如何做好项目的变更索赔工作
如何做好项目的变更索赔工作
自从工程项目实行项目法管理后，经济核算成为项目管理的核心内容，争取项目效益最大化是每个施工企业永恒不变的追求目标。在各项开支规范化管理的前提下，项目利润的来源不外乎两个方面，一是合同工程，二是变更和索赔工作，因而变更索赔工作开展得如何，从一定程度上影响着项目收益的多少。
一、工程变更
在《公路工程国内招标文件范本》（201*年版）中的合同通用条款中，对变更是这样解释的：业主或监理工程师对整个合同工程或其任何一部分的结构形式、质量、等级或数量做出的不同于原合同文件的变化、指令，它包括工程项目或数量的增减或取消。从对变更的解释中我们可以明确两点，一、对于工程项目的变更，业主或监理工程师有权决定，承包人没有这个权利。因此，变更必须取得监理工程师的业主的书面指令。二、工程变更的内容，要么增减工程项目，要么增减工程数量。当然其中的减可以理解为减一部分或减完（即取消）。
对于施工企业来讲，我们要着眼于有利于我方的变更，是否有利于我方的变更从以下几条来判断：1、是否有应得利润；2、在不损失我方利润的情况下，是否能够加快施工进度或提高工程质量；3、在不损失我方利润的情况下，是否方便我方施工；4、以上3项综合判断，如果判断变更对我方有利，则积极予以落实或执行，如果判断变更有损于我方利益，则想方设法维持原合同内容或做其它变更，使其
朝着有利于我方的方向进行。
从对变更的解释看，在变更工作中，施工企业好像是被动的，仅是执行人，其实，有利于我方的变更往往是施工企业主动，通过阅读合同文件、查阅施工图纸、察看施工现场，我们发现有些项目会给我方带来损失，我们就要主动提出变更，争取得到业主或监理工程师的认可，达到减损的目的。例如某公路工程中，合同要求我方为监理代表提供试验室及其设备，投标过程中的降价我方没有遵照招标人不能在此项上降价的要求，在此项目上降低了2244543元，如果依据合同执行，那么我方就要贴补2244543元，才能按要求建立好试验室。为避免这笔损失，在工程刚上场，我方就以各承包人有能力完成或委托完成项目的所有试验工作为由，提出取消建监理代表处试验室，经多方努力，最终获得批准，仅此一项，就避免了224万元的贴补损失。
有时，变更从单价上考虑可以获得更为直接的利润。《公路工程国内招标文件范本》（201*版本），合同通用条款中52.2款中明确如果合同的工程量清单中，某一个支付细目所列的‘金额’或‘合价’超过签约时合同价格的2%，而且该支付细目变更后的工程实际数量超过或少于工程量清单中所列数量的25%，则该支付细目的单价或总额价应予以调整。这一条款对某细目数量变更到一定程度如何处理有一个明确的阐述，抓住这一变价的条款，也可以争取部分利润。例如：某公路工程中石方开挖这一细目的变更达到了这一条件，遂将此变价申请书面上报监理和业主，使其重新确定了一个新的项目单价，在计量时将应补给我方的差价结算了回来。当然这一工作是在
工程后期进行的。我们每一个从事计量或合同管理的人员不要忘记利用这一条款。
变更需要承包方提供一定的资料，在这方面工程技术人员应当先行，以高度的责任心完成这一工作。在施工过程中，发现有利变更项目，以技术规范或验收标准作为变更理由，使变更有根有据，足以说服监理工程师或业主，形成变更报告，上报监理工程师，作为合同管理或计量人员，对变更报告要进行登记，并了解每一份变更报告的具体内容，定期督促监理工程师或业主相关业务人员审批，以保证变更工作的最终落实。
二、索赔工作
在一个项目的组织实施过程中，当出现非承包方原因引起的承包人经济、工期损失时，则承包人首先要想到索赔，以弥补承包方因此而蒙受的不必要的损失。但应注意，不是所有的非承包方原因造成的损失都能得到赔偿，或者说都能够通过索赔解决。只有那些符合合同索赔条款条件的事件，或者使不符合索赔条件的事件转化为符合条件的事件后，才能够索赔。
索赔工作有严格的时限要求，如果超过时限，则有可能导致索赔工作失败。时限要求表现在两个方面，其一：21天的时限要求：在索赔事件首次发生的21天内应向监理工程师提交索赔意向书，意向书中应述及事件出现的时间、原因、经过，并明确根据合同那条那款提出本索赔意向书。在提交意向书之后的21天内，或监理工程师同意的另一期限内，承包人应向监理工程师提交一份拟索赔款额的详细
帐单，以便监理工程师核实。这是21天的时限要求。其二：28天的时限要求（项目不同，这一时限有可能不同）：当索赔事件具有延续性，超过28天甚至延续数月时，则承包人每过28天应向监理工程师继续提交索赔款额帐单，以期监理工程师能够获得整个事件持续发生所引起的总的索赔金额。例如：在某公路工程进行过程中，有一座板涵和一座拱涵在完成基础施工后，业主指定变更，暂停施工，并且在变更图纸到位前不能复工。根据这一事件出现的原因，我们认为符合索赔条件，于是在21天内向监理工程师提交了索赔意向书，之后上报了索赔帐单，由于长达数月业主未向我方提供变更设计图纸，我们就每过28天向监理工程师上报索赔帐单，累计上报索赔额达60多万元，而两涵洞的总造价不足10万元。虽然业主最终仅批复了38万元之多，但这已远远超出了我们索赔的予期目标。
除了时限要求以外，索赔工作还有程序上的要求，这些往往在业主下发的有关办法中有单独相应的规定，应仔细阅读，操作时按办法执行。程序上的要求主要是指索赔资料的上报和议价工作的处理。一般情况下，索赔意向书报监理工程师，监理工程师签批后上报业主，议价按合同要求是由承包人与监理工程师进行，协商好后报业主备案。但现场操作时，往往只有业主才有确定价格的权利，因而监理工程师对索赔帐单签署意见，业主最终决定。注意到程序上的要求，要使索赔最终获得成功，项目的合同管理人员要连续跟踪，上报或监理转报的资料都要完整无缺的送达业主处，使业主的业务人员能够有理有据的据实批复，最终达到索赔的目的。
索赔工作能否得以批复的关键是判断事件产生的原因是否符合合同条款，因此，从事索赔工作的业务人员要对合同条款、业主相应的管理办法吃透弄懂。一旦提出索赔意向，则索赔理由完全能够站得住脚，否则所做的工作都有可能是空中楼阁，毫无价值。
三、建立变更索赔台帐
对每一份上报的变更报告或索赔造册登记。变更索赔台帐应包括以下内容：序号、上报文件号、变更（索赔）项目名称、变更、索赔理由、变更索赔金额、上报时间、上报对象、批复情况、起草人。这样，每上报一项，登记一项，定期进行清理。清理的目的是，有哪些已得到批复，有哪些尚未得到批复，了解未得到批复报告的内容，然后按整理出来的清单分别找监理工程师或业主业务人员办理。经过定期的跟踪，上报的变更索赔报告往往会得到批复。建立变更索赔台帐的目的就是不致使我们上报的报告石沉大海，在项目上从事这一工作的人都知道，如果承包人不管不问，上报的有些报告真的会不了了之。
四、对业务人员的要求
变更索赔历来都是业主感到比较头疼棘手的问题，要做好这一工作，除必须具有一定的关系基础外，我们做这一工作的业务人员首先要具备过硬的业务素质。能获得成功批复的报告，都必须是合同条款所允许批复的，这就要求我们自身的业务素质要高，对合同条款有着深刻的理解和认识，同时掌握《技术规范》和《验收规范》有关条款，熟悉现场施工情况，这样在业主人员商谈业务时，能够以理服人，容易使报告得以批复。13.4.21
扩展阅读：加强合同管理做好变更索赔工作
加强合同管理做好变更索赔工作
【摘要】从某种意义上说,项目管理就是对施工合同行为的监督管理。而合同管理又是进行变更索赔的基础。本文对施工企业在合同管理过程中，进行工程变更和索赔应该注意的问题和在施工过程中如何进行变更索赔进行了详细的阐述，对项目管理者起到一定的借鉴作用。
【关键词】：合同管理变更索赔项目管理
随着我国改革开放的不断深入，基础建设工程迅猛增加，于是产生了大量的以招投标形式签订的建设工程合同，而建设工程合同由于工程施工的特殊性，决定了其具有履行期限长、合同条款多而复杂的特点。因为工程合同项目大多数以招投标为基础，并签订工程承包合同，导致现在投标价格越来越低，竞争越来越激烈。而业主对施工单位的进度、质量、安全、环保的要求越来越高，成本也越来越大，投入的设备也越来越多。因此，施工企业除了通过正常的管理、劳务分包获取效益以外，还要通过追求增加收入扩大效益。扩大效益的手段简单的说就是“开源节流”，也就是除了加强内部管理外，还要做好变更与索赔工作。
所谓公路工程施工承包合同管理，概括起来是根据合同文件的规定，通过一定的组织系统使工程的质量、进度和造价符合合同要求。尽管合同管理的范围很广，且贯穿于整个工程项目实程，并涉及到诸多经济、法律及法规和政策，包括:进度与计划控制、工程质量控制、工程变更、工程计量与支付、工程延期与费用索赔的、工程
分包的控制与管理等各个方面。但在实作中，合同管理的中心是围绕“费用”进行的。
合同管理的难点主要在工程变更和索赔两个方面。在工程进行过程中，出现工程变更及费用索赔等问题是不可避免的，但由于它们往往涉及到工程、技术、经济、法律等诸多方面内容，所以处理起来较为困难。
建设工程合同的变更与索赔的结果直接影响到施工单位的工程进度、工期、费用的变化，已经引起各施工单位的高度重视，但对项目的合同管理人员来说要做好变更索赔工作是一件很困难的事，要根据合同条款，充分利用合同中的条款，根据相关资料，并结合实际工作经验，进行合理的变更。我们在工程招投标过程中通过利用埋伏技巧，在编制工程量报价表时，有策略地对单价进行埋伏。对有利的和有索赔可能的部分可采取策略报价。在工程变更索赔过程中，首先进行的是利用同业主签定的施工合同进行的合同变更，然后才是施工过程中的设计变更。项目从进场到进入正常施工，直至工程结束，合同一直是我们变更的法宝。我们在拿到合同时，脑袋里就应该有变更这个意识。我们可以根据工程量清单中单价比较高和比较低的项目拿出来，进行合理的分析，来确定哪些单价低的项目可以通过变更进行减少，哪些单价高的项目可以进行变更增加；通过工程量复核，工程量清单中数量有较大差异的项目，根据合同条款可以重新议价的项目；这些都是我们项目部进场时所必须重视和必须做的，我们有的项目进场后认为展开生产最重要，至于变更
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