数字是公文不可缺少的一部分，使用非常频繁。但由于写作人员大多对数据的敏感度不高，对数字不够认真，常出现一些小错误。结合写作经验，将几种出现频率较高的数字使用毛病简单归纳如下：
一是数据不准确。准确性是公文数据使用的首要要求，是决策的依据，一旦出错，影响较大。公文中数据不准确主要表现为：
①数据来源不准确。采用过期老数据，有些同志，对数据更新把握不好，又懒得去找，便用相近时间的数据，以致出错。或是引用非正式文件数据，平时工作中常会用到一些非严格意义上的数据，一不小心，就会用到正式公文中，造成错误。我们有位同事在写一项工程专报时，引用工程投资估算值作为投资规模，但实际上该工程投资规模尚未确定，上报领导后，被批评。
②对下级单位上报或其他外来的数据，未核实直接使用。外来数据，包括下级单位提供的数据，不一定全部准确，有些是为应付，随便填写，有些则为表功而蓄意夸大，使用数据的人如不进一步核实，极易出差错。我们建设的某项工程，施工单位上报完成90%并按此请款，经核实，实际工程才完成70%多一点，如轻易批付，必然超支付，造成资金流失。
③计算错误。计算过程中不小心，造成失误。
④未认真校对。在日期方面比较突出，常见4月写成3月，5日写成10日笔误。再者，部分文件领导签发时间较长，待印发时，文件内时间已过期，但未跟进更改，造成错误等。
二是使用不规范。根据国务院201*年颁布的公文写作规范规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”但实际公文写作中不规范书写还是不少，比较突出的有：①随意简写。如“201*年”简写成“09年”或“0九年”、“201*年～201*年”写成“201*一09年”。后者犯了3个错误：一是“201*年”中的“年”不能省；二是“～”不能以“－”代替，表示数值范围时，必须使用“～”，并且前后都加单位，如“36米～45米”；三是“201*年”不能写成“09年”。②概数、约数表述不当。如“工程投资约300万元左右”、“至少需要资金50万元以上”、“三、五天”、“20几人”等，前两项出现重复，第3项多加了“、”，第4项带“几”时必须使用汉字，如“二十几人”。③日期书写不规范。如行政公文成文日期写成“201*年2月2日”、“二零零九年二月二日”或“二00九年二月二日”等。按照有关规定，行政公文成文日期要用汉字，党政公文用阿拉伯数字，且“二00九年”、“二零零九年”应为“二〇〇九年”。又如“腊月23日”应为“腊月二十三”，干支纪年、夏历月日和中国清代及清代以前的历史纪年，各民族的非公历纪年、星期几要求使用汉字等。
三是表述不科学。这一类问题，虽然没违反规定，也不会造成较大的影响，但如加以注意，对提高公文的简洁、准确、规范性有帮助。主要表现有：①非精确要求的较大数值直述，较难读取。如一些汇报材料中出现的“工程概算约234567521.46元”、“估计一季度财政收入3635542172.25元”等，这些数据，本身就约数，在我们材料中多为介绍性、告知性数据，为便于阅读，可表述为“工程概算约2.35亿元”、“一季度财政收入约36.35亿元”，但其中“2.35万元”不能写成“2亿3千5百万元”。②非严格专业单位的直用，增大理解难度。如某项工程有分东西2个车库，引用相关专业表述为“1#车库”和“2#车库”，让人费解，对这种非严格意义的专业表述，可以适当简化，便于阅读，如改成“1号车库”、“2号车库”更好。③使用不统一。如同一文中，前面为“3万平方米”，后面为“3万㎡”；前面为“2.6千米”，后面为“3.8km”；前面为“三分之二”，后面为3/4等，都值得我们注意。
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《公文中数字使用常犯的错误分析》
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