秘书处制度
管理系青年志愿者协会
部门建设制度细则
秘书处制度
二○一○年十二月三十一日总则
秘书处是管理系青年志愿者协会主席团直属部门。为了让大家更好了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本制度。
秘书处主要职责：负责管理系青年志愿者协会的日常事务、协调组织内部门之间的开展各项志愿者活动、归纳整理组织内部档案资料、下达主席团的各项任务，并对主席团的各种建议与措施实行监督与帮助。
第一部分秘书处各成员工作职责
一、秘书长
1、作为管理系青年志愿者协会的一员，参与协会的日常管理工作，协助主席团对各部门的工作做好协调工作。
2、负责秘书处的对外工作，协调好管理系青年志愿者协会与校青年志愿者协会以及其他院系青年志愿者协会的合作关系，对秘书处的工作进行全面监督，做好上情下达的工作，及时做好每次活动的登记。
3、根据主席团的要求与现阶段的工作重点下达各部门的相关工作，并制定工作计划，与副秘书长进行沟通与交流工作。
4、负责秘书处的工作审核、落实和工作总结。
5、负责我系青年志愿者协会每周的会议记录以及各部门会议记录的整理工作。
二、副秘书长
1、直接对管理系青年志愿者协会主席团负责，接受秘书长的领导。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流。
2、全面负责秘书处的内部工作，协调干事之间的关系，在部门会议时间向秘书长反映干事的表现与工作情况。
3、负责秘书处各项工作的分配、调控，协调秘书处成员与其他部门成员之间的关系，并对部员的表现进行评估考核。
4、主管组织人事工作，负责组织成员档案的整理以及活动资料的整理。
三、干事
1、积极完成上级下达的各项工作任务，在活动策划时发挥创新意识。
2、团结协作，注重团队协作精神。3、对工作保持极高的热情。
4、做好每次组织例会、部门例会的会议记录工作，登记会议出勤情况、活动出勤情况，汇总会议借宿后的意见以及讨论结果。
5、负责与各部门的联系工作，与每周六中午之前将本周的工作总结、工作计划、会议记录发至秘书长邮箱。
6、负责各项活动的后勤工作，如：资料收集、维持秩序等。
第二部分规章制度
一、日常工作
1、秘书处成员要严于律己，严格遵守管理系青年志愿者协会的管理制度，建立秘书处良好的形象和声誉。如发现内部成员有严重损害秘书处形象的，当给予辞退。2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或管理系青年志愿者协会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重给予批评、警告、辞退的处分。
3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究负责人及当事人的责任，如因出现一次重大错误或三次小错误，给予辞退。
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，经主席团根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开。
二、会议工作
1、管理系青年志愿者协会全体例会每周二中午在3109办公室举行（如有特殊情况时间地点可变），干事应提前对各部门做好通知工作，例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况，并由专人进行会议记录。
2、内部成员应遵守会议纪律制度，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论议题顺利进行。
3、干事应认真完成会议记录工作，对于有异议的地方可以会后进行讨论解决。
4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明事由，无故不到、迟到早退达三次者，予以辞退。
三、通讯工作
每次例会前由秘书处干事向到会的成员发送短信通知，具体格式如下：“我是秘书处的XXX，请你与X月X日X时X分到XXX室开关于XXXX的会议，务必到场，收到请回复，谢谢。”
四、培训工作
1、每次纳新结束后，我系分团委组织学习干部培训班，对新干事进行技能培训，包括对各部门工作的认识以及相关的注意事项。
2、每次培训课程结束后，培训成员需上交心得体会，由秘书处统一进行整理保管。
第三部分奖惩条例
为了提高部门成员在工作上的责任意识，加强部门内部管理建设和每学期将对部门干事工作成绩进行评定。
对于成绩优异者，将在我校的各项评选活动中给予积分的奖励，在每年上半年“五四表彰”活动中获得“优秀青年志愿者”称号，在年末的团学总结会中获得“优秀青年志愿者协会干事”称号。
对于表现不佳者，如违反规定严重者，给予辞退；违反规定较轻者，达三次后给予辞退。
管理系青年志愿者协会秘书处
二○一○年十二月三十一日
扩展阅读：秘书处规章制度
秘书处规章制度
一、部门性质
秘书处是读委会的重要组成部分，是组织的中枢部门，是与其他部门联系的桥梁，直接对主任委员团负责。秘书处以“团聚力量，共同进步”的理念，认真、踏实、负责任的态度协调各项活动的展开，服务于社团，致力于打造高效管理、团结奋进的先进团体。为让大家进一步了解秘书处的运行模式，共同监督改进，现制定本规章制度。
二、工作范围
1．负责读者委员会成员档案的整理。每学期及时整理成员档案，并为新成员建立档案。
2．协助主任委员搞好读者委员会建设，主持、负责读者委员会各项日常事务，协调各部门有效的开展各项活动，及时传达各项文件及通知。
3．负责日常各类活动的经费开支结算工作，管理物品的借用及发放。4．负责社团各项会议的记录整理；负责活动资料的整理存档，年终时把各项活动总结整理成册。
5．根据读者工作委员会章程、管理条例及考核条例，向顾问委员会提出读者委员会学生干部的任免草案。三、部门制度1．管理制度
①秘书处设秘书长一名，协助主任委员完成日常工作，管理社团日常工作。②秘书处设副秘书长一名，配合秘书长完成各项日常事务，负责秘书处职责范围内的各项工作，协助主任委员及各部部长处理日常事务。
③秘书长之间良好沟通，关注部内成员的发展，决定部门发展方向，评定部员考核成绩
④秘书处有部员若干秘书处内成员相互团结合作，有条不紊地开展工作，对本部工作提出建议和意见，并监督本部各项工作的开展。
2．活动制度
①所有部门举办活动必须有完整的策划，经过上级批准或建议，改进后活动方可实施。
②活动结束后主办部应立即总结活动，并于两天内上传至秘书处及备份各部文件夹。
3．值班制度
①值班人员必须遵守值班制度做好当日值班记录，完成当日值班任务。②值班人员必须做好当日办公室卫生，并检查办公设施物品有无损坏，如有损坏及时上报。4．例会制度
①根据工作需要，秘书长每周定期召开一次例会。所有成员必须提前5至10分钟到场。
②例会不得无故缺勤、迟到或者早退。如有事不能参加例会的成员必须向秘书长请假，对于三次不到者，视为自动退会。
③会议期间所有手机等通讯工具必须调成震动或关机，不得私自交谈；会议期间各成员必须做好会议记录，如有异议会后讨论。四、工作要求
1．加强纪律性，举办活动不得迟到，统一佩戴胸牌，注意形象。2．尊师敬长，举止有礼，服从上级的调度。
3．认真负责，吃苦耐劳，高效高质，不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。
4．尊重他人、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。
5．学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情，冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的，及时联络各部长、副会长、会长，及时解决，保证活动的顺利进行。
6．发挥积极主动、团结合作的精神，相互配合；同时，体谅其他成员的难处，工作中相互配合；杜绝出现相互推卸等不负责任的行为（若出现，则给予严重警告或劝退处分）。
7．要处处维护好本会的形象与声誉，不做有损本会形象的事，一经发现做违背本会的事情，则给予严重警告或劝退处分。
8．会议或活动若有其他工作相阻碍，必须亲自提前向秘书长请假，并说明请假原因。
9．所有成员洁身自好，不以权谋私，爱护公共财务。五、奖惩制度奖励制度
每学期读委会会对本学期学生会工作进行总结，对优秀部门进行表扬，并评选出本学期的系先进个人和优秀部员，对工作成绩突出的成员给予奖励。惩处制度本部门成员在平时工作中应实事求是，禁止徇私舞弊等情况的发生。对违反读委会会及本部门章程，损害、破坏本部门荣誉、利益的成员视情节轻重分别给予不同处分。
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