会计档案管理
会计档案管理
会计档案概念
会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算材料的归档
会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程会计核算材料的归档要求
１、归档范围。凭证、账簿、财务报告、其他会计核算资料。
不归档范围:本单位经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。２、时间。第三年。
3、要求和手续。完整齐全、真实准确、装订成册。清点核对无误。二、会计档案的整理
１、分类。原则上按年度类型进行分类，分类4类。会计凭证类会计账簿类会计报告类
其他会计核算材料类（主要包括银行存款余额调节表、银行对帐单、以及其他应当保存的会计核算专材料）会计档案的整理2.会计档案的组卷
会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位案卷的过程。
(1)会计凭证的组卷要求
一般按年、月顺序组卷整理。厚度一般在2cm以内。1、分类组卷，按顺序排列，检查日期是否齐全。2、按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数。
3、摘除凭证内的金属物，对大的纸张要折叠成同记帐凭证大小，且要避免装订线，以便翻阅保持数字完整。
4、记帐凭证有关人员的印章是否齐全。
5、凭证一本为1卷，必须r按照国家统一标准的会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。
以下材料可另行组卷：
土地征用及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；
交通肇事、工伤事故的处理；
涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约有必要延长延长保管期限的其他会计材料。（2）会计帐簿的组卷要求
按年度和帐簿的不同种类进行组卷。对总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿等分别组卷装订。
帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。
1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐页
依次编号，填写卷内帐户目录和备考表。
2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。
（3）财务报告的组卷要求按年度、保管期限立卷
1、首先将本级与下级财务报告分开。2、其次将年报、季报、月报分开。
3、在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。注意：因保管期限不同，年度财务报告与季、月度财务报告分开立卷。
4、组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。
（4）其他会计核算资料的组卷要求
按年度问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计档案的整理3.会计档案的编目
会计档案的编目应和符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-201*）（2）填写卷内文件目录和备考表。（3）填写案卷（盒）封面。（4）案卷的排列编号。（5）编制案卷目录。（1）拟写案卷题名
一般由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。如“××单位×年×月付款会计凭证”“××公司×年×月现金日记帐”等
（2）填写卷内文件目录和备考表
除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）填写案卷（盒）封面会计凭证会计档案盒
帐簿启用及交接表1.会计凭证的格式凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）；适用于会计凭证的装订会计凭证封面(样式)
会计凭证封面
单位名称：凭证名称：会计凭证封面的填写单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。不能用“本部”、“本局”、“本市
财政厅”等。
会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。
起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。册数：起止时间内会计凭证的册数。册次：填写本册会计凭证的序号。
记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。记账凭证数：填写记账凭证的张数。附件数：填写本册记账凭证附件的张数。
会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。
会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。
装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。备注：填写该项凭证需要说明的事项。
2.会计凭证盒的格式
会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。
适用于会计凭证的装盒会计凭证盒正面格式
很多内容与凭证封面一致。
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。
目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。会计凭证盒脊格式3、会计档案盒的格式
适用于财务报告和其他类会计档案的整理。
会计档案盒脊
4.账簿启用及接交表格式
账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及交接表宜采用70克以上的白纸制作。适用于会计账簿的整理。账簿启用及接交表（正面）
档号：账簿启用及接交表（背面）账户目录档号章
（4）案卷的排列编号
一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计帐簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列方法有两种。
第一种，年度流水编号法：按财务报告、会计帐簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。
第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。（5）编制案卷目录
案卷目录即是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制。
会计档案目录格式
会计档案移交清单格式会计档案移交清单
（三）会计档案的鉴定与销毁
1、会计档案的鉴定（确定保管期限）
根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。日记帐25年总帐15年明细帐15年
年度报表永久月季报表5年会计移交清册15年会计保管清册永久
会计档案销毁清册永久银行余额调节表5年银行对帐单5年
（三）会计档案的鉴定与销毁2.会计档案的销毁
保管期满的会计档案，经鉴定确无继续保存价值的，可以按照以下程序销毁：
（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（三）会计档案的鉴定与销毁
（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
（3）销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
（4）监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对。销毁后,应当在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。会计档案移交应注意的事项
（1）应编制移交清册（2）应履行移交手续会计档案常见问题
1、会计档案属专业档案，是由本单位会计人员整理，档案人员只是接收保管和提供利用2、出纳人员不得保管会计档案（会计法规定）
3、会计报表第一页要有卷内文件目录，最后一页有备考表4、凭证封面接洽处要加盖财务专用章
谢谢大家！
201*年5月9日
扩展阅读：财务档案管理制度
财务档案管理制度第一章总则
第一条财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。
第二条为了加强公司财务档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《中华人民共和国财务档案管理办法》，结合公司的具体情况，特制定本办法。
第三条在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。第二章会计档案
第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
第五条会计档案和范围
会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
（一）会计凭证
会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
（二）会计账簿、
会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。
（三）会计报表
会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
（四）其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
第三章会计档案的装订和保管
第六条会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
（一）分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
（二）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
（三）管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
第七条会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。
第八条会计凭证装订前的准备工作：
(一)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；(二)按凭证汇总日期归集（加按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；(三)摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
(四)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
(五)记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。第九条会计凭证装订时的要求：
(一)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
(二)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
(三)装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。第十条会计凭证装订后的注意事项：
(一)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
(二)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
第十一条会计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
(一)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
(二)活页账簿装订要求。
1多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。
2在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章
3计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。第十二条账簿装订后的其也要求。
1会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。2会计账簿的封面要严密，封面处要加盖有关印章。
3封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。
4会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
第十三条会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。
(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订；
(二)会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；
(三)按保管期限编制卷号。第十四条会计档案的保管
当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管二年，期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时，应按下列程序进行：
(一)开列清册，填写交接清单；(二)在账簿使用日期栏填写移交日期；
(三)交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。第十五条会计档案的保管要求。
（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。
（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
（3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。
（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；
（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。第四章会计档案的借阅第十六条会计档案的借阅
(一)会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。
（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
第五章会计档案的保管
第十七条会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。
（一）凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。
（二）定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
（三）档案保管期限
⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年⑵银行存款余额调节表和银行对账单5年
⑶日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年⑷明细账、总账、辅助账15年
⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年⑹主要财务指标报表（包括文字分析）3年⑺月、季度会计报表（包括文字分析）5年⑻年度会计报表（包括文字分析）永久⑼会计档案保管清册及销毁清册永久⑽主要财务会计文件、合同、协议永久第六章会计档案的销毁第十八条会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。
第十九条会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
第二十条销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
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