办公电话文明用语，看起来是小事，却反映出工作人员的思想素质和严谨的工作作风及效率。
１、办公电话文明用语，一般需具备四种常用文明用语语气：
听从语气。如请示、汇报，应是尊重、简明、服从的语气，使上级领导印象深刻、事理明白，答复准确。
定性语气。这主要是组织下达决定和交办事项，应是肯定、简明、准确，不可含糊其词，模棱两可，以免受话人难以把握。
商量语气。应是平等、礼貌、诚心的语气，给对方以良好感觉。
求教语气。应是虚心、诚心、热心的语气，要有不耻下问甘当小学生的精神。
掌握电话文明用语，须靠工作人员不断提高自身的思想、文化、业务素养。
２、打电话的注意事项
选择适当的通话时间。白天应在八点以后，假日最好在九点以后，夜间则要在十点以前，以免干扰受话人包括对方老人或小孩的睡眠。老年人大多数有午睡的习惯， 无特殊情况，也不要在中午给老年人打电话。与国外通话，还务必要注意时差和生活习惯。电话接通后，要询问一下时间是否合适，有无妨碍。
查清对方的电话号码，并正确地拨号。万一弄错了，应向接电话者表示歉意，不要将电话一揿了事。拨号以后，如只听铃响，没有人接，应耐心待片刻，待铃响六七次后再挂断。否则，如对方正巧不在电话机旁，匆匆赶来接时，电话已挂断了，这也是失礼的。
电话接通以后，可以先问一下对方的号码或单位，然后再报出受话人的姓名。当对方询问姓名时，一般应告诉对方，如果自己不说，反问对方“你是谁”，是很不礼 貌的。万一受话人不在，而又不便说出自己的姓名时应该婉转地回答。比如说：“我是她的朋友。我明天再打电话来吧。”
晚上十点半以后再打电话是不礼貌的，除非有特别重要的事。同样，早晨七点半以前也尽量不要打电话，以免使对方忙碌的早晨更加忙乱。
打电话时一定要态度友善、语调温和、讲究礼貌，从而有利于双方的沟通。切不可表现出丝毫的粗鲁和暴躁。
在电话接通后，首先要清楚地说：“您好！”不要直接说：“我打某某先生。”而应当说：“我是某某，麻烦您找某某先生。”也不要说：“你是某某先生吗？”而 应说：“我是某某，某某先生在吗？”如果同对方并不熟悉，应说出自己所属单位及姓名。这样，对方如果愿意与你通话，就自然会向你作出响应：“我就是某 某。”
打电话时要讲得缓慢些、清楚些，让对方可以听得清楚。凡是讲到数字、人名、地名或者关键的名子，最好能重复一遍，或者询问对方是否听清了，然后再往下讲。
当对方讲话时，要静静地泊，不要随使便打断。在倾听时，还应当附和。你若是一直闷不作声或毫无反应，会令人感到你根本没有在用心听。
谈话结束后，应该说一声“再见”，“谢谢”，不可贸然挂断电话。
３、接电话的注意事项
电话铃响后，应尽快接听，而不要故意延误。提起听筒以后，不要和周围人闲扯，把发话搁在一边。
接听者可以先报一下自己的电话号码或单位名称，然后再问对方找谁。切忌自己什么都不说，只是一味地询问对方：“你叫什么名字？”“你是哪个单位的？”“你找他是公事还是私事？”这种做法极不礼貌的。
如果接听以后，自己不是受话人，应负起代为传呼的责任。万一要找的人正忙着，你应该重新拿起电话告诉对方：“请你等一下，他马上就来。”要是找的人不在，不能把电话一挂了事，而是耐心询问对方姓名和电话号码，是否需要转告，并在征得同意后详细记录下来。
如果电话来得不是时候，自己手里正有事忙着，而对方谈兴甚浓，一时还不想挂断电话，可以委婉地告诉对主：“真想和你多谈谈，可现在有件急事要处理，明天我打电话给你好吗？”
电话通讯，一般由发话人先结束谈话。如果对方话还没讲完，自己便挂断电话是很不文明的。
４、接到找错电话的注意事项
有时，当你接电话时，却听到对方要其他单位或其他人。这是由于电话跳号、串线、拨错号码或电话号码变动等原因造成的。所以，打错电话并不是罕见的现象。
当接到打错的电话时，不能冲话筒嚷嚷：“干什么？你找错了。”然后把电话听筒一摔。
接到打错的电话，首先应该仔细听清对方要找什么单位和什么人。如果确实打错了，你应该询问对方要打的是什么号码，然后你就把你的电话号码告诉对方。
在接到找错的电话时，最重要的是耐心和仔细。即使对方再三询问，也不要显得不耐烦。对方的心情是可以理解的，希望弄错的是别人而不是他自己。何况有时候，我们也有这种情况。
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