总务、行政部工作职责

时间：2019-05-28 08:55:08 网站：公文素材库

总务、行政部工作职责

E、总务管理：

总务部职责说明书

直属上级关联部门校长或主管副校长学校各个部门1、采购：（1）每月根据库存及各部门上报的所需物品制定当月的采购清单；（2）采购本着节省成本、价廉物美、急需先办原则，不得谋取私利；（3）负责联系供货单位，联系送货等业务；2、采购物品后，及时办理入库手续，填制有关物品账目，凭发票和入库单经财务部核实报销。3、在保证办公效率的情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用；4、严格执行行政部制定的各级人员办公用品的需用标准，并依据各部门的工作特点、工作需要提出调整的建议，报至行政部；5、及时向行政部提供员工领用统计，以便于统计员工行政办公费用，进行内部行政办公财务核算，做成本效益综合分析；6、库存物品，按月或按季度定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报主管副校长检核；7、负责固定资产的维修及报损。采购人员、维修人员相关办公用品、货架、办公桌、出入库单据等、电话一部1、每月月初根据库存及各部门上报的所需物品制定当月的采购清单；2、每月月底制作库存统计表，注明盈亏值，并进行分析；3、固定资产的维修及报损情况；定编人数主要工作职责下设岗位必须办公用品工作报告内容考核指数1、采购是否能够及时满足各个部门的需要；2、采购的价位是否本着节省成本、价廉物美、急需先办原则；3、库存统计是否准确、清晰；4、固定资产的维修、报损是否及时。奖罚机制1、执行奖：（1）长期物品采购能够完全及时、符合部门要求满足各个部门的需要；（2）长期固定资产的维修、报损非常及时；2、节约奖：在保证与以前采购物品质量相同的情况下，降低了物品的采购价格，单批采购为学校节约达元以上的情况。F、行政管理：

行政部职责说明书

直属上级关联协助部门校长或主管副校长学校各个部门1、负责学校各种证件、执照的管理及年审、报批工作；2、负责与教委、民政局等主管部门的联系、沟通；3、学校的印鉴管理与使用；4、全校机要档案的收集、建档、管理、借阅工作及保密工作；5、各种行政文件的起草及各部门文件的核稿、发文工作；6、学校各种会议的准备、组织、纪要、存档工作；7、负责撰写月度、年度工作总结；8、学校固定资产的管理；9、校区内建筑设施、办公设施的维修和更新工作；10、学校贵重物品的管理工作；11、公用车的调度和管理工作，保证工作用车的正常使用；12、学校校区内的整体卫生和各部门卫生的督促检查工作；13、负责学校校区的消防工作、安全防盗工作。文字秘书、机要员、司机、维修人员、安全保卫电脑、打印机、档案柜、文件柜、维修必需工具、办公桌、电话一部（专线）1、与行政主管部门、业务主管部门相关的工作情况汇报；2、当月新增、新修订的各种管理制度汇总；3、当月会议记录重要内容、决策汇总；4、学校的固定资产管理情况汇报（每月）及下月校区内建筑设施、办公设施待维修和更新内容汇总；1、各项制度的制定、执行效果及后期监查；2、各部门之间的协调工作情况；3、工作职责的完成效果及各项总结报表。定编人数主要工作职责下设岗位必需办公用品工作报告内容考核指数奖罚机制1、创新奖：提出更优秀并切实可行的行政管理制度；2、执行奖：所有的行政管理制度，执行度、准确度达到90%以上。3、突出贡献奖：成功解决行政主管单位、业务主管单位的问题。

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行政总务部岗位职责

岗位名称直接上级直接下级行政总务部部长所在部门行政副总经理行政总务部人力资源员、档案员、文秘、总务员、后勤管理员、外事文秘、安环员、翻译、司机本职：统筹管理公司后勤服务、安全保卫、保洁、维修、维护及防火消防工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责制定行政部工作计划,实现工作目标工作制订行政部年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施任务职责表述：统筹管理公司后勤服务工作负责组织公司内外环境的清扫及保持工作负责组织公司防火安全与消防工作，定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态，督办更换职责二组织办理公司劳保用品、办公及生活用品、器具、设备、设施的采买与发放，保证正常办公和生工作活的物资供应任务负责组织建立公司固定资产的台帐、检查盘点和维修维护工作负责组织保证全公司正常的生产和生活用电负责组织全公司空调、用水、暖气的正常供应负责组织公司的公务用车管理，进行科学合理的调度职责表述：部门内部管理工作职责三制订、修订行政部的工作程序和工作制度，并监控实施工作负责公司行政队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训任务负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行负责控制部门预算，降低部门管理费用职责四职责表述：完成行政副总经理交办的其他任务权力：有对各部门的安全保卫、防火、卫生工作的监督检查权对各部门的安全隐患有限期整改权有对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权对所属下级的工作有监督、检查权对所属下级的工作争议有裁决权对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权权限内的财务审批权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系办公用品供应商、消防、环境、安全、卫生管理部门、公安部门、当地政府等任职资格：专业经验知识技能技巧个人素质所需记录文档专业不限5年以上工作经验，1年以上管理经验具备相应的行政管理知识熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识具有较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力通知、简报、汇报文件或报告、总结等岗位名称直接上级直接下级人力资源员所在部门行政总务部部长无行政总务部本职：负责公司的人力资源规划、员工招聘选拔、绩效考核、薪酬福利管理、员工激励、培训和开发和沟通协调，保证公司人力资源供给和人力资源高效率职责表述：协助公司制定人力资源战略规划，为重大人事决策提供建议和信息支持职责一工作任务根据公司发展战略组织制定人力资源战略规划，全面考虑干部和技术人员的梯队建设定期组织收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司重大人事决策提供信息支持职责表述：负责公司人力资源战略的执行职责二工作任务根据公司的情况，组织制订公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序，并组织实施根据公司的发展规划，提出机构设置和岗位职责设计方案，对公司组织结构设计提出改进方案职责表述：全面负责人力资源管理的各项事务负责组织实施招聘工作，并参与对应聘人员的面试筛选负责制定公司员工的培训和发展计划，组织安排对员工的培训负责组织公司员工的考核，并对考核结果做出评价职责三负责组织公司员工的职称评定工作组织公司劳动工资管理工作，编制公司年度劳动工资计划及薪资调整方案，审核公司员工每月的工资负责员工的养老保险、失业保险、医疗保险等工作代表公司与员工签订各种劳动合同，以及处理各种与合同相关的事宜负责建立公司内部的沟通机制，及时了解员工的思想动态职责表述：负责其他人事事务受理员工投诉和员工与公司劳动争议事宜并负责及时解决职责四工作任务负责出国人员的政审工作负责各类人事档案的归档保管工作负责有关人事调动、户口管理的事宜代表公司与政府部门、其他单位进行沟通和交流职职责表述：参与公司全面质量管理制度体系的建设责五工作组织ISO9000质量管理培训，提高内部质量管理意识和能力任务参与制定公司有关管理、服务标准，并监督检查实施情况职责六职责表述：完成上级领导交办的其他任务权力：对公司编制内部招聘有审核权对公司员工出勤的监督权对公司员工手册有解释权有对员工考核数据和事项核实权对员工投诉有核实权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系人才市场、人力资源、社保、民政、质量管理部门、公安部门、培训机构等任职资格：专业经验知识技能技巧个人素质所需记录文档专业不限3年以上相关工作经验精通人力资源管理知识，掌握行政管理、法律等知识、熟悉质量管理体系熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识具有较强的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力汇报材料、工作总结、公司文件岗位名称直接上级直接下级档案员所在部门行政总务部部长无行政总务部本职：负责公司的文件、档案的管理，建立健全各种文件档案借阅、管理、保密制度职责表述：对公司的文件、档案进行归类与管理建立健全、办理审核档案管理制度职责一严格遵守国家和公司的档案管理规定工作收集、整理、分类保管各类档案资料任务对保管的档案鉴定保存期限按照公司相关制度做好档案借阅、查询工作定期按规定对报废进行档案鉴定、销毁职责表述：根据公司制度确保文件、档案安全、保密职责二工作任务根据公司相关规定做好档案资料的安全、保密管理，严格遵守国家相关的保密规定维护档案室的日常保洁、通风，检查档案资料有无霉变，注意保管防水、防虫、防蛀严格遵守公司安全规定，防火、防盗职责三职责表述：完成上级领导交办的其他任务权力：对公司文件档案的借阅有审核权对公司员工使用档案文件的监督权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系保密部门、档案管理机构任职资格：专业经验知识技能技巧个人素质所需记录文档专业不限3年以上相关工作经验精通档案分类与管理等知识、熟悉保密法规、熟悉消防安全常识熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，熟悉档案管理软件具有较强的责任心与耐心工作总结、档案目录、文档借阅记录岗位名称直接上级直接下级内勤文秘所在部门行政总务部部长无行政总务部本职：负责公司公文、函件的收发管理、单位会议和活动的举办、外来宾客的接待、企业证照的管理和年检、公司重要会议的记录等工作职责表述：负责公司文件、函件、传真等的收发管理职责一建立健全公司文件、传真收发管理制度，编制收文、发文工作流程工作严格遵守公司的文件收发管理规定，对文件进行分类发放，及时登记任务按照公司要求对满足要求的文件、函件、传真、资料等及时登记存档严格遵守国家和公司的保密法规和制度职责表述：组织举办公司各类会议和活动，接待外来重要宾客，做好会议记录职责二组织安排公司重要会议，做好会议组织、接待、记录工作。工作组织安排公司的各种内部活动任务根据上级领导要求，安排来访的重要宾客的各项接待事项编制会议、活动、宾客接待的费用预算和决算职责三职责表述：企业各项证照的登记、变更、保管及企业年检的办理工作批准证书、营业执照、法人代码证的变更、登记、保管任务办理工商联合年检、营业执照年审、代码证年检职责四职责表述：完成上级领导交办的其他任务权力：对公司收发文流程制度有解释权对公司员工收发、使用文件有监督权对企业各项证照的借阅使用有审核权和监督权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系保密部门、档案管理机构、工商管理部门、商务管理部门、外部酒店及商务会所等任职资格：专业经验知识专业不限3年以上相关工作经验精通收发文管理、熟悉保密法规、熟悉企业年检流程技能技巧个人素质所需记录文档熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，会使用网络具有较强的应急处理能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力工作总结、文件收发记录、会议记录、企业证照管理记录岗位名称直接上级直接下级外事文秘所在部门行政总务部部长无行政总务部本职：负责公司企业文化管理、外籍职员相关手续及出国人员事务办理、票务订购、翻译事务的安排协调及保密工作职责一职责表述：负责公司企业文化建设的策划与实施，公司形象的设计与监制工作策划、组织、实施公司企业文化建设体系任务公司形象载体的创意、设计与监制职责表述：掌握公司外籍职员的基本信息、协助办理各项手续，协助出国人员办理相关手续掌握外籍职员及出国人员的基本信息职责二工作任务协助办理外籍职员的签证、居留许可及延期的相关手续协助办理外籍职员的体检事项办理因公出国人员的申请、手续、护照等相关事项协助因公出差人员订购机票、车票职责三职责表述：安排协调翻译人员进行文件、资料的翻译及日常交流翻译工作安排翻译人员对上级要求的文件、资料进行翻译，并对翻译结果进行审核、记录归档任务安排协调翻译人员对外籍职员的日常交流进行翻译职责表述：根据国家和公司相关规定，做好保密管理工作职责四根据国家相关法律法规和公司实际情况建立健全保密各项制度工作根据相关规定确定文件资料的保密级别任务定期对各相关部门和人员进行保密检查严格审核对外发送的文件、传真、函件等，需要保密处理的依规定进行处理职责五职责表述：完成上级领导交办的其他任务权力：对公司企业文化建设有解释权对公司保密工作有监督权对公司对外发文有审核权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系保密部门、外事管理部门、公安部门、票务机构等任职资格：专业经验知识技能技巧个人素质所需记录文档专业不限3年以上相关工作经验精通企业文化建设、熟悉保密法规、熟悉涉外事务流程熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，有一定的平面设计理念，熟练使用网络具有一定的文化素养，具有较强的人际能力、沟通能力、执行能力工作总结、保密资料发送记录、外籍职员信息记录岗位名称直接上级直接下级总务后勤员所在部门行政总务部部长无行政总务部本职：负责公司固定资产、办公生活用品管理、劳保用品管理、车辆管理、后勤及卫生保洁管理、通讯管理等职责表述：建立健全公司固定资产台账，办理办公设施及工器具的维修、保养、采购及报废事项职责一工作任务建立健全总务部所辖的固定资产台账、做到实物完整、账物相符处理办公设施、设备及工器具的日常保养维护工作及时根据公司规定，按照实际情况申报办公设施设备的采购计划或报废申请，并根据批示进行相应处理职责表述：负责采购、管理、发放、登记办公及生活用品、劳保用品等建立健全办公用品、生活用品及劳保用品发放管理制度职责二工作任务根据各部门上报需求制定办公用品及生活用品采购计划，并根据批示按相关规定进行采购按照公司相关规定发放办公用品及生活用品，并建立相应账册管理公司办公用品、生活用品及劳保用品库房，建立台账、做到账物相符根据安环所制定的劳保用品发放计划制定劳保用品采购计划，并按计划予以足量、准时发放职责表述：管理、安排调度公司车辆，考核管理司机工作职责三管理公司车辆，办理相关证照手续工作车辆保险、年检、燃油、保养等相关费用管理，协调处理交通事故任务协调、调度司机及车辆出勤审核车辆油耗、故障率等相关指标，对司机工作进行考核职责表述：管理公司通讯费用，办理通讯相关业务职责四根据公司相关规定和实际工作情况控制通讯费用工作管理公司通讯事务，办理公司电话、网络的开通、注销、日常维护及检修事项，任务核算、缴纳公司各项通讯费用核算公司相关人员的通讯报销费用，报人力资源员审核职责五职责表述：处理水、电、暖气、卫生保洁等后勤事务，保障公司基本工作条件正常，职责六职责表述：完成上级领导交办的其他任务权力：对公司总务部所辖的固定资产有管理权对公司办公用品、生活用品及劳保用品发放有审核权对公司车辆管理有审核权对公司通讯费用有审核权和监督权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系车辆管理部门、通信公司、能源供应商、办公、生活、劳保用品供货商等任职资格：专业经验知识技能技巧个人素质所需记录文档专业不限2年以上相关工作经验精通固定资产管理、精通总务管理，熟悉通讯、后勤相关事务熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，会使用网络具有较强的人际能力、沟通能力、计划和执行能力工作总结、固定资产台账、办公及生活用品台账、劳保发放记录、车辆使用记录

岗位名称直接上级直接下级安环员所在部门行政总务部部长无行政总务部本职：负责公司生产安全、环境保护、职业卫生、消防、安保相关工作职责表述：负责公司生产安全和消防的日常管理、教育、考评工作监督、管理公司日常生产安全工作，监督建设现场安全施工职责一工作任务对新入职员工进行安全教育和考核组织消防安全教育、日常考评、消防演练对消防器具、设施进行日常管理和维护对安全和消防事故进行善后处理并调查总结职责表述：管理日常环境保护工作，确保环境达标职责二接待环境保护检查，并做好材料准备工作检查日常环保工作，对现场环保进行考核任务办理环保相关批文组织维护公司内部环境绿化职责表述：负责公司职业卫生相关工作，组织体检、防疫、劳动保护、职业病防治工作按照相关规定定期组织有关人员进行体检，随时掌握员工健康资料职责三工作任务宣传教育职业病危害及防治，组织专项检查工作按照相关规定定期组织有关人员进行接种防疫根据相关规定结合实际情况制定劳保用品发放计划，报总务审核处理定期检查操作现场是否符合职业病控制要求，对不符合要求的责令进行整改职责表述：对公司日常安全保卫工作进行监督管理职责四监督管理日常门禁、保安工作，办理外部车辆进门审核手续工作维护、保养公司安保系统，确保设施设备可用无误任务与地方治安管理部门联防合作处理突发事件组织治安保卫相关学习职责五职责表述：完成上级领导交办的其他任务权力：对公司生产安全、环保、职业卫生、消防、安保等隐患有限期整改权对公司各部门安全、环保、职业卫生、消防、安保相关工作有监督权对公司安环卫生等突发事件有调查权工作协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系环境保护部门、消防部门、公安部门、安全监察部门、劳动管理部门等任职资格：专业经验知识技能技巧个人素质所需记录文档专业不限3年以上相关工作经验精通环境保护、劳动安全、职业卫生控制等事务、熟悉消防、安保工作、熟悉突发事件处理流程熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，熟练使用网络具有较强的人际能力、沟通能力、执行能力工作总结、环境保护检查记录、消防检查记录、安全检查记录、消防演练记录、员工健康档案、劳保用品发放计划、门禁管理记录

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