制单员工作说明书
销售管理科制单员岗位工作说明书
一、准备性工作内容和要求
1、编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》
根据销售助理提供的《销售合同》、《非常规销售备案申请表》、《总经理特批文件》、《欠款条》等文件资料，编制《激励、佣金与异常销售情况查询表》，详细记录相关的欠款资质信息、佣金与激励信息、非常规销售的各种备案信息、特殊销售价格信息等关键内容，以备制作订单时查阅、核对。
2、《物流价格及到货时间表》
每月与营运部物流管理部门沟通，核定、更新《物流价格及到货时间表》；及时将更新信息向销售人员发布，并以电话或短信方式通知注意。3、《标准产品直销与最低售价表》
根据公司《标准产品价格表》，以“直销价格*90%”作为“最低售价”，编制《标准产品直销与最低售价表》。
4、《欠款订单和非常规订货需要的手续》
根据公司的欠款销售政策和非常规订货要求，编制《欠款订单和非常规订货需要的手续》。5、《欠款订单的处理流程和要点》
根据公司的欠款订单处理要求，编制《欠款订单的处理流程和要点》。（欠款订单增加与客户沟通，传真、提醒《收货条》或回单盖章）。6、《加急订单的处理流程和要点》
根据公司的加急订单处理要求，编制《加急订单的处理流程和要点》。7、《常规订单处理流程和要点》
根据公司的常规订单处理要求，编制《常规订单的处理流程和要点》。8、订单格式准备
涉及制单工作的人员，需分别准备具有各自签名的订单模板，包括：《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》。9、货物出厂短信模板
编制货物出厂时向销售人员和客户发送的手机短信模板，包含产品名称、数量、预计的到货时间和感谢语句及联系电话等。10、《制单员语言规范》
编制并不断改进制单员的标准用语规范和相应的话术。二、订货信息的接收与要求
1、接收由客户直接发出的订货信息，需及时与主管销售人员联系、沟通。2、接收客户或陌生询价电话，一律转交相关区域销售人员，并做《电话记录》。3、涉及其他事项的，及时转交其他部门进行处理，并做《电话记录》。4、根据销售人员或客户的沟通情况，判断或预估订单类型：（1）常规订单：款到发货并符合到货时间要求或客户自提的订货；（2）加急订单：款到发货但要求在常规到货时间之前到货的订货；（3）欠款订单：延期付款但符合到货时间要求或客户自提的订货；（4）欠款加急订单：延期付款且要求在到货时间之前到货的订货。三、审核“非正常订货”的条件和手续1、关于欠款订货条件的审核和处理
（1）凡涉及欠款的订货要求，均需严格按照《欠款订单需要的手续和处理要点》，审核制作欠款订单的相关手续是否完备。
（2）对于手续不完备的欠款订货要求，与相关销售人员沟通，提请其按照相关规定和流程完成相关手续。在手续不完备的情况下，一律不得制作订单。2、关于非常规订货条件的审核和处理
（1）涉及非常规订货，包括：跨区域销售、异常价格订货、老产品延续性订货、定制性产品订货、包含其他非正常要求的订货，均需完成《非常规销售备案申请表》。
（2）对未完成《非常规销售备案申请表》手续的非常规订货要求，与销售人员沟通，提请其按照相关规定和流程完成相关手续。四、制作销售订单
根据订单类型（《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》），选择具有本人签名的相应订单模板，按相应的《订单处理流程和要点》，制作相应订单。五、跟踪订单处理结果
1实时跟踪订单的处理结果，并在货物出厂之后，通过手机短信，按固定格式将相关信息通告销售人员和客户。
2如出现不能按时到货等异常情况，及时通知销售人员，并编制说明性和致歉性手机短信通知订货客户。
六、记录、传递订单及其衍生信息
1、根据《佣金、欠款与异常销售情况查询表》和每日订单情况，通过《每日订货信息表》，记录相关订单的衍生信息，通过《销售佣金记账单》，记录详细的佣金信息，并每日扫描提交财务部、销售助理。
2、每日下班之前，将当日《发货单》复印扫描，传递给财务部和销售助理。3、分类保存所有订单手续，并每月整理欠款订单的《订货确认单》移交财务部。4、及时向“供应链科”收取《物流回单》或《收货条》，并核对客户的实际收货信息，对出现差异的收货单，及时与营运部供应链科沟通，确定原因和针对客户的补偿方案，并做《客户收货异常及欠款回单记录表》，记录相关信息，并检索与“欠款订单”相关的《物流回单》或《收货条》，原件提交财务部保存。七、编制《销售数据汇总表》
根据日常销售订单，每日将订单相关信息编入《销售数据汇总表》；
每月将《销售数据汇总表》提交销售助理，由销售助理编制《销售数据分析报告》。八、欠款信息管理与欠款催缴
1、根据相关客户的欠款情况，于规定还款期限前三日，提醒并协助相关销售人员催要欠款，并做好催款、还款和对账记录，核算欠款利息并标记坏账，实时编制《催款、还款与对账记录表》，每月统计累积的欠款情况，编制《欠款情况汇总表》。（1）欠款利息从到期日起计算，以15％年利率计算利息费用。
（2）经多次催讨无效或超过付款期限三个月的，公司将视之为坏账，由制单员在每月的《欠款情况汇总表》中进行标记，并根据情况选择进入司法程序。
（3）《催款、还款与对账记录表》每月提交销售助理，由其根据还款记录，核算销售人员提成。
2、根据客户的欠款和还款行为，建立并及时调整、更新客户的信用等级，并在制单员制定欠款订单和审核客户的欠款资质时，提供相关的信息支持。4、对账管理
1)制单员每月与财务部核对相关客户的欠款金额和开票金额。
2)制单员于每月1号至5号，制作《对帐单》，与相关欠款客户对帐一次。
3)《对帐单》须由欠款客户加盖公章或财务专用章回传，并扫描给财务存档。对账信息记
录于《催款、还款与对账记录表》七、相关合同和其他文档资料的处理
1、所有《销售合同》、《总经理特批文件》、《欠款条》、《无合同佣金情况说明书》等涉及客户欠款、佣金或激励的确认文件，均有财务部保存原件，销售助理和制单员保存扫描件，由制单员编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》。
2、涉及销售人员提成的《非常规销售备案申请表》，由销售助理保存原件，制单员保留扫描件，由制单员编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》。
扩展阅读：005制单员岗位说明
文件编号广东太力家庭用品制造有限公司GL-WK-005A0201*-10-051/1物控部制单员岗位说明书版本生效日期页码部门直接上级素质要求：年龄：20-28性别：女学历：高中/中专学历以上专业：无经历：相关文员工作、仓库及物控流程培训、ISO、5S培训技能：了解物控、仓库程序、熟练操作办公软件以及相关金蝶或ERP系统岗位描述：主要负责物控部所有单据及文件的管理，及时把部门内所有进出仓单据进行录入系统以保证仓库数据的准确性，做好本部门内所有人员的考勤考核工作。职责范围及工作标准：主要负责：1、做好每天所有单据进出帐目数据录入，及时准确的提供相关有效数据；2、在每天10：00前把前天或当天所有单据分发到相关部门；3、负责部门内所有单据的保管，作到分门别类进行存放；4、对工程资料及相关文件进行传阅及时有效的进行签发；5、每月底做好本部门内所有员工的考勤、考核工作，提供准确有效数据；6、完成上级交办的其他工作。物控部物控经理职务直辖下级制单员无备注：编制/日期
批准/日期
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