酒店采购经理必须做好的工作
酒店采购经理必须做好的工作
一，重视采购员的思想教育工作。经理对采购工作的管理主要表现在对采购员的管理上，他的管理意图，对市场情况的掌握，供应商的选择以及对酒店成本控制等等，都要通过采购中央气象台工作体现出来，因此，做好对采购人中央气象台管理工作极为重要。针对采购工作的特点，采购经理首先要加强对采购人员的法制教育，职业道德教育，提高其抵制不正之风的自觉性，树立坚强的组织观念和严明纪律性，同时，要培养其企业主人翁的责任感，不谋私利，不徇私情，秉公办事的思想作风。
二，明确分工与职责，明确权力与义务。科学明确的分工是良好协作的基础和人效管理的手段，而合理授权则是实现职责的必要条件，对采购员在明确其业务及职责范围后，要充分信任与授权，使之有独立自主的处理问题的权力，能想方设法，克服困难，完成任务，不必事事请示，但要有事事汇报制度，采购员应将每天工作中遇到的问题处理的方法以及每天的到货情况等写上《每日工作汇报部》以便经理检查，发现问题时随时解决。三，严格要求并指导采购员学习与掌握必要的商品知识以及采购知识与技能。在现实生活中，包括酒店行业，购买质次价高的假冒伪劣商品，吃亏上当的事屡风不鲜，一个很重要的原因就缺乏必要的商品知识，对所购买的商品不了解，结果不化险为夷损害了酒店客人的利益，而且使企业本身蒙受不应有的，甚至是巨大的损失，防止这种情况发生的办法之一就是要求采购员必须掌握必要的商品知识----至少是他所分管的范围的商品知识，包括商品的特性，产地，规格、用途、质量、价格、供应商状况等，此外，要搞好物品采购工作，还必须掌握物品采购的基本理论，基本知识和基本技能，特别是掌握好采购的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各类物品的特性和分类方法，善于与客商洽谈业务，商定供货条款，了解采购国外不同物品的采购程序，熟练输采购手续等。对一个采购员来说，采购什么，到什么地方采购，什么时候采购怎样采购等，应做到胸有成竹，这样才有可能进行一次成功的不必要的损失和成本的增加。
四，了解市场行情，控制采购成本。了解市场行情，要随物品特点而定，对时令物品，因供求情况和价格变化快，应随时了掌握其变化，对季节性强的物品，如鲜贝，对虾等，须摸清生产周期，掌握采购最佳时期，对大批量的日用品，要进行专题调查，根据采购的质、量、时间要求进行选择，如从外地进货还要了解运输的情况和运输费用的高低。可供采购物品的市场是广阔的一种物品要能有几十家供货单位可供选择如果采购员缺乏了解市场，懂得市场行情的能，在数以千计的生产同一货品的供货单位面前就会晕头转向了，导致采购失败，市场上需要了解的内容有：货物来自什么渠道？可从哪些供货单位采购到哪些物品？各个供货单位提供物品的质量牌号，价格如何等等。同时还必要了解市场的其他一些因素，如市场物品流通渠道，产品供应的季节性，价格波动，商业经营气候等影响市场供应变动的原因。要了解市场行情，就要进行调查分析，根据酒店来一些同等的做法，这种调查分析可概括为“二个三”，第一个“三是货比三家不吃亏。即采购时应尽可能多找几家了行情，特别是多数物品采用市场调节方式销售，由各售货单位自行作价，对此要特别注意比价；”第二个“三是三个层次，即使用部门经办人员，采购部人员，成本控制部人员，都要做调查工作，然后，集中将情况分析，这样就有可能避免采购的盲目性和被“斩”情况的发生，即能确保采购质量，也呆防止鞭些采购人员营私舞弊，中饱私囊，从而有效地控制采购成本。
五，多方努力，控制食品的采购价格。成功的采购工作其目标之一是获得理想的采购价格。入口的价格是受各种因素影响的，诸如市场的[url=http://biz.veryeast.cn/]供求[/url]状况，餐饮的需求程度，采购的数量，食品本身的质量，供应的货源渠道和经营成本，单位支配市场程度，其他供应者对其影响等，面对这样的价格因素与餐饮经营的要求，对采购价格实行控制是必要的，实践证明，以下几条价格措施是行之有效的。
1、规定采购价格-----通过详细的市场价格调查后，酒店对餐饮所需的某些食品提出购货限价，采购员必须在限价以内进行采购，不得超过，限价商品的品种一般是指每日采购的新鲜蔬果肉类
2、规定购货渠道和供应单位----采购部门只能那些指定的供货单位购货，或者只许购置来自规定渠道的食品，如香烟，洋酒等。
3、控制大宗和贵重食品的购货权-----贵重食品和大宗食品其价格是影响餐饮成本的主体。因此，由餐饮部门提供使用情况的报告，采购部门增加购货量和改变购货规格可根据需求情况，大批量采购，以便降低单价，这也是控制采购价格的一种策略，另外当某些食品的包装规格有大有小时，购买酒店的适用规格，也呆降低单位价格。
4、向生产单位直接采购-----对采购批量大的物品，应尽呆能向生产单位直接采购，并要求经批理优惠价格供应。
5、根据市场行情适时采购-----当某些食品在市场上供过于求，价格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合质量并可作储存的可趁此机会购进，以备价格回升时使用。当应时食品上市，预计价格可能下跌，采购量应尽呆能地减少，只在适应需要即可，等到价格稳定时再行添购。
六，学会对购进货品价格的整体控制。采购经理每天要对很多的“采购申请单”、“计货单”、支票申领单、中，西厨每日订货单“签字”但他每天都要面对同一个课题，压低进货价格降低成本。厨房每日用的鲜活海水产品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天进，日日买，每种不过几十元，上百元而房口部的棉织品，塑料制品，印刷品，一份计货单批下来，常常过千元，上万元，特别是工程装修，维修，甚至超过几十万元。理论上讲，对于每笔支出，无论巨细，大小，都要严格控制，所谓点滴节约，但实际上谁也不可能完全做到保证采购部日常购买的所有商品，其质量是全城最好的，其价格又是全市最平的，举例说明一般大路菜的单价，东西南北各个农贸市场价格相关一毛几分，如果一定要求采购员和每期进货都“最好”，“最平”反而会使他们整日处于紧张忙乱之中，在当今社会节奏日益加快的时代，事事无巨细，笔笔支出都精细管理的做法，不公难以进行，而且得不损失，因此，作为采购经理，应采取从整体上掌握，控制采购成本的策略，这一策略主要体现在以下两个方面。
1、众多的日常小额开支予以总的控制，只要是市场的平均价格之内，具体的一笔笔支出可以不必过分计较。因为是大量的常用品，管理的侧重点放在保证质量及快速反应上，即必须保证购进的货品货量能用，好用，同时必须保证及时购进，说买就买的到，不耽误使用。2、小量的大额支出必须下功夫，多方了市场，多方寻价，认真浅谈，仔细做报价，不允许购买出现失误，严格控制，最好是经理亲自洽商。对这部分重点的大额支出，管理的侧重点应是在保证质量的前提下尽最大可能地省钱，在洽谈过程中要“斤斤计较。几毛钱，几分钱地砍，例如一份印刷品要印要千万份，每份砍下一二分或三四厘钱，就能省下不少钱，
七，建立良好的采购工作程序，按该程序控制整个采购系统。便是的采购工作程序将为采购部有条不紊地运作提供有力的保证，使所有的采购员有章可循，提高效率，减少失误。各个酒店，宾馆采购的采购工作程序中应注意以下几个问题。
1、严格按程序运作，不允许推委扯皮，该办的必须办理。2、严格按程序所规定的职权范围办理，不得超越范围。
3、密切协作关系，强调采购部与其他部门的协调，合作与配合，有困难，有疑问应共同协商解决。
八、对采购计划和购货合同执行的控制。为保证物品采购和购货合同的有效执行，采购经理必须对执行过程进行控制。1、指定专业人员负责至计划的执行和购货全责的履行进行检查。
2、设立物品计划执行控制台账，记录每种物品的采购计划，签约（合同）情况，交货履约和库存情况，如有条件可采用科学的酒店采购工作管理软件，将这些数据输入电脑，以备随时检查。
3、定期检查与随时检查相结合，每月进行全面检查，对未按计划和合同的进度供货的货种，随时通知经办采购员督促供应单位按时交货，也可用挂牌方法把没有按计划执行，按合同供给的物品品种，用不同颜色牌子挂出，以便引起同事注意。
九、熟悉供应厂商，并与之建立良好和合作关系。
采购员的工作是有所分工的，在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品，使其对熟悉这尖物品的市场供应的厂家及供应商，作为采购绠，则应该熟悉所管的采购员与之联系的所有供应厂商，经过一段时间实际采购的考察，对一引起信誉好的供应商，应考虑与之建立比较稳定的采购关系和良好的合作关系，以保证货源的购进，减轻采购工作量，同时，他应该负责解决采购员解决不了的问题，买到采购员买不到的货物，应注意不能出现这样的情况：即一个采购员频繁联系供应商是采购经理所不知道或不熟悉的，如果采购员和供应商长年，不买采购部经理的帐，那么采购经理的工作将是十分被动的。供应商为了得到更高的经济效益，会采取各种样的办法“困住“采购员，手段之一是”回扣“它不仅影响进货成本，损害酒店利益，还会腐蚀采购队伍，如何控制这类问题的产生是所有采购经理面临的共同问题，事实上，作为采购经理不可能盯住所有采购员，跟着他们满街跑，只在对货品采购进行严密的控制管理，盯住货品的单价，把单价控制住，回扣就可以降低到最低限度，甚至没有。总之，酒店业中的采购供应工作是极其复杂的，其管理工作也是具有相当难度和挑战性的，作为采购经理，要想将采购工作的特有规律，进而遵循这些规律去做，只有这样才能提高采购工作的管理水平，在保证满足酒店服务和生产需求的同时，最大程度地降低采购成本。
扩展阅读：如何做好采购经理
如何做好一个采购经理
如何做好一个采购经理各位领导：你们好！非常感谢伍田能给我这样的机会来表诉我对采购经理职位的一些认识和以后工作开展的一些打算。由于我对于公司实际的采购情况，包括采购的具体种类，采购部门的岗位设置不是很了解，不敢妄加猜测，所以在这里只是结合我以前的工作经验来说明我的一些思路和大致的工作方向。接下来，在了解到了公司的实际情况后，我将给出一个具体的工作计划。请多多指正！希望能有机会为伍田的发展尽自己的一份绵力！一、采购工作的要点采购工作是服务于生产的，它的任务就是以最低的采购总成本提供满足质量、数量、交货期三大条件的原材料和辅助材料。
1、买什么，买多少：制定年度以及月度采购计划，编制采购预算，报上级批准后执行。
2、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。
3、向谁买：从价格、质量、保障能力、交货期等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。
4、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。
5、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定出一套采购的制度来杜绝舞弊。二、作为一名采购经理的工作重点通常情况下，采购经理并不是日常采购事物的具体执行人，他不是采购员，他所做的工作要高于采购员，担负起采购管理的工作。所以我的工作在于确定和调整采购部门工作的方向、重点；确定采购工作的原则和流程并检查监督；对采购人员的考核；确保部门良好的工作氛围；对部门总体工作绩效的改善负责；部门之间的沟通和协调。1、确认和调整采购部门的工作方向、重点由于采购经理一般不需要做具体的采购事物，所以我会把相当一部分时间用于对市场的把握，注意采购物资市场的新变化和动向，包括价格变化的趋势、新的供应商的出现、新的技术和新产品的出现等。比如一季度是原材料涨价，我会调整部门的工作重心是采购价格涨价幅度不涨或者少涨。二季度是跌价了，部门的重点就是谈判降价。再比如，由于质量的要求提高，三季度各位采购员的工作重点就是紧订交货质量，而不是重点在价格，也不是要拓宽采购渠道。根据情况需要每月甚至每周都要开这样的采购会议，把市场的情况和工作方向和采购员交流，让各位采购员明白自己的工作重点和方向，指导采购员的工作。2、确定采购工作的原则和流程并检查监督用通俗的话讲，就是订规矩。采购工作什么情况下要如何处理，要走什么程序，各个模块的流程是怎么样的。把这些报上级批准后还要检查，监督，确保这些制度和流程得到执行。具体的流程请见：采购的内控流程。3、对采购人员的考核由于采购员才是具体的经办人，他们工作的效果如何直接影响到采购工作的绩效。所以，需要对采购人员进行考核，奖优罚劣，才能调动人员的工作热情，消除混日子的思想。这需要公司的工资体系给予相应的支持，把工资中的一部分拿出来做为月度或者季度奖金。我会特别关注采购库存资金占用和周转率的指标。考核前，我会让每一个采购员清楚得知道自己的工作任务，上级对他的期望是什么，达到什么样的目标，如何达到。这个过程中，我将给予他们支持。而考核后，要把考核的过程透明化，要同每一个采购交谈。分析好或者坏的原因，并提出改进的措施。另外，如果有可能的话，我会实行轮岗，一来防止职务舞弊，二来让大家都熟悉别人的岗位来防止意外的人员离职，三来降低对个人的依赖性。4、确保部门良好的工作氛围工作的氛围对于工作的效率和效果的重要性不言而愈。对于部门一些不良的苗头我会及时消灭，惩罚害群之马，以免带坏了部门的风气。对于人员责任心不够的现象，要树立好的典型，批评表现不好的员工，扭转部门的风气。使大家都能以干好工作为第一要务。5、对部门总体绩效负责主要指标包括：采购及时到货率，存货周转率、成本降低指标完成情况等。6、和其他部门的沟通协调包括品管部的检验、财务部的付款、生产部的产能变化、仓库的保管等。
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