准备，如有必要可
事先准备好待验产品做好标记。客户来厂时陪同业务员一起验货，验货注意事项：准备好验货资料（排产单图纸、布板、色板等），安排好拆包人员，验货时将客户反应的有关产品信息详细记录，如被客户验出不合格品数量较少问题不严重，应立即安排人员现场返修，对于问题比较严重的，一时难解决的，一般客户会要求再交验货。此时我们一定要对问题高度重视，将问题马上上报生产部相关负责人，也可找相应的车间主管或厂长与客户沟通，将返修完成的时间告知客户。验货完毕后应出相应的验货反馈表交生产部和上级领导。（附验货反馈表）
3.2对帐、货运的落实：依照合同核对好应收款项，书写好对帐单给接单
业务员再由业务员同客户沟通确保收到货款后到财务部审批出货通知单。货运调车和搬运工最迟要于装车的前一天落实好。（附对帐单格式）
3.3货物立方数的核算，装箱单的准备。
四、出货：（同成品仓管、接货员做好交接，监装）
关于货运的相关知识：了解各运输工具及相应的运输体积、货物堆放的要求、
运输协议的签定；
运输工具：国外：20尺柜（20尺指是柜身的长度，尺是英尺，1英尺=30.48厘米），内容积为5.6*2.13*2.18=26立方米，载重量一般为17.5吨；40尺柜内容积为11.8*2.13*2.18=54.8立方米，载重量一般为22吨，40尺高柜内容积为11.8*2.13*2.72=68.3立方米，载重量为22吨。一般我们常用的是尺高柜。
国内：省内常用是9.6米的货车约60方，6米货车约30方、8米货车
约45方。
省外长途运输的常用17.5米挂板车，约装150方货物，16米车、13米车等。货物堆放要求：监装过程中要同司机核对好数量同时监督装货人员的装货质量，注意货物的合理搭配，对所要装的货物特性要比较清楚，如货物是否耐压、货物的包装尺寸等，要指导装货工人进行合理的摆放，以有限的空间装更多的货物同时要保证货物的安全。一般要求货物箱唛上的箭头标识摆放，如因位置限制，可以结合产品结构考虑打倒或者打横摆放。
运输协议的签定：可由货运部提交托运单（盖有货运部公章），也可自行制定，
主要内容包括货物总件数、运费、收货方、发货方等（附运输合同）五、售后跟踪及服务：（同客户、业务员、生产部、品质部沟通达成最佳解决方案）货发出后即通知客户做好接货准备，并将发货清单、托运单以及卸货注意事项一并传真给客户或告知客户。货到客户方后了解客户的收货情况（货物是否齐全、完好），收到客户投诉后协助业务员对客户所投诉的问题进行处理（对产品工艺和质量问题需找生产部和品质部协商处理办法）。
最常出现的售后问题是：货物因运输过程中出现损坏，一般处理办法如问题不严重的，最好委托客户或货运部在当地找人维修，如问题严重的，需考虑退回厂返工，对于运输过程中所产生的运费可同货运部协商。六、资料的回收及存档：（按奥行字026号文件执行，附文件）
一份订单生产完工后即收回图纸，将原始稿件存档，所有复印件能回收利用的，进行再利用，其余进行烧毁，严禁图纸等相关资料流出厂外。
最后附全厂生产流程图。
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